-採用ガイド-
政府による働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響で「在宅勤務制度」を導入する企業が急増しています。しかし「導入しようか悩んでいる」「導入の仕方がわからない」というお悩みの方は多いのではないでしょうか。そこで、「企業に在宅勤務制度が必要な理由」から「具体的な導入方法」までを詳しく解説します。ぜひお役立てください。
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- 在宅勤務とは？
- 仕事探しで、在宅勤務を希望する人が増加
- 在宅勤務を導入する企業のメリットは？
- 在宅勤務を導入する際のよくある懸念点と対策
- 在宅勤務を導入する10のステップ
- 在宅勤務制度を成功に導く3つのポイント
- 在宅勤務の普及で、採用活動はこう変わる！
- 経営層が意識を変えていく必要がある
- まとめ
在宅勤務とは？
「テレワーク」「リモートワーク」「在宅勤務」。最近よく聞く、これらの言葉。その違いがおわかりでしょうか？
「テレワーク」とは、通信技術を使ってオフィスから離れた場所で働ける柔軟な働き方のことを指します。たとえば、自宅、カフェ、ホテル、コワーキングスペースなど一つの場所にとらわれずに働くことができます。「リモートワーク」もほぼ同じ意味で使用されています。
「在宅勤務」は、このテレワークの一種。テレワークの中に、在宅勤務も含まれるイメージです。会社のオフィスではなく、自宅を就業場所とする働き方を指します。国は働き方改革を掲げ、テレワーク導入企業に助成金を交付するなど、テレワークを強く推進してきました。そうすることで子育て世帯や介護を担う人など、多くの人がよりフレキシブルに働けるようになり、仕事をあきらめる必要がなくなります。その結果、「1億総活躍社会」を実現し、日本経済を立て直そうとしているのです。
さらに新型コロナウイルスによって、緊急事態宣言が発令され、国は感染拡大防止のため「出勤者7割削減」を企業に要請するようになっています。こうした中で「在宅勤務」という言葉が普及し、導入する企業が急増。今後在宅勤務制度を取り入れる企業はますます増えると考えられ、それに伴い環境の整備が急務となるでしょう。
仕事探しで、在宅勤務を希望する人が増加
エン・ジャパンが行なった、2019年3月に実施したアンケートと、2021年1月に実施したアンケートでは転職理由、企業選びのポイントで大きな変化が見られました。2019年では、転職理由のトップ3は、「給与が低い」「やりがい・達成感がない」「業界・企業の将来性に不安を感じる」というものでした。
2021年のアンケートでは、特に重視するようになった企業選びの軸トップ3は、1位「希望の働き方（テレワーク・副業など）ができるか」（42%）、2位「企業・事業に将来性があるか」（38％）。働き方に注目が集まったこと、企業の倒産・リストラなどのニュースを受け、会社の将来性を考える人が増えたことがうかがえます。
年代別にポイント差があったのは「希望の働き方（テレワーク・副業など）ができるか」（20代：47％、30代：47%、40代以上：35%）、でした。若い人ほど、テレワーク・副業などを重要だと考える傾向があります。つまり求職者にも在宅勤務などは大きなメリットになることが分かります。
出典：『エン転職』１万人アンケート（2021年2月）「コロナ禍での企業選びの軸の変化」調査
在宅勤務を導入する企業のメリットは？
在宅勤務のメリットというと「通勤ラッシュに合わない」「家でリラックスして仕事ができる」など、働く側のメリットをイメージしがち。しかし企業側のメリットも数多くあります。代表的なメリットを4つご紹介しましょう。
生産性が向上する
在宅勤務はオフィスへの通勤が不要なので、長距離通勤や通勤ラッシュなどのストレスがありません。通勤や身支度にかかる時間を減らし、その間に自己研鑽や自分の時間として使用できます。自己研鑽で学んだことを業務に活かし、さらに効率的になっていく。こうした良い循環を作りやすいのも、在宅勤務のメリットです。
また、通勤だけで疲れてしまったというのは会社員ではよくありますが、こうした疲労もないので、すっきりした状態で業務を開始でき、集中力を高めた状態で業務を進められます。またオフィスですとどうしても電話や来客の対応、同僚との会話が発生しがちですが、在宅ではこうしたこともなくなりますので、業務に集中しやすくなり、結果として生産性の向上が期待できます。
人材を採用できるようになる
前述したように、求職者の企業選びの軸が変わってきています。テレワーク、在宅勤務などの働き方を重視する人が増えているので、在宅勤務制度を取り入れることで、優秀な人材の採用もしやすくなります。遠方にいる優秀な人材も採用できるかもしれません。また、配偶者の転勤などで通勤が難しくなった社員も働き続けることができるので、人材の流出を止めることができます。
また離職防止にも効果的です。せっかく採用して教育しても、出産・育児や介護を理由に社員が離職してしまうことは、企業にとって大きなマイナス。在宅勤務制度があれば、子育てしながら、仕事をすることも可能です。保育園にお迎えにいく時間になったら仕事を切り上げて1日の勤務が終了となっていたのが、迎えに行った後も自宅で仕事ができるようになる。フレキシブルに働くことができるので、さまざまなライフイベントを迎えた社員の離職を防ぐことができます。
オフィス賃料、交通費などコストを削減できる
在宅勤務は、さまざまなコストカットにもつながります。まずオフィスへの通勤が不要なので、社員の交通費が削減できます。さらにオフィスの賃料や光熱費なども削減可能。さらにオフィスに出社する社員を減らし、空いている席を自由に使える「フリーアドレス」にすれば、オフィスのスペースも大幅に削減できます。実際に在宅勤務などテレワークを実施することで、オフィスの削減やオフィスを賃料の安い場所に移転する企業も増えています。
非常事態でも事業を継続できる
新型コロナウイルスの流行では外出自粛を余儀なくされました。今回のようなパンデミック時にも、在宅勤務ができれば業務を継続することができます。自然災害が発生したときや、大雪や台風のときでも、在宅勤務に切り替えることでいつも通り業務を進めることができるので安心です。またインフルエンザにかかったときなど、体調に問題なくても出社できないというケースもありますよね。こうした病気やケガの療養で出社が困難になってしまったときにも、本人に支障がない限り自宅での仕事が可能となります。
在宅勤務を導入する際のよくある懸念点と対策
在宅勤務制度のメリットはわかったけれど、導入するのは不安…。という方も多いと思います。今までになかった働き方なので不安に感じるのは当然です。ここでは企業がよく抱く懸念点と対策方法をご説明します。
社員がサボっているのではないかという不安
企業側の懸念点として「社員がサボっているのか分からないので不安」という声をよく聞きます。在宅勤務では部下が仕事をしている姿を見ることができないので、「本当に仕事をしているの？」と不安に思うのはムリもありません。
ただ仕事への姿勢が気になるということは、仕事のプロセスを見ているということでもあります。成果物で評価していれば、こうした心配をする必要がありません。成果物が曖昧で年功序列になっている会社は、社員がサボっているのではないかと疑問を抱きがち。そういう場合は、評価の仕組みを変えていくことを検討していくフェーズにあるのかもしれません。
部下のマネジメントがしづらいのではないか
「部下と直接会うことが少なくなるので、コミュニケーションが少なくなる。マネジメントしづらくなるのではないか」という懸念も耳にします。これも仕組みを工夫することで解決可能です。
最近はビデオ会議ができる「Zoom」や、ビジネス向けチャットツールの「Slack」など、離れていてもコミュニケーションが取れるツールが多くあります。こういったツールを活用することで、出社しているときと同等のコミュニケーションやマネジメントが可能となります。1週間に1度でも1対1で面談することで、進捗状況や、部下のモチベーションの上下を把握することができます。
仕組みを変えるというと面倒だと感じるかもしれませんが、新しいものを取り入れれば、在宅勤務でスムーズに業務を進めることが可能です。逆に従来のやり方を捨てきれずにいると、新しいものを取り込むことはできません。常に改善や変革を意識してこそ、企業の成長があるのです。在宅勤務制度の導入を機に、これまでの仕組みも見直すことが求められているのかもしれません。
在宅勤務を導入する10のステップ
では実際に在宅勤務制度を導入するには、どのような手順を踏んだらいいでしょうか。具体的な流れをご説明します。
【1】導入目的を明確にする
まずは在宅勤務制度を導入する目的を明確にし、社内で共有しましょう。目的が曖昧なままだと、制度がきちんと機能しているか検証できず、制度が定着しない可能性があります。「社員の通勤時間を短縮したい」「育児や介護による離職を防ぎたい」「優秀な人材を確保したい」など、考えられる目的はさまざま。今のコロナ禍で社員が不安を感じずに働く環境を整えたいというのも理由の一つになるでしょう。自社が抱えている課題と照らし合わせて、目的をはっきりさせることが大切です。
【2】業務を分析する
次に、現状の業務を分析します。分析する際のポイントは、以下の5つ。
■業務時間
業務にどのくらいの時間がかかるのか
■使用文書
どのような書類を使っているか、紙か電子か、電子化の必要な文書はどのくらいか
■システム
在宅で業務を行なうためのシステムが整っているか、セキュリティは万全か
■取り扱っている個人情報
業務上取り扱う個人情報などはあるか
■コミュニケーション
何人で業務を行なうか、やりとりの頻度はどのくらいか、ビデオ会議ツールなどで対応可能か
これらを分析したうえで、「現状のまま在宅勤務が可能な業務」「何らかの対策をすれば在宅勤務が可能になる業務」「在宅では難しい業務」に振り分けましょう。
【3】対象者を決める
在宅で行なう業務を絞り込んだら、実際に在宅勤務をしてもらう社員を決めます。もし導入する目的が「育児・介護による離職を防ぎたい」という場合、「小さな子どもをもつ社員」「介護を必要とする高齢者と住む社員」など、該当する社員を優先的に選びましょう。そうすることで社員たちの理解を得られやすく、効果もわかりやすくなります。
しかし、ずっと育児・介護を担う従業員たちを対象にすると、当人たちが肩身の狭い思いをして制度を利用しにくくなる可能性も。また他の社員が不公平感を持つことも考えられます。制度がうまく回り出したら、できるだけ対象者を広げていきましょう。
【4】出社頻度を決める
対象者が決まったら、在宅勤務、出社の頻度について決めましょう。部分的にするのか終日にするのか、どちらも選べるようにするのか。週1日程度にするのか、3日以上可能とするのか、などです。在宅勤務というと毎日自宅で仕事をするイメージがあるかもしれませんが、週に1～2日という企業も多いです。一日の数時間を在宅勤務にする「部分在宅勤務（部分利用）」を導入している企業も増えています。自社や社員にとって実施しやすい形態を決めましょう。
【5】労務管理制度を見直す
労務管理制度についても、必要に応じて見直さなければいけません。在宅勤務の場合、仕事のオンオフの切り替えが難しく、長時間労働につながるリスクがあります。特に始業・終業時にはメールや電話で上司に伝えるといった細かいルールを決めましょう。トライアルの時点では、多くの企業は労務管理制度を変えていないようです。しかし始業・終業のルールはトライアル時にも設定したほうがよいでしょう。
【6】社内制度・ルールを整備する
在宅勤務をするうえでの具体的なルールを決めましょう。たとえば「在宅勤務の申請はいつまでにするのか」「申請方法はどのようにするのか」などです。特に「在宅勤務に必要な通信費や光熱費、ICT機器などのコストは誰が負担するのか」といった、コストの負担に関する取り決めは重要です。あらかじめ十分に話し合い、就業規則に定めておくことをオススメします。
【7】必要なICTツールを準備する
業界や業種によって必要になるツールは異なりますが、今はさまざまな業務をオンラインで行なうことができます。たとえば会議やリアルタイムのコミュニケーションが必要な時には「Web会議システム」や「チャットツール」、勤怠関係に関する業務には「タスク管理ツール」や「勤怠管理ツール」があります。現在の業務を分析したうえで、在宅勤務で行なうにはどんなICTツールが必要か洗い出してみましょう。
【8】文書を電子化する
コロナ禍の中で「ハンコを押すために出社する」という問題が話題になりました。在宅勤務をするうえで文書の電子化は必要不可欠。とはいえ既存の文書すべてを電子化するには、大きなコストがかかります。どの文書を電子化し、どの文書は紙のままにするかを振り分けるのがポイントです。参照する頻度が高い契約書などは、電子化しておいた方がオフィスで仕事をするうえでも効果的です。
【9】教育・研修を行なう
在宅勤務の効果を高めるためには、その目的と必要性を社員全員が理解することが大切です。重要なのは、対象となる社員だけでなく、上司や同僚などの周りがしっかりと理解すること。周囲の理解がないと、在宅勤務者に対して「サボっている」「やる気がない」といった誤解を招く恐れがあります。説明会を開くなどして、制度の目的を社内で共有しましょう。また実際の業務がスムーズに進むように、各ツールの機能や使い方について事前に研修を行なうと、実施後のトラブルを回避しやすくなります。
【10】トライアルを行なう
在宅勤務の環境が整ったら、制度を試行してみましょう。実施直後はさまざまなトラブルが発生するもの。繁忙期を避けるなど、各部署と連携しながら実施時期を調整することが大切です。実施したら終わり、ではありません。在宅勤務制度は「離職率を下げる」といった目的を達成するために導入するもの。実際に社員の定着率などと照らし合わせながら、評価を行なうことが重要です。また対象の社員にヒアリングなどを行なって、課題を洗い出しましょう。少しずつ制度の改善を行なうことで、より効果的な制度となっていきます。
在宅勤務制度を成功に導く3つのポイント
在宅勤務にはデメリットもあります。このデメリットを解消することが、成功のヒケツ。そのポイントを3つご紹介します。
【1】セキュリティ対策を行なう
在宅勤務を行なうには、セキュリティ対策を万全にしておく必要があります。社内の機密情報や顧客情報の漏洩を防ぐために、扱う情報の取り扱い方法を決めておきましょう。情報漏洩は企業イメージの低下や業績悪化につながります。
たとえば電子データに対するアクセス制御や暗号化の設定など、データ管理を厳重にする必要があります。ウイルス感染や不正アクセスを防止するため、ウイルスソフトのインストールは必須。また、在宅勤務者がセキュリティ対策の重要性を理解したうえで業務を行なうよう、定期的に研修などを行なうことも大切です。
【2】コミュニケーションを密にする
在宅勤務が多くなると、社員間のコミュニケーションが希薄になりがち。オフィスでは小まめに連絡を取り合ったり、一緒にランチをとったりなど何気ないコミュニケーションが図れますが、在宅勤務ではこのようなことができません。結果的に孤立した業務になってしまうリスクがあります。
そのようなリスクを避けるために、Web会議システムやチャットツールなどのICTツールを上手に活用しましょう。自宅にいても対面と同等のコミュニケーションをとる機会を積極的に設けることが重要です。
【3】「成果」に対して評価をする
社員を評価する際、「成果に対する評価」に加え、「プロセス（過程）に対する評価」を行なっている企業は多いでしょう。しかし在宅勤務の場合、「どのような姿勢で業務を行なっているか」「どのように成果までたどり着いたか」といったプロセスが見えにくいのがデメリット。在宅勤務では、出てきた成果に対して正当な評価をする「成果主義」をとることがポイントです。
在宅勤務の普及で、採用活動はこう変わる！
在宅勤務が普及することで、採用活動にどのような影響があるのでしょうか？主な2点をご説明します。
在宅勤務制度のアリナシで、採用格差が広がる
新型コロナウイルスの流行により、在宅勤務制度への注目が一気に高まりました。国の後押しもあり、導入の流れは今後も加速していくはずです。
就職・転職の際に、在宅勤務が可能かどうか気にする求職者は今後増えていくでしょう。実際に、エン・ジャパンが実施したアンケートの結果をみてみましょう。テレワークができることが、転職先選びに影響するか伺ったところ、36％が「影響する」と回答しました。年代別に見ると、20代では「影響する」（42％）が最も多く、働き方に敏感になっていることが伺えます。在宅勤務制度がない企業は、採用が難しくなるかもしれません。さらに在宅勤務制度を導入しているかどうかで企業の採用力が変わり、企業競争力にも影響が出てくると思われます。
テレワークを希望する人の声を紹介します。
・現在働いている会社が、制度を変えるのが大変とテレワークの導入を躊躇しているところに疑問を感じ、社会情勢に柔軟に対応する意思のある会社に魅力を感じた。（29歳/女性）
・仕事が減り、今後に対しての不安が大きくなった。（29歳/男性）
・今まではテレワークできるかどうかについて考えたこともなかったが、 今後テレワークできる仕事を選ぼうと思った。コロナだけではなく、今後の人生のライフイベントにも対応できるよう、テレワークが認められる仕事、職場がよいと考えるようになった。（34歳/女性）
・健康な体あっての仕事なので、柔軟に対応できる企業に勤めたい。（41歳/男性）
参考：『エン転職』１万人アンケート（2021年4月）「コロナ禍でのテレワーク」調査
面接のオンライン化も加速
コロナ禍では対面での面談ができないので、面接が延期となったりキャンセルになったりするケースも増加しています。つまり、在宅で面接が受けられるかどうかで、採用活動の成否が大きく変わるということです。
オンライン面接を導入可否についてのアンケートの結果、43%の会社がオンライン面接を導入していることが分かりました。また、オンライン面接を導入した理由を伺ったところ、1位は「新型コロナウイルスの感染防止のため（94%）」で、2位は、「遠方に住む応募者に対応するため（67%）」、3位が「応募者対応を迅速に行なうため（37％）」となっています。
着目すべきは、コロナとは関係なく、オンライン面接に対してメリットを感じて導入している企業が多いことです。たとえば、「遠方に住む応募者対応のため」「応募者対応を迅速にするため」「応募数の拡大を見込むため」「企業のイメージアップ」といった声です。採用活動にとってプラスになると考え、早期に導入している企業が増えています。
出典：454社に聞く！「オンライン面接」実態調査―『人事のミカタ』アンケート―
経営層が意識を変えていく必要がある
今現在、在宅勤務制度を導入している企業と導入していない企業では、何が違うのでしょうか？それはトップの意思決定にあると言えます。
「そりゃITを得意とする会社は導入しやすいだろうけど…」とお思いの方もいらっしゃるかもしれません。しかしITが苦手という企業でも、その気になればできる環境にある企業も少なくないのです。もちろん在宅勤務ができない仕事もあるのは事実。しかし本当にすべての業務が不可能なのでしょうか？もう一度業務を見直してみてはいかがでしょう。
「今までのやり方を変えるのは面倒」「新しいことをやるのが手間」…これは人間ならだれもが感じること。しかし、いざ取り入れると世界が一変したという経験はないでしょうか。たとえばスマホ。登場時に恐る恐る手にした機械が、今では便利で手放せない。そんな方は多いと思います。
新しいものは、まず取り入れてみる姿勢が大事。トップの意識が変われば、会社は劇的に変化していくでしょう。
まとめ
新型コロナウイルスの流行で、「働き方」への意識が変わった方も多いと思います。じつは筆者が働いているエン・ジャパンは、2020年4月から在宅勤務がスタートになり、2021年5月現在も続いています。在宅勤務を1年続けてみて、不便さを感じたことはありません。コミュニケーションツールなどの環境も整っているので、すぐにミーティングができ、不明点があってもすぐに聞くことができます。
この記事で述べた在宅勤務のメリットは大きく、以前のように毎日オフィスに出社する時よりもストレスが少なくなりました。コロナ禍をきっかけにあらゆる企業が変化を強いられていますが、これをチャンスと捉え、導入に踏みこんでいくことで、得られるメリットは大きなものがあると感じます。
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