採用担当者の仕事とは?どんな人が向いている?最新の採用手法も紹介


採用業務と一言でいっても、その範囲は幅広く、「求人募集」から「入社後のフォロー」までやるべきことは多岐にわたります。また採用担当者は人を採用することだけではなく、会社を発展させるための重要なミッションを背負っています。

 

この記事では、採用担当の仕事内容を徹底解説。また、採用担当者が押さえておきたい、最新の採用手法など必要な知識も紹介します。

 

新人の採用担当者が読んで、役に立つ情報をまとめましたので、明日からの業務に活かしていただければと思います。

 

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採用担当って何をする人?

会社を支える「人」の採用に責任をもつのが採用担当者です。たとえば、募集方法の選定と準備、書類選考、面接官の選定や評価シート、面接官のトレーニング、内定者フォローなど、仕事は多岐にわたります。

 

事業の方針にあわせて人を採用していくことから、採用担当が主にやり取りをするのは経営層がメイン。事業全体を見渡しながら必要な判断を行っていくため、会社や事業に対する深い理解が求められます。

 

一方、現場の社員の相談にのるなど、目の前の人の心に寄りそうような仕事も。様々な立ち位置で仕事を行なうため、柔軟性が求められるポジションでもあります。

 

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なぜ採用担当者は重要?

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なぜ会社が人を採用するのか分かりますか?「前任者が辞めたから」「人が足りないから」という答えは正しくありません。もっと深堀りをすると、会社の事業を発展させたいから人を採用するのです。

 

会社には事業を伸ばしていく目標があります。しかし、目標と現実に乖離があることは往々にしてありますよね。社長が来年度の売上目標を大幅に上げた…など。今の人員では埋められないギャップがある場合、それを埋めるために人を採用するのです。

 

ですから、「前任者が辞めたから採用する」のではなく、「前任者が抜けることで、事業の目標達成が困難になるから採用する」というのが正しい認識です。採用とは、事業戦略上欠かせないものであり、会社の発展は採用にかかっている。この認識を持つことが担当者として大事になります。

採用担当者の仕事とは?

人を採用するまでに、採用担当はどんなことをしているのでしょうか?採用活動における採用担当の一般的な仕事内容を紹介します。

 

採用担当の仕事

採用計画を立てる

まずは採用計画を立てます。採用計画とは、どの部署に、いつ、何人、どんな人を、どんな手法で採用するかといった「試用の基本となる計画」のこと。

 

先ほどお伝えしたように、事業目標を達成させるために、採用を行いますので、採用担当者はまずは事業目標を知る必要があります。

 

目標を知り、現状を知ることで、ギャップを知ることができます。もし目標との間にギャップがあれば、その溝を埋めるためには、どんな人が必要なのかを洗い出す必要があります。

 

また、いつまでに目標達成させる必要があるのかを知れば、入社リミットが分かるので、逆算をして、選考・応募集めを開始する日など大まかなスケジュールが分かっていきます。こうして採用計画を立てていきます。

採用する人物像を明確にする

採用において重要なのが、募集する人物像の明確化です。ここがはっきり定められていないと、採用したのに全然活躍してくれない…ということになり、会社を思うように成長させることができません。

 

だからこそ「なぜ採用するのか?」を考えることが大事なのです。事業を成長するために人を採用する。では事業を成長させてくれる人は、どういった人か。今活躍している人材と同じようなスキル・考え方を持っている必要があるのではないか。…と、このような思考で深堀りし、人材像を明確にしていく必要があります。

 

どんな人を募集するかを明確にするには、まず大まかなポイントとして下記を社内でヒアリングします。その際「なぜそれが必要なのか」理由も含めて聞くことが大切です。

・経験(入社後スグに任せる業務で必要な経験・スキル)
・タイプ(積極的に話せる/コツコツ進められるなど)
・人柄(志向性/価値観/性格など)
・スキル、資格(必須の資格はあるか?)
・年齢や性別

上記をヒアリングしたら、現実的にどのらいの人がこの条件に当てはまるのかを考えます。当てはまる人数が極端に少なそうであれば、必要最低限の条件に絞って求人をかける判断をしなくてはなりません。どの条件を削るのか判断する際に「なぜその条件が必要のか」の理由が活きてきます。

 

たとえば、営業の経験が必須だと現場は言っているが、よく理由を聞くと必須なのは初対面の人とも話せるコミュニケーション力。でれば、未経験募集にして接客・サービスの経験をもつ人も広く募集してみよう…など。採用の可能性を高めるために、冷静に判断をするのも採用担当の大切な仕事です。

 

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採用手法を決める

次に採用の手法を決めていきます。採用手法は、採用する人の属性や採用難易度によって変わっていきます。たとえば、広くたくさんの人に会いたいのであれば、転職サイトのような、求人媒体などがあります。

 

必須の資格、経験が決まっていて、限られた人に会いたいなら「人材紹介」「ヘッドハンティング」「ダイレクトリクルーティング」。時間がかかっても自社の社風に合った人を採用したいなら「リファラル採用」「ミートアップ」など。

 

他にもスカウトサービスや転職フェア、合同説明会やSNSを使ったソーシャルリクルーティングなど様々な手法があります。採用手法は年々進化し手法も増えているので、ぜひ自社に合う採用方法を探してみてください。(記事の後ろで採用手法を紹介しています)

 

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応募者の選考

応募者の選考は採用活動の要。そのため事前のオペレーション組みが非常に大切になります。特に最近は、スピード感をもって選考を進めることが採用成功において必要不可欠な要素となっています。

 

応募がきたら最初のメッセージは24時間以内に。1次選考への案内は1週間以内にできるとベストです。その後の選考も、基本的には面接の1週間前後では次のステップに進めるなどの案内をしましょう。不採用の場合でも、必ず連絡はしてください。

 

面接の際の評価ポイントは、事前に社内ですり合わせができると良いです。人によって良いと感じるポイントは異なるので、公平に選考を行なうためにも「どんなポイントを評価するか」の共通認識を持つことは大切です。評価シートを準備するのも良いでしょう。

 

採用担当以外の社員が面接を担当する場合。面接官の選定も重要な仕事です。仕事に対して前向きで、会社へ好感を抱いている人にお願いしましょう。また、面接官が知らずにプライバシーに触れる質問をしてしまうこともなくはありません。

 

思想や家族についてなど、聞いてはいけない情報を事前に共有するなど、事故防止の取り組みも採用担当の仕事です。

 

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内定者のフォロー

新卒・中途採用共に、内定から入社までに一定の期間が空きます。その間、内定者に入社への意欲を持ち続けてもらうために「内定者フォロー」は欠かせません。

 

内定承諾はしたものの、いざ転職となると不安になることも多いもの。事務的な手続きだけではなく、入社後にスムーズになじめるように受け入れ体制を整えることも大切です。

 

また、内定から入社までかなり時間が空く場合は、配属先の部署との軽い座談会を開催したり、採用担当から定期的に状況を聞くなど、接点を途絶えさせないことが必要です。

 

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あなたはどっち?採用担当に向いている2つのタイプ

採用担当には大きく分けて2つのタイプがいると言われています。1つは、面接での人の見極めが上手い「ジャッジタイプ」。もう1つは、自社の魅力を伝えて志望度を高める「フォロータイプ」です。

 

ポテンシャルを見て採用したい、厳選して人を採用したい企業では「ジャッジタイプ」が適していて、社員の定着に力を入れたい企業には「フォロータイプ」が向いていると言われています。

 

それぞれのタイプについて、具体的に解説をしていきます。

ジャッジタイプ

ジャッジタイプとは「人の本質」を見抜くことに長けている人ことです。

 

雰囲気など偏見で判断せずに、客観的な事実から判断して、良いところを見出すことができる能力をもっています。そのため、他の会社では採用できない隠れた人材を見出すことができます。

 

これまでの人生で出会った人のイメージから、「こんな人だろうな」という偏見を、人はもってしまいがち。ジャッジタイプにはこうした側面がありません。人に対して興味関心をもって、相手に正面から向き合う。その上で相手を判断するこができます。全体を一歩ひいてみるクールなタイプともいえます。

 

また、情報を分類して相手に伝える能力が高い、という特徴もあります。「人の特性を表す言葉をたくさん知っている」「本質を的確に抜きだして伝えられる」「一見つながりのないことでも、ロジカルに説明できる」など、分かりやすく伝えることができる人でもあります。

フォロータイプ

フォロータイプとは「人を動機づける」ことに長けている方のこと。

 

このタイプの特徴は、人から信頼されやすいこと。相手のことを信頼して期待をかける。心を開いてコミュニケーションをとることから、相手も信頼を寄せてくれます。会社の魅力を自分の言葉で語るのが上手いのも、このタイプの特徴です。

 

誠実なタイプの人だからこそ、相手もその気持ちに応えようとしてくる。採用担当自身に魅力を感じて入社を決める人が出てくるのも、このタイプならではです。

 

相手の人生に対し影響を与える覚悟は必要ですが、採用に関わった人との関係は長く続いていくので、誠実な人柄を活かして活躍できるでしょう。

採用担当に向いている人

「変化を恐れずにチャレンジできる方」「自分の言葉で語れる方」は採用担当に向いています。採用したい人物像が事業の方針によって変わったり、採用の成功パターンが数カ月後には使えない‥ということも発生するためです。常に新しいことにチャレンジしていくことが求められます。

 

また自分の言葉で話せる方も向いています。というのも、求職者からの質問に対して、相手に伝わりやすいように考え自分の言葉で話せることが採用を行なう上でとても大切だから。定型文では人は動きません。自分の言葉で、気持ちをのせて話すことで、相手にも伝わりやすくなります。

 

その他にも、調整を得意とする方や、伝わり方まで考えて話せる方も向いています。

採用担当に向いていない人

「変化を好まない、ルーティンな仕事が好きな方」は採用業務はあまり向いていないかもしれません。というのも、採用のトレンドは年々変わり、求職者の仕事探しのスタイルも変わっていくため。

 

新しい手法にも積極的にチャレンジする、過去の成功事例に捕らわれずにより良い状態を目指す。といったことが採用担当には求められます。また「周りを巻き込むことが苦手な方」「自分の意見を言わない方」は苦労するかもしれません。

 

たとえば、求人に載せる写真撮影に協力してもらう、部長クラスにお願いして面接をやってもらうなど、社内の様々な立場の人に依頼をして動いてもらうことが必要になります。また、求職者や社内の人に対して、自分の言葉で物事を伝えるということが求められるシーンも少なくありません。

新卒採用、中途採用、アルバイト採用の違いは?

採用は大きく分けると、3つに分けられます。

 

ポテンシャル重視で一気に採用・研修を行なう「新卒採用」、何かしらの経験・スキルをもった人を通年で採用できる「中途採用」、希望の時間などでスポット的に働いてもらえる「アルバイト採用」です。

 

採用業務を担うことになれば、それぞれの違いも押さえておきたいところ。ここではその概要をご紹介します。

新卒採用

新卒採用は、ポテンシャルを重視した採用。まっさらな状態で入社をしてくるので、企業文化の浸透度が高いことが特徴です。募集開始から入社まで最低1年はかかるなど、年単位で動かす必要があるのが新卒採用。入念な計画が必要不可欠な採用方法です。一例をあげると…

 

募集をかける前年の8月頃までに、採用の目標・どんな人を採用するかを決定。採用スケジュールや予算、面接官などの人員確保を行ないます。

 

10月~12月で求人広告やパンフレッなどの準備。そして3月~5月でエントリー受付を開始します。3月後半~5月は会社説明会を定期的に実施。「学生が聞きたいこと」を盛り込みます。そして6月~10月で選考を行います。6月~入社までは内定者フォローの期間。入社前研修や、懇親会などを実施して関係性をつないでいきます。

 

主な募集ツールは、新卒専門の求人広告。最近では、採用情報の公開前からインターンシップで関係を築き、そのまま入社にもっていくという流れが多いです。他には、学校訪問や合同説明会の参加などもあわせて行われています。

 

新卒採用にかかる費用は、総額で550万円前後。説明会や求人費用だけでなく、面接までの交通費やパンフレットの作成費などもかかるため、高額になっています。

 

一気に研修ができる、組織の若返り、社風に合った人材の採用といったメリットがある一方で、入社後の研修も含め、長い目で見て育てていく必要があること。初期投資が大きいというデメリットもあります。

中途採用

中途採用は主に、経験を重視した採用。すでに社会人として必要なスキルをもっているので、育成にコストと時間がかかりません。とはいえ最近では、未経験まで広げてポテンシャル重視で採用を行なう企業も増えてきています。

 

特徴は通年で採用できること。人が必要になった時にいつでも募集をかけることができます。募集から入社までは、早いと1週間。平均して3カ月ほどの時間がかかります。

 

採用の方法は、求人広告や人材紹介、リファーラル採用やダイレクトリクルーティングなど様々。自社に合った採用手法を選ぶことができます。費用は0円~多いと年間で450万円ほど。企業規模や採用手法、採用する職種の難易度によっても変わります。

 

急な採用に応えられ、社会人としての教育がほぼ必要ないというメリットがある一方で、前職と比較されたり、入社してスグに転職してしまう可能性もあるなどデメリットもあります。

アルバイト採用

アルバイト採用は、時間限定で働く人を募集する方法。人件費の削減や、繁忙期・閑散期にあわせて人員を調整できることが特徴です。

 

アルバイトは募集から入社まで早いと当日から、平均して1週間以内には就業を開始しています。応募に対するレスポンスの早さが採用を左右するので、できるだけ即対応を心がけましょう。

 

主な集客方法は、アルバイト専門の求人誌や求人サイトへの掲載。またサービス業態では、お店に求人情報を貼ることで集客できている。スタッフの紹介で採用ができているというケースもあります。近所で働きたい、希望の時間で働きたいというニーズが大きいので、広告を出す際は時間や曜日の柔軟性を見せてあげると良いでしょう。

 

アルバイト1人を採用するのにかかる費用は、平均して6.4万ほど。業種やエリア、時間帯によっても集まりやすさは変わります。

 

繁忙期・閑散期で人員を調整できるなど小回りがきく一方で、急な退職や学生バイトの場合は卒業と同時に一気に人がいなくなってしまうといったデメリットも。安定して運営をしていくためにも、スタッフの定着に向けた取り組みが必要不可欠です。

 

  新卒採用 中途採用 アルバイト採用
採用手法 ・求人広告
・インターンシップ
・合同説明会
・学校訪問 など
・求人広告
・人材紹介
・ダイレクトリクルーティング
・リファラル採用 など
・求人広告
・お店でのチラシ掲示
・スタッフ紹介 など
採用にかかる期間 1年~1年半 1週間~3ヶ月 1日~数週間
採用時期 6月~10月 通年 通年
採用コスト(1人) 72.6万円 84.8万円 5.2万円

 

最近のトレンドの採用手法

新しいWebサービスが次々と生まれている現代では、採用の手法も次々に変化をしています。新型コロナウイルスの影響で、求職者に有利な売り手市場の状況がやや変わったものの、依然として簡単に人材を採用できる状況ではありません。

 

そこでここでは、2020年の最新の採用手法をご紹介。ぜひ自社に合った方法を探してみてください。

ダイレクトリクルーティング

企業が自ら求職者のデータベースを検索して、自社に合った人に直接オファーを送るなど、「攻め」の採用手法がダイレクトリクルーティングです。

 

「良い会社があれば転職したい」という優秀層に出会える可能性がある。直接企業から連絡がくることで「志望度が高まる」というメリットがあります。個々にアプローチをする手間はあるものの、初期費用がかからなかったり、成功報酬も比較的安価ですむサービスが多いのも、この手法の特徴です。

 

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リファラル採用

社員自身がリクルーターとなって、知人や友人を紹介する採用手法がリファラル採用。

 

社風や仕事の厳しさ、楽しさも全て知っている社員が「合う」と感じて紹介をするので、マッチ度の高いを採用しやすいのが特徴です。紹介による入社なので、求人掲載費などもかからず、採用のコストはほとんどかかりません。

 

ただ多くの企業では、紹介をしてくれた社員や入社してくれた方に対して、相場1万円~10万円のお祝い金を支払っています。とはいえ外部サービスを使って採用するより、コストはグッとおさえられます。

 

注意すべき点としては、不採用時の紹介者へのフォロー。紹介をもらったものの、不採用となる場合もあります。その際、紹介してくれた社員と会社、紹介した社員と求職者の関係性が悪くなってしまうことも。事前に、社員に対して不採用になる可能性も存分にあることを伝えておくことが必要です。

 

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ソーシャルリクルーティング

TwitterやFacebookなどSNSを活用した試用手法が、ソーシャルリクルーティング。特徴としては、直接DM(ダイレクトメッセージ)を送る「攻め」と、会社の情報を発信することで興味をもってもらう「待ち」の採用活動の両方が行なえること。メリットは、転職を全く視野に入れていない人も狙えるため、他社とほとんど競合しないこと。

 

ソーシャルリクルーティングで特に活用されているのが、Twitter。社内イベントの様子など、社風が分かるような事柄を投稿したり、イベントの告知などを投稿します。テキストが短いからこそ、気軽に投稿できる点がポイント。求職者の志望度を高めるなど、採用の補助ツール的な立ち位置で利用する企業が多いです。

 

ソーシャルリクルーティングの注意点は、ダイレクトメッセージを送る際。知らない企業から突然メッセージがきたら、誰でも警戒するもの。誠実なコミュニケーションを心がけましょう。

 

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採用ミートアップ

選考に進めることを重視せずに、気軽に参加できて会社のことを知れるイベントが「ミートアップ」。たとえば、ランチ会や先輩社員との座談会、簡単な会社の説明会など「ちょっと興味があるから話だけ聞きたい」という求職者とも出会えるとあって、この4~5年で導入企業が増えてきた採用手法です。

 

転職潜在層に対して自社の魅力をPRできるだけでなく、ミートアップを開催することそのものが、会社のブランディングにもつながります。まだ導入している企業が一部だからこそ、会社にとっても良いPRとなるのです。

 

一方、あくまでも自社に興味を持ってもらうということが目的なので、参加者がスグ選考に進むとは限らず、長い目でみて関係を構築していく必要があります。また、開催のためには資料を作ったり、場所や社員を手配するなど、会社説明会と同じくらいのコストがかかるため、その点はデメリットといえそうです。

採用担当者が苦戦するポイントは?

はじめて採用業務を行なうと「思ったよりも難しい」と感じる点が必ずでてきます。ここでは、これまで新任の採用担当の方から聞いた「手こずったポイント」を公開。壁にぶつかった時の解決のヒントもあわせて紹介します。

母集団形成

求人を出したのに応募が集まらない…というのは、最近では珍しくありません。というのもネット上には日々たくさんの求人が掲載されるので、求職者は求人を一瞬しか見ていません。求人の詳細を見て応募してもらえるのは、特に気になった、興味をひいた求人だけ。

 

そのため、いかに目立つかが大切です。ポイントは、応募してくれる人を明確にイメージして、その人が「良い!」と思える情報を目立つように記載をすることです。

 

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費用面でのプレッシャー

「数十万円を払って求人広告を出したのに、思っていた人が来なかった」「高いお金を払ったのに、1年も経たずに辞めてしまった」など、採用とお金の問題は、採用活動をしているすべての企業がぶつかる壁。

 

この問題と向き合うポイントは、細かく歩留まりを見て、数字を細かく出していくことです。応募の獲得に費用がかかっているように見えるけど、採用単価にならすと昨年よりも抑えられている、入社後の定着と活躍を見ると充分にプラスになっているなど、実は実績が出せているということも往々にしてあります。

 

また、採用までの一連の流れ(応募を集める>選考する>入社フォローなど)を細かくみることで、どこに手を入れればいいのかが明確に。そこが解決できるサービスを使うなどすることで、コストの問題を解決できる可能性があります。

 

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自社に合った応募者を見極めること

人の見極めはとても難しいです。入社したら面接の時と全く人柄が違う、配属先の上司と相性が合わなかった、ストレス耐性が低くて業務が本格的にスタートしたら辞めてしまった、仕事や環境への認識があっておらず思ったのと違う…など、見極めに課題を感じている企業は少なくありません。

 

スグにできる解決策は、社内で求める人物像を明確にして、全員で共通認識をもつこと。人によって「良い」と思うポイントは異なります。役職によって見えるもの、見ているものが異なることから、このギャップは生まれがちです。

 

スキルや経験、年齢などの分かりやすい判断軸だけでなく、「仕事へのスタンス」「周囲からこんな風に思われる人」「仕事への熱量」など、目に見えない点も社内ですり合わせてみてください。また、その人は今、どこで何をしているのか?まで考えられると、採用する人物像はより明確になります。

 

また、性格適性テストを活用するのもオススメです。目で見えない人柄の可視化ができるので、見極めの助けになるでしょう。

 

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