転職活動では、面接前に企業とメールでやり取りする機会があります。「もし、変なメールを返信して企業の印象が悪くなったらどうしよう……」と、誰もが一度は考えるのではないでしょうか。
ここでは、返信メールの構成から基本的な注意点、さらには面接官の印象を良くするマナーまで、初心者が押さえるべきポイントを丁寧に解説。状況別の返信メールテンプレートもご用意していますので、ぜひ参考にしていただき、胸をはって面接当日を迎えていただければ幸いです。
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1. 返信メールの基本構成
メールを構成する「6つの項目」
はじめに、返信メールの例文を見ながら、各項目の名称を押さえていきましょう。
面接の日程調整メールへの返信例
【件名】
Re：一次面接のご案内
【宛先】
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課 課長 ◯◯様
【挨拶】
お世話になっております。 （苗字 名前）です。
【本文】
【締め】
お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
【署名】
***********************************
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
***********************************
各項目の基本的なルールと注意点
上記の例文のように、メール文面は「件名」「宛先」「挨拶」「本文」「締め」「署名」の6つの項目に分解できます。項目ごとに適した書き方を見ていきましょう。
件名
採用担当者からのメールに返信する場合は、自動的に設定されるように「Re: （受け取ったメールの件名）」という表記でお送りすれば問題ありません。独自のタイトルに置き換えてしまうと、採用担当者にとっては逆に分かりづらくなってしまうことも考えられますので、そのままのタイトルを活かしたほうがベターです。
宛先
本文の冒頭には、必ず相手の会社名・部署・役職・名前を書きます。いきなり自分の名前を書いたり本題を書いたりするのはNGです。相手の部署名や名前が分からない場合は、代わりに「採用ご担当者様」と記載しましょう。また、株式会社や有限会社は、（株）や（有）と省略せずに、きちんと書くようにしてください。
挨拶
「お世話になっております。」という挨拶と一緒にご自身の名前を書きます。社会人経験をお持ちの方はご存知だと思いますが、「おはようございます。」や「こんにちは。」などの挨拶はNGです。また、仕事をしながら転職活動をしている場合でも、現職の社名を記載しなくて大丈夫です。
本文
まずは面接の連絡をいただいたお礼をして、指定された日時や場所を改めて記載します。もし、企業から複数の候補日時を提示された場合は、希望する日時を書いて返信します。また、状況によっては提示された日時では予定が合わない場合もあります。詳しくは、ページ下部「返信メールテンプレート集」でご紹介します。
締め
最後にもう一度、面接の機会をいただいたお礼を書き、本文を終えます。相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる内容で締めると印象も良いでしょう。
署名
署名の内容と順番は、「名前」「郵便番号・住所」「電話番号」「メールアドレス」が基本です。読みにくい名前の場合は、括弧書きで読み仮名を書き添えると良いでしょう。住所も書類などの郵送物が送られてくるかもしれませんので、郵便番号まで正確に。メールアドレスはやり取りしているアドレスをそのまま記載すればOKです。
2 . メールを送る際に守るべきマナー
メールは「24時間以内」に返信するべし
メールは即返信が鉄則です。企業側も「できるだけ早くスケジュールを確定したい」と考えていますので、「メールを受け取って24時間以内」に返信するようにしましょう。ただし、返信する時間帯は「企業の就業時間内」がベター。深夜に返信すると「この人は生活リズムが不規則なのか？」と、マイナスの印象を与えかねないので注意が必要です。
本文は「残したまま」で返信するべし
メールサービスの多くが、返信する際に「送信されたメールを引用する設定」になっています。普段はあまり気にせず削除する場合もあるかもしれませんが、ビジネスシーンでは引用されたメール文面を削除しません。メールのやり取りがすべて分かる状態にしておけば、自分も相手も、過去のメールをわざわざ見返す必要がなくなるからです。
「過度な装飾」は避けるべし
企業に「明るい性格」をアピールしたいからといって、「★」や「♪」などのポップな記号でメールを装飾するのはNGです。本文とは関係のない署名欄に使用するのも避けてください。面接の返信メールはあくまでもビジネス文書です。「この人は仕事とプライベートの区別がつかない人」というマイナスの印象を与えかねません。
「署名」は必ずつけるべし
普段のメールではあまり使用しませんが、最後に署名を添えると、企業により丁寧な印象を与えることができます。そのため、今回の返信メールを機にご自身の署名をご用意いただくと良いと思います（例文の署名をぜひご活用ください）。
「正しい敬語」を理解するべし
ありがちなのが、丁寧な言葉遣いを意識するあまり、文末に「○○させていただきます。」が多くなったり、言葉の頭に必要以上に「お」や「ご」をつけてしまうこと。また、「御社」ではなく「貴社」、「了解しました」ではなく「承知しました」、「よろしかったでしょうか」ではなく「よろしいでしょうか」なども間違えやすいので注意しましょう。
※話し言葉の場合は「貴社」ではなく「御社」なのであわせて注意。
3 . 返信メールテンプレート集
企業から複数の面接候補日を提示された場合
***********************************
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
***********************************
こちらから複数の面接候補日を提示する場合
***********************************
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
***********************************
指定された面接候補日の都合が悪い場合
***********************************
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
***********************************
決定済みの面接予定日の変更を依頼する場合
***********************************
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
***********************************
履歴書などの書類をメールに添付する場合
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苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
***********************************
面接後にお礼のメールを送る場合
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苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
***********************************
選考（面接）辞退のメールを送る場合
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苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町00-00-00
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
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