「成績証明書」。就活中に提出が求められる書類の一つです。しかし、就活生の中には
「そもそも成績証明書って何？」
「成績証明書ってどこで発行できるの？」
「成績証明書の提出方法やタイミングは？」
「成績証明書の内容によってはマイナス評価をされることもあるの？」
と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか？私も就活生時代、企業によって提出が求められるタイミングや提出方法が異なっていたので混乱した記憶があります。もっと早めに把握・準備しておけばスムーズに対応できたのになど少し後悔したので、皆さんには今から準備を進めてほしいです！
そこで、本記事では成績証明書の定義や企業が提出を求める理由、具体的な発行方法などについて詳しく解説していきます。また、成績証明書の内容が合否に影響するのかなどの疑問にも回答していくので、是非参考にしながら一緒に準備していきましょう！
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- 成績証明書とは
- 企業が成績証明書の提出を求める３つの理由
- 成績証明書の内容が悪かったら選考に通過できない？
- 成績証明書の発行方法
- 成績証明書の提出方法3選
- 成績証明書を提出する際の注意点
- 成績証明書に関するよくある質問
- まとめ
成績証明書とは
成績証明書とは、大学で履修した講義名や取得単位数、それぞれの科目ごとの評価などが記載されている「成績表」のこと。基本的には大学1年生から提出時に近い学期までの期間を対象とします。細かい表記方法は大学によって様々ですが、内容はほとんど同じ。就活ではこの成績証明書の提出を求める企業が多いため、就活生は事前に把握しておく必要があるでしょう。
二次選考や最終面接前に提出が求められることが多い
この成績証明書の提出が求められるタイミングは、企業によって異なりますが大体二次選考や最終面接前が多いです。たまに、内定承諾後に提出を求める企業などもあるため、自分が受ける企業ではいつ提出しなければならないのか事前に調べておきましょう。
成績証明書の発行費用は大学ごとに異なりますが、大体1通200～500円。成績証明書は封筒に入れられ封されるため、コピーはNGです。成績証明書は企業ごとに提出する必要があるため、あらかじめ数枚用意しておくと良いでしょう。エントリー数が多ければ多いほど費用も掛かってしまいますが、かならず1通ずつ用意するようにしてください。
企業が成績証明書の提出を求める３つの理由
なぜ企業は成績証書を求めるの？と疑問に思う就活生も少なくないはず。そこで、ここでは企業が学生に成績証書の提出を求める理由を下記3つ紹介します。
- 卒業ができるかどうか確認するため
- 履歴書やエントリーシートに矛盾がないか確認するため
- 学生の人物像を知るため
卒業ができるかどうか確認するため
企業が成績証明書の提出を求める一番の理由は、本当に大学を卒業できるかどうか確認するためです。
「そんなことあるの？」と思うかもしれませんが、実際は意外といます。私の友人も大手食品会社への就職が決まっていたものの、ギリギリ成績が足りずやむを得ず辞退した人がいました。
企業が人材を採用するのにも膨大なコストがかかります。企業としては、せっかく内定を出したのに単位が足りず入社できないなんてことは避けたいこと事態。そうならないために、企業は学生に成績証明書の提出を求めその学生が本当に卒業できそうかチェックしています。
履歴書やエントリーシートに矛盾がないか確認するため
企業が成績証明書の提出を求める2つ目の理由は、履歴書やエントリーシートの内容と成績証明書に矛盾がないか確認するためです。履歴書やエントリーシートは学生が自由に記載することができるため、企業はそれが事実であるかどうか明確に判断できません。そこで、学校から公的に発行された成績証明書と照らし合わせることで、それが事実かどうかを判断します。
たとえば、履歴書やエントリーシートには「教育学について勉強していました」と記載しているのに、成績証明書にその科目を履修した記録がなければその内容が嘘だと分かりますよね。このように、学生が自分をアピールしようと嘘の内容を書いていないかをチェックするために、成績証明書の提出を求めています。
学生の人物像を知るため
成績証明書を提出させるのには、学生の人物像を把握したいという意図も。成績証明書に書かれている履修科目から、その学生がどのような分野に興味を持ってどのようなことを学んだのかが分かります。また、成績証明書にはそれぞれの科目の評価が書かれているため、真面目に学業に取り組んだのかどうかなどもチェックしているでしょう。
成績証明書の内容が悪かったら選考に通過できない？
では、成績証明書の内容が悪かったら選考に通過できないの？と不安に感じる人も多いのではないでしょうか。
結論からいうと、企業は成績証明書の内容だけで合否を判断することはありません。もちろん、成績が良ければ真面目さや勤勉さをアピ―ルできるため、採用担当者からの印象も良いでしょう。しかし、評価は大学や教員によって異なりますしその難易度や評価基準もバラバラなため、成績が悪いからダメとは一概に言えません。採用担当者もそこを理解した上で成績証明書を見ているため、そこまで心配する必要はないでしょう。
一方、評価もある程度の指標にはなるため、低評価が８割などあまりにも悪い場合はマイナス印象になり得ることは理解しておく必要があります。面接で「この評価を得た理由はなぜですか？」と問われる場合も。他分野で頑張ったことを伝えるなど、突っ込まれたときの対策もしておくようにしましょう。
成績証明書の発行方法
成績証明書の発行方法は大学によって異なりますが、下記3つが挙げられます。
- 学生部窓口で申請する
- 証明書発行機で発行する
- オンラインで申請する
大学や発行方法によって発行日数や費用、必要書類も異なりますので、自分の大学のホームページを調べて確認するようにしましょう。
成績証明書は何日で入手できる？
大学や発行方法によって異なりますが、成績証明書の発行には大体即日から1週間程度かかります。私は大学の証明書発行機で発行しその場で受け取れましたが、郵送で自宅まで送ってもらう場合は数日～1週間ほど見積もっていた方がよいでしょう。
また、発行は1枚だけでなく数枚発行しておくと他の企業で必要になったときにも使えるので安心ですね。
成績証明書の提出方法3選
成績証明書の提出方法は企業によって異なりますが、主に下記3つのパターンが挙げられます。
- 郵送で提出する
- 手渡しで提出する
- データで提出する
それぞれの提出方法や注意点などを解説していきますので、自分がどの方法で提出すべきなのか確認しできることはすぐに始めましょう。
郵送で提出する
成績証明書の提出を郵送で求める企業は多くあります。内定承諾後に成績証明書の提出が必要な場合は郵送で送るケースが多いです。ほとんどの大学の成績証明書サイズはA4サイズだと思うので、A4サイズの封筒に入れて提出しましょう。郵送している途中に折れてしまったり濡れてしまったりしないように成績証明書をクリアファイルに入れた状態で封筒に入れておくと良いです。
郵送で提出する場合は、添え状を作成し一緒に送付することがマナー。誰がどこからどのような書類を提出してきたか企業が把握しやすいように配慮するために必要な書類です。下記に必要項目とテンプレートを添付しますので、是非参考にしてみてください。
①日付
②宛先
③差出人
④添え状の題名
⑤本文
⑥記書き
⑦文章の終わりを伝える
手渡しで提出する
2次面接や最終面選などの面接時に、手渡しで成績証明書を提出するケースもあります。手渡しの場合でも、郵送時同様クリアファイルに書類を入れた上で封筒に入れて提出するようにしましょう。
データで提出する
最近では稀にPDFなどのデータで提出を求めてくるケースもあるようです。そういった場合は、成績証明書を家庭用プリンターでスキャンしたり、コンビニのコピー機でスキャンしUSBメモリに保存するなどの方法があるでしょう。ただ、形式などが企業によって異なると思うので、心配であれば企業に確認してみても良いかもしれません。
成績証明書を提出する際の注意点
ここでは成績証明書を提出する際の注意点について下記2点紹介します。これから用意するひとは必ず確認するようにしましょう。
- 成績証明書の封は開けない
- 提出期限日を確認し、早めに用意する
成績証明書の封は開けない
成績証明書は封がしてあり、企業からの指定がない限り開封厳禁です。なぜなら、大学が発行した書類を後から学生が改ざんすることを防ぐためです。
もし企業へ提出する前に開封してしまった場合、その成績証明書が無効になる場合も。内容が気になって開けたくなってしまう気持ちは分かりますが、発行した成績証明書は開封せずそのままの状態で提出するようにしましょう。
提出期日を確認し、早めに用意する
成績証明書でよくある失敗が、発行までに時間がかかり提出期限に間に合わなかったケースです。
先ほども伝えましたが、成績証明書の発行にかかる日数は即日から1週間程度。大学まで直接取りに行かなければならない場合や郵送で想像以上に時間がかかる場合もあるため、後回しにしていたらいつのまにか間に合わなくなってしまったなんてことも。そうならないために、提出期限を事前に把握しておき、早めに発行しておくようにしましょう。
成績証明書に関するよくある質問
ここでは、成績証明書に関するよくある質問について回答していきます。細かいけれど重要なことばかりなので、是非提出する前に読んで確認しておきましょう。
成績証明書が間に合わなかった場合はどうすればよい？
提出書類は期限に間に合わせるようにするのが基本。しかし、万が一期限内に提出が間に合わない場合もあるかもしれません。そういった場合は、必ず事前に採用担当者に連絡してください。メールではなく電話で連絡し、謝罪と遅れる理由、いつまでに提出できるか伝えましょう。
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成績証明書は折ってもいいの？
成績証明書は重要な書類。折り目や汚れが付けず丁寧に扱いましょう。もし同封するものと成績証明書のサイズが異なる場合は、成績証明書に合ったサイズの封用を選ぶことをおすすめします。
まとめ
ここまで成績証明書の定義や発行方法、提出方法などについて一つ一つ解説してきました。ここで皆さんに伝えたかったことは「①提出書類は早めに確認・準備すること」「②学業も真面目に取り組むことが大事」ということです。
就活では様々な書類を提出しなければならず把握するのが大変ですよね。私も就活時代、一つの企業でさえ複雑な手続きが多く頭が混乱しているのに、複数の企業で同時進行しなければならず管理がとても大変でした。しかし、ギリギリになって提出しなければならない書類に気づいたときは、本当に焦りましたし他の対策が疎かになったため「もっと早めから準備しておけばよかった」と後悔しました。皆さんは同じ思いをしないよう、ノートに必要書類と期限をまとめておくなど早めから準備を進めて余裕を持った就活ができるようにしましょう。
また、学業を真面目に取り組むことは就活においてもとても重要です。前述したように、私の友人はせっかく内定をもらったのに単位が足りず辞退しました。就活でいくら頑張っても単位が足りなかったせいで全てが無駄になってしまうのはもったいないですよね。そうならないためにも、まだ時間のあるひとは学業も疎かにせず真面目に授業を受けるようにしましょう。みなさんが納得のいく就活ができるよう心より応援しています！
企業の口コミを確認して就活で活用！入社後のミスマッチも防げます！
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