従来のワークスタイルを変える「テレワーク」を徹底解説!

コロナウイルス感染症の流行を機に叫ばれている、「新しい生活様式」。ソーシャルディスタンスや満員電車の回避など、今まさに私たちの生活は、従来のスタイルから大きく変化しようとしています。

 

そうした中、企業においても働き方の変革をこれまで以上に求められています。中でも、通勤などの移動をなくし、オフィスの密な接触を避ける「テレワーク」は、政府が推奨する新しいワークスタイルとして、導入を推進されています。

 

そこで、この記事では「テレワーク」にフォーカスを当てて、詳しく解説。「テレワークを導入するメリットって?」「押さえておくべきポイントや注意点は?」などについて知りたいとお考えの皆様にとって、この記事が参考になりましたら幸いです。

 

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テレワークとは?

テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用した場所や時間にとらわれないフレキシブルな働き方のことを指します。

 

「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、パソコンやインターネット、ビデオ通話などといった各種ICTツールを活用することで、オフィス以外の場所で業務を行なうことを可能にします。ワークライフバランスの実現や多様化する働き方への対応に加えて、近年は新型コロナウイルス感染症の拡大に伴う働き方改革の一環として、改めて注目されています。

政府も推奨する「次世代の働き方」

テレワークの導入については、政府も働き方改革の一環として推奨しており、「2020年までにテレワーク導入企業を2012年度比で3倍にする」、「週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上とする」という目標を設定。総務省、厚生労働省、経済産業省など、政府主導で取り組みが進められています。近年は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、民間企業を中心に急速に導入が拡大しつつあります。 

テレワークの種類について

一口にテレワークと言っても、様々なかたち・スタイルがあります。ここでは、4つの働き方をピックアップしてご紹介します。

自宅をオフィスとして働く「在宅勤務」

テレワークの中で最も一般的なのが、自宅を就業場所として業務を行なう「在宅勤務」でしょう。一度は耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。

 

主にパソコンや電話を使って業務を行ない、やり取りが必要な場合はチャットツールやWeb会議ツール、専用の自社システムなどを活用して対応します。すべての業務を在宅勤務で行なうこともあれば、週に数日だけ、あるいは特定の業務を行なう場合のみテレワークを実施するなど、スタイルは企業によって異なります。

すきま時間にさくっと「モバイルワーク」

移動中や外出時に立ち寄ったカフェなどで、パソコンやスマートフォン、タブレットを使って簡易的に業務を行なうのが「モバイルワーク」です。外出が多い営業職などの職種でよく利用されており、例えばお客様先を訪問した後に、自席に戻らずとも出先でさっと作業ができるため、利便性の高いテレワークと言えるでしょう。

特定の施設をオフィスに「施設利用型勤務」

サテライトオフィスやコワーキングスペースなど、職場・自宅以外の施設を利用し、就業場所とするのが「施設利用型勤務」。社外で業務ができるという点ではモバイルワークに近いですが、より長時間の作業になる場合はこちらに該当します。

 

サテライトオフィスは、自社で用意したテレワーク用のオフィスのことで、支社・支店などをサテライトオフィスとして活用することもあります。また、コワーキングスペースは主にフリーランスの方や自宅に就業環境を設けることが難しい方などが利用しており、働き方の多様化とともに近年需要が増えています。

働きながら休暇も楽しめる「ワーケーション」

働きながら休暇も楽しむ、という新しい価値観で近年注目を集めているのが、観光地やリゾート地などで仕事をする「ワーケーション」です。ビジネスの前後に出張先などで業務をこなす働き方がこれに該当し、地域によっては、ワーケーションを目的にビジネスパーソンを招致していたり、ホテルなどがワーケーションプランを打ち出したりと、サービスも多様化しつつあります。

テレワークの導入状況

働き方改革や社会情勢の変化によって、大きな注目を集めているテレワーク。ここでは、国内の企業における導入状況について解説します。

海外と比べた日本のテレワーク導入率

「Survey on workplace flexibility 2015」によると、アメリカでは2015年の時点で85%の企業がテレワークを導入しています。一方、「総務省「平成30(2018)年通信利用動向調査(従業員数100人以上の企業)」によると、2018年の調査段階で19.1%と、まだまだ導入が進んでいないと言わざるを得ない状況です。

 参考:厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト

日本の実施率も上がっている

しかしながら、新型コロナウイルスに感染症の流行により緊急事態宣言が発令されたことから、テレワークの導入が国内でも加速。先述の19.1%から大きく数字を伸ばして34.5%まで拡大するなど、今では一般的な働き方の一つになりつつあります。

 

導入率だけでなく、実施率も緊急事態宣言発令前後で変化。2020年3月時点で26.0%だったのに対し、2020年5~6月では67.3%と、短い期間で多くの企業がテレワークを実践しています。なお、テレワークの実施率については従業員規模によっても異なり、会社規模が大きくなるほど実施率も高くなる傾向にあります。

参考:厚生労働省 テレワークを巡る現状について

企業がテレワークを導入するメリット

柔軟な働き方を可能にし、働き方改革にも繋がるテレワーク。企業が導入する上で、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?ここでは、4つのメリットをピックアップして、それぞれについて解説していきます。

従業員の生産性・業務効率が向上する

ノートパソコンやタブレット、モバイル端末などを活用することで、移動中でも手軽に作業でき、すきま時間も有効に活用できるため、従業員の生産性向上や業務効率化が見込めます。

 

オフィスで業務を行なう場合、急な頼まれごとや取引先からの電話、緊急会議の実施などにより、仕事が中断することもしばしば。しかし、テレワークなら作業に集中できる環境を自分で構築できるため、作業が中断されることはほとんどありません。また、自宅をオフィスとして働く在宅勤務のスタイルであれば、通勤に時間を取られることもないので、従業員が満員電車などのストレスからも開放され、より健康な状態を維持できるというメリットもあります。

オフィス賃料や、交通費などのコストが削減できる

出社せずとも業務を進めることができるテレワーク。企業としては、社員に支払う通勤定期代などの交通費が削減できるというメリットがあります。また、社員一人ひとりのデスクを用意しなくても済むため、ワークスペースの削減・縮小を図ることも可能。在宅勤務であれば、オフィスそのものが必要なくなるので、大幅なコストダウンが見込めます。

 

その他、業務に必要な紙の資料や書類なども全て電子ファイルにし、社外からでもアクセスできるようにすれば、書類のペーパーレス化、保管スペースや印刷コストも削減まで同時に実現できるでしょう。

定着率が上がり、優秀な人材を雇用し続けることができる

在宅勤務などで通勤の手間が省けたり、自宅での作業が可能になったりすることで、従業員は育児・介護と仕事の両立が可能になります。

 

育児や介護を理由に退職せざるを得ない社員の継続雇用ができるため、企業は優秀な人材・貴重な労働力を失わずに済みます。また、計画的に仕事することでゆとりある働き方ができるようになり、プライベートの充実や家族と過ごす時間の確保も容易に。ワークライフバランスも実現できます。その結果、従業員の定着率が上がったり従業員満足に繋がったりなど、好転的な影響が起こることも期待できるかもしれません。 

事業継続のリスクヘッジになる

事業継続のリスクヘッジという面でも、テレワークは有効です。例えば、自然災害の発生時や感染症の流行などが起きた際、業務が完全に停止してしまうのを防ぎ、影響を最小に抑えることができます。また、万が一交通機関が止まってしまっても、在宅勤務なら影響を受けることもありませんし、多くの社員が1箇所に密集してしまうような状況も回避できます。

 

メーリングリストやグループチャットなど、情報の共有ができるICT環境を構築しておけば、非常時における社員同士の迅速な情報確認・状況共有も可能。本格導入とはいかないまでも、いざという時にスムーズに環境を移行できるよう、備えとしてテレワーク環境を整えておくと安心です。 

テレワーク導入における課題

企業がテレワークを導入するにあたり、多くのメリットがある一方で課題も存在します。ここでは、4つの課題についてそれぞれ解説していきます。

従業員同士のコミュニケーションが図りにくくなる

テレワークを導入した場合、従業員がオフィスで一堂に会することがなくなるため、社員同士のコミュニケーションが減ってしまうという懸念があります。仕事の話から話題が広がってコミュニケーションが深まったり、ちょっとした世間話や雑談を通じて距離を近くする機会などもほとんどなくなるでしょう。

 

コミュニケーションが少なくなると、意思の疎通や情報共有がスムーズにできなくなり、業務効率が落ちてしまうなどの問題が生じかねません。すべての出勤日を在宅勤務にするのではなく、最低限の出勤日を設けるなどの対策をすることが大事です。

長時間労働になりやすい

オフィスで仕事をするのと異なり、在宅勤務は従業員自らが始業・就業の時間や休憩のタイミングなどを決めることができます。また、生活空間で業務を行なう場合は、仕事とプライベートの境界線も曖昧になりがち。そのため、長時間労働に繋がる恐れがあります。

 

こうした事態を引き起こさないためにも、就業時間のルールを策定したり、タスクごとの進捗報告を義務付けたりなど、在宅勤務による長時間労働にならない工夫をする必要があるでしょう。

セキュリティー面でのリスクが高まる

テレワークでは、スマートフォンやタブレットなどの端末を外部に持ち出して作業するため、オフィスでの作業と比べて格段に情報漏洩のリスクが高まります。万が一端末を紛失してしまったり、作業中の画面を外部の人間に見られてしまったりなど、社内では起き得ない危険が伴うので、情報の取り扱いはもちろん、作業環境についても細心の注意を払わなければなりません。

書類への押印対応

緊急事態宣言の発令中、承認印を押す・押してもらうためだけに出社しなければならない人がいる、といったニュースが話題になりました。実際、「押印文化が根付いているためテレワークに移行しづらい」と感じている企業があるのも事実です。

 

せっかく導入したテレワーク。さらなる効率化のためにも、そもそも押印が実際の判子である必要があるのか、ハンコである必要があるのか、電子決済などに切り替えられないかなども含めて一度検討する必要があるかもしれません。

テレワークでは評価方法が成果主義へと変わっていく

これまで従業員は、オフィスで就労していたため自らの働きぶりを上司などに分かりやすくアピールすることができました。かつては、夜遅くまで残業したりデスクに書類を山積みにしていれば、頑張っているとみなされ評価されるといったこともあったかもしれません。

 

しかし、テレワークでは働いている姿を見せることができませんし、上司もまた評価判断が難しくなります。そのため、これからのテレワーク時代においては、従来の評価方法に変化が起きると予測されます。実際、新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにテレワークの導入が進んだことで、今まで以上に実力主義、成果主義を重視する企業が増加。業績の落ち込みによるリストラの加速も、成果主義によるところが大きいでしょう。

テレワークを導入するうえで欠かせない5つのツール

リモートワークを導入するにあたって、成功と失敗を分けるのが活用する「ツール」です。特に必要とされているツールは下記の5つです。

(1)リモートアクセスツール

オフィスのパソコン内にあるデータやソフトウェアに外部からアクセスできるツール。リモートデスクトップ、クラウドアプリ、VPNなど、様々な方式があります。

 

(2)コミュニケーションツール

遠隔で相互コミュニケーションを図ることができるツール。Web会議システム、Eメール、ビジネスチャットなどがあります。

 

(3)労務管理システム

インターネットを通じて遠隔で働く従業員の労務管理を行なうシステムです。年末調整やWeb給与明細など包括的に利用できるものもあれば、必要な機能ごとに購入できるタイプのシステムもあります。

 

(4)ペーパーレス化ツール

紙ベースの書類・文書を電子化するツールです。インターネットを介して書類を閲覧できるようにすることで、リモートワークの充実と効率化を図ります。

 

(5)安全なモバイルテレワークツール

オフィス以外で作業するにあたり、端末の紛失や情報漏えいといったリスクを最小限に抑えるツールです。セキュアブラウザやセキュアコンテナなどがあります。

参考:厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト

テレワークの導入フロー

テレワークの導入にあたっては、主に下記のようなプロセスを通ります。

(1)導入目的の明確化、経営判断

テレワークを導入することでどのようなメリットを得たいか明確にする。

 

(2)推進体制の構築

導入を推進するためのプロジェクトチームなどを結成し、体制を整える。

 

(3)現状把握(業務分析)

プロジェクトチームが中心となり、テレワーク可能な業務の洗い出しや導入までにかかる時間などを検討する。

 

(4)導入推進

導入するシステムが決定したら、まずは所定の部署などにおいて導入を図る。

 

(5)テスト導入

一定のテスト期間を設けて、実践さながらにテレワークで就業し、課題の抽出と解決に努める。

 

(6)本格導入

問題なく利用できることが確認できたら、導入部署などを拡大して本格的に導入。

様々なプロセスを経てようやく実現できるテレワーク。導入にあたっては、周到な事前準備を心がけましょう。

テレワークの導入に欠かせない3つのポイント

テレワークを導入には周到な事前準備が必要とお伝えしましたが、実際にどのような準備をしておけばよいのでしょうか。ここでは、テレワークの導入に欠かせない4つのポイントについてそれぞれ解説します。

1.万全なセキュリティー対策

先にも述べたように、テレワークは在宅勤務などオフィス外での作業がメインになります。そのため、パソコンのウイルス感染や不正アクセスなどに対するセキュリティー対策は欠かせません。

 

また、外部の人間にパソコン画面を盗み見られたり、モバイル端末を紛失したりといったリスクがあることも十分に認識する必要があります。ウイルスソフトの活用はもちろん、セキュリティーに対する従業員一人ひとりの意識の醸成も大切です。

2.対象範囲・ルールの明確化

対面での接客や訪問営業など、職種によってはテレワークが向かない・難しいものもあり、従業員の中でもテレワークの対象・非対象が出てくる場合があります。同様に、育児・介護に従事しているか、していないかでも分かれてくるでしょう。

 

本格的にテレワークを導入した後で揉めないためにも、対象となる職種・業務の範囲や、実施期間など、明確なルールを予め用意した上で導入を進めていきましょう。

3.正確な労務管理

遠隔でも正確な勤務時間や労働状況を把握するためには、労務専用のICTシステムを活用することをオススメします。パソコンの作業履歴を見るログ管理システムや業務報告をネット上で行える勤怠管理システムなどがあり、これらを使うことで長時間労働を防ぎ、正しい成果・実績に繋げることが可能になります。 

採用活動でも重視されるテレワーク

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近年は、求職者が転職する際の条件としてテレワークを導入しているかどうかを重視する傾向があります。導入には様々な課題はあるものの、従来の働き方を大きく変えるとともに、確かなメリットがあるのも明らか。何より従業員の働きやすさに直結する取り組みのため、新卒中途問わず、ここに注目する人が多いというのも頷けます。

 

そういう意味では、社会情勢等に応じて一時的にテレワークを実施するのではなく、恒常的にテレワークができないかを考える必要があるでしょう。現に、国内でも大手を中心にテレワークをニューノーマルとする企業が増加中。制度として導入することで先進性をアピールし、効果的な採用に繋げています。

 

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まとめ

ここまで、テレワークについて解説してきましたが、いかがだったでしょうか。働き方改革はもちろんのこと、有事の際の事業継続という観点でも、テレワークの導入は企業にとって検討するに値する取り組みと言えます。

 

職種や業務内容、あるいは社員を取り巻く環境などによっても、テレワークのかたちは様々。自社にとって最適なかたちを模索しながら、まずは事前準備からはじめてみましょう。

 

筆者は実際に1年間テレワークを経験しましたが、仕事に必要なツールさえそろえることができればオフィス以上に仕事に集中できる環境を整えられると感じました。オフィスに行くときのような身支度が必要なく、満員電車に乗らずに働くことができるのもかなりのストレス軽減になったように思います。

 

確かに生活空間で仕事をするので私生活との線引きが曖昧になってしまいがちですが、筆者の会社では就業時間のルールが定められていたので、決められた時間内で集中して仕事に取り組むことができました。テレワークを導入するポイントを押さえれば、生産性や業務効率を上げることのできる有効なワークスタイルだと感じました。

 

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