計画年休とは?離職防止や生産性向上を実現する効果的な活用方法を解説

労働基準法で、有給休暇の取得が義務化されたことにより「計画年休」という制度に注目が集まっています。これは厚生労働省が有給休暇取得促進の取り組みとして推奨している制度です。「有給休暇の取得率の向上」を目指して、計画年休を導入する企業が増えているため、どういった制度なのか気になっている経営者、人事担当者の方も多いのではないでしょうか。また、有給取得義務化に伴い、そもそも

・有給をしっかり取得してもらうにはどうすればいいのか

・有給取得を管理するのが難しい

とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか?この記事を読めば、計画年休の意味がわかるだけでなく、導入のメリットがわかるようになります。導入が進めば、貴社のカルチャー、現場の雰囲気も変わり、やがて組織の成長、事業の成長につながっていくでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

 

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計画年休とは?

計画年休とは、労使協定を結ぶことで企業が労働者の有給休暇の取得日を計画的に割り振る制度です。企業は年次有給休暇の付与日数のうち、5日を除いた残りの日数の取得日を指定することができます。労働基準法では第39条第6項にて、下記のように定められています。

使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定により、第一項から第三項までの規定による有給休暇を与える時季に関する定めをしたときは、これらの規定による有給休暇の日数のうち五日を超える部分については、前項の規定にかかわらず、その定めにより有給休暇を与えることができる

つまり、計画年休を導入することで企業は労働者の年次有給休暇の一部を管理し、計画的に運用できるということです。たとえば、年次有給休暇の付与日数が20日の労働者の場合、労働者が自由に取得できる5日を除いた15日は企業側で付与する時季を指定できます。前年からの繰越分の有給休暇も計画年休の対象です。年次有給休暇の計画的付与制度は、有給休暇の取得促進方法として厚生労働省も制度の導入を推進しています。

引用:e-GOV「労働基準法

en-gage.net

普及のきっかけは「有給休暇の取得義務化」

計画年休が普及したきっかけは、2019年に年5日の有給休暇の取得が義務化したことです。これに反した場合は罰則対象になるため、企業は労働者の有給休暇の取得状況をこれまで以上に厳しく管理する必要があります。これに対して計画年休は、有給休暇の取得率を向上させ、労働基準法を遵守することができる有効的な手段として注目されているのです。

計画年休の付与方式は3パターン

計画年休の付与方式

計画年休は企業の業態や業務の特性に合わせて活用できるよう、複数の付与方式が用意されています。企業は導入時にあらかじめ付与方式を選定する決まりになっています。付与方式は3パターン。選ぶ際には、それぞれの特徴をきちんと理解して自社の事業や運用にマッチする方式を選ぶことが重要です。上記いずれかの方式から、会社にとって最も良いパターンを選ぶことで、導入時のリスクを軽減できます。

参考:厚生労働省「年次有給休暇取得促進特設サイト

計画年休の対象になる人・ならない人は?

計画年休の対象になるのは、有給休暇が6日以上ある労働者です。有給休暇取得義務化の対象者が全員対象になるというわけではありません。6日以上の有給休暇が付与されている労働者であれば、雇用形態は問いません。「正社員」「契約社員」「パート」などさまざまな働き方が対象です。しかし、入社6ヶ月未満で有給休暇が付与されていない方や有給休暇の付与日数が5日以下の方は対象になりません。

なぜ計画年休が日本で注目されつつあるのか?

2019年の労働基準法の改訂に続いて、注目されるようになった計画年休の制度。そもそも、なぜ注目されるようになったのでしょうか。その背景には、日本における働き方に対する価値観の変化が関係しています。時代の変化と共に労働者が求める就業条件や意識が変わってきたことから、企業にも変化や改善が求められているのです。日本の労働政策や市場の現状を理解することで、計画年休がなぜ今の時代に必要とされているかを知ることができます。

注目されている背景と日本における現状

計画年休が注目されるようになったそもそもの理由は、働き方が多様化し、ワークライフバランスを重視する労働者や求職者が増えていることにあります。経済を成長させるためには、働き手が不可欠です。しかし日本では、少子高齢化により働き手が減少傾向にあります。そのために、誰もが働きやすい社会にすることで働き手を増やし、経済を成長させていく必要があります。

 

そこで、多様な働き方を実現する働き方改革の一環として、有給取得義務化ないしは計画年休が注目を集めているのです。休みを取り、ワークライフバランスを保つ。労働者に寄り添う企業姿勢を示すことができる計画年休の制度は、働き方改革の一環として非常に有効な手段といえます。

まだ十分ではない日本の有給休暇取得率

企業調査によると、年休の計画的付与制度を導入している企業は42%。労働基準法の改訂や政府の推進活動の効果もあり、有給休暇が取得しやすくなったという認識の変化や取得率の増加は認められています。しかし、まだ十分とはいえない状態です。有給休暇の取得に対する意識調査では、取得に際して「ためらいを感じる」「ややためらいを感じる」という方の割合が5割以上となっており、ためらいを感じる理由には「職場に迷惑がかかると感じる」「後から多忙になる」という意見が多くみられます。

 

有給休暇を取得した結果、労働者の心労や業務の負担が増えることになるのでは元も子もありません。これに対して計画年休はただ休暇を与えるのではなく、現場が抱える課題解決にむけて働きかけるきっかけをつくり、業務の効率化や平準化に取り組みながら「休みがとりやすい職場づくり」を目指すことが目標です。

参考:東京海上日動リスクコンサルティング株式会社令和2年度「仕事と生活の調和」の実現及び特別な休暇制度の普及促進に関する意識調査報告書

計画年休を導入するメリット

計画年休は、企業と労働者の両方にメリットがある制度です。主なメリットは下記の5つ。

  • ワークライフバランスの充実
  • 従業員満足度の向上による離職防止
  • 生産性がアップする
  • 労務管理がしやすくなる
  • 休暇の分散化ができる

ここからは導入後、どういったメリットが得られるのかを理由を含めて詳しく解説します。

ワークライフバランスの充実

計画年休を取り入れることにより、労働者は有給休暇をきちんと消化できるようになるため、仕事と私生活のバランスが取りやすくなります。これは、現代において強く求められている「ワークライフバランスを実現できる職場」の必須条件です。有給休暇の取得に関する意識から分かるように、職場によっては有給休暇の取得申請がしづらいという理由から満足に休暇の権利を活用できていない労働者が多くいます。この状況に対して、計画年休は休暇の日程を企業側が指定するため、抵抗なく休みをとれることが大きなポイントです。

 

計画年休の導入により労働者が平等に権利を使える職場環境になれば、取得の際にためらいを感じずに済みます。「自分だけ休んでしまって申し訳ない」という罪悪感がない分、心置きなく休暇を満喫でき、充実感も増加するでしょう。これまで有給休暇を積極的に取得していなかった労働者も、企業指定の休みが増えることでプライベートでの活動が増え、新しい物事に挑戦する時間と余裕が生まれます。労働者が仕事と私生活を調和させた豊かな日々に充実感を感じることで仕事に対する意識が高まったり、働きがいを見出せたりするようになれば、結果的に会社の利益向上や事業の成長にもつながります。

従業員満足度の向上による離職防止

計画年休の導入をはじめとする働き方改革に取り組み、労働者目線の働きやすさを大切にしている企業は社内外からの評価が高まり、その結果として従業員満足度の向上や離職防止といった成果が得られます。労働者本人はもちろん、その家族や知人から良いイメージを持たれることや、会社への親しみや信頼が深まることは企業にとって大きなメリットです。周囲からの支持が高く、誇りに思える企業であれば労働者が「良い会社で働いている」と実感する機会が増え、従業員満足度は向上し、離職率の低下にもつながります。

 

逆に思うように有給休暇の取得ができず、私生活が犠牲になる企業では労働者本人や家族からの不満が高まり、離職者も多くなるため人材は定着しません。生活と仕事の調和が取れる環境であれば長く活躍してくれる労働者が増えるため、計画年休の導入は人事面においてもメリットを生み出すといえます。

生産性がアップする

計画年休の導入によって労働者のモチベーションが上がれば、業務効率が良くなり、生産性アップが期待できます。十分な休みが取れずに疲労感やストレスが溜まる職場では、満足なパフォーマンスは発揮できません。計画年休によって有給休暇を取得し、休暇や連休が増えれば、労働者は疲労回復に費やす時間や余裕を持てる時間が増えます。その結果、労働者は仕事に対する集中力やモチベーションを維持できるようになり、自ずと業務効率と生産性のアップにつながるのです。

 

法律を遵守し、労働者の権利を守ることは企業の義務ですが、現状では全ての企業が十分な労働環境を整えているとはいえません。だからこそ労働者に寄り添い、ともに成長を目指していくポジティブな企業であれば、意欲的で貢献度の高い人材が増えていきます。オンとオフのメリハリをつけて長く働ける環境づくりに注力することは企業力の底上げにもなるため、計画年休の導入は企業にとっても利益をもたらす制度であるといえます。

労務管理がしやすくなる

計画年休の導入により、有給休暇を個別に管理する手間が省けることは企業側にとって魅力的なメリットです。一般的に、有給休暇は労働者それぞれの希望に応じて個別に取得申請を処理しますが、計画年休の場合は企業側が主体となって日程を調整します。

 

有給休暇の取得状況などを個別管理する必要がなくなれば、労務管理がとても楽になり、同時にコンプライアンス違反も防ぐことができるのです。また、退職時に余っている有給休暇を一気に消費するようなケースも防止できるため、業務への影響も出さずに済みます。

休暇の分散化ができる

計画年休は企業側から年次有給休暇の時季と日程を指定することができるので、繁忙期や閑散期にあわせて労働者の勤怠を調整することで休暇の分散化ができます。計画年休を取り入れていない場合、有給休暇は基本的に労働者の希望や申請に沿って日程を調整します。しかし計画年休であれば、企業側の都合を優先して付与できる日数が多くなることがメリットです。

 

繁閑の状況や部署の業務特性に合わせて人員を調整し、バランスよく休暇を割り振るなど、業務への影響を出さずに休暇日程を組むことができます。計画年休を取り入れる場合は、現場の意見もヒアリングしながらスケジュールを調整し、経営側と労働者の双方にメリットがある休暇にすることがベストです。

計画年休を導入するデメリット

計画年休には多くのメリットがありますが、同時にデメリットとなる点もいくつかあります。導入を検討する際は、デメリットと起こりうるリスクをきちんと理解し、対策をしたうえで取り入れるべきです。計画年休の導入に伴う主なデメリットは下記の4つです。

  • 導入時に手続きが発生する
  • 対象外の労働者へのフォローが必要になる
  • 労働者からの不満の声があがる場合もある
  • 緊急時の対応ができない状況が生まれる

それぞれのデメリットについて詳しくお伝えします。

導入時に手続きが発生する

計画年休の導入時には、就業規則による規定と労使協定の締結を行なう必要があります。企業は労働組合などで書面の労使協定を締結する必要があるため、導入しようと思っても即時にできるものではありません。「就業規則による規定」では、年次有給休暇の計画的付与について項目の追加が必要です。「労使協定の締結」では、下記5点についての変更が定められています。

  • 計画的付与の対象者
  • 対象となる年次有給休暇の日数
  • 計画的付与の具体的な方法(付与方式)
  • 年次有給休暇の付与日数が少ない者への扱い
  • 計画的付与日

手続きの内容は企業の規模や業種によって異なりますので、導入時の手続きや処理については法律に明るい担当者や弁護士に相談するのがおすすめです。各手続きについては、厚生労働省の年次有給休暇取得促進特設サイトにて書面の例が提示されているので参考にしてください。

参考:厚生労働省「年次有給休暇取得促進特設サイト_事業主の方へ

対象外の労働者へのフォローが必要になる

計画年休を導入する際は、対象外の労働者に対するフォローが必須になります。なぜなら、計画年休によって一斉休業日を設ける場合、有給休暇が付与されていない労働者は会社都合での休みとなり、給与が減ってしまうというデメリットが生まれるからです。計画年休の付与方式を「一斉付与方式」とし企業全体での休業日を設ける場合は、対象外の労働者も有給扱いにしたり、休業手当として平均賃金の何割かを出したりするなど、対象外の労働者から不満を取り除くための対応方法を検討しましょう。

労働者からの不満の声があがる場合もある

計画年休の導入により、労働者が自身の望む日程に取得できる有給休暇の日数が減ることに不満を感じる場合があります。特に、有給休暇の付与日数が少ない労働者からは不満があがりやすい傾向です。また、すでに有給休暇の取得率が高い企業の場合、会社都合で休暇が指定される計画年休は労働者にとってデメリットを感じる制度になります。

 

有給休暇の取得率を上げる方法は計画年休だけではないため、すべての企業が必ず導入すべきだというわけではありません。自社の現状と経営プランなど、いろいろな角度から企業と労働者の未来を考え、計画年休を導入することが最善の策であるかを検討すべきです。

緊急時の対応ができない状況が生まれる

計画年休の付与方式や一度決めた日程は企業側の都合で勝手に変更することはできません。変更する場合は、労使協定を結び直す必要があります。よって、付与方式や日程の調整は休暇中に起こりうるリスクを考慮したうえで慎重に決めることが重要です。特に一斉付与方式の場合は、企業全体が休みになるため業務の調整や取引先への周知などが必要になります。導入時はあらゆるリスクを想定してから付与方式を決めましょう。

計画年休を導入する時に押さえておくべきポイント

計画年休を導入するメリットとデメリットについてお伝えしたところで、ここからは導入するとなった際に押さえておくべきポイントを紹介します。ポイントは以下の3つです。

  • 導入目的とメリットをきちんと伝える
  • 休暇の付与方式は慎重に定める
  • 労働者が自由に取得できる有給休暇を尊重する

計画年休の導入を検討する段階において注意すべき点を把握しておくことで、制度を正しく活かすことができるでしょう。

導入目的とメリットをきちんと伝える

計画年休の導入は、メリットを得る労働者がいる反面、デメリットを感じる労働者が一定数いるのも事実です。導入の際は企業の経営ビジョンや労働者への思いやりを踏まえて、導入目的を真摯に伝えることが重要になります。企業優先の都合ではなく労働者のため、また会社全体のためを考えて導入する制度であるとアプローチし、労働者目線のメリットや具体的な導入理由を伝えましょう。労働者が計画年休の利点・必要性・社会からの注目度を正しく理解できるような説明に努め、労働者が納得感をもって制度の導入を受け入れてくれるようにすることがベストです。

休暇の付与方式は慎重に定める

計画年休は、企業の規模や業態ごとに選ぶべき付与方式が異なると先ほどお伝えしました。制度を最大限に活かして多くのメリットを得るためには、自社にあった方式をしっかりと検討して選ぶことが大切です。付与方式の特徴とメリット、負う可能性のあるリスクを理解したうえで決定するようにしましょう。検討する際は、経営陣だけでなく現場の意見をヒアリングし、業務調整や休暇時の対応をどうするかなど、導入後の不安要素を洗い出しておくことがポイントです。

労働者が自由に取得できる有給休暇を尊重する

計画年休は、企業側の采配で有給休暇の日程を指定することで労働者がデメリットを感じる可能性があります。したがって、不満や不平等感を解消するための対策が必要です。労働者は自由に決められる有給休暇の日数が5日に減ってしまうため、個人で決められる希望の有給休暇取得日は可能な限り尊重してあげましょう。

 

また、付与日数が少ない労働者や対象外の労働者に対するアプローチも大切です。計画年休の導入と合わせて有給休暇以外の特別休暇などを見直し、必要に応じて休暇を取りやすい体制をつくるなど、労働者全員にとって良い制度になるような配慮が求められます。計画年休の導入をきっかけに、福利厚生の全体の見直しを行なうことも検討してみましょう。

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計画年休は採用活動の成功につながる有効な選択肢

計画年休の導入は、人事面や採用活動にも良い影響をもたらします。ここまで伝えてきたように、計画年休は労働環境の改善や従業員満足度の向上が期待できる制度です。これらの成果から会社の評判が上がれば、求職者の就職先候補に入りやすくなります。

 

内閣府のデータによると、20代〜30代の若手が離職する理由の上位には、「労働時間・休日・休暇の条件がよくなかったため」が入っています。現代の労働者や求職者が求める条件として、休暇の充実やライフワークの実現は欠かせないため、優秀な人材確保を叶えるためにも労働環境の整備はマストなのです。

 

採用ページを設ける際は、「仕事も私生活も充実させられる企業で長く働きたい」「労働者の目線を大切にしている企業で勤めたい」という求職者に自社の取り組みやビジョンを具体的に示しましょう。計画年休を取り入れて従業員がプライベートを充実させている事例を伝えたり、求人情報において有給休暇の取得率や年間休日の日数を提示したりすることが有効的です。ワークライフバランスを実現しながら長く活躍できる企業だと知ってもらうことは、求人市場において非常に大事なポイントです。

参考:独立行政法人 労働政策研究・研修機構若年者の離職状況と離職後のキャリア形成(若年者の能力開発と職場への定着に関する調査)

まとめ

計画年休は業種の特性に合わせてうまく取り入れることで、企業と労働者の双方にメリットが生まれる有意義な制度です。導入時には手続きが必要になりますが、その手間を差し引いても企業にとってプラスに働くことが多いといえます。有給休暇は従業員一人ひとりの権利です。とはいえ、周りが取得していない環境であれば取得しづらくなってしまうもの。だからこそ、会社側が有休を使えるような環境に整備していく必要があり、その1つの有効な制度が「計画年休」になるのです。

 

たとえば、誕生日や結婚記念日などに計画年休を使うように推奨するのも良いでしょう。社内の有給休暇の取得率は高まり、社内の雰囲気も少しずつ良くなっていくことが期待できます。また、こうした工夫が採用のアピールポイントにもなっていくなど、導入のメリットは少なくありません。人材の流動性が高まっている今の時代、従業員に長く活躍してもらえるかどうかは企業にとって重要なテーマであり、競争力に直結する部分であります。採用力を高め、優秀な人材を採用するためにも、ぜひこの記事を参考に計画年休を導入してみてください。

 

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