企業に履歴書を郵送するとき、切手や封筒はどのように選んでいますか？ よく考えてみると「切手はいくら分貼れば良いのだろう？」「そもそも、封筒は白？茶色？」「宛名はどう書けばいいの？」……など、疑問が出てくる方もいらっしゃると思います。
履歴書を送る封筒は、一番最初に採用担当者の目にふれるものですから、好印象を与えられるようにしたいですよね。
こちらの記事では、履歴書を郵送する際に気になるポイントについてまとめて解説します。特に疑問を持つ方が多い「切手」に関するマナーをはじめ、封筒や宛名についてのマナーもご紹介します。履歴書を郵送するための切手や封筒を購入する前に、ぜひ参考にしてみてください。
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履歴書を郵送する際の切手の料金
切手の料金は大きさ・重量で決まる
郵便物に貼る切手の額は、郵送料金に対して過不足がないようにしましょう。尚、郵送料金は「郵便物の大きさ」と「郵便物の重さ」で決まります。ここでは、履歴書を郵送するシーンで参考になる例をいくつかご紹介しましょう。
A4サイズの履歴書を折らずに郵送
A4サイズの履歴書をそのまま入れるのに丁度良い封筒は「角形2号」です。この封筒のサイズは「定形外郵便物」の扱いとなり、重さが50g増えるごとに郵送料金がアップします。たとえば、50ｇ以内なら120円切手、50ｇ以上100g以内なら140円切手を貼りましょう。
B5サイズの履歴書を折らずに郵送
B5サイズであれば「角形3号」の封筒がピッタリです。こちらも、角型2号と同じく「定形外郵便物」の扱いになりますので、重さにあわせて120円切手または140円切手をご用意ください。
基本的に、履歴書は折らずに封筒に入れることが良いとされています。ただ、履歴書を3つ折り・4つ折りにして入れる封筒を企業側から指定されることもあるでしょう。その際は下記を参考にしてください。
A4サイズの履歴書を3つ折りで郵送
この場合は「長形3号」の封筒を使いましょう。重さが50g以内であれば「定形郵便物」として扱われ、25ｇ以内なら84円切手、50g以内なら94円切手を貼ってください。
B5サイズの履歴書を4つ折りで郵送
この場合は「長形4号」の封筒を使います。重さと郵送料金の関係は、長形3号と同様。50gを超えなければ、重さにあわせて84円切手または94円切手を貼って郵送しましょう。
以上の4つの例が、履歴書を郵送する際の一般的なパターンです。
A4・B5用紙1枚の重さは大体3～5ｇほどと言われていますが「重さを量る器具がないので不安」という場合には、封筒を持って郵便局の窓口へ行きましょう。重さを量ってもらった上で、適切な切手を購入できます。
切手の料金に過不足がある際のデメリット
郵便物に貼る切手の額は、郵送料金に対して過不足がないようにすることが大切では。それでは、料金不足・料金超過の場合にはどんなデメリットがあるのでしょうか？
料金が不足していた場合
履歴書が企業に届く前に返送されるか、受取人（履歴書の場合は企業）が不足額を支払って受け取ることになります。当然ながら、履歴書が企業に届かなければ選考には進めません。仮に企業側が不足額を支払ってくれたとしても、あまり良い印象は持たれないでしょう。
料金が超過していた場合
料金不足の場合とは異なり、「履歴書が届かない」「受取人の費用負担が発生する」ということはありません。ただ、切手と料金が合っていないことで、“送り主は大雑把な人だ” という印象を持つ採用担当者も多いでしょう。
こうした背景があるため、郵便料金を確かめてから適切な切手を貼ることが大切なのです。尚、過不足をなくすために複数枚の切手を組み合わせる場合は、できるだけ枚数が少なくなるようにしてください。
切手の種類や貼り方のマナー
切手の種類はベーシックなものがベスト
切手には様々な種類がありますが、履歴書を郵送する際に最適なのは「普通切手」です。普通切手とは、年間を通して販売されている最もベーシックな切手のこと。郵便局やコンビニ、スーパーなどで「◎◎円分の切手をください」と言えば、基本的には普通切手を購入することができます。
中には、採用担当者に強い印象を残すため、派手な記念切手やキャラクターがあしらわれた切手などを使いたいと考える方もいらっしゃるでしょう。確かに、採用担当者は「この人は切手が凝っているな」と感じるかもしれません。しかしそれは「採用したい」ということとイコールとは限らないのです。切手で目立とうとせず、一般的な切手を選ぶのがベストです。
切手の貼り方はまっすぐ・丁寧に
切手を貼る際の注意点は、履歴書を郵送するための封筒だからといって何か特別なことがあるわけではありません。
・上下が逆さまにならないように貼る ・封筒の正面に対してズレたり、傾いたりしないように貼る ・複数枚の切手を貼る場合には、バラバラにせず縦横を揃えて貼る
つまり、まっすぐ・丁寧に貼れば大丈夫です。郵便局の窓口から送る場合も、郵便物の重さを量ってもらって切手を購入したら、自分でキレイに貼るようにすると安心ですね。
履歴書を郵送する際におさえたいマナー
履歴書を送る際の封筒の選び方
結論から言うと、履歴書を郵送する際の封筒は「白色・履歴書が折らずに入るサイズ・和封筒」が一般的です。
履歴書はビジネスの文書であるため、慣例にならって「和封筒」を使うとされています。市販の履歴書についている封筒も、大半は和封筒です。その上で「履歴書を折らずに入るサイズ」を選ぶのは、受け取る相手の手間を減らすため。採用担当者は多くの履歴書を手にしますので、ファイリングしたりコピーしたりする際に折られた履歴書を開くことも、手間になるのです。
封筒の色は「白」でも「茶色」でも選考には大きく影響しませんが、白い封筒を使う場合が多いです。茶色い封筒に比べると、宛名や「履歴書在中」の朱書きが見やすいと言えるでしょう。受け取る相手のことを考えるのも、マナーのひとつです。
履歴書を送る際の宛名の書き方
宛名を書く場所（和封筒の場合）
封筒表面の右側に住所、表面の中央に企業名・部署名・担当者名を書きます。そして、表面の左側下部には赤字で「履歴書在中」「応募書類在中」「エントリーシート在中」といった内容物の記載を行ないましょう。尚、切手を貼るのは封筒表面の左上です。
宛名の表記・敬称
基本的には、会社側が指定する送り先を書きましょう。「◎◎株式会社 採用担当」「株式会社△△ 人事部」などです。送り先を間違えると履歴書が届かない場合もありますので、ご注意ください。また、送り先によって使用する敬称は異なります。
- 会社／部署／係宛の場合…御中（例： 株式会社大辞典 人事部 御中）
- 役職宛の場合…様（例：人事部 人事部長様）
- 担当者個人宛の場合…様（人事部 □□様
送り主の書き方
送り主（自分）の情報は、封筒の裏面・半分より左側にまとめてに書きます。左半分の右寄りには、自身の住所。同じく左半分の中央には自身の氏名。そして、住所の上に横書きで郵便番号を記載します。送付した日付は、左上に縦書きで記載しましょう。
履歴書を送る前にチェックしたいポイント
切手も、封筒も、宛名もOK！ という状態になったら、いよいよ郵送です。ただしその前に、あらためて最終チェックを行ないましょう。
内容物のチェック
□履歴書の記載内容に問題はないか（誤字・脱字、記入漏れ） □履歴書には指定されたサイズの写真が貼られているか □必要書類は全て揃っているか □指定のサイズの写真が貼られているか
封筒のチェック
□宛先の内容・書き方に誤りはないか □切手の種類・料金は問題ないか □封筒の表に「履歴書在中」「応募書類在中」などと赤字で記載されているか □封筒の裏に送り主の情報が書かれているか
チェックが済んだら、忘れずに封筒に封をしましょう。使うのは「のり」か「両面テープ」。封をした場所には、ペンで「〆」と書き入れてください。これは「送り主が確かに封をした」と示す印です。
履歴書を送るときは細心の注意を！
履歴書を郵送する際の疑問は、解消されましたか？
履歴書だからといって、ビジネス上の書類を郵送する際のマナーと大きな違いがあるわけではありません。だだ、何らかのミスによって「届かない」「相手に良くない印象を与える」ということになれば、転職活動に大きな影響が出てしまいます。就活・転職活動を成功させるためにも、細心の注意を払ってミスのない応募書類・封筒を作りましょう。
そして、不安なことがあれば相談をすることが大切です。たとえば「企業から指定された封筒が、何の型なのかよく分からない」といった場合などには、郵便局の窓口へ。一人で悩まずにプロのアドバイスをもらえば、自信をもって送ることができるはずです。
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