転職活動をする中で、面接官から名刺を渡され、ドキッとした方もいるのではないでしょうか？
名刺の受け渡しに不慣れな方は、「名刺交換の正式なマナーが分からない」。名刺交換の経験がある方は、「面接で名刺を受け取ったら、自分も名刺を渡すべきなのか」「名刺を渡すにしても、前職の会社の名刺でいいのか」などと疑問を持たれるのではないかと思います。
今回は、そんな面接時の名刺交換マナーや、入室から退室までの流れと気をつけたいポイントを解説していきます。正しいマナーを知っておくことで、落ち着いて面接に臨めるようにしましょう。
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1.面接で名刺を受け取る際に気をつけるべきポイント。
1-1.原則、面接で名刺を交換する必要はありません。
ビジネスシーンでは、相手から名刺を受け取ったら、こちらも名刺を渡すのがマナーです。では、転職の面接で名刺をもらう場合はどう対応すれば良いのでしょうか。
原則として、応募者が面接で名刺を渡す必要はありません。本来、名刺交換は『自身の会社を代表』して渡すものです。面接官は会社を代表して面接を担当するので、名刺を差し出してくることもあるでしょう。しかし、応募者からすれば、面接は『一個人』として参加するものなので、名刺を交換する必要はありません。
応募者の中にはすでに退職しており、企業に属していない方も多くいらっしゃいます。また、前職の職種的に名刺をもとから持ち合わせていない方もいらっしゃいます。その方々は差し出す名刺を持たないわけですから、名刺を渡さないことを気にする必要はありません。名刺は面接官から受け取るだけで、応募者側からは渡さないというのが基本です。
1-2.現職の名刺を携帯するのは、念のため。
原則として、応募者が名刺交換をする必要がないことを紹介しました。ただし、あくまで“原則”なので、例外もあります。まれに先方の面接官から名刺を求められる場合もありますので、『現職の名刺』は念のため携帯しておいたほうが良いでしょう。名刺には、履歴書の職歴を確かめるという役目もあるのです。
ただし、ここで気をつけていただきたいのは『前職の名刺』を渡すのはNGだということ。辞めた会社の名刺を持っていること自体がマナー違反にあたります。現職の名刺でも、「私は名刺に書いてある組織に属し、こういう肩書をもって転職活動しています」というニュアンスになってしまうので、名刺を求められた時は「会社の名刺しか持ち合わせておりませんので」とひと言添えて渡すと良いでしょう。
1-3.名刺の受け取りマナー。
転職活動において名刺を渡す機会は少なくても、受け取る機会は度々あるため、正しい名刺の受け取りマナーは覚えておく必要があります。名刺の受け取りマナーを簡潔にまとめると、以下の5点です。
①名刺を受け取る際は机を挟まない。
名刺を受け取る際は双方が立ち、机を挟まずに行ないます。間に机がある時は、面接官側に移動しましょう。
②名刺は両手で受け取り、御礼と一礼。
名刺を出された時は、必ず両手で受け取り、「ありがとうございます。頂戴いたします」と言いながら、丁寧に『一礼』するのが望ましいです。ここで注意していただきたいのは、ペコペコ何度もお辞儀をするのはNG。面接官に卑屈な印象を与えかねません。
③名刺を受け取ったら、軽く見る。
受け取った名刺をすぐに名刺入れにしまったり、テーブルに置いたりすると、あまり印象が良くありません。受け取ったら、まずはその場で軽く名刺を見るようにしましょう。
④頂いた名刺は、自分から見てテーブルの左側へ。
椅子に座った後に、名刺を自分から見てテーブルの『左側』に乗せましょう。ただし、名刺を並べるテーブルがない場合は、受け取った名刺を軽く見てからしまえば大丈夫です。
⑤役職が一番高い人の名刺を、名刺入れの上に。
1対1で名刺を受け取る場合は、テーブルの上に直接置かず、自分の名刺入れの上にのせます。複数人から名刺を受け取る場合には、役職の一番高い人の名刺を名刺入れの上にのせ、その他の人の名刺はテーブルの上にのせましょう。ただ、名刺をパッと見ただけでは「どの役職が一番高いのか分からない」ということもあると思います。その場合は、名刺入れの上に名刺を置かず、すべての名刺をテーブルに置きましょう。並べる順番も役職順ではなく、自分から見た相手の座席順に並べると、面接官の顔と名前を一致させやすくなります。
2.面接の流れと気をつけるべきポイント。
2-1.入室から退室までの基本的な流れ。
緊張しがちな面接の場。それを和らげるためにも、面接がどのような流れで進むのかといった基礎知識は事前に知っておいて損はないはずです。ただし。面接の流れは企業や選考段階によって異なります。必ずしも同じ内容で進むわけではありません。ここでは、『基本的な面接の流れ』をご紹介させていただきます。
▼受付後、控え室で待機
▼入室
▼名刺の受け取り
▼自己紹介
▼職務経歴や転職理由のヒアリング
▼志望動機や入社後の展望のヒアリング
▼募集内容や条件の説明
▼面接官からの逆質問
▼退室
2-2.面接で特に気をつけたい落とし穴。
名刺の受け取りマナー以外にも、面接には様々なマナーがあります。今回は、特に面接で気をつけたいポイントを5つご紹介させていただきます。
①約束時間のマナー
面接に遅刻するのはマナー違反ですが、早すぎる到着もマナー違反。面接官にも予定がありますので、早すぎず・遅すぎず、5～10分前には到着するように行動することをオススメします。入り口でコートを脱ぎ、携帯電話の電源をオフに。身だしなみを最終チェックし、約束の時間まで待ってから、受付に申し出るようにしましょう。
②入室のマナー
控え室に通されたら、下座（入り口に近い席）に座って待ちます。面接会場に入室するときは、2～3回軽くドアをノック。なかから「どうぞ」と声が掛かったら、「失礼します」と言って開けましょう。ドアは後ろ手に閉めるのではなく、後ろを向いて静かに閉め、振り返って一礼し「よろしくお願いいたします」とハッキリ伝えます。面接官に勧められてから、席に着きましょう。
③面接中のマナー
面接官の目を見て話すことを心がけてください。面接官の発言には相づちを打つなどして、理解・共感を示すことも大切です。また、面接でよく聞かれる質問の一つに『転職理由』がありますが、前職を辞めた理由を伝えるときは前向きな話もしましょう。後ろ向きな内容ばかり話すと、不満だけが転職の理由だと捉えられてしまい、「不満があったらすぐに辞めてしまう人」という印象を与えかねません。
④逆質問のマナー
「弊社について何か質問はありますか？」。そんな面接官からの逆質問に、「特にありません」と返すのはNG。遠慮して質問を控えてしまうと、入社への意欲を疑われてしまうことも。逆質問も面接の一部です。事前に応募する企業についてよく調べ、自分の伝えたいメッセージを明確にした上で、複数の質問を用意しておきましょう。
⑤退室のマナー
面接が終了したら、椅子のわきに立ち一礼します。その際には「ありがとうございました」の一言を添えましょう。ドアの前で「失礼します」と会釈して、退室します。ここで、気を抜いてはいけません。応募した会社の社屋はもちろんのこと、会社の周辺には、社員の方がいる可能性があります。面接会場を出て建物を離れるまで、スマホをさわったり、タバコを吸ったりといった行動は慎みましょう。
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