離職票とは?発行の仕方、書き方、トラブルの防ぎ方などをやさしく解説

「退職者が出るので、離職票の発行をすることになったけど、何をどうすればいいのかわからない…」もしそのような悩みをお持ちであれば、この記事をご覧ください。離職票の発行は、しっかり理解しておかないとトラブルになりやすい部分。対応が遅れ、退職者にネガティブな印象を持たれないように迅速に対応することが求められます。

 

この記事では、離職票の説明から、離職証明書との違い、手続きの仕方、トラブルを防ぐ方法などをやさしく解説していきます。はじめての対応でもわかるように図をつけて解説していますので、お役に立てば幸いです。

 

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離職票とは

離職票の正式名称は「雇用保険被保険者離職票」。離職票は、退職者が失業給付金の受給を申請する際に、ハローワークへの提出が必要とされる書類です。離職票がなければ失業手当を受給できないため、退職者にとっては大事な書類。そのため、人事担当者は離職票に関わることをきちんと知っておくべきです。

離職票はハローワークが発行する

離職票は会社で発行できると思っている人もいるかもしれませんが、そうではありません。離職票を発行するのはハローワークです。

まずは会社が「雇用保険資格喪失届」と「離職証明書」を事業所管轄のハローワークへ提出。その後、ハローワークから会社に離職票が交付され、会社が退職者に離職票を送ります。下記の図の手順になります。

 

離職票発行の流れ

離職票が必要となる2パターン

離職票が必要となるのは、下記の2パターンです。

①退職者から離職票の交付を求められたとき
②退職者が59歳以上のとき

 

まず①ですが、会社を辞めた人(退職者)が転職先が決まっていない場合、収入がなくなるため、退職者は失業保険を申請することになります。申請の際は離職票が必要なため、退職者から「離職票がほしい」と依頼されることになります。

続いて②ですが、59歳以上の退職者が離職票を必要とするのは、次の会社に就職する際に「六十歳到達時等賃金証明書」をハローワークに提出するためです。

退職日の翌々日から10日以内に対応する

離職票が必要となる場合、会社はその社員が退職した翌々日から10日以内に、「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」を事業所管轄のハローワークに提出する必要があります。

<例>
退職日が9月11日→9月22日までに提出

出典:厚生労働省 雇用保険被保険者離職証明書についての注意

離職票と似ている4つの書類

下記の書類は離職票と似ています。

  • 退職証明書
  • 離職証明書
  • 雇用保険被保険者資格喪失届
  • 雇用保険被保険者証

上記は離職票と似ていますが、内容は異なります。ここからは、各書類について解説していきます。

退職証明書

退職証明書とは、社員が退職したことを証明する下記のような書類のことです。何年の何月何日に退職したことを証明します。退職者から請求されれば、会社は交付する義務があります。ただし、ハローワークなどに提出するものではありません。会社の健康保険から国民健康保険などに加入する際に必要になったり、場合によっては転職先の企業から退職理由の確認をしたいという理由で提出を求められることがあります。

 

退職証明書①  退職証明書②



退職証明書が離職票と異なるもう一つの点は、発行元です。離職票の発行元はハローワークですが、退職証明書の発行元は所属していた会社です。また、退職証明書を発行するタイミングは、退職者から申請があった段階で発行すればOKです。

 

退職証明書は、公的文書ではありませんので、フォーマットに決まりはありません。しかし、下記5つを明記することが労働基準法で定められています。

 

①使用期間

会社に所属していた期間が記載されます。


②業務の種類

前の会社での業務内容などが記載されます。

 

③その事業における地位

会社での最終的な肩書・役職が記載されます。ただしいつその役職に就いたのかなどは記載されません。

 

④賃金

直近の賃金が記載されます。

 

⑤退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む)

ここの記載方法も企業によって異なります。詳しく記載する企業もあれば、一言だけの記載の場合もあります。

 

ちなみに、退職して2年以上経過している社員に対しては、発行する義務はありません。

離職証明書

離職証明書の正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」。「離職票」をハローワークに交付してもらうにあたって必要になる書類です。3枚複写の書類で、1枚目が「事業主控」、2枚目が「ハローワークへの提出用」、3枚目が「雇用保険被保険者離職票-2(離職票-2)」となっています。

 

離職証明書

 

離職票は、退職者が失業保険を申請するにあたって「失業している状態を証明する」ために必要になるため、退職者から求められることがあります。たとえば、まだ転職先が決まっていない場合は、収入源がなくなるため、失業手当の申請をする場合が少なくありません。求職者から離職票を求められた場合は、離職証明書をハローワークに提出し、離職票の交付の手続きをとりましょう。また、退職者が59歳以上の場合も離職票が必要になるので、離職証明書をハローワークに提出します。

 

ちなみに、退職者から離職票を依頼された場合は、速やかに離職証明書の手続きを行わなければいけません。これは退職者が失業保険を受給できるかどうかに影響することなので、定められた期日までに対応できなかった場合は、雇用保険法によって懲役・罰金が課せられる可能性があります。

雇用保険被保険者資格喪失届

「雇用保険被保険者資格喪失届」とは、雇用保険の被保険者が退職したことを届け出る書類です。離職証明書とセットで、離職票を交付してもらうために、ハローワークに提出する必要がある書類です。

雇用保険被保険者資格喪失届

 

雇用保険被保険者資格喪失届を公的機関であるハローワークに提出することで、社員を雇用保険から外すことができます。退職者が出た場合は、必ず届け出なければいけません。所定の用紙に必要事項を記入し、ハローワークに提出します。用紙はこちらからダウンロードできます。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、従業員がきちんと雇用保険の加入手続きなどがなされたことを証明するための書類。発行するのはハローワークです。雇用保険被保険者証は会社で保管されているケースが多いですが、原則、従業員に渡すものとされています。

雇用保険被保険者証_見本

出典:ハローワーク インターネットサービス 雇用保険被保険者証 見本

離職票交付までの流れ

続いては、離職票が交付されるまでの流れや、やることをお伝えしていきます。全体の流れは下記になります。前述したように、主に3つのステップがあります。

 

離職票交付までの流れ

この章では1つひとつ説明していきます。

①ハローワークに必要書類を提出する

ハローワークに離職証明書を提出する

まずは、退職する社員に、失業保険を受給する予定があるかどうかを確認しましょう。失業保険受給の予定がある場合は、離職票が必要になりますが、すでに転職先が決まっている場合などは、失業保険を受給しないので、離職票が必要ないこともあります。ただし、退職する社員が59歳以上の場合は、本人の希望する・しないに関係なく、離職票を渡さないといけません。

 

離職票を渡す必要であれば、「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を用意します。注意すべきポイントは、離職証明書は社員が退職した翌々日から10日以内に提出する必要があるため、なるべく早く作成に取りかからなければならないことです。できるだけ早めの作成を心がけましょう。

 

離職証明書を作成したら、退職する社員に記載内容をチェックしてもらい、署名・捺印してもらいます。ここで注意すべきポイントは、退職する社員の有給休暇の取得によって確認してもらえないというケース。退職日までに有給休暇を消化する人は少なくありません。そのため、あらかじめ退職する社員のスケジュールを確認し、退職日までに離職証明書を確認してもらえるように段取りを取っておきましょう。

 

署名・捺印してもらった離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出しますが、提出の際には下記4つを持参する必要があります。

①労働者名簿
②出勤簿(タイムカード)
③賃金台帳
④離職理由を確認できるもの(退職届、役員会議事録など)

②ハローワークから離職票を受け取る

ハローワークから離職票を受け取る

提出した離職証明書をハローワーク側がチェック。内容に問題がなければ、離職票が会社に交付されます。離職票はハローワークから会社宛てに郵送されることが一般的です。

③受け取った離職票に必要事項を記入・退職者に送付

受け取った離職票に必要事項を記入・退職者に送付

企業は、ハローワークから交付された離職票の必要事項に記入します。離職票を退職者に届けるのが遅れるのはNG。ハローワークから届いたら、遅れないようにすぐに記入して、退職者に郵送しましょう。

雇用保険被保険者資格喪失届の書き方

社員が離職したら、「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」をハローワークに提出します。ここでは、雇用保険被保険者資格喪失届の書き方を説明します。

下記が記入例です。この様式は「氏名変更届」と同じ仕様になっているため、使用する際は「氏名変更届」を二重線で消しましょう。

雇用保険被保険者資格喪失届_記入例

出典:厚生労働省 雇用保険被保険者資格喪失届の記入例

 

各項目についての説明は下記です。

 

・被保険者番号
退職者の被保険者番号を記入します。被保険者番号は雇用保険被保険者証に記載されています。
※1981年(昭和56年)7月6日以前に発行された被保険番号は16桁(上段6桁・下段10桁)です。記載する際は、下段の10桁を被保険者番号として記載し、最後の枠は空欄にします。

 

・事業所番号
会社の事業所番号を記入します。

 

・資格取得年月日
退職者が雇用保険に加入した年月日を記入します。

<記入例>

平成20年9月10日の場合:「4-200910」と記載

※「-」の前の数字:2→大正、3→昭和、4→平成、5→令和

 

・離職等年月日
退職者が被保険者であった最終日を記入。最後に働いた日を記入することが多いですが、病気や怪我などで長期にわたって欠勤していた場合は「労働者として拘束していた最後の日」を記入します。

<記入例>

令和4年10月20日の場合:「5-041020」と記載

※「-」の前の数字:2→大正、3→昭和、4→平成、5→令和

 

・喪失原因
退職者が資格を喪失する理由を次の3つから選びます。

1.離職以外の理由

※死亡、在籍出向先で被保険者になる、出向元へ復帰するなど

2.3以外の離職

※自己都合の退職、定年退職、役員就任、契約期間満了など(3に該当しないケース)

3.事業主の都合による離職

※会社都合による解雇、希望退職の募集など

・離職票交付希望
退職者が離職票の交付を希望する場合は「1 有」を、退職者が離職票の交付を希望しない場合は「2 無」を選びます。

 

・1週間の所定労働時間
離職等年月日における1週間の所定労働時間を記入します。

 

・補充採用予定の有無
退職に伴って従業員を採用する見込があれば「1 有」を選びます。見込が無ければ空白にしておきます。

 

・個人番号
退職者の個人番号(マイナンバー)を記入。記入する際は、番号確認と身元確認の本人確認を行なってください。


なお、不明点などはハローワークに連絡すれば、回答してもらえます。

離職証明書の書き方

続いては、「離職証明書」の書き方を見ていきましょう。

下記が記入例です(左側のページと右側のページをわけて掲載しています)。各項目ごとに書き方のポイントが書かれているため、参考になるでしょう。もちろん、不明点があればハローワークに連絡すれば教えてくれます。

離職証明書(左側)_記入例

出典:厚生労働省 離職証明書記載例

離職証明書(右側)_記入例

出典:厚生労働省 雇用保険離職証明書(用紙右側部分)の記入例

会社都合の離職証明書の書き方

「会社都合の場合は、離職証明書をどのように書けばいいのか?」と思われているかもしれませんが、書き方はほぼ同じ。離職証明書の右側ページにある「離職理由」で、「4.事業主からの働きかけによるもの」の中から該当するものを選べばOKです。

離職票は再発行できる?

退職者に離職票を郵送したものの、退職者が離職票をなくしてしまうという場合もあるでしょう。でもご安心ください。再発行は可能です。退職者は離職票をなくしてしまっても再発行を会社に依頼できます。発行依頼をうけたら会社は再度、離職票を手配する必要があります。少し面倒ですが、退職者の失業保険の受給に関係するところなので急いで対応する必要があります。

離職証明書の保管期間は4年

ハローワークから離職票とともに送られてきた離職証明書(事業主控)は、4年間保管しておく必要があります。なお、4年間の中で、退職者から離職票の再発行を依頼された場合は、再発行が可能です。

離職票でよくあるトラブルは?

離職票をめぐるトラブルで起こりがちなものは、ハローワークへの離職証明書および雇用保険被保険者資格喪失届の提出が遅れてしまうケースです。 

 

離職票は、退職者が失業給付をもらう際に必要になる重要な書類です。企業がハローワークへ「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出する必要があるのですが、遅れてしまうと離職票が交付されるのも遅くなってしまい、最終的には退職者の失業給付の受給開始時期が遅れてしまいます。

 

退職者の転職先が決まっていない場合は、失業保険は必要不可欠な収入源。もし給付が遅れれば、生活に支障をきたす恐れがあります。そのような事態を招かないためにも、退職日の翌々日から10日以内に「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出できるように、スピーディーに対応することを心がけてください。

離職票の書き方

続いては、実際の離職票を見ながら、離職票に記載されている事項などを確認していきましょう。ここは企業向けの内容というよりも、退職者向けの内容になりますが、全体の流れを理解するために説明します。退職者に書き方の説明を求められた際などにお役立てください。

退職者は失業手当の受給を申請するために、企業から離職票が届いたら必要事項を書き、ハローワークに提出します。離職票は「離職票-1」と「離職票-2」の2種類あります。それぞれの書き方を見ていきましょう。

「離職票-1」の書き方

「離職票-1」には、会社側が記入する箇所はありません。離職票を受け取った退職者が、失業給付の振込先情報を記入します。赤枠で囲った「個人番号」は、退職者がハローワークに行き、窓口で本人が記載します。また、求職者給付等払渡希望金融機関指定届には、失業手当を振り込む銀行口座を記入します。

 

離職票①

出典:ハローワーク インターネットサービス 雇用保険の具体的な手続き

 

「離職票-2」の書き方

「離職票-2」の左側半分のページにある項目は、離職証明書に記載された情報が反映されています。

 

離職票②


出典:ハローワーク インターネットサービス 雇用保険の具体的な手続き

 

右側半分のページでは離職理由を選びます。該当する離職理由に〇印をつけます。内容に問題がなければ、署名・捺印し、提出。不明点などがあれば、ハローワークの窓口に相談しながら進めれば問題ありません。

まとめ

会社を運営していく上では、退職者は必ずと言って良いほど出るもの。そのため、離職票発行手続きは、人事業務では必ずおさえておきたい内容です。しかも失業手当に関わる部分なので、トラブルに発展しやすい部分ですので、しっかり理解を深めていきましょう。

 

この記事を読んで、離職票は必ず発行しなければならないものではないことや、離職証明書との違い、手続きの流れなどを知ったことで、これからはスムーズに対応できるのではないでしょうか。また、スムーズに対応できることで、今まで一緒に仕事をしてくれた退職者と最後まで信頼関係を保てることにもつながります。エンゲージ採用ガイドでは、離職票以外にも、人事や採用、労務などに関するたくさんの記事を紹介しています。ぜひご覧いただけると幸いです。

 

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