少子高齢化の影響や多様な働き方の価値観が広がる中、近年は企業間における人材獲得競争が激化しています。その背景もあり、本当に欲しい人材や必要な人員数の確保が難しくなっているのではないでしょうか。そうした中で、「最終選考まで欲しい人材が残らない」「内定を出しても辞退されてしまう」など、採用の歩留まりの低さを課題に感じていらっしゃる企業の方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、採用活動において歩留まりが低くなる理由をはじめ、採用の歩留まりが低下しやすいフェーズ、人事担当者が実践すべき改善策などについて詳しくご紹介。ぜひこの記事を通じて、採用の歩留まりについて理解を深めつつ、自社の採用活動を改めて見直しや検討を行い、より良い採用につなげていただけると幸いです。
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- 採用活動における歩留まりとは？
- 採用活動の歩留まりの計算方法
- 採用活動の歩留まりが低下する要因
- 歩留まりが低下しやすい採用フェーズ
- 採用活動の歩留まり低下を改善する5つの方法
- 歩留まりの改善に採用支援ツール『engage』がオススメ
- まとめ
採用活動における歩留まりとは？
採用活動における歩留まりとは、説明会から応募→選考→面接→内定→内定承諾と採用フェーズが進んでいく中で、次の工程に進んだ人数の割合のこと。パーセントで示した数値を、「歩留まり率」と呼びます。採用活動においては、歩留まり率が高ければ高いほど次のフェーズへの通過者が多く、歩留まり率が低いほど脱落者が多いと捉えることができます。
たとえば、企業説明会に100名が参加したにもかかわらず、実際に応募したのが30名ほどしかいなかったとしましょう。その場合、「説明会で話を聞いて応募を取りやめた人が多くいた」ということになるため、果たして何がいけなかったのか原因を究明する必要があります。このように、採用活動の内容について良し悪しを把握する指標となるのが歩留まり率なのです。
採用活動の歩留まりの計算方法
採用活動における歩留まり率は、以下のような計算方法で算出することができます。
＜歩留まり率の算出方法＞
歩留まり率＝選考通過数÷選考対象数×100
上記の算出方法を応用することで、各採用フェーズにおける歩留まり率を算出することも可能。数値として可視化することで、自社の採用活動においてどのフェーズに課題があるのかをより詳しく紐解くことができるでしょう。
＜主な歩留まり率＞
- 内定率＝内定者数÷受験者数
全体の受験者数に対する、内定者の割合。採用活動における最も重要な目標値です。 - 説明会参加率＝説明会参加者数÷エントリー数
エントリーしてから実際に説明会まで足を運んだ人の割合。応募者の本気度を測る指標になります。 - 内定辞退率＝内定辞退者数÷内定者数
内定を出した人数のうち、辞退した人の割合。自社の採用力を測る上で重要な数値です。
採用活動の歩留まりが低下する要因
採用フェーズが進むにつれ、歩留まりが100％にならないのは想定内といえるでしょう。しかし、歩留まり率が極端に大きいのはやはり問題であり、避けたいところ。そこで本章では、採用の歩留まりが低下する要因について応募者目線で詳しく解説していきます。
選考の時間がかかり、他社の内定が先に決まった
多くの求職者は、複数の企業を掛け持ちで応募しているもの。つまり、同時期に複数の企業で選考を進めている状態にあります。そうした中で、応募から内定が出るまでの期間が長すぎると、併願していた他社の方が先に内定を出してしまうかもしれません。そうなれば、いち早く就職したいと考えている応募者はそちらに心が傾く可能性が高まります。その結果、選考や内定を辞退せざるを得なくなってしまうのです。
社風が合わないと感じた
近年はインターネットで検索すれば、実際にその企業で働く先輩や退職者などのリアルな口コミを探して閲覧することができます。そうした情報を求職者がエントリーした後や選考過程で目にした場合、想像していたイメージと違ったり社風が自分と合わないと感じたりすることもあるでしょう。そうなると、選考フェーズが進む前の段階で早々に離脱してしまい、採用の歩留まりが低下します。
事前に得た情報と事実が違った
多くの求職者は、企業の採用サイトや求人広告などに記載されている情報から判断してエントリーします。しかし、それらの内容と説明会や面接で直接聞いた内容があまりにかけ離れていた場合、当然ですが歩留まりは低下していくでしょう。そのため、給与や勤務時間、残業、休日休暇などの諸条件をはじめ、仕事内容なども的確に伝える必要があります。人材を獲得したいがあまり、自社の条件や社風などを良く見せようと事実と異なることを記載するのはNGです。
人事担当や面接官の態度が悪かった
説明会や面接において、人事担当者や面接官の態度が悪いと、それも歩留まりの低下を引き起こす一因になるので注意したいところ。どんなに会社として魅力があり、好条件が揃っていても、人事担当者や面接官の態度一つで企業イメージは失墜します。採用活動において人事は、企業の顔とも言うべき存在。そのため人事担当や面接官は、求職者に「この会社に入社したい！」と思ってもらえるような対応を心がけなければなりません。
入社の動機付けが弱かった
先にも述べたように、多くの求職者は複数の企業を併願しています。そうした中で、すぐにでも入社したいと考えている求職者以外は、すべての企業から内定が出揃った時点で改めて1社を選ぶことになります。複数の企業から内定が出た場合、求職者が最終的にどの企業を選ぶのか。それは、「企業としての魅力」であり「入社の動機付け」にかかっています。どれだけ条件が良かったとしても、最終的に「他社ではなくこの会社で働きたい！」と選んでもらえなければ、歩留まりは改善できません。
歩留まりが低下しやすい採用フェーズ
採用活動にはさまざまなフェーズがありますが、その中でも特に歩留まり率が下がりやすいフェーズがあります。本章では、歩留まりが低下しやすい採用フェーズについて掘り下げていきましょう。
エントリー→説明会参加（説明会参加率）
最初の歩留まり低下が見られるのは、エントリーから説明会参加へのステップでしょう。そもそもエントリーすること自体はハードルが低いので、求職者は少しでも気になった企業があれば複数の企業に掛け持ちでエントリーしていきます。つまり、エントリーの段階ではそれほど真剣に入社を希望していない人も多数含まれているため、より具体的な行動をともなう説明会参加となると、どうしても足が遠のいてしまうのです。そういう意味でいうと、エントリーから説明会参加へ進む段階で歩留まり率が低下するのはある意味当然とも言えるので、あらかじめ念頭に入れておきましょう。
書類選考→面接（面接参加率）
次に、書類選考から面接フェーズも歩留まりが低下しやすいポイント。これも説明会参加と同様の理由で、書類選考までは比較的気軽に応募した求職者が多いと推測できます。そこから、面接という本格的な採用フェーズに移る段階で大きく歩留まりが下がるのです。面接は実際に企業へ足を運ぶだけでなく、事前にしなければならない準備なども多く、何かと工数が掛かるもの。そのため本気で入社を希望していない層は、その段階で離脱することになります。
内定出し→入社（内定率）
人事が最も避けたいのは、内定出しから入社のフェーズで発生する歩留まりの低下でしょう。しかし、意外と離脱が起きやすいのも否めません。企業によっては、一定の内定辞退者が出ることを想定した上で内定を出しているほど、このフェーズで歩留まりが低下しやすい傾向にあります。特に優秀な求職者ほど、併願していた他社からも内定が出ているものです。
そう考えると、内定率が低いというのはつまり、会社としての魅力が他社よりも劣っているとも考えられます。もちろん、会社の魅力は求職者によってさまざまなので、たまたまその人にマッチしなかったということも考えられます。また、たとえ第一希望の会社だったとしても他社の方が先に内定を出していたため、出遅れて辞退されてしまうというパターンもあり得るでしょう。
採用活動の歩留まり低下を改善する5つの方法
歩留まりが低下するのは防ぎようのない側面もありますが、一人でも多くの人材と出会い、より良い採用につなげていくためにも、できるだけ歩留まりの低下を改善するべきでしょう。そこで、以下にて歩留まりの低下を改善する6つの方法をご紹介します。人事担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
スピーディーな連絡・日程調整を心がける
電話やメールでの問い合わせに対して企業から返信が遅いと、応募者は不安な気持ちになります。また、説明会や面談の日程調整に時間がかかると、他社の選考が進んでしまったり入社への意欲が削がれたりしてしまう可能性もあります。そのため、応募者への対応はできるだけスピーディーに行なうことを徹底しましょう。
＜応募者に対する望ましい対応＞
- 応募の問い合わせには24時間以内に返答する
- 合否の連絡は3日以内に行なう
- 面接日の前日までにリマインドの連絡する
- 内定承諾の返事は5日以内にもらう など
この他、日程調整は応募者の要望なども汲みつつ、日付と時間の候補を複数挙げた上で柔軟に行なうと良いでしょう。きめ細かな対応で応募者の意欲を削がないよう心がけをすることで、歩留まり率の低下を改善できるはずです。
選考期間を短縮する
採用活動にはさまざまなフェーズがあるとはいえ、選考期間が長すぎると他社の内定が先に出てしまい、人材獲得のチャンスを逃してしまいかねません。そのため、できるだけ選考期間を短くする工夫も必要です。時間をかけて丁寧に選考することが悪いわけでは決してありませんが、時間をかけたからといって必ずしも良い採用につながるとも限りません。
だからこそ、選考過程をブラッシュアップして効率化を図ることで、歩留まり率の低下を回避するのも、有効な改善策の一つと言えるでしょう。面接3回のところを2回で決められないかなど、改善できる部分を探しましょう。なお一般的な選考期間としては、新卒採用で1ヶ月以内、中途採用で２〜3週間以内とされています。
入社意欲を高める『動機付け』を行なう
採用活動を通じて入社意欲を高める『動機付け』を丁寧に行なうのも、歩留まり低下を改善する効果的な方法の一つ。特に、選考の段階が進んだ面接フェーズにおいては、動機付けをしっかり行なう事が非常に大事になります。入社の動機付けとしては、以下の点を踏まえて伝えていくと良いでしょう。
＜動機付けの内容＞
- 習得できる知識・スキル（希少なスキルが身につく、国家資格が取得できる、など）
- できる仕事の範囲（幅広い仕事に携わることができる、意欲次第で仕事幅を広げられる、など）
- キャリアステップの仕組み（面談、評価制度、昇給・昇格のシステム、など）
- 裁量の有無（裁量権が大きい、提案が通りやすい、など）
- 働きやすい環境（有給が取りやすい、残業がほとんどない、風通しの良い社風、など）
入社前の段階で応募者がよりリアルに入社後のイメージを持てるよう動機付けすることで、「ぜひこの会社に入社したい」「ここで頑張りたい！」と思ってもらうことが大切。そうすることで、他社との人材獲得競争に打ち勝つことができます。また、先輩社員との座談会などを行なうことも有効的。実際に働く先輩社員とやり取りすることで、志望度が高まる可能性もあります。
『会社としての魅力』の伝え方を工夫する
待遇や福利厚生といったわかりやすい優位性はもちろん、仕事のやりがいや社風、職場の雰囲気など、どんな会社でも他社にはない独自の魅力を持っているもの。そうした魅力が上手く応募者に伝わっていないと、競合と比較した時に選んでもらえる確率が下がってしまいます。
採用サイトや求人広告での魅せ方・伝え方をはじめ、説明会での説明の仕方や日程調整のやり取り、面接時の対応など、会社としての魅力が応募者にしっかり伝わるよう、あらゆる場面で工夫する必要があるでしょう。そのためにも、「どんな風に見られたいか」を考えることが大切です。
人事担当者や面接官を指導・教育する
多くの企業では、採用活動全般を人事が行なっているのではないでしょうか。この記事をご覧になっている方の中には、面接官を務めた経験のある方もいるかもしれません。応募者と直接関わる人事担当者および面接官は、いわば会社の顔。その人達の態度や話し方、雰囲気はそのまま会社としてのイメージに直結し、応募者の入社意欲や動機付けにも大きな影響を及ぼします。
そのため、人事担当者や面接官をしっかり教育することも大事。企業は採用する立場であると同時に、応募者に選ばれる立場でもあります。そのことをしっかりと自覚し、応募者に安心感や良い印象を与えられるよう、迅速な対応や言葉遣い、服装まで含めて教育を徹底する必要があるでしょう。
歩留まりの改善に採用支援ツール『engage』がオススメ
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さらに、DM（ダイレクトメッセージ）機能や応募者管理機能などもあるので、歩留まり低下の改善にも期待できます。応募者対応や選考も一気通貫で管理することができるため、engageひとつで採用活動を進めることができます。ぜひ活用してみてください。
まとめ
人材獲得の競争が激化している今、いかに採用の歩留まりを高めて欲しい人材の獲得につなげられるかが、今後の事業成長のカギになると言っても過言ではありません。だからこそ、採用フェーズのどの段階・どの項目で歩留まりが低下しているかをしっかりと把握し、それらについて適切な改善策を取る必要があります。貴重な採用機会を逃すことなく、必要とする人材に選んでもらうためにも、ぜひこの記事を参考に採用の歩留まりの改善に取り組んでみてください。
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