「スカウトメール」はどう使えばいい?その効果的な利用方法を解説

企業が従業員を採用する際に、よく用いられる手段といえば「求人広告」。しかしたくさんの募集が並ぶ媒体では、求人広告を掲載しても他の会社の募集に埋もれてしまい、あまり応募が集まらなかったという経験がある方も多いのではないでしょうか。

 

そんな時に便利なのが、今回紹介する「スカウトメール」による採用活動です。この方法では、求職者に対して企業が直接アプローチすることができ、場合によっては求人広告を掲載するよりも効率的に採用を行なうことが可能となっています。

 

しかし、スカウトメールは送れば必ず効果を発揮するというものではなく、求職者に魅力を感じてもらい応募につなげるためにはいくつかのコツが存在します。この記事では、そんなスカウトメールを活用するにあたってのコツや気をつけるべきポイントを詳しく紹介していきます。

 

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「スカウトメール」とは?

スカウトメールとは、転職情報サイトなどに登録している求職者の中から、採用したい条件を満たす人材に対して企業が直接メッセージを送ることができる採用ツールです。メッセージを送った後は、求職者がその内容に対して返信や履歴書の送付といったリアクションを行なうことで選考が進んでいきます。

 

なお、スカウトメールのサービス内容は運営する媒体によって異なり、中にはエン転職などの広告媒体以外が運営しているサービスも存在します。代表的なところでは、より少数の求職者に特化したダイレクトリクルーティングや、逆に多数の人材に向けてアプローチを行なえるメルマガ形式のものなどがあるようです。

スカウトメールのメリット

求人広告といった、これまでの不特定多数の求職者により応募を「待つ」スタイルの採用活動には、知名度が低い中小企業にとっては不利な側面がありました。目立つ企業ばかりに募集が集中し、十分にマッチングを行なえないまま選択肢から外されてしまうためです。

 

その一方で、スカウトメールは企業側から狙った候補者に対し、直接メッセージを送ってエントリーへと誘導することが可能です。そのため、企業の規模に関わらず効率的に採用活動を行なうことができるのです。

 

近年、有効求人倍率は上昇の一途を辿っており、求人広告の数が求職者を上回る中で既存の方法での採用は年々困難なものとなっています。そんな状況において、スカウトメールはこれまでとは逆の「攻める」採用ツールとして、今まさに大きな注目を集めている手段なのです。 

スカウトメールは、ただ送ればよいわけではない

スカウトメールは採用の大きな助けになるツールでありますが、送れば必ず良い結果を得られるわけではありません。なぜなら多くの場合、スカウトメールの文面は企業側が自ら作成しなくてはならず、応募効果はその内容によって大きく左右されるからです。

 

もしターゲット設定が的確で、マッチング的にも申し分のない求職者を見つけられたとしても、送ったメッセージが魅力に欠けるものであればリアクションは返ってきません。それどころか、本文を最後まで読んでもらうことすら難しいでしょう。

 

そのため、貴重なアプローチの機会を無駄することなく確実に採用につなげるためには、メッセージの内容に関して一定の工夫が必要となります。よって今回の記事では、そんなスカウトメールの効果を高めるために知っておくべき知識を紹介していきます。 

良いスカウトメールの特徴

有効なスカウトメールの活用方法を知るため、ここではスカウトメールの中でも効果の上がりやすい優れたものに見られる特徴を紹介します。すでにスカウトメールを利用したことのある方は、その際に送った内容と比較しながら見ていきましょう。

期待感が伝わる

スカウトメールの大きな特徴は「特定の個人に対して送られる点」にあるため、その点を強みとして活かすためには受け取る相手をしっかりと意識した文面にすることが大切です。

 

その中でも特に有効なパターンとしては、これから会社に加わってもらう相手への「期待感」が伝わってくるものが挙げられます。「あなただからこそ興味を持った」「あなたの能力が必要」という会社側の期待が文面に強く表れていればいるほど、受け取った求職者はそのオファーをより魅力的に感じてくれることでしょう。

応募のメリットが分かりやすい

スカウトメールと通常の求人広告は訴求の方法こそ違いますが、「会社の魅力を伝えて応募してもらう」という点おいてはどちらも大きく変わりません。つまり、求職者からリアクションを得るためには、まずは入社することのメリットを紹介することが必要不可欠ということです。

 

そのため、内容を読むことで「この会社に入るとどんな良いことがあるか」「他の企業と比べてどんな優れたポイントがあるか」といった点が一目で分かるものは良いスカウトメールであるといえます。ただメリットそのものが魅力的なだけでなく、それが相手にしっかりと伝わることが重要なのです。

次にすべき対応がはっきりしている

優れた効果につながるスカウトメールは、メールを受け取った後にとるべきリアクションについても丁寧に記載されている場合が多いです。たとえ第一志望にするほど魅力的なメリットのあるスカウトでなくとも、返信の仕方が分かりやすければ求職者は「とりあえず連絡をとってみよう」という気になってくれるかもしれません。

 

逆に、たとえどれだけ魅力的な条件を提示できたとしても、応募方法が分かりにくいようでは求職者の意欲は大きく削がれてしまうでしょう。スカウトメールはあくまで相手に反応してもらって初めて意味のあるツールのため、その後の対応への誘導のスムーズさは特に気を配るべきポイントのひとつであるといえます。

悪いスカウトメールの特徴

以下に紹介していくのは、これまでとは逆にあまり求職者に良い印象が与えられず、応募も集まりにくいスカウトメールの「悪い例」です。スカウトメールの内容を作成する際は、このような条件にあてはまっていないかをしっかり確認するようにしましょう。

前置きが長い

本題に入る前の前置きやあいさつを充実させることは、「相手に期待感を伝える」「丁寧な会社だという印象を与える」といった効果から必ずしも無駄ではありません。しかし、だからとってあまりにも長々と本題に関係のない内容が続くと、本当に伝えたい内容に到達する前に求職者は読むことをやめてしまいます。

 

スカウトメールを送る対象となるような優秀な求職者は、それだけ多くの企業から声をかけられている多忙な人材である可能性が高いです。そんな人に短い時間で端的に自社の魅力を伝えるためにも、余計であると思われる内容はなるべく減らすようにしましょう。

定型文ばかりで構成されている

複数の求職者に対して使用できるフォーマットを作成することはコストの削減につながりますが、スカウトメールはあくまで「個人をスカウトする」ためのものであるため、その使い方には注意が必要です。

 

たとえば、本文の内容があまりにも簡素で当たり障りのない内容の場合、相手は「本当は誰でもいいんじゃないだろうか」「それほど期待されていないのではないか」などといった印象を受けてしまうでしょう。また、定型文や分かりやすい形式的すぎる文章も、逆効果になるため避けるべき内容のひとつといえます。

入社後のイメージを持ちづらい

斬新な制度や福利厚生を揃えた独自性の高いスカウトであっても、それらが従業員にとってどう利益につながるのか、どのように利用すればいいのかが分かりづらいメールでは求職者はメリットを感じてはくれません。

 

こうした事態を避けるため、会社の強みなどといった具体的なメリットを紹介する際には、その書き方についても気を配る必要があります。受け取った相手が実際に「入社したい」と思えるよう、原稿では単なる条件の羅列になることなく、イメージのしやすい表現を用いるようにしましょう。

より効果的なスカウトメールの作成方法

これまでに紹介してきた良いスカウトメール・悪いスカウトメールの特徴を踏まえ、ここからは実際に効果的なメッセージを作成していく手順を紹介します。魅力的に見せようという思いばかりが先行しても良い内容にはなりにくいため、印象をアップさせる確かな方法を学びながら作成を進めていきましょう。

①ターゲットを明確に定める

スカウトメールの作成においてもっとも最初に行なうべきなのが、送るターゲットをはっきりさせることです。この点が曖昧なままだと内容の軸までもぶれてしまうため、初めにしっかりと人物像を固めておきましょう。

 

具体的に決めるポイントとしては、求職者の年齢やこれまでの経験、現在スキルといった「ペルソナ」と、相手が転職活動にあたって希望する条件や職種などの「検索軸」が存在します。スカウトメールのサービス元によってはそれ以上に細かいターゲット設定を行なえる場合もあるため、媒体の特性なども考慮して決定してください。

 

ただし一つ意識しておきたいのは、スカウトメールのターゲットは必ずしも経験者でなくてもよいという点です。募集の内容によっては未経験者の中に優れた人材が眠っている可能性もあるため、そうした求職者を視野に入れて募集を行なう場合は、それほど狭く人物像を固めない方がより良い結果につながるでしょう。

 

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②差別化を意識しつつ訴求点をまとめる

ターゲットが決まったら、その求職者に向けてアピールしていくメリットを決めましょう。この際に重要なのは、相手に同業他社などから複数のスカウトメールが届いている場合を想定し、他社との差別化につながるようなポイントを設定しておくことです。

 

たとえば、単純な売上以外の条件で発生するインセンティブや報奨金、子どもの人数に応じた手当以外のサポートなどは差別化につながるユニークな条件といえるでしょう。特に、一度利用して終わりではない、今後のキャリアにも大きな影響を及ぼすような長期的なメリットは求職者にとっても大きな魅力となるはずです。

 

あなたの会社がスカウトメールを用いて獲得したいと思うような魅力的な人材は、他の会社にとっても同じだけ欲しい人材である可能性が高いです。仮に他社と競合となった際に負けてしまわぬよう、フックになるような特徴的なメリットはひとつでも多くあった方がよいでしょう。

③相手への想いが伝わるよう工夫する

書くべき情報が固まった後は、文章としての「表現」を意識しながら実際に文面を作成していきます。まずは受け取ったターゲットが、自分自身への期待感を感じられるような文言を随所に加えていくことからはじめましょう。

 

中でも有効なのが、そのターゲットをスカウトした「理由」を本文中に盛り込む方法です。自分のどのような点を魅力に感じたかという情報は、求職者にとっては応募する・しないに関わらず興味をひく内容のため、なるべく本文のはじめに配置することをおすすめします。

 

その他には、メッセージ内に署名をすることで「どんな役職の誰が送っているか」を意識させることも効果的です。スカウトメールを送ってきたのが会社の代表や上位の役職者であると分かれば、受け手は「それだけ先方にとって自分が重要な人材なのだ」とより大きな特別感を感じられるはずです。

④無駄を省いて要点を際立たせる

メッセージの内容を書き上げたら、最後に本文全体を見返して不要な点や違和感に思う点がないかを確認した上で完成となります。修正すべき点が見つかれば、より読みやすくブラッシュアップを行なってください、

 

これはあくまで目安ですが、スカウトメールにおいて最も読みやすい文字数は800字前後といわれています。長すぎる文章が読まれないのはもちろんのこと、逆に短すぎても相手に不信感を与えてしまうため、全体の文章量も適切なものになるようしっかりと調整していきましょう。

スカウトメール作成時に注意すべきポイント

ここからは、スカウトメールの返信率をさらにアップさせるために頭に入れておきたいさまざまな注意点をお教えします。条件の似たスカウトメールが複数届いている場合、ごく細部の違いが求職者にとっては応募する・しないを決定づける要因になるかもしれません。そのため、以下の情報も意識しながら文面を作成していきましょう。 

開いてもらうには件名も大切

スカウトメールを受け取った相手が抱く印象は、本文の内容だけでなくその「件名」にも大きく左右されます。なぜなら、いくつもの会社からスカウトメールを受け取っている求職者の場合、件名に魅力を感じないメールは開くことすら後回しにされる可能性もあるからです。

 

よってスカウトメールの件名には、入社することのメリットや会社としての実績、定着率などの具体的なデータといった少しでも魅力になるような情報を装飾として加えるのがよいでしょう。また、あえてメリットではなく相手の個人名を「○○様」と記載することで、「自分だけに送られてきた」という印象を与える手法もあります。

職種ごとのポジティブな言葉・ネガティブな言葉に注目

スカウトメールの作成においては、募集する職種によって求職者に「良い印象を与える言葉」と「悪い印象を与える言葉」が存在します。ある職種ではメリットとして映える言葉も、別の職種ではデメリットをごまかすための言葉として受け取られてしまうかもしれないということです。

 

たとえば、営業の分野において「土日休み」「有給消化率○割」といった言葉は、そうしたメリットを掲げる募集の少なさから希少価値のある条件として高い人気があります。その一方で、「急募」「ベンチャー」といった表現は激務であることを匂わせる言葉として敬遠される傾向にあるようです。

 

他には、販売・接客系の職種であれば「地域密着」や「未経験歓迎」は安心感を与える文言として効果的ですが、「実力主義」「成績次第」といった言葉はノルマの厳しさを連想させるため、スカウトメールで用いることは避けた方がよいかもしれません。

受け取った後の「リアクション」への誘導も忘れずに

メッセージを受け取った後の指示を本文中に記載する場合、ただ「返信してください」とだけ書くのと「希望する面接日時を教えてください」と書くのでは、後者の方がより丁寧かつ採用に前向きな印象を与えます。

 

スカウトメールはある種企業から一方的に送られるもののため、ただ仕事の内容や利点を紹介されただけではあまり現実的に入社を考えられないという求職者がいてもおかしくはありません。そうした相手により真剣に応募を考えてもらうためにも、リアクションへの誘導を行なう際はなるべく詳細に指示を記載するのが良いでしょう。 

スカウトメールはサービス選びも大切

スカウトメールにはサービスを展開する企業によってさまざまな特徴や傾向があり、利用にあたってはその中から目的に合ったサービスを選ぶことも重要です。ターゲットとなる層の求職者がどれだけいるかといった点だけでなく、コストの面なども考慮した上で最良のものを選択しましょう。

 

なお、中には求職者の返信率や登録者数といったデータを企業向けに公開しているサービスもあるため、その情報をもとに利用するサービスを決定するのもよいでしょう。

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一般に、スカウトメールは求人広告を有料で掲載した際に付属するオプションといった形で展開しているものが多く、単体で利用する場合でも数十万円の費用がかかることが珍しくありません。しかし、engageのスカウトメールは無料でご利用いただけます(送信可能数は1週間に10本)。試しに一度スカウトメールの効果を体感してみるのも良いかもしれません。

まとめ

スカウトメールは小規模な企業でも希望する人材に的確にアプローチできる便利なツールであり、適切に利用することで採用活動を有利に運ぶことが可能です。

 

しかし、その効果を最大限に発揮するためには、メッセージの書き方において一部工夫が必要となります。そのため、実際にスカウトメールを送る際はこの記事で紹介したポイントに気をつけつつ、ターゲットとなる人材に寄り添うことを意識してメッセージを作成していくことが大切です。

 

使い方さえ理解すれば、スカウトメールは決して難しいものではありません。今回得た知識をもとに、ぜひあなたの企業でもスカウトメールのサービスを利用してみてください。

 

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