ビジネス文書とは、どういう文書？

ビジネス文書とは一体どのような文書を指すのでしょうか。「ビジネス～」とつくと、少し難しく感じるかも知れませんが、コツやポイントを押さえておけば難しいものではありません。ではどのようなコツやポイントがあるのか、確認していきましょう。

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まず、ビジネス文書の目的とは何でしょうか。ビジネス文書とは、仕事を円滑に進めるために必要となる情報、あるいは進捗の状況、課題や問題、アイデアやプラン等を主に組織で理解・共有し合うためのツール。そのため、組織内で情報を理解し合えること、共有し合える文書になっていることが大切です。

ビジネス文書には実に様々な書類があります。その事例をご紹介します。

●請求書、納品書、発注伝票等
●上申書、提案書、企画書
●プロジェクト管理表
●通知書、案内書
●出張報告書、業務報告書、クレーム処理報告書
●休暇届、休日出勤届、代休届　等々

ご紹介した通り、ビジネス文書には実にさまざまなものがあります。これからご紹介する項目は、例外を除きどのようなビジネス文書において必要になる項目です。下記については記載漏れ等がないか、確認が大切ですね。

●作成した日付
●作成者の氏名
●作成者の所属先
●タイトルと要件
●共通の書式を利用する場合は、書式の番号

以上がビジネス文書についての解説です。ビジネス文書は、相手に正確に情報を伝えることが最優先事項だといえます。作成時には、ぜひ参考にしてください。