仕事の引き継ぎも終わり、あとは退職日を迎えるだけ。「あれ？そう言えば、以前に辞めていった人たちも退職メールを送っていたような…？」そう、会社を辞める際は挨拶が欠かせません。どんなメールを迷って良いか、迷っていませんか？お世話になった人たちに最後に送る文章だからこそ、失敗はしたくないですよね。このページでは、メールを送るタイミングや基本マナー、文章例などをご紹介しています。社内・社外・上司など、送り先によっても文面やタイミングは変わるもの。ここで紹介するテンプレートを使えば、もう迷うことはありません。ぜひ清々しい気持ちで、最後の出勤日を過ごしていただければと思います。
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退職挨拶メールの目的とは？
退職挨拶のメールを送るのは、お世話になった先輩・同僚・後輩への感謝の気持ちを表現する目的に加えて、去り際の印象をクリーンなイメージにするという目的があります。
退職後、転職先がどこであれ、縁あって一緒に仕事をすることもあるでしょう。そのときに取引先としてやり取りする可能性も考えると、最後の印象は大切です。特に、メールは文面として残ります。メールの受け手が後から見直してもおかしくないか、推敲を重ねるようにしましょう。
これだけは知っておこう。メールを送るタイミングと基本マナー
社内へのメールは、最終出勤日に。
退職が決まったら、一体いつ挨拶メールを送ればよいか迷ってしまう方も多いかもしれません。社内と社外でも違うため、しっかり使い分けるようにしましょう。
まず社内の場合は、これまでの感謝を伝える「最後の挨拶」に近いものです。そのため、退職が掲示板などで広報されてすぐ送るのではなく「最終出勤日」に送るようにしましょう。もちろん、社内での慣習がある場合は、そちらを優先するべきです。ただ、ない場合は「最終日」を選びます。そして、なるべく業務に支障がない時間に送るのもポイント。９時～１６時は、業務上で大切なやり取りが行なわれる場合も多いため、定時から１時間前～退社までの時間がベストでしょう。有給などを消化する方は、あらかじめ最終日に送っておくと良いです。
社外へのメールは、退職日の2～3週間前に。
社外に挨拶メールを送る場合は、なるべく早めが良いです。目安としては、最終出社日から２～３週間前がベストです。というのも、後任者が引き継ぎをしやすいというのが１点。そしてもう１点は、取引先に「仕事を計画的に進められる人だ」という好印象を与えられるからです。たとえ今の会社を辞めたとしても、人脈は一生続くもの。今後に悪影響を与えないようにするのが肝心です。飛ぶ鳥後を濁さずとは言いますが、一緒に仕事を進める人に安心してもらうことが大切といえます。
一斉送信は、決して失礼ではありません。
メールを送る相手は、これまでお世話になった方々です。同じ部署、社外の取引先、懇意にしてもらった上司など、挙げていくとかなり大人数になってしまうかもしれません。挨拶メールを一斉に送ってしまっても良いのか、戸惑う方も多いでしょう。ですが、一般的に一斉送信は失礼ではありません。しっかりメールの文面で感謝の言葉を書くようにすれば、受け取る側にもしっかりと伝わるものです。
一斉送信の場合は、宛先に注意しましょう。必ず送りたい相手は「bcc」に入れ、自分のアドレスを「To」に入れるのがポイントです。他人同士でアドレスを知られないように配慮する意図があります。また、お世話になった方には、個別でメールを送るようにしたいです。そのほうが、退職した後も良い関係を続けることができるでしょう。
もちろん、一番良いのは、メールではなく直接お礼を告げること。退職までに会う機会がある方に対しては、しっかり直に感謝を伝えるようにしましょう。
いざメールを送るにあたって。そのまま使える文例をご紹介！
社内への一斉送信は「シンプル」が肝心！
それでは、いちばん迷うことになる「内容」に関してです。ただ、要点さえ抑えれば、決して身構えるものではありません。以下にポイントを踏まえてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。まずは社内への挨拶メールについてです。
★ポイント１：件名は「退職の挨拶」だとわかるものにする。
メールの中には、迷惑メールや自分には関係ないものとして、読み飛ばされる場合があります。そのため、件名は趣旨がひと目で分かるものにしましょう。「退職のご挨拶（○○）」など、名前とセットにしてシンプルに書くと良いです。
★ポイント２：退職理由は、細かく書かない。
一度書き始めると、どうしても退職理由まで細かく書きたくなるかもしれません。ですが、あまり込み入った話をしないのが、ビジネスマナーです。「一身上の都合」と書くにとどめるようにしましょう。
★ポイント３：退職後の連絡先は、書いてもOK。
今後も社内での関係性を維持し、連絡をとっていきたい方もいると思います。社内の場合は、挨拶メールに「試用の連絡先」を書いてもOKです。「今後連絡をいただける場合は、下記までお願いします」と添えるようにしましょう。そして、名前と所属先のみを書いたシンプルな署名をつけるのがポイントです。
上司への挨拶メールは「感謝」をより濃く！
一斉メールの他に、個人的にお礼を言いたい相手もいるかと思います。上司に挨拶メールを送る場合、基本ルールは「社内向け」と同じです。ただ、愚痴や苦言にならないような内容であれば、より詳細な話を書いても良いでしょう。仕事でのエピソードや思い出話、相手から何を学んだのかを添えると、より印象深いものになるはずです。
社外への挨拶は「安心してもらう」目的で！
取引先にメールを送る際の内容も、基本的に社内とは変わりません。ですが、明確に変わるところが３点あるので、お伝えします。
★ポイント１：退社日を明記する。
取引先がメールを受け取った際、返信や電話をくださる場合もあるかもしれません。その際「連絡をしてみたら、辞めた後だった」というのは失礼にあたるものです。だからこそ、いつ退社するのか、しっかり明記するようにしましょう。
★ポイント２：後任者の紹介をする。
仕事を引き継ぐ必要がありますので、その場合は後任者の名前を絶対に書くようにしましょう。もちろん、退職前に一度直接ご挨拶するのがいちばんですが、難しい場合はメールに一文添えると良いです。
★ポイント３：退職後の連絡先は書かないようにする。
退職後の連絡先を書いて、その後のビジネスに発展してしまった場合、今いる会社に「顧客情報を利用している」と誤解を与えてしまうことがあります。どうしても書きたい場合は、上司などに相談するようにしましょう。
まとめ
いかがでしょうか。 退職の挨拶は、お世話になった方への感謝を伝える大切な方法です。最後まで好印象を与えることで、円満な退職を叶えていただければと思います。
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