OFF-JTとは?失敗しないために考えるべき、たった1つのこと

新入社員研修や既存社員の研修はどのように行なわれていますか?社員教育は、事業を成長させていくためには欠かせない部分。企業にとって、重要なもののひとつです。

 

一般的には、新入社員に先輩がついて教える「OJT」を導入する企業様が少ないくないと思います。しかし企業によっては、「教える人材がいない」「ひとりひとり教えていくのが大変…」といった悩みを持っているところもあるかもしれません。

 

そういった方に知っていただきたいのが、「OFF-JT」です。この記事では、社員の育成手法の一つである「OFF-JT」について解説。OFF-JTのそもそもの意味や、導入するメリット・デメリット、OJTとの違いなどを知ることで、自社の社員教育に役立ててください。

 

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OFF-JTとは?

OFF-JTとは「Off-the-Job Training(オフザジョブトレーニング)」の略で、実務から離れて行なう教育研修のことです。基本的には実業務では教えにくいこと、教えられないことを教え、習得してもらうことを目的としています。

 

たとえば、営業の新人に対して営業方法を教える必要があったとします。この場合、業務に必要な、名刺交換のやり方、お客様へのアポイントの取り方、提案の方法などはOJTで教えるのが手っ取り早く、実践的です。

 

これに加え、欲を言えば、論理的な話し方やプレゼンの方法などまで教えられると営業力がついていきそうです。

 

しかし、OJTで教えられることには限界があります。先輩も自分の仕事をしながら教えてることになるので、論理的な話し方、プレゼン方法など、プラスアルファの部分をイチから丁寧に教えることは現実的ではありません。

 

そこで、実務ではなかなか教えてもらいにくい部分を外部の研修や座学形式の研修、つまりOFF-JTで学ぶのが有効であると考えられています。

OJTとの違い

OFF-JTと似ている言葉に「OJT」があります。OJTは「On-The-Job Training」の略で、実務を通して行なう教育研修のことを言います。ここでよくある勘違いが、現場に任せた教育をOJTと捉えること。

 

「現場で教える」のと「現場任せにする」のとは違います。ただやみくもに仕事を任せるだけだと、教育担当によって教える内容に差が出てしまうことも。ポイントは、事前に「どのように教えていくか」指針を示すことで、狙いをもって教育訓練をしていくことです。

 

OFF-JTとOJTは似ている言葉ですが、「実務」を通して行なうか・行なわないかが、両者の違いのポイントです。

 

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OFF-JTが求められる理由

ここではOFF-JTが必要とされる理由を紹介します。

 

必要な知識・スキルの均一化

同じ知識やスキルを教えるにしても、教える人が違えば、教わる側へのインプットは異なってきます。たとえば、Aさんは教えるのが上手だが、Bさんは教えるのが上手くないといったこともありえます。

 

このような事態を防ぐためにも、OFF-JTは有効です。教わる側の人たちに一斉に同じ研修を行なうことで、インプットされる知識やスキルのバラツキを防ぐことが期待できます。

現場の負担軽減

OJTでは、現場で業務を行なっている社員が指導者となるため、現場への負担がかかりやすくなります。アレもコレも教えることになれば、先輩社員のパフォーマンスも下がってしまうでしょう。こういう場合に、OFF-JTを活用すれば、外部で一斉に研修を行なえるので、現場への負担がなくなります。

務に必要なスキル・知識を、集中的に学ぶ時間が必要だから

教える側にとっても教わる側にとっても、通常の業務をしながら指導したり、仕事に必要な知識を身につけたりすることは容易ではありません。そのためにすべてを教えることは不可能です。

 

業務の基本だけではなく、より成果を出すために必要な知識やスキルを身につけるため(=インプットするため)の時間をしっかりと確保するという意味で、OFF-JTは必要とされます。

労働者に求める能力・スキルについて

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では、現場ではどのようなスキルが重要だと考えられているのでしょうか。下の図をご覧ください。これは、正社員と正社員以外ごとに最も重要だと考える能力・スキルは何かという問いに対する、企業の回答結果です。

 

最も重要だと思うスキルについてのアンケート

出典:厚生労働省 

上位にあるのは、マネジメント能力・リーダーシップ…50.8%、チームワーク、協調性・周囲との協働力…47.1%、職種に特有の実践的スキル…37.4%、課題解決スキル(分析・思考・創造力等)…35.3%、営業力・接客スキル…29.2%となっています。

 

ここで挙げられたスキルがすべてOJTで学べるかというと、そうではありません。会社は学校とは違いますので、イチからなんでも丁寧に教えてもらえるわけではありません。仕事に必要なものは自分で勉強して学んでいくのが基本です。

 

しかし個人に任せていても習得してもらえない可能性もありますよね。そうなれば組織が弱体化し、事業成長が実現できません。そうならないように会社側から、こういったスキルを体系的に学んでもらう機会を設け、組織としてより強くしていく必要があるのです。

 

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OFF-JTは実施している企業はどれくらいいるのか

 

続いては、世の中のOFF-JTに関する実態を見ていきましょう。OFF-JTを実施している企業数や、OFF-JTを実施するうえでのコストを知ることで、OFF-JTへの理解を深めていきましょう。

年々増えているOFF-JT利用企業

下の図をご覧ください。これは、平成22年度以降の、OFF-JTに費用を支出した企業の割合です。

 

OFF-JT利用企業

出典:厚生労働省 


まず、企業の半分以上がOFF-JTを利用している事実があります。また平成22年度では利用企業の割合が51.7%でしたが、令和元年は54.9%となっていて、OFF-JTを利用する企業は増加傾向にあります。

 

この背景には、人手不足が続いたことで、社内の人材をOJTや社内の育成にまわせないことや、年功序列・終身雇用の崩壊により、人材の流動性が高くなっているため、研修などを充実させて定着率をあげようとする企業の狙いが垣間見えます。

 

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OFF-JT1人あたりにかける費用は?

続いては、OFF-JTにかけられている費用を見ていきましょう。下記の図は、OFF-JTに支出した費用の労働者一人当たりの平均額を表しています。

 

OFF-JTにかける費用

出典:厚生労働省 

 

平成21年度では、1.3万円でしたが、令和元年度の調査では、前年に比べて0.5万円増加しており、3年移動平均でも同水準で推移しています。OFF-JTを活用する企業の増加、また一人当たりの費用も増えているのが現状です。教育に力を入れることで定着率を上げ、優秀な人材を育て、会社に競争力をつけようとする動きになっていると言えるでしょう。

 

OFF-JTのメリット

各企業での注目度が高まっている傾向にあるOFF-JTですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、OFF-JTを導入することで得られる2大メリットをお伝えします。

業務に必要な基礎スキルを身に着けられる

OFF-JTは、業務に必要な知識やスキルの中でも、「経験を必要としない知識やスキル」の習得に向いており、それらを体系的に学べる点がメリットです。経験を必要としない知識やスキルとは、具体的に言うと、ビジネスマナー研修やロジカルシンキング研修などです。

多人数の受講が可能。効率的に学習できる

OJTでは、1人の指導者が教える相手は1~2人が一般的です。一方で、OFF-JTは1人の指導者が多くの人数に教えることが可能です。指導者1人あたりの教えられる人数が格段に違うので、企業にとっては、極めて効率的に社員教育を行なうことができます。


ここで、補足的な内容になりますが、OJTのメリットについても確認しておきましょう、OJTの主なメリットは下記の3つです。

 

◎座学研修に関する手間やコストがかからない
実務を通して教育を行なうOJTでは、OFF-JTで発生しうる講師や研修を外注するコストはかかりません。また、人事担当者などが研修内容を考える必要や、研修を実施する場所の確保も必要ありません。

 

◎個人のペースに合わせた実務経験を積みやすい
習熟のスピードは、人によって異なります。OJTなら、個人の能力や業務の習熟度によって、教える内容やペースを調整することが可能です。

 

◎社内コミュニケーションが活性化する
OFF-JTでは指導者から教わる側に向けた一方的なコミュニケーションになりがちです。しかし、OJTでは、社員同士の双方向のコミュニケーションが生まれやすいという特徴があります。教わる側が指導者に質問をする、指導者が教わる側に不明点などを確認するといったことが繰り返されることで、業務を遂行するために必要な関係性が構築されることが期待できます。

OFF-JTのデメリット

続いては、OFF-JTのデメリットを見ていきましょう。OFF-JTの主なデメリットとしては、下記の2つがあげられます。

場所などのコストが発生する

OFF-JTは、座学形式で多人数に研修することが一般的です。そのため、実施するには会議室やセミナールームといった場所を確保することが必要になってきます。

 

場所を手配する手間をはじめ、外部の会議室やセミナールームを借りるならレンタル料、また、当日の準備など時間やお金といった面でコストが発生します。その分研修費用も高くなりがちです。社内の研修などで済ませていた企業にとっては少し高いと感じることもあるでしょう。

実践に生かせるかが不明瞭

上の「OFF-JTのメリット」でもお伝えした通り、OFF-JTはビジネスマナーやロジカルシンキングといった知識を体系立てて習得することに向いています。しかし、注意が必要なのが、研修を受けることが目的化してしまうこと。実際、OFF-JTで習得したものをそのまま自社の実務に生かせない(=使えない)ことも少なくないのです。

 

OFF-JTで習得したものを実務で生かせる(=使える)ようにするには、自社の実務へ落とし込む作業が必要になってきます。どのような学びを業務でアウトプットするか。ここが一番大事といっても過言ではありません。

 

また、OFF-JTを外部機関に委託するケースもあるでしょう。外部機関に委託する際は、情報漏洩などの観点から、外部機関に自社の実務への落とし込みの作業まで依頼することは極めて難しいでしょう。


ここまで、OFF-JTとOJTについて、それぞれのメリットやデメリットをお伝えしてきました。下記の図にまとめておくので、改めてご確認ください。



            OFF-JT           OJT
メリット ・業務に必要な基礎スキルを身に着けられる。
・多人数の受講が可能。効率的に学習できる。
・座学研修に関する手間やコストがかからない。
・個人のペースに合わせた実務経験を積みやすい。
・社内コミュニケーションが活性化する。
デメリット ・場所などのコストが発生する。
・実践に生かせるかが不明瞭。
・教える側のスキル・能力によって、育成にばらつきがでる。
・新人が放置されてしまう可能性がある。

 

「研修を受けて終わり」は、失敗する

OFF-JTは年々実施する企業、費用をかける企業が増えていますが、同時に気を付けなければ失敗しやすいものでもあります。

 

その理由は、研修を受けただけでは何も変わらないからです。研修を受けただけで業績が伸びるのであれば苦労はありません。スキルについて理解するのと、実践で活かすのでは雲泥の差があるのです。

 

ここを理解せずに研修を受ければうまくいくと考える企業は少なくありません。そして研修を受けること自体が目的化してしまうのです。

 

「OFF-JTは受講後が大事」ということを心得、受講後の取り組み方まで考えておく必要があるのです。たとえば、受講後に受講シートなどを書いてもらい提出してもらったり、どのように業務に活かしていくのか明確にし話し合う場を設けたり、その後のアウトプットをどのように出すのか目標設定したり。

 

せっかくお金を投資して受講してもらうのですから、そのあとの成果を曖昧にしてはいけません。研修がどのように事業として意味があったのか、明確にしていくことが何よりも大切です。

 

OFF-JTの課題と今後

OFF-JTやOJTにはぞれぞれにメリットやデメリットがあり、「どちらがいい」ということはありません。大事なのは、それぞれの長所、短所を理解し、全体視点で考えること。OJTもOFF-JTもあくまで手段です。どういったことを学んでもらい、組織をどういう状態にしたいのか。こうした思考抜きに研修を決めることはできません。

 

たとえば、OFF-JTで身につけた基礎的なスキル・知識をOJTで活かしながら実践的なスキルを習得していくというように、目的や狙いなどに合わせ、両方を使い分けていくことをオススメします。

今後はいかにオンライン化していけるかがカギ

OFF-JTの代表的なかたちとも言える集合研修(≒多人数での座学研修)ですが、今は新型コロナウイルスの影響もあり、現在は実施することが難しくなってきています。

 

このような状況における打開策として、「研修のオンライン化」があげられます。オンラインで集合研修を行なえる環境をつくることができれば、このような状況下でもOFF-JTを実施できるでしょう。民間の研修会社などもすでにオンライン研修を実施しているところも少なくありません。

 

じつはオンラインのほうが学びやすいといった声もあります。オンライン研修ではweb会議ツールを使うことが多く、それらにはチャット機能などがついていて、匿名で質問できる仕組みがあるので、リアルな空間で受講するよりも積極的に参加できるという声もあるほどです。

OFF-JTをオンラインで実施するために抑えておきたいポイント

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それでは社内でオンラインのOFF-JTを実現するためのポイントを紹介します。オンラインでOFF-JTなどの研修をするには、下記を用意する必要があります。

・Web会議システムがインストールされたパソコン

・ヘッドホンセット
・USBカメラ(教わる側同士の顔が見え、臨場感が出る)
・印刷されたテキスト(手元にテキストある方が、講師の話に集中しやすい)
・有線ネット環境(ネットワーク環境が安定している方が映像や音声が乱れにくい)

では続いて、OFF-JTをオンラインで実施する際に抑えておきたい3つのポイントをお伝えしていきます。

カメラや質問方法などの手順をまとめておく

年齢や業界、職種などによって、オンラインやWebに関するリテラシーはかなり異なります。たとえば、教わる側の中に操作の仕方がわからない人がいれば、OFF-JTに参加できないといった事態が起こります。

 

そうならないように、操作の手順書(マニュアル)を用意したり、研修の最初にテクニカルトレーニングを実施したりすることをオススメします。

 

テクニカルトレーニングは、教わる側の中で最もオンラインに馴染みがない人を基準にし、マイクやカメラのON・OFFの切り替え方などをやってみるといいでしょう。

 

また、研修中は質問したくなるシーンもありますが、多くの人が次々にマイクで質問をするのはスムーズな進行を妨げることにもつながります。そのため、たとえば、「質問はチャットで行なう」といったルールを定めておくことも有効です。

短いサイクルでのタイムスケジュールを組む

オンライン研修は基本的に、自宅など、まわりに誰もいない環境で受講します。その空間に自分しかいないことや、モニターを見続けることでの目の疲れなどもあり、集中力を長く保つことは簡単ではありません。

 

そのため、たとえば、30分や1時間に1回休憩を入れるなど、短いサイクルで研修の内容を考えることをオススメします。

 

また、事前にテキストなどの資料を配布し、研修までに各自に目を通してもらうようにしておくことも、研修時間を短くできることにつながります。

受講者のトラブルや質疑応答に答えられるサポート担当をおく

オンライン研修では、教える側と教わる側以外に、Web会議システムの操作に慣れていて、機材のトラブルに対応できるサポート担当をおくこともオススメです。

 

サポート担当がいれば、不測の事態が起こったときでも対応することができ、また、教える側と教わる側が安心して研修に集中できます。

まとめ

OFF-JTについて説明してきました。繰り返しになりますが、OFF-JTは業務で活かせなければ意味がありません。受けることが目的になってしまわないように、導入前には受講後にどのように取り組むんでいくかを徹底的に考える必要があります。

 

このような注意点はありますが、OFF-JTはうまく運用すれば、社員のスキルレベルを高め、生産性の高い社員を育てていくことが可能です。

 

また成長意欲が高い社員にとっては学べる環境があるかどうかは、思っている以上に重要です。会社としてOFF-JT制度があれば、さらに学びを深め、事業に貢献してくれる人材になってくれることを期待できます。

 

OFF-JTの良い面だけではなく、注意点なども理解したうえで、うまく活用してみてください。

 

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