仕事の引き継ぎも終わり、あとは退職日を迎えるだけ。
「あれ？そう言えば、以前に辞めていった人たちも退職メールを送っていたような…？」そう、会社を辞める際は挨拶が欠かせません。どんなメールを迷って良いか、迷っていませんか？お世話になった人たちに最後に送る文章だからこそ、失敗はしたくないですよね。
このページでは、メールを送るタイミングや基本マナー、文章例などをご紹介しています。社内・社外・上司など、送り先によっても文面やタイミングは変わるもの。ここで紹介するテンプレートを使えば、もう迷うことはありません。ぜひ清々しい気持ちで、最後の出勤日を過ごしていただければと思います。
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- そのまま使える退職挨拶メールの例文を紹介！
- 退職挨拶メールを送るタイミング
- 退職挨拶メールの基本マナー
- 送信前のチェックリスト
- 退職挨拶メールへの返信はどうすればいいの？
- 退職挨拶メールへの返信メール例文
- まとめ
そのまま使える退職挨拶メールの例文を紹介！
ここでは、皆さん悩みがちな退職挨拶メールの内容について解説します。ただ、要点さえ押さえれば、決して身構えるものではありません。以下にポイントを踏まえながら例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
社内向け一斉送信用の退職挨拶メール例文
まずは社内への挨拶メールについてです。
★ポイント１：件名は「退職の挨拶」だとわかるものにする。
メールの中には、迷惑メールや自分には関係ないものとして、読み飛ばされる場合があります。そのため、件名は趣旨がひと目で分かるものにしましょう。「退職のご挨拶（○○）」など、名前とセットにしてシンプルに書くと良いです。
★ポイント２：退職理由は、細かく書かない。
一度書き始めると、どうしても退職理由まで細かく書きたくなるかもしれません。ですが、あまり込み入った話をしないのが、ビジネスマナーです。「一身上の都合」と書くにとどめるようにしましょう。
★ポイント３：退職後の連絡先は、書いてもOK。
今後も社内での関係性を維持し、連絡をとっていきたい方もいると思います。社内の場合は、挨拶メールに「試用の連絡先」を書いてもOKです。「今後連絡をいただける場合は、下記までお願いします」と添えるようにしましょう。そして、名前と所属先のみを書いたシンプルな署名をつけるのがポイントです。
上司への退職挨拶メール例文
一斉メールの他に、個人的にお礼を言いたい相手もいるかと思います。上司に挨拶メールを送る場合、基本ルールは「社内向け」と同じです。ただ、愚痴や苦言にならないような内容であれば、より詳細な話を書いても良いでしょう。仕事でのエピソードや思い出話、相手から何を学んだのかを添えると、より印象深いものになるはずです。
社外向け退職挨拶メール例文
取引先にメールを送る際の内容も、基本的に社内とは変わりません。ですが、明確に変わるところが３点あるので、お伝えします。
★ポイント１：退社日を明記する。
取引先がメールを受け取った際、返信や電話をくださる場合もあるかもしれません。その際「連絡をしてみたら、辞めた後だった」というのは失礼にあたるものです。だからこそ、いつ退社するのか、しっかり明記するようにしましょう。
★ポイント２：後任者の紹介をする。
仕事を引き継ぐ必要がありますので、その場合は後任者の名前を絶対に書くようにしましょう。もちろん、退職前に一度直接ご挨拶するのがいちばんですが、難しい場合はメールに一文添えると良いです。
★ポイント３：退職後の連絡先は書かないようにする。
退職後の連絡先を書いて、その後のビジネスに発展してしまった場合、今いる会社に「顧客情報を利用している」と誤解を与えてしまうことがあります。どうしても書きたい場合は、上司などに相談するようにしましょう。
退職挨拶メールを送るタイミング
退職が決まったら、一体いつ挨拶メールを送ればよいか迷ってしまう方も多いかもしれません。社内と社外でも違うため、それぞれ理解し、しっかり使い分けるようにしましょう。
社内へのメールは最終勤務日に送ろう！
まず社内の場合は、これまでの感謝を伝える「最後の挨拶」に近いものです。
そのため、退職が掲示板などで広報されてすぐ送るのではなく「最終出勤日」に送るようにしましょう。もちろん、社内での慣習がある場合は、そちらを優先するべきです。ただ、ない場合は「最終日」を選びます。
そして、なるべく業務に支障がない時間に送るのもポイント。9時～16時は、業務上で大切なやり取りが行なわれる場合も多いため、定時から1時間前～退社までの時間がベストでしょう。有給などを消化する方は、あらかじめ最終日に送っておくと良いです。
社外へのメールは、退職日の2～3週間前に送ろう！
社外に挨拶メールを送る場合は、なるべく早めが良いです。目安としては、最終出社日から2～3週間前がベストです。というのも、後任者が引き継ぎをしやすいというのが1点。そしてもう1点は、取引先に「仕事を計画的に進められる人だ」という好印象を与えられるからです。
たとえ今の会社を辞めたとしても、人脈は一生続くもの。今後に悪影響を与えないようにするのが肝心です。飛ぶ鳥後を濁さずとは言いますが、一緒に仕事を進める人に安心してもらうことが大切といえます。
退職挨拶メールの基本マナー
退職する際の挨拶メールは、これまでお世話になった方々への最後のビジネスコミュニケーションです。正しいマナーを守り、感謝の気持ちを誠実に伝えることで、良い印象を残すことができます。ここでは、退職挨拶メールを送る際に押さえておきたい基本マナーを詳しく解説します。
- 一斉送信でも問題ない
- 退職理由を詳しく書く必要はない
- 感謝の気持ちは丁寧に伝える
- 退職後の連絡先は適切に扱う
1.一斉送信でも問題ない
メールを送る相手は、これまでお世話になった方々です。同じ部署、社外の取引先、懇意にしてもらった上司など、挙げていくとかなり大人数になってしまうかもしれません。挨拶メールを一斉に送ってしまっても良いのか、戸惑う方も多いでしょう。ですが、一般的に一斉送信は失礼ではありません。しっかりメールの文面で感謝の言葉を書くようにすれば、受け取る側にもしっかりと伝わるものです。
一斉送信の場合は、宛先に注意しましょう。必ず送りたい相手は「bcc」に入れ、自分のアドレスを「To」に入れるのがポイントです。他人同士でアドレスを知られないように配慮する意図があります。また、お世話になった方には、個別でメールを送るようにしたいです。そのほうが、退職した後も良い関係を続けることができるでしょう。
もちろん、一番良いのは、メールではなく直接お礼を告げること。退職までに会う機会がある方に対しては、しっかり直に感謝を伝えるようにしましょう。
2.退職理由を詳しく書く必要はない
退職挨拶メールでは、退職の理由を詳しく説明する必要はありません。受け取る側にとっては、退職の背景よりも、これまでの感謝の気持ちや今後の応援の方が重要だからです。
退職の理由はあくまで簡潔に述べ、「一身上の都合」や「新しい挑戦」など一般的な表現を使うのが適切です。詳細な説明は避け、前向きな印象を与えるように心がけましょう。
【避けるべき内容】
- ネガティブな理由（例: 人間関係、給与の不満）
- 個人的すぎる事情（例: 家族の問題、健康上の理由）
【例文】
- 「この度、一身上の都合により退職することとなりました。」
- 「新しい挑戦をするため、次のステージに進む決断をいたしました。」
3.感謝の気持ちは丁寧に伝える
退職挨拶メールの中で最も重要なのは、これまでお世話になった方々への感謝の気持ちを誠実に伝えることです。在職中に学んだことや支えてくれた人たちへの思いを具体的に述べると、受け取る側に温かい印象を与えられます。
例えば、成功したプロジェクトの話や困難を乗り越えた経験を交えることで、あなたの言葉がより真摯に響くでしょう。ただし、内容が長すぎると伝えたいメッセージが埋もれてしまうため、感謝の気持ちを明確かつ簡潔に表現することを意識しましょう。これまで支えてくれた上司や同僚に対して、心からの言葉を一言添えることで、印象深い挨拶メールになります。
4.退職後の連絡先は適切に扱う
退職後も連絡を取りたい場合は、個人のメールアドレスやSNSアカウントをメールの最後に記載すると良いでしょう。ただし、連絡先を記載する際には、個人情報の管理に十分注意する必要があります。必要以上に情報を公開すると、予期しない連絡が来る可能性もあるため、ビジネス上の問い合わせを受けたくない場合は連絡先を記載しない選択もあります。
退職後も関係を続けたい方には、プライベートなメールアドレスやSNSのアカウントを控えめに案内する程度が適切です。相手に負担をかけないよう配慮しつつ、今後も良い関係を築けるような連絡先の伝え方を心がけましょう。
送信前のチェックリスト
退職挨拶メールは、これまでお世話になった方々への最後のビジネスコミュニケーションです。そのため、送信する前には内容をしっかり見直し、誤解を与えないよう注意しましょう。以下に、退職挨拶メールを送る前に確認すべき重要なチェックポイントを詳しく解説します。
- 誤字脱字はないか
- 件名はシンプルか
- 宛先に間違いはないか
- 文字数が多くなりすぎていないか
1.誤字脱字はないか
退職挨拶メールに誤字脱字があると、内容の信頼性が低下し、相手に対して失礼な印象を与えてしまいます。送信前には必ず文章全体を読み返し、誤字脱字がないか確認しましょう。特に、相手の名前や会社名、役職名が間違っていると致命的な失礼になります。
対策として、パソコンの文法チェック機能を活用するのも良い方法です。また、文章全体を声に出して読むと、意外な間違いに気づきやすくなります。確認作業は慎重に行い、ミスのない状態で送信しましょう。
2.件名はシンプルか
メールの件名は、簡潔でわかりやすいものにすることが重要です。件名がわかりにくいと、受け取る側が開封を忘れたり、スパムメールと間違えたりする可能性があります。
適切な件名の例としては、次のようなものが挙げられます。
- 「退職のご挨拶（氏名）」
- 「退職のご報告と御礼（氏名）」
短く明確な件名にすることで、受信者が一目で内容を把握できるようにしましょう。長すぎる件名や曖昧な表現は避け、わかりやすさを優先することが大切です。
3.宛先に間違いはないか
メールの宛先の間違いは、ビジネスメール全般において最も避けたいミスの一つです。特に一斉送信をする場合、誤った宛先に送ってしまうと、大きなトラブルに発展する可能性があります。
送信前には、必ず以下の点を確認しましょう。
- 必要な相手がすべて含まれているか
- メールアドレスが正しいか
- 一斉送信の場合は「BCC」を使用しているか
取引先や上司など、特に重要な相手には個別で送るようにすると、より丁寧な印象を与えられます。宛先の確認は必ず送信直前に行うことを習慣づけましょう。
4.文字数が多くなりすぎていないか
退職挨拶メールは、伝えたいことが多くなりがちですが、内容が長すぎると読む側に負担をかけてしまいます。簡潔で要点を押さえた文章構成を心がけ、挨拶、感謝の気持ち、退職の事実、今後の連絡先などをシンプルにまとめましょう。
目安として、メール全体がスマートフォンで1〜2画面程度に収まるようにすると、読みやすい印象を与えられます。段落ごとに適切な改行を入れ、重要な情報がすぐに伝わるよう工夫することも大切です。
退職挨拶メールへの返信はどうすればいいの？
退職挨拶メールを受け取ったとき、どのように返信すれば良いか迷う方も多いでしょう。ここでは、返信が必要かどうか、タイミングや書き方のポイントについて詳しく解説します。
返信は必要なの？
退職挨拶メールへの返信は、必ずしも義務ではありません。ただし、特にお世話になった方や関係が深い相手からのメールには、感謝の気持ちを込めて返信するのが望ましいです。
取引先や上司などのビジネスパートナーからのメールに返信することで、最後に良い印象を残すことができます。一方、会社全体や大人数に一斉送信されたメールに対しては、個別に返信する必要はありません。ただし、特に親しい同僚には、個別に送ると感謝の気持ちがより伝わります。
返信のタイミングとポイント
退職挨拶メールへの返信は、受け取った当日か翌日までに行うのが理想です。送るのが遅れると、相手が退職日を迎えてしまう可能性もあるため、早めの対応を心がけましょう。以下は退職挨拶メールへの返信で意識するべきポイントです。
【返信メールのポイント】
- 感謝の気持ちを伝える
在職中のサポートや一緒に過ごした時間への感謝を、具体的なエピソードを交えて伝えると心が温まる印象を与えられます。 - 今後の活躍を応援する言葉を添える
「次のステージでもご活躍をお祈りしています」など、前向きなメッセージを加えると、送る側も受け取る側も気持ち良くやり取りを終えられます。 - 連絡先の確認
必要があれば、今後の連絡先を確認する一文を添えると良いでしょう。
退職挨拶メールへの返信メール例文
上記では、返信メールのタイミングやポイントに解説してきましたが、ここでは、返信メールの例文を上司、同僚、取引先の3パターンに分けてご紹介しています。何を書けばよいか分からないと悩んでいる人はぜひ参考にしてみてください。
上司への返信メール例文
件名：Re: 退職のご挨拶
本文：
〇〇部 部長 〇〇様
お疲れ様です。〇〇の〇〇です。
退職のご連絡をいただき、ありがとうございます。
これまで〇〇プロジェクトをはじめとする数々の業務において、多大なるご指導をいただき、大変感謝しております。〇〇様から学んだことを、今後の業務にも活かしてまいります。
新たな環境でのご活躍を心よりお祈り申し上げます。引き続きお体にお気をつけてお過ごしください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇
同僚への返信メール例文
件名：Re: 退職のご挨拶
本文：
〇〇さん
お疲れ様です。メールを拝見しました。
退職されるとのこと、大変驚きましたが、これまでの〇〇さんの努力や貢献には心から感謝しています。
一緒に働いた日々を思い返すと、〇〇プロジェクトでの協力や、ランチタイムでの楽しい会話が思い出されます。新たな挑戦をされるとのこと、〇〇さんなら必ず成功されると信じています！
また落ち着いたらぜひお会いしましょう。引き続きお元気で頑張ってください！
〇〇より
取引先への返信メール例文
件名：Re: 退職のご挨拶
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇の〇〇です。
退職のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
これまで〇〇様には多大なるご尽力をいただき、心より感謝申し上げます。特に〇〇プロジェクトでは、〇〇様の的確なご判断に助けられました。
新天地でのさらなるご活躍をお祈り申し上げます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 〇〇
まとめ
退職挨拶メールは、これまでお世話になった方々への感謝を伝える重要なビジネスマナーです。社内外への適切な例文、送信タイミング、基本マナーを押さえれば、円満な退職と良い印象を残すことができます。
メール送信時には誤字脱字や宛先の間違いがないかを入念に確認し、必要に応じて個別のメッセージを添えると、より丁寧な印象を与えられます。また、退職挨拶メールを受け取った場合も、返信のタイミングと内容に注意し、感謝と応援の気持ちを伝えましょう。
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