人事部とは?その必要性と役割、最新のトレンドを紹介

 


「人事部」と聞くと、どのような業務内容、役割のイメージを持たれるでしょうか?業界業種を問わずに、様々な企業で設けられていることが多い人事部。しかし、人事部が担当する業務領域は様々で、また企業毎に異なります。

 

今回の記事では、人事部の業務内容や、そもそも必要な理由、最新のトレンドから見た今後求められていく役割などを見ていきます。

 

すでに人事部がある、もしくは、今後人事部を設けることを考えられている中小企業の経営者の方、人事担当者の方にとって、自社に最適な人事体制を構築する一助にしていただけますと幸いです。

 

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人事部とは

人事部とは、「ヒト・モノ・カネ・情報」の経営資源の内、”ヒト”について最終的な役割を担う部署です。たとえば、採用や教育・評価など、企業活動を行ううえで避けて通ることができない「ヒト」にまつわる様々な業務の決定、実行などを担当します。

 

人事部というと、いわゆるバックオフィスのような、管理業務を中心に行うイメージをされるかもしれません。もちろんその面もありますが、人事こそ経営的な視点、考え方が必要な部署になります。


なぜなら、人事戦略は、「ヒト」資源の活用であり、必然的に経営戦略と密に連動するためです。そのため、人事戦略を司る人事部は、経営上でも非常に重要な役目を果たします。 

なぜ人事部が必要なのか?

業界業種を問わずに、ほとんどの企業で設けられることが多い人事部。そもそも、なぜ企業にとって人事部が必要なのでしょうか?

人材の流動性が高くなっているから

昨今、日本の雇用制度や採用体制は激しく変化をしています。たとえば、高度経済成長期に一般的だった終身雇用は終わり、新卒一括採用も変わろうとしています。

 

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その変化の中で、今まで日本企業で主流だった一括採用後、ジョブローテーションで育てていくやり方では通用しななくなっているのです。また、テクノロジーの進化も目覚ましく、業務の高度化が進み、より専門的な知識やスキルも求められるようになってきています。

 

今後、各企業に求められることは、そのような高度な知識や技術を持つ人材の採用や、自社内での教育、また長く働いてもらえるような評価体制、つまり「ヒト」領域での制度・施策の構築や実行です。

 

人材の流動性が高くなっている市場環境において、このような「ヒト」領域を扱う人事部はより経営を左右し、影響を与えるものになっていくでしょう。

経営者だけでは実行が難しいから

「採用や教育・評価などは、経営者が行えば良いのではないか?」そのように思われるかもしれません。経営に重要な内容であるのなら尚のこと経営者自ら行うべきというのは、当然の考え方でしょう。

 

しかし、経営者は常に多岐にわたる様々な業務を抱えています。その中でも、まずは売上げや利益が出るように事業の成長に専念する必要があり、人事戦略の立案や実行は、重要ではあるものの、十分な時間を割くことが難しいのです。

 

そのため、人事戦略を専門的に考え、実行する人事部を設け、経営者のパートナーとなって、動いてもらうことが必要になります。

人事部の役割、仕事内容

次に具体的な人事部の仕事内容を見ていきましょう。

採用

採用活動は、新卒と中途で分かれます。新卒、中途、共通して、いつまでに、どのような人物を、何名採用する必要があるのか、採用計画を明確に立てることが重要です。これらは、経営陣や各部署の責任者などと協議をし、決めていきます。

 

採用計画が明確になった後、実際の採用活動を行います。たとえば、中途採用の場合、転職媒体や転職エージェントなどに依頼をして求人を出すことが多く、その発注対応も人事の仕事です。また、新卒採用では採用説明会を開催する場合もあり、その準備や運営なども発生します。

 

また、社内に対して面接の依頼や調整、フィードバックの回収なども人事部の仕事です。

 

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配置・異動

人事部では、新規社員の採用だけではなく、既存社員の異動や配置転換も行います。

 

会社の中長期的なビジョンや経営戦略達成のために、各部署と協議をしながら、最適な人員配置を行います。

 

たとえば、売上が好調な部門、成長分野と定めている部門、新設される部門などに対して、いつまでに、何名、どのような知識や技術を持っている社員の異動を行うのかを、経営陣や各部門の責任者と協議し、計画を立てていく必要があるでしょう。

育成・研修

新入社員や既存社員に対して、育成や研修を主導するのも人事部の仕事です。

 

具体的には、いつ、どのような研修を、どのような対象に向けて行うのかを考えます。
その際に、経営陣や各部門の責任者にヒアリングを行い、「企業が目指す理想状態に対して、○○という課題があり、それを解決するために、研修を行う」といったような計画を明確にすることが重要です。

 

計画が明確になった後は社内で内製するか、外部の企業に依頼するかなど、目的や予算などに応じて最適的な方法を考え、実施していきます。

 

また、近年では、研修以外でもメンター制度などの定着や育成の仕組みを導入する企業も増加中。既存の枠にとらわれず社員が定着し、活躍する仕組みを考え、実行していくことが求められています。

 

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評価

ヒト資源の活用において、採用や教育と併せて重要な項目が評価制度です。人事部では、評価制度の構築や運用を行います。具体的には経営陣と協議をし、目的や評価期間、評価項目、評価者、フローなど決めていきます。

 

評価の目的や計画が確定した後、運用フェーズとして、策定した評価制度を全社員に告知をし、実行してもらえるように伝えていくのも人事部の仕事です。

組織開発

組織開発とは、自社のカルチャーの構築や社員のエンゲージメント強化などに向けて、人事・採用を改善していくことです。

 

そもそもなぜ企業にとって組織開発が必要なのでしょうか?それは、組織開発を行い、各社員が能力を最大限に発揮していく環境を整えることによって、業績の向上につながるためです。

 

そして、各社員が能力を最大限に発揮していくためには、職場の人間関係が良好であったり、悩みや不安を抱えた際に、すぐに相談できる体制を築けているかが重要になります。

 

社内イベントを開催したり、相談体制を構築したり、場合によっては外部のエンゲージメント測定、向上ツールを導入するなどし、各社員が業務に集中できる環境をつくることも、人事部の仕事の一つです。

 

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労務・福利厚生

社員が安心して働くことができるように労務面の体制を整え、運用していきます。扱う範囲は非常に広く、社会保険の手続きや入社や退職の手続き、勤怠管理や、給与計算、支払いなどが該当します。

 

企業によっては、総務や労務など部署を分けて設けている場合もありますが、広い意味での人事業務として、把握いただけるとよいでしょう。

 

人事部の業務項目 業務例
採用 ・新卒や中途採用の計画立案、実行
・採用説明会の開催
・面接の調整
異動・配置 ・異動や配置転換が必要なポジションの把握
・異動者の決定や打診
育成・研修 ・各種研修の企画、実行
・メンター制度などの面談制度の立案、実行
評価 ・評価制度の構築、運用
・外部会社の協力や、人事評価システムの導入検討
組織開発 ・社内イベントの開催
・エンゲージメント測定や向上ツール導入の検討
労務・福利厚生 ・勤怠管理
・給与計算、支払い手続き
・入社、退社手続き

人事部社員に求められる能力・考え方

人事部の扱う業務が、多岐にわたることが理解いただけたのではないかと思います。では、このような多岐にわたる人事業務を遂行するために、どのような能力や考え方が、人事部社員に求められるのかを見ていきましょう。

多くの部署・担当者と調整を行うコミュニケーション力

人事部はいわゆるバックオフィスで、コツコツ・モクモクと業務を処理していくイメージをお持ちかもしれません。しかし、人事部社員こそ、コミュニケーション力が求められます。

 

一番イメージしやすいのは、採用業務でしょう。候補者の面接をしたり、面接前後でフォローをしたりと営業社員並みのコミュニケーション力が求められます。また、社外の人だけではなく、社内に対してもコミュニケーション力は必要になります。

 

なぜなら、人事部が行う制度や企画は、基本的に全社員を対象にすることが多く、様々な部署との調整や依頼事項などが多く発生するためです。たとえば、経営者や各部署の責任者に採用面接の出席を依頼する機会は少ないくないでしょう。

 

このように、円滑に業務を遂行するためにコミュニケーション力が求められるのです。

書類申請や調整業務などで求められる、正確な事務処理能力

人事部社員には、正確な事務処理能力も求められます。

 

人事部では、調整業務や資料作成などのデスクワークが多数発生します。また、対応する事項は、労務関連の申請や、給与手続きなど、ミスが許されない、正確性が求められることばかり。そのため、コミュニケーション力に加えて、正確な事務処理能力も求められるのです。

コンプライアンスを遵守した言動

人事部は企業情報、社員の個人情報などの機密事項を多く扱う部署になります。


たとえば、異動や退職について新規で設立される部署について、採用中ポジションへの応募者や、既存社員の居住地、経歴などの個人情報などが該当します。扱う業務のほとんどが機密事項といっても過言ではないでしょう。

 

当然ながら、これらの情報は業務上必要なために人事部は特別に閲覧が許されているものです。


社外はもちろん、社内の社員に対しても口外することは許されません。飲み会などのプライベートな場などでも決して口外しないようにコンプライアンス遵守が求められます。

経営的な視点

人事部社員には、経営的な視点も求められます。なぜなら人事部が扱う業務は、経営戦略とは切り離して考えることができないからです。

 

そもそも、採用や教育、配置・異動などの人事施策は、会社のビジョンや経営戦略があり、それを実現するために実施されます。つまり、人事部が人事戦略や、各種施策を考える際、目的である会社のビジョンや経営戦略の実現を前提にしなければならないのです。

 

そのため、人事部社員には、会社の各事業を理解し、それを人材面からどのように成長させていくのか考えることが求められます。

 

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これからの時代に、人事部に求められること

ここまで人事部社員に求められる能力や考え方を見てきました。実は上記に挙げたものは重要ではあるものの、昔から考えられている一般的な内容です。昨今の企業を取り巻く市場・社会環境を踏まえて、人事部に求められる能力や考え方は日々増えています。


次に、これからの時代に人事部に求められていることを見ていきましょう。

働き方改革の推進

働き方改革とは、働く方々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で選択できるようにすることです。たとえば、労働時間の長時間化の是正やテレワークや時短勤務などの制度の導入などが挙げられます。

 

近年、国が主導して推進をしており、企業としてもこの多様で柔軟な働き方への対応が求められている状況です。皆様が経営されている、もしくは在籍されている企業では、働き方改革は推進されていますでしょうか?

 

エン・ジャパンの調査によると、36%程度の企業が、「働き方改革に対応できていない」と回答しています。

 

働き方改革法の対応状況について

出典:人事のミカタ 働き方改革法の対応状況について

企業目線の場合、まだまだ対応が進んでいない状況だと分かりますが、一方で実際に働く社員目線で考えると、どうでしょう。

 

多くの労働者が、長時間労働が常態化されているのではなく、生産性高く、またライフステージに合わせて多様な働き方ができる会社で働きたいと考えると思います。

 

実際に、働き方改革を推進している企業とそうではない企業では、優秀な人物を採用できるかどうか、定着して、長く活躍してもらえるかどうかは変わってくるでしょう。

 

人事部は、働き方改革を主導していく立場です。経営陣を巻き込み、全社員の声を反映しながら進めていく必要があります。働き方改革の成果次第では、優秀な人材の獲得や中長期的な定着、活躍も実現でき、結果的に企業の成長に繋がるため、非常に重要な役割です。

 

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経営目線を持った「戦略人事」

戦略人事とは、経営ビジョンや戦略を人材活用面から支援をすることです。先程、「経営的な視点」が人事部に必要な能力や考え方であると挙げました。この経営的な視点を持ち、経営戦略を理解し、経営者のパートナーになり、人事業務を行うことが「戦略人事」に当たります。

 

一方で、戦略人事と聞くと、中小企業の経営者や人事担当者の方にとっては、「戦略なんて、そんな大仰な…」と思われるかもしれません。しかし、繰り返し述べている通り、そもそも人事とは、事業を拡大させるために「ヒト」資源をどのように活用するかを考える業務であり、始めから、経営戦略の一つなのです。

 

たとえば、採用業務においても、「人が足りないから採用する」という表面的な理解ではなく、その先に会社、事業を拡大させていくという目的が根底にあると考えられます。

 

人事は、その目的を達成するために業務を遂行していく必要があり、つまりは戦略性が求められるのです。

近年、人事部で活用が進むHRテックとは?

人事部の業務範囲は多岐にわたり、また人事部社員に様々な能力や考え方が求められると理解いただけたと思います。一方で、特に中小企業の場合、人事部に十分な人的リソースを割くことが難しい場合もあるでしょう。

 

その際にオススメしたいのが、HRテックの活用です。HRテックの活用によって、少ない人員でも生産性高く、人事業務を遂行することができます。

HRテックとは

HRテックとは、人事領域における様々な課題を、テクノロジーの力で解決するサービスを表します。ヒューマンリソースという意味の「HR]とテクノロジーの「テック」が組み合わされて生まれた造語です。

 

テクノロジーの進化と共に、近年注目を集めており、人事業務にHRテックを活用することは多くの企業で一般的になっています。

 

なぜ多くの企業で導入が進んでいるのか、HRテックを活用することで、どのようなメリットがあるのか、疑問に思われるかもしれません。具体的に見ていきましょう。

HRテック活用のメリット①生産性の向上

HRテックを活用することで、生産性の向上につながります。

 

人事業務は、膨大で地道な事務処理業務が多々あります。また、それらの業務は、ミスが許されない、正確性が求められるものばかりです。HRテックのサービスの活用によって、そのような膨大な事務作業の、ミスなく効率的な実施が実現できます。

 

地道な事務作業が効率化されることで経営戦略と連動した人事施策を考えたり、応募者の対応や新人社員のフォローなどの、いわゆるコア業務により時間を割けるようになるでしょう。結果的に、生産性の向上が実現できるのです。

HRテック活用のメリット②DXの推進につながる

「DX」という言葉をご存知でしょうか?「デジタルトランスフォーメーション」の略語で、経済産業省もガイドラインをまとめるなどし、近年注目を集めている取り組みです。

 

具体的には、企業が、データやデジタル技術を活用し、製品やサービス、ビジネスモデル、組織や企業文化などの変革を図ることを表します。DXを推進することで、生産性の向上や、収益の向上など様々なメリットが期待できるため、「自社にどのようにDXを取り入れられるのか」を、多くの企業が考えています。

 

このDXですが、HRテックの活用によって推進が可能です。まず、比較的簡単に人事関連のデータの蓄積ができます。このデータの蓄積は、DX推進のための第一歩目。その蓄積したデータの活用によって、より優秀な社員の採用方法、定着方法など、企業にとって、有益な発見につなげていくこともできるのです。

 

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まとめ

人事部の必要性や仕事内容、また今後求められている役割などを見ていきました。

 

繰り返しになりますが、重要なポイントは、人事戦略とは、経営戦略と密接に結びついていている点です。また、その結びつきは昨今の日本経済や市場環境を踏まえて益々強くなっています。

 

バブル崩壊以降、日本経済は縮小。それに伴って、旧来の終身雇用や年功序列の崩壊は加速化しています。このまま、何も考えずに昭和の時代の雇用制度を継続している場合、優秀な人材の採用や定着が厳しくなっていくでしょう。結果的に事業の成長が難しくなっていくことが考えられます。

 

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この流れを受けて、様々な企業が人事制度の変更や整備を進めています。たとえば、トヨタも年功序列を廃止する動きを発表したのは記憶に新しいでしょう。また今後、新卒一括採用なども変わってくると考えられます。

 

その際に、ポイントになるのが、いかに戦略性をもって経営課題を解決する人材を採用し、育て、評価していくかです。そのため、これら「ヒト」領域を担う人事部に求められる役割は、益々重要になっていくでしょう。

 

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