内示とは?円滑な人事異動を行なう準備や注意点を解説

企業にとって「内示」は円滑な人事異動を行なうためにとても重要なもの。人事担当やマネジメント職など、人事異動に携わる人は内示を通達する立場にあるため、運用方法をきちんと理解しておく必要があります。特にこれから重要な人事異動を控えている担当者は、内示を通達する方法や注意点をきちんと理解しておくべきでしょう。この記事では、内示について「なんとなくしか知らない」という人のために、基本ルールから丁寧に解説。最後には、人事担当向けに「トラブルのない内示のために人事担当ができること」も紹介しますので参考にしてみてください。

 

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内示とは?

「内示」とは、情報を非公式に通知することを指す言葉。主に、人事異動を通達する際に使用されます。人事異動について公式発表をする前に、対象となる従業員と関係者に対して内々に通達を出すことを「人事内示」といいます。人事内示で伝えられるのは主に2点。部署異動や転勤の際に通達される異動内示と、昇進・昇格といった昇級内示です。内示は機密情報として扱い、口外するのは禁止。内示で通達される内容は基本的に決定事項ですが、時には打診として使われる場合もあります。

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「辞令」や「発令」との違い

「辞令」や「発令」は内示とよく混合されやすい言葉です。「辞令」は、企業が従業員に対して決定事項を通知する公式文書のことを指します。辞令で開示される内容は、転勤や採用といった人事関係や昇給や昇進についてです。人事異動の場合は、まず本人に「内示」した後、適切なタイミングで社内全体に「辞令」として公表する流れになります。このように、辞令を社内で公にすることが「発令」です。内示の後、発令されるまでは内示の詳細を内密にすることになります。

企業にとって内示が必要な理由

内示を行なう一番の目的は、必要な準備期間を設けること。人事異動を公表する前に対象の従業員と関係者に通達することで、異動の手続きや手配を段取りよく進められます。スムーズな業務の引き継ぎを実現することはもちろん、心構えや生活環境などの事前準備をする時間にもなるため、企業は適切な時期に内示を出すことが大切です。人事異動の規模によっては、事業戦略上の調整期間を確保するために内示が重要な役割を担います。

 

たとえば、人事異動で組織体制に大きな変化が生じる場合。辞令を出す前に社内外へ及ぶ影響を把握し、起こりうる事態に備えたリスク管理と調整が必要になります。社外に影響がない人事異動であっても、異動によって組織内が混乱することや、業務への影響が出る可能性を十分に考慮して準備しましょう。このように、人事異動に備えて必要な準備期間を設け、スムーズな組織変更を進めるために内示は欠かせません。また、内示は決定事項ではなく、辞令が出るまでは変更される可能性も。確定するまでは内々で扱い、不要な混乱を避けるためでもあります。人事担当や各部署の責任者は、内示を出す適切なタイミングを見極めましょう。

内示を行なうための運用ルールについて

ここからは、内示を行なうために知っておくべき運用のルールをお伝えします。ルールを理解していなければトラブルを引き起こすことがあるため、担当者はしっかりと理解しておきましょう。

内示を出す時期は?

内示をいつまでに通達しなればならないという明確な決まりはありませんが、実際に人事異動を行なう1〜2ヶ月前に出されるのが一般的。内示の内容によっては、1週間前に通達されることもあります。転勤などの人事異動は、転居の準備や手続きを進める期間が必要なので早めに内示を出しましょう。

内示の通達方法は?

内示の通達方法は企業によって多種多様。基本的には口頭で伝えられることが多く、内示書やメールの場合もあります。一方で最近では、内示書を郵送することはほとんどなくなりました。内示は機密情報として扱われるため、口頭の場合は他の従業員に気づかれないように、面談形式で行なわれるのが一般的です。

内示は拒否・取り消しが可能?

まず、内示や辞令に法的拘束力はありません。しかし、法的拘束力がないと聞くと、内示の拒否や取り消しはできるように思われますが、そうではありません。なぜなら従業員は入社の際に、企業と雇用に関する労働契約を交わしており、その条件の中に「従業員は業務命令に従う」という内容があるからです。

 

労働契約の効力によって、従業員は合理的な労働条件が定められている就業規則には従うことになります。よって、業務命令となる人事異動を断ることはできません。また契約では懲戒解雇の条件も示されており、大抵の場合は「正当な理由なく、業務上の指示・命令に反した場合」といった内容が条件として挙げられています。つまり、正当な理由なく人事異動を断った場合、解雇になる可能性があるということ。これらの契約条件から、従業員はよっぽどの理由がない限り、内示や辞令に対する拒否権はありません。

内示を拒否された場合は?

内示を出した際、従業員が「どうしても」という理由で人事異動を断るケースもあるでしょう。この場合、拒否を認めるか否かは企業の判断に委ねられます。内示は辞令として通達されるまで決定事項でないため、企業としては内示を拒否する従業員の事情を考慮し、取り消しを検討する余地があります。企業が「内示を断る正当な理由」として認めるケースには下記のようなものがあります。

  • やむを得ない事情がある場合

転居を伴う異動が難しい場合。従業員が家族の介護や育児をしている、あるいは病気の治療で通っている特定の病院があるケースが該当。

  • 雇用契約に違反する場合

雇用契約の段階で勤務地や職種が限定されている場合。従業員は契約外の業務命令になるとして、意義を申し立てることができる。その際、企業側は異動を強制できない。

「やむを得ない事情がある場合」に関しては、柔軟な姿勢で内示を検討しなおす余地があると言えるでしょう。

参考:厚生労働省 労働基準局 監督課「やさしい労務管理の手引き

内示を漏洩させた場合の対処は?

内示した内容を漏らすことは、個人情報保護法によってコンプライアンス違反になります。従業員が内示を漏洩した場合は、処罰の検討が必要でしょう。人事が扱う情報は企業の機密情報であり、個人情報として扱われます。このため、漏洩することは個人情報保護法に反することになるのです。

 

内示が漏洩した場合、企業は規則に従い懲戒処分を行なうことも可能であり、債務不履行や不法行為として損害賠償請求も検討が可能。企業にとって、従業員が業務命令を無視したり、社内手続きを軽視したりといった行動は大きな問題です。きちんと対処しなければ、今後同様の事態が起きる可能性が高くなります。このようなトラブルを防ぐためにも、社内でコンプライアンスに関する知識と処罰対象を周知することが大事です。

内示を行なう際の注意点

実際に内示を行なうにあたり、注意すべきポイントを紹介します。内示を出す際は、情報の取り扱い方はもちろんのこと、従業員との向き合い方についても慎重な姿勢が求められます。内示はさまざまな変化をもたらす通達なので、トラブルにならないよう細心の注意を払って進めましょう。

情報漏洩に関するリスクを理解する

内示を出す際、対象となる従業員や関係者には、情報漏洩を起こした場合のリスクをきちんと伝えておくことが大事です。内示を受けた社員が守秘義務を守らなければ、社内に不和が生じて不信感が生まれるなど、悪影響をもたらす可能性があります。もしも漏洩した場合は処罰対象になることも伝え、公に発表するタイミングまでは内密にしながら、内々に引き継ぎや準備を進めましょう。

 

企業の存続に関する重要な人事異動であればあるほど機密性は高くなるため、内示を出す際は十分な注意が必要になります。例えば、代表取締役や役員に関する内示が出た場合、発令日前に情報が漏れたとなれば企業の信用問題やコンプライアンス体制が疑われることも。その結果、株価の暴落が起きたり、取引先を失ったりするリスクが考えられます。重要性の高い人事異動でなくとも、健全なコンプライアンス体制のもとで内示を行なうことが大切です。

情報管理には十分な注意をする

内示に関する情報を扱う担当者は、不注意によって情報が漏れてしまうことがないよう管理を徹底しましょう。まれに内示に関するメールや書類が関係のない従業員の目に入るなど、情報管理が杜撰なせいで情報が外部に漏れてしまうケースがあります。メールで内示を出す際は送信先のチェックを徹底し、関連書類はシュレッダーにかけるなど、情報の扱い方には十分に気を配るようにしてください。

 

また、情報を知る範囲があいまいでは、内示を受けた社員や上司などの関係者が「知っているだろう」という思い込みでうっかり情報を周囲に漏らしてしまうことも。内示から辞令を出すまでの期間中に情報が漏れることがないよう、「内示を知っている関係者の範囲」と「辞令を出す時期(内密にする期間)」を明確にしておくことが重要です。

従業員の意思の把握とモチベーションのケア

人事異動により、希望しない部署への異動や転勤を余儀なくされた従業員はモチベーションの低下が懸念されます。基本的に内示に対する拒否権はないため、従業員がどうしても人事異動を受け入れられない場合、辞職してしまう可能性があります。転居を伴う転勤やキャリアに大きな影響が出る部署異動など、従業員の将来を左右する内示を出す際は、従業員の家庭事情や異動に関する意思についてある程度把握したうえで検討するようにしましょう。

トラブルのない内示のために人事担当ができること

人事異動は、企業と従業員の双方にとってプラスに働くものであるべきです。内示を受けた従業員が不満を抱いたり辞職したりすることになれば、双方にとってマイナスになります。企業側は、内示を受ける従業員が「予想外の人事」と思う異動にならないよう、あらかじめ自社における働き方のビジョンを示しておくことが大切です。

 

転勤がある企業の場合、人事担当は面接の際にあらかじめ転勤の可能性があることや転勤に対する意思・事情を確認しておくようにしましょう。採用活動では自社の将来を見通して戦略的な組織づくりするために、必要な人材の獲得と配置を見極めながら採用基準をつくるべきです。

 

また、内示や人事異動に関わる担当者は、トラブルを防ぐために自社の労働契約や就業規則について熟知しておく必要があります。コンプライアンス対策を重要視し、必要に応じて自社内の規程の見直しや周知を行なう機会をつくりましょう。情報漏洩により企業としての信頼を落とす事態や取引先との関係を悪化させる事態にならないよう、社内意識の向上を目指してください。

まとめ

企業が成長するうえで、適切な人材配置と組織体制の構築を行なうための人事異動は必須。人事異動の内示を出す際は、ルールやコンプライアンスを守ることはもちろん、伝え方やタイミングも大切なポイントになります。企業にとって異動が必要になる背景や人選の理由、そして本人への評価やこれからのビジョンをしっかり伝え、企業と従業員の双方にとってプラスにつながるような人事を目指しましょう。内示を出す立場となり、企業と従業員の将来に関わっていく人は今まで以上に広い視野を持ち、経営に携わる意識が求められます。企業と従業員の成長につながる最も良い選択ができるよう、正しい知識を学びながら、自分の役割を果たしていきましょう。

 

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