離職票とは?作成の流れから、よくあるトラブルの防ぎ方までを解説!


「離職票の発行をお願いされたけど、具体的に何をどうすればいいのかわからない…」もしそのような悩みをお持ちであれば、この記事をご覧ください。

 

離職票の発行は、しっかり理解しておかないとトラブルになりやすい部分。対応が遅れ、退職者にネガティブな印象を持たれないように迅速に対応することが求められます。

 

この記事では、離職票が必要なとき、離職証明書との違い、手続きの仕方、トラブルを防ぐ方法などをやさしく解説していきます。はじめての対応でもわかるように図をつけて解説していますので、お役に立てば幸いです。

 

CHECK!

採用でお困りではないですか?

 

無料で求人を掲載したい方は、engage(エンゲージ)に無料登録を。Indeedをはじめ、LINEキャリア、求人ボックス、Facebook on 求人情報、Googleしごと検索、Yahoo!しごと検索の求人サービスにも自動で掲載されます各社の掲載条件を満たした場合

 

engage(エンゲージ)の導入社数は、30万社を突破。東証一部上場のエン・ジャパンが手掛けるサービスですので、安心して利用いただけます。(無料)

 

離職票とは

離職票の正式な名称は「雇用保険被保険者離職票」です。離職票は、退職者が失業給付金(基本手当)の受給を申請する際に、ハローワークへの提出が必要とされる書類のことです。

離職票を発行しなければならない場合とは?

離職票は、会社で発行できるものではありません。会社から「雇用保険保険資格喪失届」「離職証明書」というものを事業所管轄のハローワークへ提出する必要があります。その後、ハローワークから離職票が会社に交付され、それらを退職者に送付するという流れになります。図で表すと下記。

 

離職票発行の流れ

離職証明書が必要となるのは、下記の2パターンです。

①退職者から離職票の交付を求められたとき
②退職者が59歳以上のとき

まず①ですが、先ほどもお伝えした通り、失業給付金(基本手当)の受給を申請する際には離職票が必要となり、離職票を入手するためには、企業から離職証明書をハローワークに提出する必要があるのです。

 

続いて②ですが、59歳以上の退職者が離職票を必要とするのは、次の会社に就職する際に「六十歳到達時等賃金証明書」をハローワークに提出するためです。

 

上記の①②に該当する場合、会社はその社員が退職した翌日から10日以内に、「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を、事業所管轄のハローワークに提出する必要があります。

離職票と混同されやすい3つの書類

離職票と混同されやすい書類が下記の3つです。

・退職証明書
・離職証明書
・雇用保険被保険者資格喪失届

では、ひとつずつ説明していきます。

退職証明書

退職証明書とは、その名称の通り、社員が退職したことを証明する下記のような書類のことです。退職者から請求されれば、会社は交付する義務があります。

 

退職証明書①  退職証明書②



離職票との違いは、発行元です。離職票はハローワーク(公的機関)が発行するものですが、退職証明書は企業が発行する文書です。また退職証明書は、退職者から申請があってはじめて発行をしますが、離職票は退職から10日以内の発行が義務付けられています。

 

また退職証明書は、公的文書ではないため、フォーマットに決まりはありませんが、下記5つを明記することが労働基準法で定められています。

 

①使用期間

会社に所属していた期間が記載されます。

 


②業務の種類

前の会社での業務内容などが記載されます。

 

③その事業における地位

最終的な役職が記載されます。ただしいつその役職に就いたのかなどは記載されません。

 

④賃金

直近の賃金が記載されます。

 

⑤退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む)

ここの記載方法も企業によって異なります。詳しく記載する企業もあれば、一言だけの記載の場合もあります。

 

ちなみに、退職して2年以上経過している社員に対しては、発行する義務はありません。

離職証明書

離職証明書の正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」で、会社からハローワークに提出するもので、ハローワークから離職票を交付してもらう際に必要な書類です。

 

離職証明書

 

失業保険の受給を申請する際には離職票が必要なため、退職者から離職票を求められた場合、離職証明書をハローワークに提出し、離職票を交付してもらいましょう。また、退職者が59歳以上の場合も離職票が必要なため、離職証明書をハローワークに提出します。

 

ちなみに、退職者から離職票を依頼された場合は、速やかに離職証明書の手続きを行わなければいけません。定められた期日までに対応できなかった場合は、雇用保険法によって懲役・罰金が課せられる可能性があります。

 

なお、離職証明書はハローワークに用意されているため、必要な際は取りに行きましょう。

雇用保険被保険者資格喪失届

「雇用保険被保険者資格喪失届」とは、雇用保険の被保険者が退職したことを届け出るため、および離職票を交付してもらうための書類です。これもハローワークから離職票を交付してもらう際に必要な書類になります。

雇用保険被保険者資格喪失届

 

雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに届け出ることで、社員を雇用保険から外すことができます。退職者が出た場合は、必ず届け出なければいけません。

 

所定の用紙に必要事項を記入し、ハローワークに提出します。用紙はこちらからダウンロードできます。

離職票交付までの流れ

続いては、離職票が交付されるまでの流れや、やることをお伝えしていきます。全体の流れは下記になります。前述したように、主に3つのステップがあります。

 

離職票交付までの流れ

この章では1つひとつ説明していきます。

①ハローワークに離職証明書を提出する

ハローワークに離職証明書を提出する

まずは、退職する社員に離職票が必要かどうかを確認しましょう。たとえば、すでに転職先が決まっているなどの場合、離職票の交付が必要ないケースもあります。

 

ただし、退職する社員が59歳以上の場合は、本人の希望の有無にかかわらず、離職票を交付することが義務付けられています。

 

離職票の交付が必要であれば、離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届を作成します。なお、離職証明書は社員が退職した日の翌日から起算して10日以内に提出する必要があるため、なるべく早く作成に取りかかることをオススメします。

 

離職証明書を作成したら、退職する社員に記載内容を確認してもらいましょう。そして、間違いなどがなければ、署名・捺印してもらいます。退職日までに有給休暇を消化する人も多いため、離職証明書を確認してもらえるように、退職日までの予定を確認しておくことをオススメします。

 

署名・捺印してもらった離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出しますが、提出の際には下記4つを持参する必要があります。

①労働者名簿
②出勤簿(タイムカード)
③賃金台帳
④離職理由を確認できる書類(退職届、就業規則、役員会議事録など)

②ハローワークから離職票を受け取る

ハローワークから離職票を受け取る

提出した離職証明書をハローワーク側が審査し、記載内容に問題がなければ、離職票が会社に交付されます。離職票はハローワークから会社宛てに郵送されることが多いです。

 

離職票とともに、「雇用保険被保険者資格喪失確認通知書(事業主通知用)」と「雇用保険被保険者離職証明書(事業主控)」も郵送されますが、この2つの書類は会社で保管しておいてください。

③受け取った離職票に必要事項を記入・退職者に送付

受け取った離職票に必要事項を記入・退職者に送付

ハローワークから送られてきた離職票に必要事項を記入します。離職票が退職者の手元に届く目安は退職日から10日~2週間後なので、速やかに退職者に郵送または受け取りにきてもらいましょう。

離職票は再発行できる?

退職者に離職票を郵送したものの、退職者が離職票を紛失するケースもあります。そのような際は、退職者は離職票の再発行を依頼することができ、会社としては再度、離職票を手配します。

退職日から4年間は会社が再発行可能

離職票とともに送られてきた離職証明書は、4年間の保管義務があります。その4年間で、退職者から離職票の再発行を依頼された場合、退職者の身元確認書類および離職票再交付申請書(正式名称:雇用保険被保険者離職票再交付申請書)があれば、離職票を再発行できます。

離職票でよくあるトラブルは?

離職票をめぐるトラブルで起こりがちなものは、ハローワークへの離職証明書および雇用保険被保険者資格喪失届の提出が遅れるケースです。

 

離職票は、失業給付を受給する際に必要な書類です。離職証明書および雇用保険被保険者資格喪失届の提出が遅れると、離職票が交付されるまでの時間もかかり、退職者の失業給付の受給開始時期が遅れます。

 

たとえば、その退職者が再就職先が決まっていない場合などは、失業保険は必要不可欠なものに。給付が遅れれば、生活に支障をきたす恐れがあります。

 

そのような事態を招かないためにも、退職日の翌日から10日以内に離職証明書および雇用保険被保険者資格喪失届を提出できるように、速やかに対応することを心がけてください。

離職票の書き方

続いては、実際の離職票を見ながら、離職票に記載されている事項などを確認していきましょう。ここは企業側の内容というよりも、退職者向けの内容になりますが、全体の流れを理解するために説明します。退職者に説明する際に役立ててください。

 

企業から離職票を送ってもらったら、離職票に必要事項を記載し、ハローワークに提出する必要があります。ここではその記載方法を見ていきます。

2種類の書類を記入

離職票は、「離職票-1」と「離職票-2」の2種類あります。

 

「離職票-1」は下記のようなもので、会社側が記入する事項はありません。離職票を受け取った退職者が、失業給付の振込先などの情報を記入します。

 

退職者向けになりますが、赤枠で囲った「個人番号」はハローワークに行ってから記載します。また、求職者給付等払渡希望金融機関指定届には、失業手当を振り込む銀行口座を記入します。

 

離職票①

出典:ハローワーク インターネットサービス 雇用保険の具体的な手続き

 

「離職票-2」は下記で、左半分のページにある項目は、離職証明書で記載した情報が反映されています。

 

離職票②


出典:ハローワーク インターネットサービス 雇用保険の具体的な手続き

 

右側のページを読んで該当箇所に〇の印をつけていきます。内容に問題がなければ、署名、捺印し提出しましょう。もしあ分からないことがあれば、窓口に相談しながら進めれば問題ありません。

まとめ

会社を運営していく上では、退職者は必ずと言って良いほど出るもの。そのため、離職票発行手続きは、人事業務では必ずおさえておきたい内容です。しかも失業手当に関わる部分なので、トラブルに発展しやすい部分ですので、しっかり理解を深めていきましょう。

 

この記事を読んで、離職票は必ず発行しなければならないものではないことや、離職証明書との違い、手続きの流れなどを知ったことで、これからはスムーズに対応できるのではないでしょうか。

 

また、スムーズに対応できることで、今まで一緒に仕事をしてくれた退職者と最後まで信頼関係を保てることにもつながります。


エンゲージ採用ガイドでは、離職票以外にも、人事や採用、労務などに関するたくさんの記事を紹介しています。ぜひご覧いただけると幸いです。

 

CHECK!

採用でお困りではないですか?

 

無料で求人を掲載したい方は、engage(エンゲージ)に無料登録を。Indeedをはじめ、LINEキャリア、求人ボックス、Facebook on 求人情報、Googleしごと検索、Yahoo!しごと検索の求人サービスにも自動で掲載されます各社の掲載条件を満たした場合

 

engage(エンゲージ)の導入社数は、30万社を突破。東証一部上場のエン・ジャパンが手掛けるサービスですので、安心して利用いただけます。(無料)

 

 

en-gage.net