「今までなんとなく採用活動していたけれど、採用フローはこのままでいいのかな…」「そもそも採用フローとは…？」とお悩みではありませんか。会社の大事な財産となる人材の採用を成功させるためには、しっかり計画を立てて、適切な採用フローを組み立てることが大切です。
この記事では、そもそも採用フローとは何？ということを確認したうえで、採用フローの基本的な組み立て方や、活用する際のポイントまで分かりやすくご紹介します。さらに、採用活動中に起こりうる問題点やその解決方法までお教えしますので、ぜひ参考にしてみてください。
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- 採用フローとは？
- 採用フローを作るメリット
- 新卒採用の採用フローとは？
- 中途採用の採用フロー
- どのような人材を採用するのか明確にするべき
- 採用フローを活用する際に大事なこと
- 採用活動における、よくある問題点と改善策について
- まとめ
採用フローとは？
採用フローとは、企業が募集情報を公開してから採用が終了するまでの一連の流れのことを指します。たとえば、「募集活動（求人掲載など）→ 応募 →書類選考 → 適性テスト → 面接 → 内定 → 入社」といったものが採用フローになります。
採用フローの中身は、新卒・中途、職種・役職・人数などによって変わるケースが少なくありません。企業によっては、会社説明会やグループワーク、筆記試験や適性検査などを採用フローに入れて組み立てることがあります。いずれにしても、採用フローを作ることで、選考の流れを把握し、進捗管理を行ないやすくなります。
採用フローを作る前に採用計画を明らかに！
また、採用フローを組み立てるには、まずは採用計画が必要です。採用計画とは、いつまでに、どのような人を、何人採用するべきか考え、計画を立てることです。そもそも採用とは、人材を効果的に採用・配置して、経営計画・事業計画を達成させるために行なうもの。そのため経営・事業計画をきちんと理解したうえで採用計画を立てていくことが不可欠です。採用計画が曖昧だと、ほしい人材を確保できなかったり、必要な時期までに採用ができなくなってしまうリスクもあります。
採用フローを作るメリット
それでは採用フローを作るメリットを説明していきます。
採用までの流れを関係者全員が正しく把握できる
採用活動は、人事と応募者間だけで行なわれるわけではありません。各部署の担当者や経営陣なども含めて多くの人が関わるため、採用フローはそうした社内関係者にとっても重要です。
採用担当者が知っていれば良いというのではなく、社内関係者に共有することが大事です。採用プロセスと選考の進捗をきちんと共有することで、社内関係者全員が同じ認識を持てるようになるからです。また、選考に関わる人にフローを正しく理解してもらえば、選考中のスムーズな連携につながります。確認の手間やトラブルなどを未然に防ぐことができるでしょう。
採用活動の改善に活用できる
採用フローを明確化することで振り返りがしやすくなり、次回の改善に向けた対策に活用できます。「採用のボトルネックは何か」「各工程の選考方法や選考期間などは適切だったか」「合否の基準はどういう点だったか」などを洗い出すことで、次の採用活動に役立たせることができます。
特に、各工程の歩留まりを数値化しておくと、選考フローのどの部分が問題だったのかが分かります。たとえば、面接の通過者が著しく少ない場合は、面接に課題があるのでは？という仮設を立てることができ、対策につなげられます。振り返りと分析によってはっきり課題が分かれば、解決策を考えることは難しくありません。
新卒採用の採用フローとは？
採用フローを作るメリットが分かったところで、実際のフローの内容についてご説明します。新卒採用のフローは、「 募集活動 → 会社説明会 → 書類選考・筆記試験 → 面接 → 内定 → 入社 」が一般的です。企業によっては、面接を「個人面接」「グループ面接」に分けたり、「適性試験」「グループワーク」などを実施することもあります。それも踏まえて、ここではそれぞれの工程について説明していきます。
募集活動
採用計画を立てたら、母集団を形成するための募集活動を始めます。求職者を集める主な募集方法は、下記3つです。
・求人サイトに採用情報を公開する
・自社採用サイトを作って情報を公開する
・広報活動を行なう（自社サイト、SNS、Ｗebメディアなどを活用）
応募者がエントリーまたはコンタクトが取れる状態にしておくことが大前提です。インターンシップを行なう企業も増えていますが、その場合も求人サイトや自社サイトなどに情報を公開します。また、ただ求人を公開するだけではなく、SNSなどを有効活用してプロモーションを行なったり、学生向けのWebメディアに自社の魅力を伝える記事を出したりと、幅広く情報を発信していきましょう。
会社説明会
応募（エントリー）があった学生に対して、会社説明会を開催するのが一般的です。自社独自の会社説明会のほかに、合同説明会や就活セミナーへの出展を行なう企業も多いです。
会社説明会を行なう目的は、自社を理解してもらうことで志望動機の形成を図り、実際に本エントリーしてもらうことにあります。説明会は、一番初めに直接企業が学生と接点を持つ場所。母集団を形成するためには、そこでどれだけ多くのターゲット人材からエントリーしてもらえるかがカギになります。
企業によっては、優秀な学生を早めに確保するために、説明会と同時に筆記試験やグループディスカッションなどを実施して、一次選考を兼ねる場合もあります。
書類選考・筆記試験
会社説明会などで提出してもらった履歴書やエントリーシート、成績証明書などの書類の見極めを行ないます。最近はオンライン上での提出も増えているほか、学生に自己PRや志望動機などを話した動画を提出させるツールを活用する企業もあります。どんな人材が欲しいか、ターゲットとなる人材像を明確にしておけば、見極めがしやすくなりスムーズに選考を進めることができるでしょう。
また適性を見るために、一般常識や時事問題などの筆記試験や適性検査を実施することが一般的です。これまでは試験会場やテストセンターなどで実施することが多かったですが、近年はパソコンの普及率が上がったことで、自宅からPCで受検できるツールを活用している企業が多いようです。
面接
書類選考や各種試験を通過した方に、順次面接を実施します。1対1での面接や、グループ面接、グループディスカッションなどの種類があります。面接回数は企業によりますが、自社にマッチする人材かどうかの適性を見るために複数回行なうのが一般的。多くの企業が2～3回実施しているようです。
また、面接の場は自社が学生を見極めるだけでなく、学生からも「ここで働きたいと思えるか」を見られています。面接官の態度や印象がそのまま会社のイメージ・評価に繋がるということを念頭に置いて臨むことが大事です。
内定
面接の合格者に内定を出します。新卒採用活動では、企業の活動に対して様々なルールがあり、内定通知には解禁日（4年生の10月）が設けてあります。そのため、4年生の10月以前に事実上の内定が決まっても、企業側は学生に対して内定通知ができません。その場合は、「内々定通知」という形で合格を伝えます。多くの企業では、内定通知の解禁日である10月1日に内定式を開催し、内定式の場で「内定通知」を行なっています。
入社
あらかじめ決めた入社日に入社してもらい、入社手続きを行ないます。また、内定してから入社までの間には、内定者研修や内定者ランチなどのフォローを実施することをおすすめします。内定辞退を防ぐほか、内定者同士のコミュニケーションの場としても有効です。入社後は、研修や育成、活躍・定着へと人事業務は続きますが、採用活動業務としてはここまでとなります。
中途採用の採用フロー
中途採用の場合、一般的には「募集活動→書類選考・筆記試験→面接→内定→入社」の流れになります。新卒採用とは違って、会社説明会を別途開催せず、面接時に会社説明を行なうことがほとんどです。また、筆記試験や適性検査などを行なわない場合もあります。新卒と中途の両方の採用活動をしている企業では、筆記試験や適性検査の内容を変えていることも多く、また、職種や役職・ポジションなどによって異なるフローを組むこともあります。
どのような人材を採用するのか明確にするべき
中途採用の場合は、退職者の後任、事業拡大のための補充、新しいポジションの設置など採用背景はさまざまです。そのため、各部署としっかり連携して臨機応変に対応する必要があります。
そして、募集するポジションに対して、どのような人材を採用すればいいのかといった要件定義をしっかり行なうことが大事です。単に能力やスキルだけではなく、どのような志向性・タイプの人材が適切か、現場はどんな人材を求めているのかを明確にしておくことで、書類選考の段階である程度判断しやすくなります。
しっかり要件を決めておかないと、書類選考や面接など各工程の見極めに認識のズレが起き、ミスマッチな人材を採用してしまったり、なかなか採用まで至らない…といった事態になりかねません。
さらに、要件自体が曖昧で認識がズレたまま求人媒体などのメディアに情報を公開しても、求めるターゲットからの応募が来ないことも考えられます。まずは採用計画の段階で、求める人材の定義を明確にしておくことが最も大事です。
採用フローを活用する際に大事なこと
せっかく採用フローを作成したとしても、きちんと活用できなければ意味がありません。では、活用する際にどういったことを意識したらよいのかをここでお教えします。
各工程の歩留まりを算出する
「求職者からの応募」「書類選考」「面接」「内定」「入社」の各工程の人数を記載し、歩留まり（何％残ったか）を算出できるようにしましょう。歩留まりが分からないと、現状が把握できないばかりか、採用がうまくいっていない場合はどこに問題があるのかを見つけることが難しくなってしまいます。歩留まりを把握しておくことで、どの工程がスムーズに進んでいて、どの工程に問題があるのかが見えやすくなるのです。
歩留まりが低い工程の要因を洗い出す
各工程の歩留まりを確認して、想定よりも大きく下回っている工程は問題がある可能性があります。たとえば、説明会の後にエントリー数が極端に少ない場合は、説明会の内容自体が魅力的ではない可能性があります。また、一次面接は比較的通過しているけれど、二次面接はほとんど通過していないといった場合は、一次面接と二次面接の面接官の認識のズレがあるかもしれません。採用要件や各工程の実施内容などを見直すためにも、歩留まりが悪い要因は何なのか、いくつか可能性を探っていく作業が大事です。
どのように改善すればよいのか考え、次に活かす
いくつか考えられる要因をもとに、各工程の内容を見直したり、関係者に確認・相談してみましょう。要因が何かが分かれば、それをどのように改善していけばいいのかを考えることができます。たとえば、応募数が少ないなら、求人内容のメッセージがターゲットにとって魅力がなかったのかもしれない、という仮説ができます。
そのうえで、どのような内容にすればもっと自社や仕事の魅力が伝わるのか、求職者が求めていることや知りたいことはどんなことかといったことを洗い出し、改善策を考えて求人をブラッシュアップしていこう、という1つの解決策が見つかります。改善内容やそのいきさつなどは、現状の採用が終わったとしても、次回の採用や別のポジションでの採用活動にも活かすことができるので、対処した内容をきちんと保存しておくといいでしょう。
採用活動における、よくある問題点と改善策について
採用フローを作成して完璧に準備しても、いざ活動を始めるとなかなかうまくいかないな…ということもあるかもしれません。そんな時にスムーズに対応できるようにしておくことも大事です。そこで最後に、一般的によくある問題点・課題点とその改善策についてご紹介しておきたいと思います。
応募が集まらない場合
【問題点】
そもそも応募者が少なくて母集団形成ができないという場合は、募集活動自体に問題がある場合が多いです。しかし「大手企業じゃないから」「無名だから」というのは理由にはなりません。なぜなら、会社名にバリューがなくても、多くの人材を集めている企業は少なくないからです。となると、やはり募集情報の内容やアピールの仕方に課題があると言えます。求人サイトや採用サイトで、求職者にとって魅力的なメッセージを発信できていない可能性が高いです。
【改善策】
現状の内容を改めて確認してみましょう。そもそも、「自社の魅力は本当にこれでいいのか」を見直すことが必要です。伝えるべきは、会社の成長性なのか、安定性なのか、または、仕事の面白さ、社内の雰囲気や社員の魅力なのか…。実際に活躍している社員にヒアリングしたり、アンケートを取ったりしながら、自社の本当の魅力を見つけていきましょう。魅力がわかったら、それをしっかり言語化していく必要があります。どんな言葉を使ってどう表現したら魅力的に伝わるのか、ということまで考えることが大事です。
書類通過が少ない場合
【問題点】
書類選考を行なっている人が複数いる場合は、採用要件（条件・基準）について認識がズレている、またはきちんと理解できていない可能性があります。また、そもそも要件のハードルが上がっている可能性もあります。
【改善策】
書類選考を行なう担当者の中で、採用要件のすり合わせを行なうことが必要です。必須要件以外の「尚可」「歓迎」の要件や、「〇〇の経験があれば▲▲は必須じゃない」などの条件も再確認して、しっかり合わせることが大事です。また、そもそも要件に合致した応募者が少ない場合は、本当にその要件が必要なのかを議論する必要があるでしょう。条件の緩和やハードルを下げるなどの対策が必要な場合もあります。
面接通過が少なすぎる場合
【問題点】
面接官が複数いる場合は、見極める項目がバラバラだったり、ズレている可能性があります。たとえば、A面接官ではOKでもB面接官ではNG、ということが多い場合はそれぞれの目線が合っていません。
【改善策】
面接官の見極め項目について、それぞれすり合わせが必要です。一次面接と二次面接で見極め項目が違う場合もありますし、職種やポジションによって変わることもあります。見極めがズレていたことで、ミスマッチが起こる可能性が高まるばかりか、良い人材なのにNGにしてしまった…なんてこともあるかもしれません。そのためにも、直接求職者に会う面接官の見極め項目はしっかり合わせておくことが大事です。
内定後、入社まで進まない場合
【問題点】
内定を出しても辞退が続く場合は、面接しても何らかの不安要素が残っていたり、入社までのフォローが充分じゃなかった可能性があります。また、最終面接から内定通知までの期間が空いてしまうと、辞退につながりやすくなるでしょう。「他の会社から内定をもらったので」という理由が多い場合は、採用後の待遇・条件が良くないなど、何らかの比較をされたときに選ばれない要素があったと考えられます。
【改善策】
面接でしっかり魅力付けができているか、不安の払しょくができているかを面接官と確認しましょう。不安要素が残っていると、面接時は前向きな態度でも、後でじっくり考えたときにやっぱりやめよう…となってしまいます。また、内定を出して終わりではなく、その後もフォローをしっかり行なうことが大事です。特に入社日まで期間が長い場合は、内定者と定期的にコンタクトを取って、入社意欲を継続的に高めるケアができているかどうかが重要ポイントになります。
まとめ
「採用フロー」について、基本的な組み方から活用に関する留意点などまでご紹介してきました。適切な採用フローを作ることで、採用活動の方向性が明確化され、スムーズに採用を進めていくことができます。問題点なども分かりやすくなり、改善しやすくなることも大きなメリットです。
採用担当者として、人材採用は重要なミッションです。これまでなんとなく採用活動してきていたな…という場合も、しっかり戦略性を持った採用にシフトするなら、採用フローをしっかり意識することが大事です。はじめはうまくいかないことがあっても、フローをもとに改善を繰り返すことで成功体験が生まれ、より良い採用活動ができるようになるでしょう。
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