退職届の書き方や書式はネットで検索してわかったものの、意外にわからないのが退職届を包む「封筒」のことです。どんな封筒に入れればいいのかわからない。そんな方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、退職届の「封筒」にフォーカスを当てて、どんな色・サイズの封筒が適切なのか？何を封筒に記載すればいいのか？ご紹介します。これを知らないと、退職時に会社に失礼な態度と映ることも。円満退職を進めるためにも、本ページをご参照ください。
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- 退職届の封筒の書き方と中身の折り方
- 退職願・退職届を封入するために相応しい封筒とは？
- 封筒のサイズは退職届に合わせて選ぼう
- 退職願の文面が縦書きか横書きかで、封筒の書き方って変わる？
- 退職届を封筒に入れるときの流れと注意点
- 退職届・退職願を渡すまでの流れ
- 退職届と退職願の違い
- 退職届・退職願を渡す際の注意点
- 退職届・退職願を郵送する際の手順
- まとめ
退職届の封筒の書き方と中身の折り方
ここからは、退職届の封筒の書き方をご紹介します。
まず、退職届を入れる封筒の表面・中央に「退職届」と縦に記します。そして裏面左下に所属部署・課・チーム・氏名をそれぞれ黒のボールペンなどで記載してください。
①書き出し：私儀（読み：わたくしぎ）と記載。
②退職理由：自己都合退職の場合は、「一身上の都合」と書きます。
③退職日：退職届の場合は、上司との話し合いで決めた日付を記入します。日時の記載に関しては、西暦でも元号でも構いません。
④文末：退職届の場合は、退職が確定した後に提出するため「退職いたします」と事実を報告する文面を記載します。
⑤届出年月日：退職届を提出する日付を記載します。所属部署、氏名：宛名より下の位置に所属と名前を記入し、名前の下に捺印します。
⑥宛名：最高執行責任者の役職と名前を書きます。代表取締役社長などが一般的です。敬称は殿。自分の名前よりも上にくるように書くことがポイントです。
退職願・退職届を封入するために相応しい封筒とは？
退職届を封入する封筒の色と種類
退職届を封入する「封筒」の色・種類は、白の無地が望ましいと言われています。退職届は会社への退職意思を示す重要な書類のため、公式の書類として扱われることを念頭に、茶封筒ではなく、白の無地封筒を選びましょう。
封筒のサイズは退職届に合わせて選ぼう
| パソコン出力サイズ | 寸 法 | 封入に適した一般的な封筒と折り方 |
|---|---|---|
| A4 | 210×297 | 長形３号（横三つ折り） |
| A5 | 148×210 | 長形４号（横三つ折り） |
| B5 | 182×257 |
退職届を封入する「封筒」のサイズは、退職届を記載した紙の大きさによって、サイズを揃えます。もし、会社指定の退職届の用紙がある場合は、そのサイズを確認して、以下の封筒を選択してください。
退職届がA4サイズの場合、封筒は「長形3号（長3）」を選びましょう。
A４サイズで退職届を作成した場合、対応する封筒のサイズは「長形3号（長3）」がベストです。A4の履歴書を三つ折で入る大きさ。封入口が短い辺にある長形3号は、天地235mm×左右は120mmとなり、A４用紙を折って封入するのに最適なサイズとなっています。
退職届がA５・B5サイズの場合、封筒は「長形4号（長４）」を選びましょう。
A５サイズ、もしくはB5サイズで退職届を作成した場合、対応する封筒のサイズは「長形4号（長４）」封筒を使用するのが良いでしょう。B5判の便箋を三つ折、または四つ折にして入れるのに適した大きさです。天地205mm×左右は90mmとなり、一般的な封筒です。コンビニなどでも常時販売されていますので、封筒サイズを確認して、購入しましょう。
所属する会社によっては、退職届のひな形が用意されている場合があり、B5サイズが多いと言われています。その場合も、こちらの「長形4号（長４）」を使用しましょう。
退職願の文面が縦書きか横書きかで、封筒の書き方って変わる？
基本的に文書が縦書きであれ横書きであれ、退職願の封筒は縦書きで出します。ただし封筒の中身の文面は少し違ってきます。例えば横書きの場合は次の通りです。
書面の一番上に「退職願と大きく書き、その右側に退職願を出す日付を書き、左側に会社名・社長名を書きます。その後「一身上の理由により○月○日をもって退職したく、ここにお願い申し上げます。」と書き、右下に自分の所属部署を書き名前を署名し印を押します。
縦書きの場合一行目の真ん中に「退職願」と書き、次の行の下の方に「私事」と書きます。その後の文面は同じですが、次の行に退職願提出期日。その下に所属部署と名前と印を記し、最後に左上に会社名・社長名を書きましょう。
以上が、退職願を入れる封筒とその文書の書き方についての解説です。提出のタイミングとしては、遅くとも1ヶ月前には提出しましょう。「明日辞めたい！」というような緊迫した状況で退職願の封筒を手渡されても上司や会社は困惑するばかりです。退職しても良好な関係性を築いていけるよう、ビジネスパーソンとして良識ある行動を心がけたいですね。
退職届を封筒に入れるときの流れと注意点
退職届を封筒に入れるときには、「折り方」と「封筒への入れ方」に注意する必要があります。
～退職届を封筒に入れる時の流れ～
- 退職届の用紙を、下3分の1から折り返します。
- 同じく退職届の用紙の上3分の1を①に被せるように折り返します。
- 封筒の裏側を上にした状態で、三つ折りした退職届を封入。 封筒裏の右上と退職届の右上が重なるように封入します。
ポイント１「読み手のことを意識すること」
用意した封筒が退職届を折り曲げて入れなければならないサイズだった場合、基本的には退職届の“読み手”が封筒から取り出し開いた際に、すぐに読める折り方と入れ方にすることがポイントです。封筒に入れる場合には、封筒から取り出してから退職届の書き始めが見えるような入れ方を行なうようにしましょう。
ポイント２「一般的には巻き三つ折り」
一般的には「巻き三つ折り」という、紙を3重に丸めて折り目を付ける方法が良いとされています。退職届の内側の端と外側の端を合わせたら、その部分を軽く折って目印を付けます。目印が付いたらそれに合わせてきれいに折りましょう。
ポイント３「用紙が折れてしまわないよう、封入」
封筒に入れる際は、上記巻き三つ折りが曲がってしまうことや、折れてしまわないよう慎重に封入してください。封筒の途中で退職届がひっかかってしまうことがありますが、強引に押し込むのではなく、一度戻すなどきれいな封入を心がけましょう。
ポイント４「封筒にのり付はしなくてOK！」
退職届の封筒に、のり付はいりません。ポイント１にあるように、読み手である上司や人事担当者が、受け取ってすぐに中身を確認するためです。もし、のりやシールが付いているタイプの封筒を使用している場合は、封をしても問題ありませんが、その場合は必ずボールペンや万年筆で〆マークを付けましょう。
ポイント５「提出前の汚れや、折れることを防ぎましょう！」
せっかく綺麗に作成した退職届。上司に提出する前に、カバンの中で折れてしまった…。汚れてしまったということがないよう、書類入れやクリアファイルに入れるなどして持ち運びましょう。とくに白い封筒はちょっとした汚れが目立ちます。気をつけたいポイントです。
退職届・退職願を渡すまでの流れ
退職を決意した際には、スムーズに進めるための適切な手順があります。円満退職を目指し、誠実な対応を心掛けましょう。以下では、退職届や退職願を渡すまでの具体的な流れを解説します。
- 事前準備
- 直属の上司に相談
- 必要書類の作成
- 退職願・退職届の提出
- 引継ぎと挨拶
1.事前準備
まずは退職の意思を固めた後、しっかりとした準備を進めることが重要です。
最初に取り組むべきは、退職理由を明確にしておくことです。たとえば「新しい分野への挑戦」や「家庭の事情」といった納得しやすい理由を用意し、上司へ説明する際に活用します。また、就業規則を確認し、退職の申し出期限や具体的な手続きについて理解しておきましょう。特に退職希望日が重要になるため、会社の規定に従い適切な日程を計画します。
2.直属の上司に相談
退職を伝える際、最初に話すべき相手は直属の上司です。まずは落ち着いて話せる時間を確保し、対面で退職の意思を伝えましょう。
話を切り出す際には、これまでの感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。「お世話になったことへの感謝」と「今後の目標」を含めた話し方は、円満な印象を与えやすくなります。タイミングにも配慮し、忙しい時期や重要なプロジェクトの進行中は避けるのが無難です。
3.必要書類の作成
上司への相談を終えたら、次に退職届や退職願を作成します。
どちらを用意するかは会社の方針や状況によりますが、内容はシンプルで問題ありません。書類には、日付、宛名（直属の上司や会社の代表者名）、自分の氏名、そして退職希望日を記載します。書式に迷う場合は、インターネット上のテンプレートを参考にするとよいでしょう。ただし、内容の正確さが求められるため、誤字や脱字がないか十分に確認します。
4.退職願・退職届の提出
書類が完成したら、いよいよ提出します。
この際は、退職の意思が認められたタイミングで渡すのが一般的です。書類は封筒に入れ、直接手渡しすることで誠意を示します。メールや郵送での提出は避けるべきです。また、提出時には再度感謝の言葉を添え、前向きな姿勢を見せることを心掛けましょう。
5.引継ぎと挨拶
退職の意思が正式に受け入れられた後は、スムーズな引き継ぎを進めることが重要です。自分が担当している業務について、必要な資料や情報を整理し、後任者が困らないよう計画的に進めます。また、最終出勤日には職場の同僚や関係者に感謝の気持ちを込めて挨拶を行いましょう。たとえ短い挨拶でも、誠実さを伝えることで好印象を残すことができます。
退職届と退職願の違い
退職を申し出る際、「退職届」と「退職願」のどちらを提出すべきか迷うことがあります。両者は似ていますが、役割や意味合いが異なります。正しく理解して使い分けることで、退職手続きがスムーズに進みます。
以下では、退職届と退職願についてそれぞれ詳しく解説しています。
退職届とは
退職届は、会社に対して退職の意思を正式に通知するための書類です。退職願と異なり、「通知」という性質を持ち、一方的に退職を宣言するものです。このため、提出した時点で撤回は基本的に認められません。
退職届は、退職日が決定している場合や、会社規定で必ず提出が求められる場合に使用されます。特に、退職の意志が完全に固まり、変更の余地がない場合には退職届を選びます。この書類の提出によって、退職手続きが正式に進むため、内容に間違いがないよう注意が必要です。
退職願とは
退職願は、会社に対して「退職したい」という意思を申し出るための書類です。
これはあくまで「お願い」という形をとり、会社側が承認することで退職が成立します。そのため、提出後に会社から引き留められたり、条件面での調整が行われたりする場合があります。退職願を提出するケースは、会社の規定や雰囲気によって異なりますが、「話し合いの余地を残したい」場合に適しています。
たとえば、直属の上司に相談した段階で、まだ正式に退職日が確定していない場合や、会社側の同意を得るプロセスが必要なときに使用されます。また、退職願の提出後であれば、事情が変わった際に撤回できる可能性も残されています。
どちらを提出すればいいの？
退職願と退職届のどちらを提出すべきかは、会社の就業規則や上司との話し合いによって異なります。
そのため、まずは会社の規定を確認し、退職願が求められる場合や退職届が必須とされる場合に備えましょう。また、退職願は退職の意思を確認してもらいたい場合、退職届は正式な通知として確定させたい場合に使い分けるのが一般的です。迷ったときは、直属の上司や人事部に相談し、どちらが適切か指示を仰ぐと安心です。
退職届・退職願を渡す際の注意点
退職届や退職願を提出する際は、適切な手順を踏むことで、円満に退職するための信頼関係を保つことが重要です。
以下に、具体的な注意点を挙げて解説します。
- 提出タイミングに配慮する
- 上司に手渡しする
- 感謝の意を伝える
- 会社の規定や法律を確認する
1.提出タイミングに配慮する
退職の意思を伝えるタイミングは慎重に選びましょう。会社の就業規則では、通常、退職の申し出は1〜3ヶ月前が求められますが、これは業界や会社によって異なる場合があります。特に忙しい時期や重要なプロジェクトの進行中に申し出ると、職場に迷惑をかけることになるため避けるのが賢明です。自分の退職が周囲に与える影響を考慮し、計画的に進めましょう。
2.上司に手渡しする
退職届や退職願は、メールや郵送ではなく、必ず直属の上司に直接手渡しするのが基本です。封筒に入れて準備し、落ち着いて話せるタイミングを見計らいましょう。対面で手渡すことは誠意を示すだけでなく、意思の伝達が正確に行われるため、トラブルの回避にもつながります。
3.感謝の意を伝える
書類を提出する際には、これまでの職場で得た経験や上司の指導に対して感謝の気持ちを述べることを忘れないでください。たとえば、「これまでのご指導に深く感謝しております」といった一言を添えると、印象が大きく変わります。感謝を伝えることで、退職後も良好な人間関係を保つことができるでしょう。
4.会社の規定や法律を確認する
退職手続きは会社の規定に従うことが基本ですが、場合によっては法律的な観点も重要です。たとえば、労働基準法では正社員の場合、退職の意思を申し出てから2週間後には法律上退職できるとされています。万が一、不当な引き留めやペナルティが課される場合は、労働基準監督署や専門機関に相談することを検討してください。
退職届・退職願を郵送する際の手順
最後に退職届の郵送方法と注意点をご紹介します。 退職届・退職願は基本的に手渡しが望ましいですが、怪我や病気で直接渡す事が難しい場合や会社からの指示があった場合は郵送することがあります。不備のないように退職届を郵送しましょう。以下ではその手順について紹介します。
- 郵送用の一回り大きい封筒を用意
- 添え状を入れる
- 郵送用封筒に宛名を書く
- 郵便局の窓口で郵送する
1.郵送用の一回り大きい封筒を用意
退職届とは別に、もう一回り大きい郵送用の封筒を用意します。封筒の色は退職届が入った小さい封筒と同じ「白」を選びます。
退職届入りの封筒が長形4号の場合・・・郵送用は長形3号（120mm×235mm） 退職届入りの封筒が長形3号の場合・・・郵送用は角形5号（190mm×240mm）
2.添え状を入れる
社会人として書類を送る際は添え状を同封するのがマナーです。相手に誠意が伝わる内容を書きましょう。思いつかないという場合は、下記の例文をご参考下さい。
拝啓
貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。 この度一身上の都合により退職させていただくこととなりました。 つきましては、同封の通り退職届を提出させていただきます。ご査収の程、よろしくお願いいたします。 短い間ではございましたが、大変お世話になりました。 末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具
封筒に入れる際は添え状を上にして、退職届を下にしましょう。外から退職届と見えないようにする役割も果たします。中に入れた退職届に糊付けをする必要はありません。
3.郵送用封筒に宛名を書く
表面に宛名を書きます。その際に勝手に宛名を決めずに、あらかじめ会社側に誰宛にすべきなのかを確認しましょう。加えて宛名の左下に赤ペンで「親展」と書きましょう。「親展」は「宛名本人以外は開けないでください」という意味を持ちます。最後に裏の左下に自分の住所と名前を書き、中身を確認して封を閉じて「〆」と書きます。
4.郵便局の窓口で郵送する
切手は自分で貼らず、万が一（料金の不足など）に備えて郵便局の窓口で規定の切手を。また、無事に会社側へ届いたか確認するために「配達証明」を付けることもできます。
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まとめ
退職願や退職届の提出は、これまでの職場への感謝を伝えつつ、新しい一歩を踏み出すための大切なプロセスです。書類の作成や提出の手順、封筒の選び方など、細かい部分にも注意を払うことで、円満退職が実現します。また、これからのキャリアに向けて準備を進める際には、退職の際の対応がその後の人間関係にも影響することを意識し、最後まで誠実な態度を心掛けましょう。
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