「社員の生産性を向上させたい」と思っていませんか？しかし、「そもそも生産性とはどういうものか知らない」「具体的にどうすれば生産性が向上するのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。自社の社員の生産性が上がれば、業績向上や社員の離職防止などを期待でき、自社および社員双方にとってメリットがたくさんあります。
この記事では、生産性の意味、計算式、生産性が低下する原因、生産性向上によるメリットなどを幅広く解説していきます。ぜひ、最後までお読みください。
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- 生産性とは
- 生産性の計算式
- 生産性の種類
- 生産性はなぜ重要なのか
- 生産性に関する日本の現状と課題
- 生産性が低下する要因
- 生産性を向上させるポイント
- 生産性を向上させた企業事例
- 生産性を向上させるツール
- 生産性向上につながるリーダーシップ
- リモートワークにおける生産性向上
- まとめ
生産性とは
生産性が低下する要因や生産性を向上させるポイントなどをお伝えしていく前に、まずは、そもそも生産性とはどういうものなのかということから説明していきます。
生産性とは
生産性とは、生産するために投入する要素（人件費、設備、原材料など）の量に対して、どれぐらいの生産物が算出されたのかを測定する指標のことです。投入される量に対して生産物が多ければ「生産性が高い」状態であると言うことができ、逆に投入される量に対して生産物が少なければ「生産性が低い」状態であると言えます。
ビジネスにおける生産性とは
ビジネスの世界においても「生産性」という言葉はよく使われます。では、ビジネスシーンにおける生産性とはどのような意味合いなのでしょうか。具体例を用いて解説していきます。
■例1／上司から生産性を上げなさいと言われた
これは、「一定の時間における生産物の量を増やしなさい」という意味合いで使われるケースです。たとえば、1日8時間勤務で10個の商品をつくっている場合、同じ8時間で11個の商品をつくるための工夫を求められているということです。
■例2／長時間労働を止めることで生産性を上げることを求められた
残業して成果をあげるのではなく、残業をしなくても同じ成果をあげるという意味合いです。まずは、長時間労働や残業の原因を特定することが、生産性の向上につながっていきます。
生産性の計算式
生産性を算出する式は下記です。
生産性＝アウトプット（産出量）÷インプット（投入量）
アウトプットとは、生産されたものの総量のことで、たとえば、売上や生産個数などがあります。一方、インプットとは、生産するために費やしたものの総量で、たとえば、人件費や労働時間などがあります。
＜生産性の例＞
・10人（インプット／投入量）で200個の商品（アウトプット／産出量）をつくった場合
200（アウトプット）÷10（インプット）＝20（生産性）
生産性の種類
生産性は大きく、「物的生産性」と「付加価値生産性」の2つに分けられます。ここでは、それぞれについて説明していきます。
物的生産性とは
物的生産性とは、アウトプットを生産数や売上額としたときの指標で、計算式は下記です。
物的生産性＝アウトプット（生産数または売上額）÷インプット（労働量）
時間または従業員1人あたり、どれぐらいのモノやサービスを生産しているのかがわかり、生産量の効率性を測定できます。物的生産性はたとえば、設備投資をするか否かや、品質管理をどれぐらい向上させるのかといった判断をする際に活用できます。
付加価値生産性とは
付加価値生産性とは、アウトプットを付加価値額としたときの指標です。付加価値額とは、企業の経営活動によって生み出された総生産額から、非付加価値（原材料、外注費、設備の修繕費など）を差し引いた金額です。付加価値生産性の計算式は下記です。
付加価値生産性＝アウトプット（付加価値額）÷インプット（労働量）
時間または従業員1人あたり、どれぐらい付加価値を生み出しているのかを測定でき、企業の利益を最大化させるための指標として活用できます。
労働生産性とは
その他に「労働生産性」という言葉があります。労働生産性は、「従業員1人あたり」または「従業員1時間あたり」、どれぐらいのアウトプットを生み出すのかを示す指標です。労働生産性の計算式は下記です。
労働生産性＝アウトプット（生産数）÷インプット（従業員数または時間）
生産性はなぜ重要なのか
生産性が重要視される主な理由は、下記の3つです。
- 少子高齢化・労働力不足が加速しているため
- 企業の事業成長に直結するため
- 社員の定着につながるため
では、1つずつ解説していきます。
少子高齢化・労働力不足が加速しているため
まずは、「令和2年版厚生労働白書」で発表されている下記2つのグラフをご覧ください。ご覧の通り、日本では少子高齢化による労働力不足が深刻化しています。いわゆる、「働き手」の数が減少傾向にあるため、労働者一人ひとりの生産性を向上させていく必要があるのです。
企業の事業成長に直結するため
国というレベルだけでなく、企業というレベルで見ても、生産性を向上させることが叫ばれています。というのも、従業員一人ひとりの生産性が高まることは、その企業の売上高や利益が大きくなるからです。また、従業員一人ひとりの生産性が向上すれば、従業員数を適正な数にすることにもつながるため、インプット（労働量）を抑えることができます。インプットが減り、アウトプットが増えることは、企業にとっては大きなメリットになります。
社員の定着につながるため
社員の定着につながることも、生産性が重要視されている理由のひとつです。なぜなら、生産性が高い組織は柔軟な働き方も可能にし、社員の離職防止を期待できるからです。現在は価値観の多様化が進んでいることもあり、子育てや育児をしながら働いている（もしくは働きたいと考えている）人や、副業をしている（もしくはしたいと考えている）人なども少なくありません。
しかし、長時間労働が常態化している組織では、家庭と仕事を両立させることや副業をすることが難しく、その会社で長期的に働けなくなる（≒離職につながる）可能性が高まります。そのため、生産性の高い組織をつくることができれば、多様な人材に長期的に活躍してもらうことを期待できるのです。
生産性に関する日本の現状と課題
諸外国と比べ、日本の生産性はどのような状態なのでしょうか。下記は、OECD（経済協力開発機構）に加盟する主要国の名目GDPの推移を示している表です。
世界のGDPに占める比率は、平成17年（2005年）に10.0％でしたが、平成30年（2018年）には5.7％にまで落ち込んでいます。また、生産性に関しても、日本は諸外国と比べて高くありません。公益財団法人 日本生産性本部によると、日本は加盟38ヵ国中27位（2021年）。
先ほどもお伝えしたように、日本では少子高齢化による労働力不足が深刻化しています。今後も働き手が減少していく中で、国際社会における存在感を示していくには、生産性の向上が必要不可欠と言えるでしょう。
生産性が低下する要因
国際社会における日本の生産性の現状がわかったところで、続いては企業活動における生産性についてお伝えしていきたいと思います。まずは、生産性が低下する要因から見ていきましょう。生産性が低下する要因は次の5つです。
- 長時間労働が常態化している
- 業務の優先順位がつけられていない
- 特定の社員・部署へ業務が集中してしまっている
- 生産性を重視しない組織風土や評価がある
- 生産性をあげる労働環境が整っていない
長時間労働が常態化している
先ほどもお伝えしましたが、生産性は下記の式で計算されます。
生産性＝アウトプット（産出量）÷インプット（投入量）
労働時間はインプットにあたります。そのため、たとえば、産出量を80とした場合、労働時間が8時間なら生産性は10（80÷8）ですが、労働時間が10時間なら（＝長時間労働になれば）生産性は8（80÷10）に下がってしまいます。また、長時間労働が続くと、従業員の集中力の低下などを引き起こすリスクも高まるため、アウトプットされるものの質の悪化や、アウトプットされる数量の減少などにつながる可能性もあります。
業務の優先順位がつけられていない
「前任の担当者から引き継いだのでルーチン的に行なっているが、そもそも、現状においてこの業務は重要ではない」「アウトプットが及第点レベルに達しているが、自分自身のこだわりから、より時間をかけて満点レベルのアウトプットを目指している」たとえば、上記のようなことが自分のまわりで起こっていませんか？業務の優先順位付けができていなければ、重要度や緊急度が低いことに時間をかけることにつながり、結果として生産性が低下します。
特定の社員・部署へ業務が集中してしまっている
たとえば、ある個人や部署だけが、他の従業員や部署と比べて残業時間が長い。このようなケースは少なくありません。その主な原因は、その従業員や部署に業務が集中しているからです。このような状況を改善していくには、異動などによる配置転換、部署における業務内容を見直し、整理や適正化を図ることなどが有効です。
生産性を重視しない組織風土や評価がある
組織の風土や評価のあり方が、生産性の低下を引き起こすケースもあります。たとえば、残業することがあたり前になっている会社や、毎日のように夜遅くまで残業している社員を「あいつはいつも遅くまで頑張っている」と評価する風土がその例です。長時間働く風土や、残業する人が評価される評価制度などがあることは、長時間労働につながりやすく、生産性の低下を招くリスクが高いです。
生産性をあげる労働環境が整っていない
仕事をする環境や体制によって、生産性が低下することもあります。たとえば、不必要な会議が多かったり、長時間の会議が定期的にあったりすれば、労働時間だけが長くなります。また、パソコンなど、業務をするためのツールの性能が低ければ、同じ時間仕事をしても、得られる成果は少なくなります。上記のような環境では、生産性の向上は期待できないでしょう。
生産性を向上させるポイント
ここからは、生産性を向上させるための6つのポイントをお伝えしていきます。
- 生産性を測定し、実態を把握する
- 1人ひとりの能力を高める育成を行なう
- 1人ひとりの業務を可視化し、整理する
- 業務の属人化を防ぐために、マニュアルを作成する
- 生産性向上できるような労働環境・制度を整備する
- テクノロジー（HRテック）の活用
生産性を測定し、実態を把握する
生産性の向上を図るにはまず、生産性を測定することをオススメします。現状の生産性を把握することで、どこに課題があるのかを正しく認識できるだけでなく、どれぐらいまで生産性を向上させるべきなのかの目標も設定しやすいからです。
＜例＞
下記のような営業部における、営業一人当たりの生産性。
・営業の人数：5人
・月の売上：2000万円
アウトプット（2000万円）÷インプット（5人）＝400万
1人ひとりの能力を高める育成を行なう
社員一人ひとりの能力を高めることも、生産性の向上に有効です。なぜなら、同じ時間あたりの生産量の増大が期待できるからです。例としては、下記のような施策が考えられます。
・研修などを通じて業務効率化の考え方や具体的なノウハウなどを伝える。
・作業効率を高めるために、システムやExcelなどのスキルの習得を図る。
1人ひとりの業務を可視化し、整理する
社員が行なっている業務を把握し、整理することも生産性の向上につながります。具体的には、下記の手順に沿って進めていくことをオススメします。
▼社員一人ひとりに担当している業務をヒアリングする。
▼業務の一覧表を作成する。
▼業務の優先順位を付ける。その際、重要度が低い業務は削除する。
▼特定の部署や個人に業務が偏らないように、各社員に業務を振り分ける。
業務の属人化を防ぐために、マニュアルを作成する
業務の標準化やマニュアルを作成することも、生産性の向上を期待できます。というのも、業務を遂行する上で属人性がなくなるため、誰が行なっても同じ品質のアウトプットを見込めるからです。標準化された業務やマニュアルがあれば、比較的余裕がある人にその業務を任せることも可能になるため、組織全体としての生産性向上につながります。
生産性向上できるような労働環境・制度を整備する
たとえば、今までは紙で行なっていた経費精算をWebシステムに置き換える、生産効率の良い設備に入れ替えるなど、労働環境や制度を整備することでも、生産性は向上していきます。ただ、システムや設備などを整備する際は、費用が発生します。費用は、生産性の計算式においてはインプットにあたるため、インプットが大きくなっても、それを補うだけの見返り（アウトプット）があるかどうかまで考慮して、整備していく必要があります。
テクノロジー（HRテック）の活用
クラウドやAI、ビッグデータ解析などの先端テクノロジーを駆使し、人事領域の業務改善を行なう「HRテック」。このHRテックを活用することも、生産性の向上につながっていきます。たとえば、HRテックの中でも、RPA（プロセス自動化）を活用することで、定型的な事務作業を自動化し、時間やミスの削減を実現できます。また、HRテックを活用すれば、社員ごとや部署ごとの労働状況を可視化できます。長時間労働している部署や社員がわかるため、業務量の調整など、有効な施策を講じやすくなります。
生産性を向上させた企業事例
続いては、実際に生産性を向上させた企業の事例を2つ紹介します。
バックヤードの停滞をなくしたスーパーマーケット
東京の郊外で複数店舗を展開するあるスーパーマーケットは、次の2つの問題を抱えていました。
・問題1
バックヤードに商品を煩雑に保管。スペースのムダや商品を探す時間が発生。
・問題2
商品陳列棚の空きを確認後、バックヤードから商品を補充。従業員が歩くムダが発生。
そこで、下記の3つの改善を実施。
・大きな商品（飲料や酒類など）と小さな商品に分け、バックヤードを整理整頓。
・売場にストック棚を追加し、小さな商品を移動、保管。
・バックヤードのかご台車を配置するルールを決定。
ムダが削減されたため、従業員の生産性が向上しました。
ITツールを導入した老舗旅館
京都にある老舗の旅館では、次の2つの問題が発生していました。
・問題1
客室係がチェックアウトした部屋を確認するためフロント係に電話。しかし接客中はつながらず、客室係がフロントまで行って確認。
・問題2
従業員ごとに3つの業務（フロント、客室、洗い場）のスキルにバラつきあり。繁忙時に特定の従業員に業務が集中。
そこで、下記の2つの改善を実施。
・タブレット端末とメッセージアプリを導入。接客係とフロント係の情報伝達がスムーズに。
・従業員のスキルを可視化。各自のスキルをもとに「1人3役化」を推進し、繁忙時に対応できる体制を構築。
従業員の労働時間が削減され、生産性が向上しました。
生産性を向上させるツール
生産性を向上させるには、ツールを使うことも有効です。具体的には、下記のようなツールの利用がおすすめです。
- プロジェクト管理ツール
- コミュニケーションツール
- ドキュメント共有ツール
プロジェクト管理ツール
プロジェクトやタスクの管理や進捗状況の可視化などが可能になります。主なメリットは下記です。
- タスクの担当者や締切日などが可視化されることで、プロジェクトに関わる全員が全体の進捗を把握しやすくなる。
- プロジェクトに関わるメンバー各自の業務が把握できるので、各自が協力して業務を進めやすい。
- 担当者にタスクを適切に割り当てることで、リソースの最適な活用につながる。
具体的には、TrelloやAsanaといった製品があります。
コミュニケーションツール
テキストメッセージや画像、動画などを容易に行なえます。主なメリットは下記です。
- コミュニケーションがしやすいため、リアルな情報共有を容易に行なえる。
- 画像や動画などのファイルも簡単に共有できる。
- ひとつの情報を全員が確認することもできるため、情報の齟齬や格差などが発生しにくい。
具体的には、SlackやMicrosoft Teamsといった製品があります。
ドキュメント共有ツール
クラウドでドキュメントを共有することができます。主なメリットは下記です。
- どこからでもドキュメントへアクセスできるため、リモートワークにも向いている。
- 複数のメンバーが同時にドキュメントを編集できるため、業務を効率的に進めることができる。
具体的には、Google Workspaceなどです。
生産性向上につながるリーダーシップ
ここでは、生産性の向上を図るうえでリーダーが心がけておきたい4つのポイントをお伝えします。
- 目的を明確にする
- 目標を決め、生産性向上を可視化できるようにする
- メンバーや部署の状況を考慮する
- 指示やフィードバックは具体的に行なう
目的を明確にする
まずは、生産性を向上させる目的をはっきりとさせておきましょう。なぜならば、目的が明確でなければ、メンバーがどの程度の施策を講じればよいのかを決めることが難しくなるからです。
また、生産性向上に向けた施策の中には、メンバーの業務内容の変更、仕事の進め方の見直し、場合によっては部署異動が含まれます。たとえば、明確な理由がなく部署異動を命じられれば、そのメンバーは異動に納得できず、不満を生んでしまうことにつながる恐れがあります。
目標を決め、生産性向上を可視化できるようにする
たとえば、「生産性を1.5倍にする」といったように、明確な目標を定め、どれぐらい生産性を向上させることができたのかを可視化できるようにしましょう。そうすることで、講じた施策の効果の有無を判断できるようになり、次の施策の内容を検討する材料にもなります。
メンバーや部署の状況を考慮する
生産性を向上させる施策として、配置転換や業務内容の変更などを行なう場合、該当するメンバーや部署の状況をきちんと考慮することが大切です。
もしも、メンバーや部署の状況を把握しないまま施策を講じてしまうと、メンバーや部署の人たちが混乱し、モチベーションの低下を招く恐れがあります。そうなれば、生産性が低下するという逆効果につながってしまうでしょう。
配置転換や業務内容の変更などを検討する際は、必ずそのメンバーや部署の人たちに状況をヒアリングし、生産性を低下させている要因や解決策をしっかりと考えたうえで施策を講じることが重要です。
指示やフィードバックは具体的に行なう
たとえば、生産性向上に向けた業務フローの改善や全社へのシステム導入などを行なう際は、対応方法を具体的に指示することが必要です。というのも、新しいフローやシステムを導入したとしても、各自が自分のやり方で対応すれば、想定しているような効果を得ることが難しくなるからです。
また、対応方法の指示やフィードバックをする際には、生産性を向上させる目的から伝えるほうが、メンバーの理解を得やすいでしょう。
リモートワークにおける生産性向上
コロナ禍である今は、リモートワークを導入する企業が日に日に増えていますが、リモートワークにおける生産性を向上させるポイントも押さえておくことをオススメします。
ひとつめは、デスクや椅子、通信環境などを整備することです。自宅などで仕事をする場合、オフィスと同じような環境を構築できない社員は少なくありません。しかし、そのような環境では、会社が期待しているパフォーマンスを発揮してもらうことは難しくなります。そのため、環境を整備することが生産性を向上させるポイントになります。
ふたつめは、会議を行なう際は事前に資料などを共有し、会議で議論したいことや決定したいことなどを明確にしておくことです。リモートワークでは、Web会議システムなどを活用することが多いですが、Webでのコミュニケーションはリアルと比べてスムーズにいかないことも多々あります。そのため、必要なことを事前に共有することは、会議がスムーズに進行することにつながり、結果として生産性の向上が期待できます。
まとめ
少子高齢化による労働力不足が深刻化している日本において、生産性の向上は、すべての企業が取り組むべき課題と言えます。人材育成や業務の標準化、テクノロジーの活用などが、生産性を向上させるためのポイントになってくるでしょう。
また、今後はリモートワークの普及が予想されます。場所や時間など、働き方が多様化していくことも、企業が生産性の向上について考えていかなければならない要因になるでしょう。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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