あなたは転職面接の後にお礼状を書いたことがありますか？「意中の会社で、面接でも手応えがあった。プラスして最後の一押しがしたい」「面接でどのような印象を持たれたかよくわからなかったからこそ、面接のお礼を伝えて誠意をアピールしたい」「お世話になったので、純粋に感謝の気持ちを伝えたい」そんな時に検討するのが、面接官へのお礼状。
ただ、どのように書くべきか、どのタイミングで送るべきか、どんなところに気をつければいいのか、そもそも送ったほうがいいものなのか…などなど、詳しいことは意外と知られていないもの。そこで今回は、お礼状の書き方やポイントについて解説します。例文もあわせて、ぜひ参考にしてみてください。
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面接のお礼状は書くべき？
お礼状に対する面接官の印象
最初にお伝えしておくと、お礼状は絶対に書かなければいけないというものではありません。それを踏まえたうえで、そもそも面接したことに対するお礼状を受け取った面接官は、どのような印象を持つでしょうか。面接を終えた時の印象や選考状況によって違ってくるため、それぞれ状況別に面接官に与える印象について考えてみましょう。
もちろん、お礼状を受け取ったからといって面接官からの評価が大幅に上がるものではありませんが、合否ラインの判断で迷っている場合や同条件の候補者が複数いて悩んでいる場合は、お礼状という丁寧な対応が、合否に影響を与える可能性はあります。
お礼状でアピールできるのは志望度・感謝
お礼状を送る目的は、「面接を通じて志望意欲が高まった」「やり取りを通じて自分のやりたいことが整理できた」など、感謝の気持ちを純粋に伝えるためのものです。そのため、面接時に伝えきれなかった自己PRなどを行なうのはあまりオススメしません。そもそものお礼状の目的からズレてきますし、何より面接官に「PRするなら面接でしてよ…」と思われてしまう可能性があるからです。そのため、好印象を持ってもらうためには以下の点を意識しましょう。
志望度の強さを伝えること
志望度の高さは合否を決める際の重要なポイントのひとつと考える面接官が多いです。だからこそ、「面接でのやり取りを通じて企業や仕事に対する理解がより深まった」「企業のなかでどのように活躍していきたいかをより明確に描くことができた」など、志望度の強さをアピールすることは大切。せっかくお礼状を書くのですから、自身の気持ちを伝えましょう。
感謝や熱意を伝えること
面接の最後に「ありがとうございました」と感謝の言葉を述べることは多いですが、あらためてお礼状で伝えるのは当たり前の行為ではありません。ですが、ビジネスの場では相手がしてくれたことに対してきちんとお礼をすることは基本的なこと。お礼状を出すことで、そうした配慮ができることを示せるほか、必ず必要なものではないお礼状を書いたということ自体が、気持ちの強さ、熱意の表れにもなるはずです。
お礼をメールで送った場合のメリット・デメリット
お礼状を送る場合、次に悩むのがその手段ですよね。できるだけ丁寧に連絡したいという場合はメールよりも手紙の方が気持ちは伝わります。とはいえ、それぞれ特長があるため、手紙を書くことを基準とし、メールにした場合は何が違うのか、メリット・デメリットにわけて比べてみましょう。
メールのメリット
郵送の日数がかからない。
メールの場合は送信してからのタイムラグがないため、面接が終わってすぐに連絡することができます。面接官も早い段階でお礼状の内容を確認することが可能なので、面接の記憶が新しいうちに再度印象づけることができるでしょう。
質問なども含めて連絡できる。
気軽にやりとりできるのがメールの利点です。面接後に気になることが出てきた場合、メールであれば感謝の気持ちを伝えると同時に質問をすることもできます。手紙に比べると面接官から返信をもらえる可能性が高いと思います。
メールのデメリット
相手によっては適さない。
やはり、丁寧さは手紙の方がより伝わります。そのため、年齢や地位の高い相手には失礼だと受け取られる場合も。せっかくお礼状を送っても、誠意が伝わらないのは残念です。相手の立場なども把握しておくと、連絡する際の判断材料になるでしょう。
連絡が遅いと、逆効果になる。
素早く連絡できるのがメールの利点。だからこそ、メールでの連絡が遅くなると本当に意欲があるのか、誠意があるのかといった面で疑問を持たれてしまう可能性が高いです。事情があって面接当日や翌日中に送れなかった場合は、速達の手紙などにした方が良いかもしれません。
このような違いを意識し、送る相手や状況にあわせてメールを選択するのも良いでしょう。
お礼状の書き方
お礼状の項目とポイントとは？
見本
①
株式会社大辞典
採用ご担当 星野様②
拝啓
③
貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。④
先日はお忙しいところ、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。面接では、貴社の事業内容・営業職の仕事内容に関する詳細なご説明だけでなく、業界の展望までご解説いただき、大変感謝しております。
ご説明をお聞きし、益々貴社で働かせていただきたいという気持ちが強くなりました。
特に、今後の展望についてのお話は非常に興味深く、前職の経験を活かしてぜひとも貴社に貢献したいと考えております。今後共、なにとぞ宜しくお願いいたします。
⑤
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心から祈願いたします。⑥
敬具⑦
20XX年X月X日
縁 ゆかり
①面接担当者の名前
会社名・部署名・担当者名などを最初に書きます。
②頭語
手紙の最初のあいさつを頭語、末文のあいさつを結語といいます。文章を書く時は頭語から始めて結語で結びます。ビジネス上の手紙のやりとりでは、「拝啓」「敬具」を使うのが一般的。
③時候のあいさつ
頭語の次は時候のあいさつを書きます。ビジネスの手紙では季節に関わらず使える「貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった文章が使われることが多いです。
④主文
「時間をとって面接してもらったことに対するお礼」「面接で感じたことや、面接で得られた気づき」「志望度の強さ」を自身の言葉で書きましょう。
⑤結びのあいさつ
ビジネスの手紙では企業の繁栄や発展を祈る気持ちを記します。
⑥結語
頭語を受け、結語を用います。頭語が「拝啓」であれば、結語は「敬具」です。
⑦日付・署名
最後に日付と差出人名を書きます。
お礼状を書く上での注意点
マナーを守る
内容はもちろん自身で言葉を選ばなければ気持ちが伝わりませんが、頭語・結語、時候のあいさつ、結びのあいさつなど、手紙を書く時の決められたルールを把握し、受け取った側が不快な気持ちになってしまわないよう、マナーを守りましょう。
適切な便箋・封筒を使う
個性を出したいと考える方がいらっしゃるかもしれませんが、これはあくまでビジネスの場面。柄物の便箋・封筒などではなく、白・無地のものを使用しましょう。縦書きでも横書きでもかまいません。便箋はA4サイズ、封筒は長形3号をおすすめします。筆記具としては、ボールペンよりも万年筆が良いです。
お礼状を送付するタイミング、封の仕方のポイント
タイミングとしては、面接が終わってから期間をあけず、できるだけ早く送ります。遅くとも次の面接の前日までには面接官の手元につくように送りましょう。出すのが遅くなってしまった場合は、速達にするなどの対応も検討してみてください。
送る際、A4サイズの便箋と長形3号の封筒を選んだ場合は、便箋を三つ折りにして封筒に入れます。封筒の表面には「面接を受けた企業の郵便番号・住所・企業名・面接担当者名」を記載。担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」とします。裏面には送り主がわかるよう、「ご自身の郵便番号・住所・名前」を書きましょう。
お礼状の例文
最後に、例文をいくつかご紹介します。全く同じ内容にする必要はありません。よくあるテンプレートのような文章ではなく、あなた自身が面接で感じたことなどを盛り込むことが大切。例文を参考にビジネスマナーを意識し、面接官に気持ちが伝わるお礼状を書いていただければと思います。
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
拝啓
貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日はお忙しいところ、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。面接では、貴社の事業内容に関する詳細なご説明だけでなく、業界の展望までご解説いただき、大変感謝しております。
ご説明をお聞きし、益々貴社で働かせていただきたいという気持ちが強くなりました。
特に、今後の展望についてのお話は非常に興味深く、前職の経験を活かしてぜひとも貴社に貢献したいと考えております。今後共、なにとぞ宜しくお願いいたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心から祈願いたします。
敬具20XX年X月X日
○○ ○○
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
拝啓
貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日はご多用のなか、貴重なお時間を面接のために割いていただき、誠にありがとうございました。とても緊張しておりましたが、○○様をはじめとする社員の皆さまが和やかに面接を進めてくださり落ち着いてお話しすることができました。
皆さまのお人柄に触れると同時に、事業に対する熱い思いを知ることができ、ますます貴社へ入社したいという思いを強く致しました。私も貴社の一員として活躍し、事業に貢献することを願うばかりです。
末筆ではございますが、貴社の発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具20XX年X月X日
○○ ○○
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