あなたの企業では、人材の管理や人事評価をどのような方法で行なっていますか。中には現状の方法に不便さを感じ、「もっと効率化したい」「データを一つにまとめたい」とお考えの方も多いのではないでしょうか。そうした場合に役立つのが、今回紹介する「タレントマネジメントシステム」です。従業員の管理・活用に貢献してくれるタレントマネジメントシステムは、近年ビジネスを取り巻く状況の変化に伴い大きな注目を集めており、すでに多くの企業で導入が進められています。
とはいえ、タレントマネジメントシステムは現在さまざまなサービスが展開されており、ミスマッチなシステムを導入してしまえばその効果は思うように発揮されません。そのため導入にあたっては、「自社に合ったものを選ぶ」ことが非常に重要なのです。よってこの記事では、そんなタレントマネジメントシステムを選ぶ上でのヒントとなる知識をまとめています。また、おすすめのタレントマネジメントシステムも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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- 「タレントマネジメントシステム」とは？
- タレントマネジメントシステムにできること
- タレントマネジメントシステム導入にはデメリットも
- タレントマネジメントシステムを選ぶポイント
- タレントマネジメントシステムはエン・ジャパンの「Talent Viewer」がおすすめ
- まとめ
「タレントマネジメントシステム」とは？
タレントマネジメントシステムとは事業支援システムの一種であり、自社の従業員のスキルや特性をデータとして一元管理し、多岐にわたる活用を可能にしてくれるシステムのことを指します。これまで多くの社員を抱える企業では、人材の管理やその特性の把握に手間や費用がかかり、活用も決して容易ではありませんでした。タレントマネジメントシステム導入の主なメリットは、そのような状況を解消し、人事評価業務の効率化を実現できるという点にあります。
また、近年ではグローバル化や少子化などの影響により、「限られた人材をいかに効果的に活用するか」が企業にとって重要な課題となっています。よって人材の活用においてさまざまな機能を備えるタレントマネジメントシステムには、この先さらに重要な役割を担うツールとして大きな期待が寄せられています。
タレントマネジメントシステムと、人事評価システムの違い
タレントマネジメントシステムによく似たものとして「人事評価システム」が存在しますが、そちらは対象となる人材の成果や成績を評価し、あくまでその場の給与・人事査定のみに用いられるシステムが大半を占めています。一方で、タレントマネジメントシステムのもととなった「タレントマネジメント」という考え方は1990年代にアメリカで生まれた比較的新しい概念であり、その目的は単なる人事評価にとどまらず、一元化したデータをもとに「戦略的な人材の活用」を行なうことにあります。
よって多くのタレントマネジメントシステムは、成果だけでなく人材の才能や資質もデータ化し、人材の育成や配置にまで活かせる点が人事評価システムとの大きな違いとなっています。とはいえ、システムによってその仕様はそれぞれ異なるため、導入の際は名前にとらわれず実際の機能をしっかりと見極めることが大切です。
タレントマネジメントシステムを導入するには
近年、日本では極めて多くの企業によりタレントマネジメントシステムがサービスとして展開されています。そのため、導入にあたっての選択肢は比較的豊富な状況にあるといえます。しかし、どれだけ優れた機能を有するタレントマネジメントシステムであっても、その仕様や役割が自社の課題や状況にマッチしていない場合、メリットは十分に発揮されません。
場合によっては、効果をコストが上回り、企業にとって逆に負担となってしまう可能性もあるでしょう。したがって、タレントマネジメントシステムの導入を検討する際には、ただ漠然と比較するのではなく、自社の状況を考慮した上で「どんな機能が、なぜ必要なのか」をはっきりさせておくことが大切です。
タレントマネジメントシステムにできること
上記の内容を踏まえた上で、ここからはタレントマネジメントシステムが備えている具体的な機能を解説していきます。この内容をもとに、まずはあなたの会社がどんな機能を必要としているのかを絞り込んでいきましょう。
1.評価業務の精度向上・効率化
個人の主観や当事者同士の関係性から影響を受けがちな人間による評価とは違い、タレントマネジメントシステムでは登録した人材の具体的な情報をもとに多角的かつ客観的に評価を行なうことが可能です。そのため、タレントマネジメントシステムの導入は評価業務の公平性や精度の向上に大きな効果を発揮します。
さらに、人材の情報をデジタルベースで管理するタレントマネジメントシステムでは、紙にすれば膨大な枚数や厚さの書類になってしまうような情報もスマートに取り扱うことができます。特に検索や分析の手間は大幅に省くことができるため、評価にもとづく待遇の決定といった人事業務の効率化にも貢献してくれることでしょう。
2.目的に合った人材の育成
タレントマネジメントシステムによって可視化される従業員のステータスは、評価業務以外にもさまざまな用途に活用することが可能です。その一つが、特定の目的のもとでの人材の育成・スキル開発です。例えば海外拠点の場合、リーダーの引継ぎや後継者の確保は時に企業にとって人事上の大きな課題となります。しかし、全社員から適性を持った従業員の層（タレントプール）を導き出し、個別に育成計画を立てられるタレントマネジメントシステムなら、決められた期間内に適した人材をスムーズ用意することが可能となるのです。
3.人材の効果的な配置・活用
一人ひとり異なる能力・特性を持つ従業員に、それぞれ適した業務や役職を的確に割り振ることは決して簡単ではありません。そんな人材配置・活用においても、タレントマネジメントシステムは大きな効果を発揮します。
具体的には、先に業務や役職があった上でその内容に合致した人材を見つけたい場合、あらかじめ全従業員の経験や資格といった個人情報を登録しておくことにより、求める条件を指定するだけですぐに候補者のリストが作成できます。もちろん、そこからの各候補者の比較・絞り込みもシステム上で行なうことが可能です。
また、タレントマネジメントシステムの中には、人材が実際にそのポジションに就いた場合のシミュレーションを行なえるものや、収益や事業の現状などをもとに今後の人事計画を作成できるものも存在します。これらを組み合わせることにより、人材配置をより実態に即した形で行なうことができるでしょう。
4.モチベーション向上による定着の促進
タレントマネジメントシステムに登録できるデータには、現時点での従業員の能力や特性の他に、将来的なスキルやキャリアに関する到達目標も含まれます。この情報を上手く活用すれば、従業員の目標の実現を後押しし、仕事に取り組む意欲も高めることができます。
その方法としては、各従業員の登録した目標をもとに上司が定期的な進捗の確認や通告を行ない、従業員本人に自分の到達度を認識してもらうといったやり方が挙げられます。このような取り組みは従業員に目標を与え、現在の就業先での将来像を意識させることで、結果的に定着を促進することにもつながるでしょう。他には、従業員の抱える不満や要望を可視化することで、その解決に役立てられるといったタレントマネジメントシステムもあります。そうした離職の要因となる要素を早くに見つけ出す機能があれば、会社としても余裕を持って対処を行なうことができるはずです。
タレントマネジメントシステム導入にはデメリットも
ここまで紹介してきた通り、タレントマネジメントシステムは企業に多くのメリットもたらしてくれるツールですが、その導入には手間や不利益が伴うこともあります。例えば、タレントマネジメントシステムは人事評価業務だけでなく長期的な人材戦略の構築も目的としたシステムであるため、導入の際には先に人事評価制度の見直しといった準備が必要となることも珍しくありません。また、そうした制度改革を行なう場合は、従業員に向けた新制度の周知にも取り組まなければならないでしょう。
他には、システムごとに異なる利用料金も導入時に乗り越えなくてはならない一つのハードルといえます。よって導入を行なう際は、運用までの過程で生じるデメリットが企業にとって負担になりすぎないよう、適切な計画を立てて進めていくことが大切です。
タレントマネジメントシステムを選ぶポイント
ここからは、実際にタレントマネジメントシステムを選定する際のポイントを解説していきます。この中からどういった点を重視するかは企業ごとの課題や目標によっても異なるので、そのつど自社の状況とも照らし合わせながら検討を行なってください。
1.仕様が課題・目的と合致しているか
導入の検討時に最初に確認したいのが、導入するタレントマネジメントシステムの内容が自社の解決したい課題や目標にきちんと対応しているかという点です。この点が噛み合わなければ、基本的に導入は失敗に終わってしまいます。
例えば、導入の目的が「一般的な人事・評価業務の効率化」という場合でも、システムごとの細かな機能の違いで効率化の結果は大きく変わる可能性があります。また、企業の規模や形態によっては、目的は合致しても十分に効果を発揮できないことがあるかもしれません。その他にも、現在展開されているタレントマネジメントシステムの中には特定の機能に特化したものや、他にはない独自の機能を有するものがあります。そうした中から、本当に欲しい機能を持ったシステムを絞り込むことが導入の第一歩となるでしょう。
2.自社の人事評価制度との相性はどうか
企業で運用されている人事評価制度にはMBOやOKRといったさまざまな形式があり、導入したいタレントマネジメントシステムが自社の制度に必ずしも対応しているとは限りません。そこで重要となるのが、「システムと人事評価制度の相性」です。
というのも、自社の人事評価制度に合わないタレントマネジメントシステムを導入するためには、企業側で社内制度の方を変更してすり合わせを行なわなければなりません。よってその際に変更すべき点があまりに大きい場合、実際の効果よりも制度改革に伴う負担の方が上回ってしまう可能性があるのです。そのため、タレントマネジメントシステムを選定する上では自社の人事評価制度との相性を考慮し、システムがどの程度スムーズに導入できるかを一度シミュレーションしておくことが良い結果につながります。
3.データの利用・管理・更新はしやすいか
これは見落としがちなポイントですが、タレントマネジメントシステムはただ従業員の情報を保管しておくためのデータバンクではなく、蓄積したデータを積極的に活用していくことに意味があるツールです。そのため、システムを選ぶ際にはユーザーインターフェースの使い勝手や操作のしやすさも考慮に入れましょう。
特に、あらゆる社員が自らアクセスして入力を行なうといった使い方をする場合、システムの使い方を全社員に説明するのは相当な負担になります。また、人事担当者のみが使用する場合でも、引き継ぎの手間が生じることを考えると、使い方が分かりやすく覚えやすいシステムを選ぶことが大切です。
その他のポイントとしては、必要に応じて特定の人材に関する情報をいかに素早く引き出せるかという点も、人事業務の効率やデータの活用のしやすさに大きな影響を及ぼします。よって体験版や詳細な資料が存在するシステムの場合は、一度そちらを通じて実際の使用感や画面の見やすさを確認してみるのもよいでしょう。
4.効果はコストに見合っているか
タレントマネジメントシステムの導入において悩みの種になるのが、その料金です。一般に新しいシステムを導入する場合、自社サーバーを用いる場合で数百～数千万円、クラウドを利用する場合でも数十～数百万円もの負担が生じ、システムによってはその後も維持費や更新料がかかり続ける場合があります。
これらの料金について考える上で意識したいのは、タレントマネジメントシステムの利用料金は機能が多いものほど高額になる傾向があるという点です。そのため、もし導入を検討中のシステムに不要な機能が多いと感じる場合には、より機能が限定された料金が安いものに切り替えてみるのもよいかもしれません。
とはいえ、セキュリティ面などのリスクを考えれば、ある程度料金が高くても安心して利用できるシステムを選ぶという選択肢もあります。いずれの場合でも、タレントマネジメントシステムは総合的なコストパフォーマンスをきちんと判断した上で導入することが重要です。
5.セキュリティは万全か
タレントマネジメントシステムは従業員の個人情報を一元管理するものである以上、その運用には徹底した不正アクセス・情報漏洩対策が求められます。社員を守るためにも、この点は必ず意識しなければなりません。
よってシステムを比較する際には、「どれだけ厳重なセキュリティを備えているか」というポイントもしっかりと確認しましょう。具体的には、パスワード入力にプラスした二重の認証機能や、端末紛失時に遠隔操作で第三者の利用を阻止できるといった機能がついていれば、従業員も安心してデータを預けることができるはずです。加えて確認しておきたいのが、企業として導入している他のセキュリティとの整合性です。セキュリティシステムが互いに邪魔し合うといったことになれば無用の手間を増やしてしまうため、セキュリティ同士の相性も考慮した上で導入を検討しましょう。
タレントマネジメントシステムはエン・ジャパンの「Talent Viewer」がおすすめ
もし今すぐにでもタレントマネジメントシステムを導入したいと考えている方にぜひおすすめしたいのが、東証一部上場企業のエン・ジャパンが提供する「Talent Viewer」です。こちらは単なるデータの一元管理にとどまらず、一歩進んだデータの活用・分析を目指す企業に適したサービスとなっています。
というのもこのシステムの大きな特徴は、教育・評価領域でのべ1万9000社以上の実績をベースに誕生した、エン・ジャパン独自のコンサルティング手法「３Eメソッド」と連携している点にあります。双方の活用により、人材の採用・定着から教育、配置、そして評価までを一貫して行なうことが可能です。
さらに同システムは、人材の活用機能に「マーケティングの視点」を反映しています。30年以上の実績を持つコンサルタントの経験のもと、企業の現状に即した最適な経営支援を提供しています。操作・設定についても充実したサポートを用意しているため、タレントマネジメントシステムの利用が初めての場合でも安心して導入できるでしょう。
まとめ
現在、世の中に存在するタレントマネジメントシステムはどれもさまざまな機能や強みを備えており、一見するとそこから自社に適したものを選ぶのは難しいことのように感じるかもしれません。
しかし実際には、自社について「どのような企業なのか」「タレントマネジメントシステムに何を求めているのか」ということが分かるだけでも、その選択肢は大きく絞り込むことができます。この点において、タレントマネジメントシステムを選ぶ上で最も重要なのは「自社をよく知ること」であると考えることもできるでしょう。この記事で得た情報をヒントに、あなたの企業でもタレントマネジメントシステムの新規導入や乗り換えを検討してみてください。
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