面接評価シートを効果的に使うには?作成方法や具体例を解説!

人材の流動化が進んでいる昨今、社員の定着や育成を図るためには、そもそも採用におけるマッチングが重要といえます。しかし採用面接は属人的な部分がどうしても大きく、何をもってして的確な判断とするのかは非常に難しいものです。

 

そこで今回は、組織としての意識を統一すべく、全社的な評価の基準となる「面接評価シート」についてご紹介。本記事では、この面接評価シートを企業としてどのように活用していくのがベストなのか、詳しく紐解いていきます。

 

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面接評価シートとは?

面接評価シートとは、採用活動において、企業側が面接の選考時に使用するツール。一般的には面接の評価基準となる項目をリストアップし、採点するような形で使われるケースがほとんどです。事前にきちんと「何をどのように評価するのか」明らかにしておくことで、面接による選考結果を的確にし、より適した人材とのマッチング図るものとして活用されています。

面接評価シートの評価項目例

それでは実際に面接評価シートを作成するにあたって、設定すべき評価項目にはどのようなものがあるのでしょうか。まずは面接評価シートにおける、評価基準の具体例について見ていきましょう。

第一印象

たとえばクライアントと直接関わるような職種の場合、第一印象は外せないポイントです。そこでチェックしておきたい項目として、次のような事例が挙げられます。

  • 服装や髪型などに乱れはないか
  • 話をしている時や聞いている時の態度はどうか(目線、表情など)
  • 言葉遣いやマナーに問題はないか
  • きちんと相手を不快にさせない声量やトーンにできているか
  • 自社を志望している熱意や仕事に対する意欲が見られるか 他

第一印象は特に面接官の主観に左右されるため、より具体的に設定しておくことが求められるでしょう。

知識

特に専門性の高い人材を求めている場合には、しっかりと検討しておきたい評価項目の1つです。担当の業務に応じて、次のように設定していくと良いでしょう。

  • 最近注目されているニュースに対する認識の深さ
  • どんな分野の話題に対しても適切な受け答えができているか
  • 自社の業種における最新情報は追っているか
  • 今までの経験と担当してほしい業務のレベルは合っているか
  • 任せたい仕事に必要な資格や知識は持っているか

応募者のスキルを図るには非常に有効であり、即戦力を採用したい場合には重要視しておきたいポイントです。

行動特性

採用面接では、今までの経験の中で培われてきた能力や志向なども、重要視されやすいポイントです。新卒でも中途でも、行動特性は設定しておいたほうが良い項目でしょう。なお具体的には、以下のような事例があります。

  • 伝えるべき情報を整理して発信できているか(コミュニケーション能力)
  • エピソードや自己アピールに矛盾が生じていないか(論理的思考力)
  • 自身のアイデアから行動に移した実績はあるか(積極性、実行力)
  • 1つのチームをまとめて目標達成に向けて動いた経験はあるか(リーダー性)

たとえば新卒であれば学生時代のエピソード、中途であれば今までの仕事内容などを聞きながら評価したい部分です。

人間性

きちんと自社に定着してくれそうな人材であるか見極めるためにも、設定しておいたほうがベターな項目です。また個人の主観に左右されやすく判断が難しい部分でもあるため、認識のすり合わせが非常に重要ともいえるでしょう。ちなみに具体例としては、以下のようなものがあります。

  • 組織のチームワークを円滑にするための取り組みができるか
  • 不満や課題を乗り越えるための工夫ができるか
  • 自身の責務を理解して全うしようとする意志はあるか

抽象的になりがちではありますが、社内の雰囲気や組織としての理念に応じて必要な項目を設定することで、ミスマッチの防止につながるでしょう。

面接評価シートを作る目的

では大前提として面接評価シートを用意しておくことでどのようなメリットがあるのか、具体的な目的についても解説していきます。

客観的判断によるマッチング

まず自社に最適な人材を採用するには、明確な基準を設けておく必要があります。各企業にはそれぞれの社風や理念が必ず存在しているため、そもそもその方向性に合った人材でなければ定着は見込めません。そうした中で面接官の主観に委ねた選考をしていては、組織としての認識とブレが生じてしまう可能性が高く、まとまりのない採用になってしまうケースも考えられるでしょう。

 

そこで社内の方針に沿った採用基準を設定し、面接における評価の方法を統一することで、属人的な判断を避けることが可能になります。さらに面接評価シートの作成をすることで、より自社に適した人物像を分析することにもつながり、マッチング率の向上が見込めるのです。

 

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より公平かつ円滑な採用選考

先ほども出てきたように、採用の基準がないと、選考における評価は面接官独自の判断に任せることになります。そうなると「話している雰囲気が良かった」「なんとなく好ましい印象だった」というように、主観的な感想に左右されやすくなってしまう可能性が高いでしょう。

 

各自の裁量に頼っていると、どうしても各自の価値観や受け止め方の違いにより、評価も変わってきてしまいます。仮に一次面接は現場の責任者・二次面接は幹部…というように担当者を変更する場合など、その段階ごとで重視した要素が異なり、的確な採用につながらない場合もあるでしょう。特に複数名が面接に関わるケースでは、評価の基準が明確でないと、面接官ごとの考え方の差によって採用すべき人材を取り逃してしまうことも考えられます。

 

またたとえば面接に慣れていない社員が選考に参加する際にも、面接評価シートによって評価の方向性を定めておくことは有効的です。面接においてどこを見るべきか決まっていれば、よりスムーズに選考が進められるようになります。

応募者のデータの可視化

面接評価シートによって選考の結果を記録しておけば、履歴書や職務経歴書からは判断できない素質や能力をデータとして残しやすくなります。あいまいな記憶ではなく情報としてまとめることで、社内でも広く共有できるようになるのです。たとえば面接に参加しなかったメンバーなどの意見も取り入れやすくなり、より精度の高い選考につながる効果が見込めるでしょう。

 

また面接シートを使った評価のデータを社内に蓄積することで、どのような人材を採用したら成功につながったのか、今後に向けた分析にも活用することが可能です。面接シートを取り入れることは、参考資料としても役立てられるメリットがあります。

面接評価シートの作成に必要なステップ

それでは次からは、面接評価シートを作るにあたっての詳しい手順についてもご紹介していきます。

評価項目のピックアップ

第一段階として押さえておきたいのが、選考において何を見るべきかという評価項目です。採用に値する能力や価値観を持っているのか見極めるために、どのような領域を評価するのか具体的に決めていきます。

 

まずは面接だけに限定せずに、たとえば書類選考や筆記テストなども含めて、採用全体の方向性を決定。ある程度ピックアップできたら、選考におけるどのステップでそれぞれを判断するのか仕分けていきましょう。そして大まかに面接の判断基準を固めます。

採用したい人物像の設定

組織として応募者のどの部分を見るべきか決まったら、次は実際に採用したい人物像を明確にするステップに入ると良いでしょう。ちなみに設定方法の例としては、自社の現状や展望に沿った計画型と、今までに成功している人材データにフォーカスした分析型などが考えられます。たとえば育成を前提としたポテンシャル採用なら計画型、即戦力を求めるなら分析型というように、状況や目的に応じて使い分けましょう。

 

なおこの段階では決定した評価項目に対し、面接における応対の様子から「何を読み取るべきか」を具体的にします。仮に評価項目として「コミュニケーション能力」を設けたのであれば、「言葉の意図を正確に理解しようとしているか」など。応募者の能力を表すと考えられる行動例を検討し、詳しい判断の方法を詰めていくステップともいえます。

評価基準の数値化

面接評価シートにおける評価の道筋が決まったら、次はその結果を数値化することで、より的確な判断ができるようになります。

 

たとえば「○○ができているか」という評価基準に対し、「できていない1点・どちらともいえない2点・できている3点」というように点数付けをすることが挙げられます。最終的に各項目で集計して採点することで、各応募者の得意・不得意も明確にできるでしょう。また数値化することで「点数が高いほど採用に近い」という分かりやすい指標にもなります。

選考における面接評価シートの取り入れ方

それでは面接評価シートが完成したら、今度は実際にどのように活用していくべきなのか、以下から詳しく解説します。

評価項目に沿った質問事項を用意する

面接評価シートはあくまで実際に選考を行なう場合の評価基準なので、面接を進める際には、各項目に沿った質問内容を準備しておく必要があります。

 

先ほどの例を使うとすれば、コミュニケーション能力の項目で「言葉の意図を正確に理解しようとしているか」を判断したい場合。たとえばあえて抽象的であったり意味の分かりにくかったりする質問を作っておけば、「それは○○ということですか?」というような、応募者の受け答え次第で評価ができます。さらに面接シートによって「何を確認したいのか」が決まっていれば、応募者に問いかけるべき内容も柔軟に判断でき、状況に応じて追加質問もしやすくなるでしょう。

面接中はあくまでメモとして使う

面接評価シートを活用する上で注意したいのが、選考の最中に頼りすぎてしまうこと。面接評価シートはあくまで評価基準であり、面接を進める上でのシナリオではありません。選考そのものは応募者の様子を見ながら柔軟に進めていかないと、本来の素質や能力を見逃してしまう可能性があるでしょう。

 

また面接は採用する側だけでなく、応募者側にとっても自分に適している企業であるか判断する場でもあります。そこであまりに評価基準だけに偏ったコミュニケーションばかりでは、あまり良くない印象を与えてしまうことも考えられるでしょう。面接では、応募者が話しやすい雰囲気を作ったり働く上での不安を払拭したりも重要なので、面接評価シートにとらわれすぎないよう気をつけておくのがベストです。

面接官同士の認識を合わせる

面接評価シートによって評価の基準ができていたとしても、その判断の方法も合わせておかないと意味がありません。仮に点数付けで評価を行なうとすれば、それぞれの項目で「○○なら3点以上」など。どうしても面接官ごとに捉え方の差は出てきてしまいますが、できるだけ「どう評価するのか」という認識も互いに近づけておいたほうが、より的確な判断につながります。

 

また実際の選考は限られた時間で進めなければならないので、面接評価シートを準備しておいたとしても、時には評価しきれない部分が出てくるケースも考えられるでしょう。そうした中でもできる限り的確な判断ができるようにするためには、評価基準の優先順位を決めておいたほうが得策です。また複数回にわたって面接を行なう場合もあるため、各段階でズレを生じさせないためにも、どの分野を重視するのか事前に方向性を統一するのがベストでしょう。

面接評価シートの効果的な活用方法

面接評価シートを導入すること自体にもメリットはありますが、活用の仕方によってはさらなる効果も見込めます。具体的には、次のような使い方が望ましいでしょう。

評価の根拠を記録する

面接評価シートの各項目にて、たとえばその評価につながった根拠まで記録しておけば、採用に向けた判断がしやすくなります。「○○の発言からこんな能力が読み取れた」というようなメモを残すようにすることで、なんとなくの主観的な評価も防げるでしょう。

 

さらに上記のような詳しい情報を示した面接評価シートが蓄積されていけば、採用の成功例・失敗例などの分析もしやすくなります。今後に活かせるデータにもなり得るため、ただ面接評価シートによって定量化するだけでなく、簡単にでも応対の様子をレポートしておくと良いでしょう。

定期的にブラッシュアップする

今までにも出てきているように、面接評価シートのデータを残していくことで、人材採用の改善に向けた工夫ができます。その取り組みの1つとして行なっておくべきなのが、面接評価シート自体のブラッシュアップ。1度作成したらそのまま使い回すのではなく、適宜項目の追加や削除をしていくことで、より精度の高い評価基準を作っていくことに直結します。面接評価シートそのものを更新していくことで、選考の質も上がっていき、結果的にはより良い人材活用にもつながっていく効果が見込めるでしょう。

面接で応募者を見極めるための質問とは?

明確な評価の基準を持っておくことも大切ですが、面接では基本的に「なぜ?」を繰り返すことも重要です。「なぜ?」によって応募者を深掘りしていくことで、表面的な応答ではなく、本当に考えていることが見えてきます。もちろん応募者もある程度は面接の内容を想定して臨んでいるケースが多く、単発的な質問だけでは、用意してきた答えしか引き出せない可能性があります。思慮の深さを見るためにも、すぐに納得するのではなく、少し意地悪かもしれませんが「なぜ?」と追求することも大事です。

 

また今までに苦労してきた経験など、どのように困難を乗り越えてきたのか問うのも有効的です。何かしらの壁にぶつかった時に、どんな行動を心がけているのか分かれば、入社後にも課題解決ができる人材であるか判断できるでしょう。なおこの際に、抽象的な回答である場合には注意が必要。具体的な策が練れるか否かを見極めるようにします。

面接評価シートを作成したら、採用支援ツール「engage(エンゲージ)」を活用してみよう

面接評価シートの準備ができたら、実際の選考に取り入れてみましょう。そして採用活動を進めるにあたっては、応募者とのやり取りや管理などの機能が使える、採用支援ツールを活用するのがおすすめです。

 

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まとめ

採用面接は基本的に人間の判断力のみに左右されるもので、はっきりとした正解があるわけではありません。だからこそ組織の中で明確な基準を決めていかないと、より適した人材を確保するのが難しくなってしまいます。特に複数名が関わる場合には一貫性のある評価をしていかないと、本来採用すべき人材を逃してしまう可能性もあるでしょう。

 

納得度の高いマッチングを図るために、面接評価シートは不可欠です。また採用の質を向上させていくためのデータ収集にも活用できます。今以上に人材採用の精度を高めるためにも、面接評価シートの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

 

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