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事務・アシスタント職の採用について

  • アンケート実施期間2019.10.162019.11.14
  • 有効回答数2,362名

事務・アシスタント職の採用の課題点、「求める人材の応募が少ない」が1位。
約8割の企業、人からシステム(自動化)への置き換えは「予定なし」と回答。

こんにちは、engage(エンゲージ)事務局の有藤です。

今回のテーマは、「事務・アシスタント職の採用」について。回答いただいた2362名のみなさま、ご参加ありがとうございました!

事務・アシスタント職の採用にあたって、感じている課題点は「求める人材からの応募が少ない」が1位で40%。2位の「応募が集まらない」を10%以上、上回る結果となりました。

事務・アシスタント職というと、比較的応募が集めやすい職種である一方で、「応募はあるけど採用につながらない」と感じていらっしゃる企業が多いことが分かりました。

具体的なエピソードや解決策をお聞きしたところ、

・「未経験者からの応募ばかり。社会人経験も浅いので、教育に時間がかかってしまう」
・「ハードルを下げて、簿記資格または実務経験者にしたところ採用できた」
・「聞いていたスキルを実際のスキルの乖離、より具体的な実績のすり合わせが必要」

などの声が寄せられています。

事務局として、ぜひお勧めしたいのは、改めて「求めているスキル・経験」「人柄」などを明確にすること。

一言で“求める人材”とまとめてしまいがちですが、絶対に必要な経験、できればほしいスキル、社風に合う人柄…などを言語化。「採用基準」にして、求人情報や面接方法に落とし込むことで、解決につなげていただけるのではないかと思います。


また、後半では、事務・アシスタント業務の、人からシステム(自動化)への「置き換え」についてもお聞きしています。業務の簡易化・効率化、人件費の削減などを背景に「置き換え」を実施した企業は、わずか3%。8割以上の企業が「置き換えは、予定なし」、と回答されていました。

「予定なし」の理由については、「多様な業務を担うため、置き換えられない」「アシスタントでも専門的な知識のいる業種のため」が上位に。

確かに、ある人が担っていた全てを自動化、というのは難しいですが、その一部の定型業務だけを切り出して自動化、ということは検討できそうです。

システムによる自動化は、人手不足を解消する有効な手段の一つともいえます!ぜひ選択肢の一つとして検討していただければと思います。

※当選者発表はこちら。順次メールにてAmazonギフト券をお送りさせていただきます。

  1. 課題1位「求める人材が少ない」。2位の「応募が集まらない」と10%以上の開き。
  2. 事務・アシスタント業務の人から自動化。「置き換え予定なし」が約8割。
  3. 実施の理由、「業務の簡易化・効率化」「人件費の削減」が上位に。
Q. 現在、事務・アシスタント職の採用を行なっていますか?
現在、事務・アシスタント職の採用を行なっていますか?結果

事務・アシスタント職の採用を行なっていますか、という質問に対して、「採用を行なっている」企業は全体の4割弱。「検討をしている」は2割、「検討もしていない」は4割という結果になりました。

次にお聞きしたのは、具体的な職種についてです。「事務・アシスタント職」と一言でいっても、営業事務や医療事務、受付などさまざま。実際に採用を行なっている職種について伺いました。

Q. 採用を行なっているのは、具体的にどの職種ですか?(複数選択可)
採用を行なっているのは、具体的にどの職種ですか?(複数選択可) 結果
「その他」の回答
  • 撮影アシスタント
  • 経理アシスタント
  • 施術補助

具体的な職種についてお聞きしたところ、「一般事務」が約半数という結果になりました。「その他」と回答された方は23%。詳細を見てみると、撮影アシスタント、経理アシスタントなど専門性が高い仕事のアシスタント業務が多くみられました。

Q. 上記で回答いただいた職種の雇用形態を教えてください。(複数選択可)
上記で回答いただいた職種の雇用形態を教えてください。(複数選択可) 結果
「その他」の回答
  • インターンシップ雇用

次に、雇用形態で見てみると、一番多かったのは「正社員」で68%。事務・アシスタント職だから契約社員や派遣で雇用といった考えではなく、多くの企業は、「正社員」としての雇用を考えていることが分かりました。次に、採用を行なっている理由(募集背景)と採用時期についてお聞きしています。

Q. 事務・アシスタント職の採用を行なっている理由(募集背景)を教えてください。(複数選択可)
事務・アシスタント職の採用を行なっている理由(募集背景)を教えてください。(複数選択可) 結果
「その他」の回答
  • 障がい者雇用
  • 将来のための補充
Q. 採用時期について教えてください。
採用時期について教えてください。 結果

※小数点以下を四捨五入してるため、必ずしも合計が100にならない。

採用を行なっている理由(募集背景)の、1位は「退職による欠員」で47%。「業績好調による業務量増加」「既存業務の拡大」が並びました。採用時期については、半年以内の採用を考えている企業が約4割という結果に。

Q. 人材募集方法について教えてください。(複数選択可)
人材募集方法について教えてください。(複数選択可)回答
「その他」の回答
  • ポスター
  • 合同企業説明会

募集方法に関しては、「求人サイト・ウエブサービス(無料)」「ハローワーク」「自社ホームページ」など、費用をかけない募集方法が上位に並びました。次に、採用費についての考えをお聞きしています。

※「採用は行なっていないが、検討をしている」と回答された方を対象に、同様の質問をお聞きしたところ、具体的な職種「一般事務」、雇用形態「正社員」、募集方法「求人サイト・ウエブサービス(無料)」がトップで、差はなし。違いがあったのは、募集背景。検討している企業の募集背景は「既存業務の拡大」が1位という結果になった。

Q. 貴社の「事務・アシスタント職の採用費用」に対する考えについて教えてください。
貴社の「事務・アシスタント職の採用費用」に対する考えについて教えてください。 結果

「事務・アシスタント職」を採用する際の“費用”についてもお聞きしました。「必ず費用をかけて採用する」と回答された企業は9%と少数。一方、「できれば予算をかけずに採用したい」「費用はかけない」を合わせると9割以上。費用をかけずに採用することを前提としている企業が目立ちました。

Q. 「事務職の採用」で課題に感じていることはありますか?(複数選択可)
「事務職の採用」で課題に感じていることはありますか?(複数選択可) 結果
「その他」の回答
  • 応募が集まるような募集要項の書き方が難しい。

事務・アシスタント職の採用において「課題」に感じていることの1位は「求める人材からの応募が少ない」で40%、2位の「応募が集まらない」を10%以上、上回る結果となりました。

事務・アシスタント職は、他の職種と比べても比較的応募を集めやすい傾向にありますので、応募数の悩みよりも、「質」に関する悩みが上位に来ていると言えそうです。以下では、それぞれの課題に対して、具体的なエピソードや、悩みに対する解決策についてもお聞きしています。

具体的なエピソードについて教えてください。

「求める人材からの応募が少ない」と回答された方

  • 小規模な経理業務と労務業務を、臨機応変に任せられる人材が来なかった。ハードルを下げて、簿記資格または実務経験者にしたところ採用できた。(東京都/その他業種)
  • 未経験者からの応募ばかり。社会人経験も浅いので、教育に時間がかかってしまう。(愛知県/その他業種)
  • 聞いていたスキルを実際のスキルの乖離、より具体的(詳細な)な実績のすり合わせが必要だと感じた。(流通・小売関連/神奈川県)
  • 事務職は人気があるので応募は多数あるが、より良い人材を採用したいため決定するタイミングが難しい。他の職種は面接のみの選考ですが事務職は書類選考を実施しています。(大阪府/IT・情報処理・インターネット関連)

「応募が集まらない」と回答された方

  • 勤務時間を短縮する、高齢者の雇用を検討する。(千葉県/IT関連)
  • 面接確約の場合は応募に結び付きやすいかもしれない。(東京都/その他業種)
  • 時給を他よりも高く設定。(千葉県/その他業種)
  • 主婦層の時短勤務の方を採用しましたが、短時間でもしっかり業務を行ってくれるのでいい採用ができたと思っています。(東京都/その他業種)

「採用コストが高い」と回答された方

  • 知人に紹介してもらう。(大阪府/サービス関連)
  • 成果報酬型媒体があれば良いと思う。(東京都/メーカー)
  • 値段が高いので社内の稟議が通らない。(愛知県/メーカー)

「選考で適切な見極めができていない」と回答された方

  • 事務経験は経験者でもその会社によってスキルややってきたことにばらつきがあるため、採用面接で詳細を確認することや具体的に1日の流れを確認するようにしている。(東京都/IT・情報処理・インターネット関連)
  • 過去の職歴や面接での自己アピールからのみでは、事務力の高さ、建設的な立案力(改善プラン)などのスキルの判断が難しいと感じます。紹介会社にて、全体候補者を公正にみて判断したスキル判定があると役立つと思います。(東京都/教育関連)
  • 選考段階で社内見学や社員トークなどで双方の体感マッチングをして頂いている(東京都/サービス関連)
  • 事務処理能力の適正を見極めることができない。学歴に頼るのが無難。(大阪府/メーカー)

「選考・内定辞退が多い」と回答された方

  • 多数面接に案内し、この人!という方に内定を出しても辞退されたことが何度かあった。辞退者の傾向を見ると事務経験者であり、私たちもそこを過大に評価していたし、他社からも内定を多数もらえるのだと思う。それからは事務未経験者に内定を出すようにし、成功している。(神奈川県/流通・小売関連)
  • 選考スピードを上げる(東京都/その他業種)
  • 以前、内定した方が就職しなかった。他社の内定状況を確認するべきだったと思う。(茨城県/流通・小売関連)

「早期離職が多い」と回答された方

  • 採用から3ヵ月~半年での退職者が多い。仕事内容や会社の特徴などが、採用時にきちんと説明できていないと感じる(山口県/サービス関連)
  • 試用期間を設けて、お互いに雇用の良しあしを見極める。(千葉県/不動産・建設関連)
  • 業務負荷が高い傾向があるので退職しやすい。細かいフォローが効果的と思う。(山梨県/流通・小売関連)

「内定まで時間がかかる」と回答された方

  • 面接回数を社内的に減らせないため、問題が解決できていない。(東京都/IT・情報処理・インターネット関連)
  • 面接官の日程調整等が困難。(東京都/その他業種)

「応募者と連絡が取れなくなる」と回答された方

  • もっと対応を早く、とは思っています。具体的なエピソードは応募はしてくるけど対応が1日後、2日後になると、もう連絡は取れません。連絡が取れてもご辞退が多いです。(茨城県/その他業種)
  • こまめに連絡を取る。書類確認なしでお会いしてすべて判断する(東京都/IT・情報処理・インターネット関連)
  • 面接調整し、面接当日に来ないことが多く、前日のリマインドメールは効果的かと思います。(大阪府/IT・情報処理・インターネット関連)

「応募が多すぎる」と回答された方

  • 時期的なものか不明ですが、偶発的に応募が増加するタイミングがあり対応が煩雑になる。(宮城県/サービス関連)
  • 未経験OKと記載しない。(東京都/サービス関連)
  • 応募が集中して面接に時間が取られる(埼玉県/流通・小売関連)

「適切な面接のやり方が分からない」と回答された方

  • 面接に慣れていない(東京都/不動産・建設関連)
  • 面接における相互理解と、魅力付けは必ず実施している(東京都/その他業種)
事務・アシスタント業務についてお聞きします。人からシステム(自動化サービス等)へ置き換える予定はありますか?
事務・アシスタント業務についてお聞きします。人からシステム(自動化サービス等)へ置き換える予定はありますか? 回答

少し話が変わり、「事務・アシスタント業務」において、人から自動化サービスへの置き換えについてお聞きしています。「すでに置き換え済み」はわずか3%と少数。一方、「置き換え予定なし」と回答された企業は、8割近くを占めました。

今後さらに深刻化していく人材不足に対処できる体制として、ロボットやシステムを導入する企業が増えてきました。新聞・雑誌などメディアで目にする機会も多いですが、実際の現場においては、まだまだこれからの取り組みなのだと感じました。

Q. 「置き換え済み」「置き換えを前提にトライアル中」「置き換え予定」と回答された方にお聞きします。
その理由を教えてください。
「置き換え済み」「置き換えを前提にトライアル中」「置き換え予定」と回答された方にお聞きします。その理由を教えてください。 回答

「置き換え済み」「置き換えを前提にトライアル中」「置き換え予定」と回答された方に、その理由をお聞きしたところ、1位は「業務の簡易化・効率化のため」で71%。2位は「人件費の削減」で50%、3位は「働き方改革に伴う省力化」で36%という結果に。

各企業とも、デジタルツールなどの活用によって、「生産性向上」や「人手不足解消」の実現を目指していることが分かります。以下では、トップ3について、具体的なエピソードもお聞きしていますので、併せてご覧ください。

具体的なエピソードを教えてください。

「業務の簡易化・効率化のため」と回答された方

  • まだまだ手動の作業が多い為、効率化を図りたい(大阪府/その他業種)
  • RPAの導入。簡単な数値の打ち込みから始めている。(大阪府/サービス関連)
  • 現状では担当者が行っていますが、機械化出来ればヒューマンエラーによるミスを減らせると思うので、予定しています。(東京都/サービス関連)
  • 現在、RPA OCRなどのソリューションを導入し、効率化、ミス軽減を進めている。(大阪府/その他業種)

「人件費の削減」と回答された方

  • 人件費より、自動化をした方が利益率が高い。(東京都/不動産・建設関連)
  • 人件費とパフォーマンスに乖離があるため。(東京都/IT・情報処理・インターネット関連)
  • 正社員であれば賞与も必要だが、システムなら一定の金額で済む。(愛知県/メーカー)

「働き方改革に伴う省力化」と回答された方

  • 効率的な業務ができておらず、待ち時間が発生している(福岡県/メーカー)
  • Web勤怠・財務システム・販売システム・Web給与明細などで省力化(東京都/サービス関連)
  • 客観的な勤怠管理が求められ、システムを導入することとなり、合わせて給与管理も連動できるように導入に向け進行中。(京都府/その他業種)
Q. 「置き換え予定なし」と回答された方にお聞きします。その理由を教えてください。
「置き換え予定なし」と回答された方にお聞きします。その理由を教えてください。 回答
「その他」の回答
  • 顧客とのコミュニケーションが必要
  • 置き換えにおける予算が取れない

一方、「置き換え予定なし」と回答された方にもその理由についてお聞きしています。1位は「多様な業務を担うため、置き換えられない」で55%、2位は「アシスタントでも専門的な知識のいる業種のため」で24%、3位は「既存社員に長く働いてもらうため」で21%という結果になりました。

こちらも、トップ3について、具体的なエピソードについてお聞きしています。

具体的なエピソードを教えてください。

「多様な業務を担うため、置き換えられない」と回答された方

  • 受付でのお客様との会話も信頼関係を築くうえで大切だと思っています。(千葉県/その他業種)
  • 社員のシフトや請求など多岐に渡る業務内容のため。(東京都/サービス関連)
  • 大きな組織ではないため、採用・労務管理・総務庶務業務など幅広く対応頂くことを想定している。(東京都/不動産・建設関連)

「アシスタントでも専門的な知識のいる業種のため」と回答された方

  • 宿泊の予約受付業務はWebからの予約である程度自動化されているが、電話してくるお客様毎は個別の対応が必要。SNSでの情報発信などは自動化できない。(兵庫県/宿泊業)
  • デザイナーと他部署とのつなぎ役としてコミュニケーション力が問われるポジション。そのため、システム化より人が繋いだほうが良いと考えている。(神奈川県/メーカー)
  • 不妊治療専門クリニックで、患者様からの質問が様々なので。(東京都/医療関連)

「既存社員に長く働いてもらうため」と回答された方

  • みんなで頑張っている会社なので。(山口県/その他業種)
  • 人材ビジネスのため、できるだけ人が対応したい。(愛知県/IT・情報処理・インターネット関連)
  • 昔からの考えとして直雇用がしたいため。(愛知県/不動産・建設関連)
  • 事務総務担当者(1名のみ配置)は15年勤務中で、ノウハウを持っています。(東京都/その他業種)

アンケートの集計結果は以上になります。

たくさんのご協力、ありがとうございました!今月のアンケートも実施中です。ぜひご参加よろしくお願いします。

(engage 事務局有藤)

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