オンライン研修とは?コロナ禍に導入した企業の成功事例までご紹介

働き方改革やコロナ禍の中、『オンライン研修』を導入する企業が増えています。場所を問わず、どこでも学習できるのが魅力のオンライン研修。しかし、いざ導入しようとしても「何を準備していいのかわからない」「きちんと実施できるか不安」という方も多いのではないでしょうか?そんな方のために、本記事ではオンライン研修の基本から必要なツール、企業の成功事例まで詳しく解説します。

 

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オンライン研修とは?

オンライン研修とは、ひと言でいうと「インターネットを使った研修」のことです。講師がいる場所と受講者がいる場所をインターネットでつなぎ、パソコンの画面や共有されたテキストを確認しながら説明を聞くスタイルが一般的です。

1番の魅力は、ネットがつながっているパソコンなどの端末があれば、どこでも受講できること。働き方改革やコロナ禍でテレワークが増えている今、研修もオンラインに切り替える企業が急増しています。

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オンライン研修の種類

オンライン研修には『録画配信型』と『ライブ配信型』があります。それぞれメリットがあるので、研修の内容によって使い分けると効果的です。

【録画配信型】

事前に録画した映像を受講者に見てもらう方式。場所だけでなく、時間や回数を問わず受講できるのが魅力。

【ライブ配信型】

講師と受講者が同じ時間にインターネットにつなぎ、リアルタイムで講師の説明を聞く方式。受講者から質問を受けたり、受講者同士でディスカッションしたりといったコミュニケーションが可能。

オンライン研修が注目される背景

働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、テレワークを導入する企業が急増。それまで当たり前だった集合型の研修が難しくなり、研修の形も見直しが迫られました。そこで注目を集めているのがオンライン研修です。どこでも受講できるので一人ひとりが離れていても研修を行なうことができ、コロナ禍にあっても社員教育を止める必要がありません。またインターネット環境や、オンライン研修を行なうためのICTツールの普及も進んでいます。すでに実施しやすい環境が整っていることもあり、今後も導入する企業はますます増えるでしょう。

オンライン研修のメリット

受講者にとってどこでも受講できるのが魅力のオンライン研修ですが、企業にとってはどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的にご紹介します。

どこでも開催・受講できる

オンライン研修はインターネット環境と端末さえあれば、場所を問わず開催・受講できます。会場を確保する手間も、受講者が移動する手間もありません。テレワーク中の社員は自宅で受講することもできます。コロナ禍で集まるのが難しい中、最大のメリットといえるでしょう。また今までは、遠方の事業所に勤務する社員にとっては研修への参加が難しいというケースもありました。そのような勤務地による差も、オンライン研修ではありません。さらに録画配信型であれば、時間の調整も必要ありません。受講者の都合のいい時間に、いつでもどこでも何度でも繰り返し見ることができます。

コストを削減できる

手間だけでなく、コストも削減可能。集合型の研修だと、研修施設のレンタル費用や参加者の交通費など、さまざまな費用がかかります。しかしオンライン研修なら場所を問わないので、これらの費用が大幅にカットできます。今まで大人数で研修を行なっていた企業にとっては特にメリットが大きいのではないでしょうか。

双方向のやりとりも可能

オンライン研修は、受講者が一方的に講師の話を聞くというイメージがあるかもしれません。しかしライブ配信型なら、そんな心配はありません。リアルタイムで講師に質問したり、受講者同士でグループワークやディスカッションしたりするなど、双方向のやりとりが可能です。

オンライン研修のデメリット

オンライン研修のデメリットとしては、コミュニケーションが不足しやすいことがあげられます。集合研修では、休憩時間に仲間と雑談したり一緒にランチを取ったりといったことがよくありますよね。しかしオンライン研修は、基本的にみんなバラバラの場所にいるので、そういった交流が生まれにくいのです。双方向のやりとりが可能とはいえ、研修の仕方によっては講師が一方的に話し、受講者は受け身で聞くだけということにもなりかねません。逆に言うと、コミュニケーション不足を解消することが、オンライン研修を成功させるカギと言えるでしょう。

オンライン研修に必要なもの

オンライン研修と聞くと難しく聞こえるかもしれませんが、特殊な機材は必要ありません。ここではオンライン研修を行なう際に必要なツールをご説明します。

インターネット環境

何より大切なのは、安定したインターネット環境です。たとえインターネットにつながっていても、接続が不安定だったり速度が極端に遅かったりすると、画面や音声が途切れて研修がスムーズに進まない恐れがあります。運営側の環境ももちろん大切ですが、特に注意したいのが、受講者が自宅で受講する場合。個人のインターネット環境はまちまちなので事前に確認することが大切です。もし環境が不十分な場合は、事業所で受講してもらったり、環境を整えるための補助をしたりするなど、何らかの対策が必要となるでしょう。

パソコン・マイク・カメラなどの機材

研修を受講するための端末も必須です。インターネットにつながっていればスマホやタブレットでも受講できますが、端末の性能によって「うまく処理できない」「画面が小さくて見にくい」といった可能性もあるため、パソコンがおすすめです。しかし最近は自宅にパソコンを置いていない人も多いため、事前に確認しましょう。

 

マイクはパソコンに内蔵しているマイクでも問題ありませんが、参加する人数が多いと声が届きにくくなる恐れがあります。通話や聞き取りをスムーズにするために、マイクとヘッドホンが一体となったヘッドセットがあると尚良いでしょう。また、オンライン研修は基本的に顔を出して行なうので、カメラ機能が欠かせません。パソコンについていない場合はUSB接続のカメラが必要です。アプリを通して、スマホのカメラをパソコンと連動させる方法もあります。

Web会議システム

Web会議システムとは、インターネットを通じて映像や音声のやり取りができるシステムです。会話だけでなく、資料の共有やチャットなどもできます。代表的なものに「Zoom」、「Google Meet」、「Microsoft Teams」などがあります。それぞれ無料版と有料版があるので、機能を比べて選びましょう。

講師と研修コンテンツ

機材が揃ったら、研修の講師とコンテンツを準備します。これは従来の集合研修と同じですね。研修の内容が決まったらテキストなどを用意して、講師を手配しましょう。すでに社内に研修プログラムがある場合は、その内容をWeb会議システムで配信すればいいので、あまり難しくないと思います。

 

社内で用意する以外にも、外部のオンライン研修サービスに委託する方法もあります。費用はかかりますが研修内容が多岐にわたり、各分野に精通した質の高い講師が期待できます。オンライン研修を行なう環境についてもサポートしてくれるので、研修の目的に合わせて検討してみましょう。

オンライン研修を成功させる7つのポイント

実際にオンライン研修を実施する際、どのような点に気をつけたら良いのでしょうか。注意したいポイントをご説明します。一つひとつは難しいことではないので、ぜひ実践してみてください。

1.接続環境・機材の準備を入念にする

オンライン研修は、インターネットの接続環境や機材の性能に大きく左右されます。せっかく意気込んでオンライン研修を導入したのに、いざ始めたら画面がフリーズしまくる、音が途切れる…そんなことになれば参加者のモチベーションも一気に下がってしまいます。運営側の環境は事前にチェックできますが、受講者側の環境は見落としがち。個人のインターネット環境や機材の性能はさまざまなので、研修を行なう前に接続テストや動作確認をしておくと安心です。

2.操作方法を周知する

コロナ禍で『オンライン飲み会』をはじめとする、さまざまなオンライン〇〇が広がりました。しかし、すべての人がオンラインに慣れているわけではありません。システムによって使い方も異なります。オンライン研修を行なう際は、Web会議システムの使い方やマイク・カメラの切り替え方法など、基本的な操作方法を説明しましょう。実施前にオリエンテーションや説明会を開いてもいいですし、研修の冒頭に操作の練習時間をとるのも良いでしょう。操作マニュアルをつくって事前に配布するのもおすすめです。受講者の中にはパソコン自体が苦手な方もいるでしょう。苦手意識を持ちながらだと研修にも集中できません。事前にレクチャーするなどして配慮することが大切です。

3.サポート役をおく

どんなに入念に準備しても、本番でトラブルが起こることはよくあります。そんな時のために、講師のほかにトラブルに対応できるサポート役をおくと心強いでしょう。Web会議システムの操作に慣れた方や周辺機材に詳しい人がいると、運営側も受講者側も安心して研修を行なうことができます。

4.顔を出して行なう

オンライン研修は音声とチャットだけでもできます。しかし、できれば全員顔を見せながら行なうのがベスト。自分の顔が見えていないと思ったら緊張感も薄れ、ただ聞き流すだけになる可能性があります。またグループワークやディスカッションをするにも、リアクションが見えないとコミュニケーションが取りづらいですよね。研修を行なう際には忘れずにカメラをオンにしてもらいましょう。

5.積極的にコミュニケーションを取る

オンライン研修のデメリットは、コミュニケーションが不足しがちなこと。受講者が積極的にコミュニケーションを取れるよう工夫が必要です。たとえば受講者にリアクションをするよう事前にお願いしたり、グループワークやディスカッションを多めに取り入れたりしてみましょう。休憩をかねて雑談タイムを設けるのも効果的です。

6.ムリのないタイムスケジュールで行なう

一人で好きな場所で受講できるとはいえ、オンライン研修は意外と疲れるものです。モニターを見続けると目が疲れますし、ヘッドホンを使っていれば耳も痛くなります。長時間になればなるほど、集中力がどんどん下がっていくでしょう。そうならないために、受講者の負担にならないよう1時間ごとに休憩をとるなど、余裕をもったタイムスケジュールを組みましょう。事前に資料を確認してもらうなどして、研修を短時間で終わらせるといった工夫も大切です。

7.理解度のチェックを行なう

オンライン研修を実施して終了…では、受講者がどのくらい理解したかわかりません。研修後に理解度テストを行なうなどして、研修内容がどのくらい身についたかチェックしましょう。理解度が足りない部分については、きちんとフォローすることも忘れずに。

オンライン研修の成功事例

ほかの企業では、どのようにオンライン研修を取り入れているのでしょうか。ここで成功事例をご紹介します。

株式会社島津製作所

新型コロナウイルスの影響で、新人研修のオンライン化に踏み切った同社。導入決定から実施まで、わずか2週間しかなかったそうです。短期間で実施を可能にした秘訣は、環境の構築を外部の業者に委託し、自社はコンテンツ制作に集中したこと。さらに最初から完璧なプログラムを目指すのではなく、研修開始以降も柔軟にプログラムを変えながら、より良いものに仕上げていったことにあります。また、それまでの集合研修では100名を超える受講者全員に講義していましたが、オンライン研修では4クラス制に。クラス内では5~6名のチームをつくり、自己学習やグループワークに多くの時間を取りました。その結果、深い学びが可能となったそうです。

パナソニック株式会社

1000名以上の新人研修をオンライン研修に切り替えた同社。オンライン研修でも集合研修の良さを失うことなく、「人に寄り添った研修をしたい」と考えました。具体的には、通常行なっている朝会と夕会をオンラインでも実施。リアルな空気感を大切にしました。同時にオンライン研修ならではの取り組みも。運営側から動画を送ることで、受講者に身近に感じてもらおうと工夫しました。またアンケート・コメント機能を使って新入社員の意見を募り、チューターからフィードバックすることで社員が孤立感を抱かないように心がけたとのこと。社員同士のやりとりも活発に行なわれた結果、お互い学び合うことができ、チームビルディングがうまくいったそうです。

本田技研工業株式会社

600名の入社時研修をオンラインで行なった同社。目指したのは「学びをアウトプットすること」。従来の集合型研修では社員が受け身になりがちだったのが課題だったという同社。オンライン研修ではワークショップを複数取り入れたことで、インプットした知識をすぐにアウトプットさせることができました。また朝のオリエンテーションでは雑談タイムを、研修終了後には受講者がそれぞれ内省できる時間を設けました。その結果、人事担当者との信頼関係やモチベーションの維持につながったそうです。

オンライン研修で求職者の不安を取り除ける

コロナ禍の中では、入社後の集合研修に不安をもつ求職者も多くいます。説明会や面接の際に、オンライン研修を実施していることを積極的に伝えましょう。そうすることで求職者の不安が解消され、選考時の辞退防止が期待できます。オンライン研修の特長を生かして、双方向でのやりとりも活発に行なうことで、入社後の離職防止にもつながるでしょう。

コミュニケーションを工夫することで、従業員のモチベーションを高める

新型コロナウイルスの収束が見えない中、テレワークを継続する企業も少なくありません。そこで大事なのがコミュニケーション。新入社員をはじめ、コミュニケーションに不安を感じている従業員も多いでしょう。エン・ジャパンが2020年に行なったアンケートでは、テレワーク中の方の66%が「コミュニケーションが変化した」と回答。そのうち60%以上が「対面でのコミュニケーションがなくなった」「コミュニケーションが減った」と回答しています。

 

Q.テレワークになってコミュニケーションは変わりましたか?

テレワークによるコミュニケーションの変化について

参考:『エン転職』1万人アンケート(2020年6月)「テレワークにおける社員コミュニケーション」実態調査

 

Q.テレワークによりコミュニケ―ションはどう変わりましたか?

テレワークにおけるコミュニケーションはどのように変化したか

参考:『エン転職』1万人アンケート(2020年6月)「テレワークにおける社員コミュニケーション」実態調査

 

Q.テレワークにおけるコミュニケーションの工夫は?

  • Slackで雑談チャンネルを作ったことで、コミュニケーションが生まれた。(29歳女性)
  • Zoom会議の前後(特に開始前の全員揃う前)に雑談することで、対面とのギャップを少なくする。(32歳男性)
  •  仕事の後時間を決めてリモート飲み会を開催。普段喋らない人とも話せる。(26歳男性)

参考:『エン転職』1万人アンケート(2020年6月)「テレワークにおける社員コミュニケーション」実態調査

 

アンケートでは、テレワークで対面での会話が減った分、オンライン上で雑談するなど、多くの方がコミュニケーションの方法を工夫している様子がわかります。長引くコロナ禍の中、従業員の不安などを取り除いて組織を活発にしていくためには、コミュニケーションの工夫がますます重要となるでしょう。

まとめ

コロナ禍で働き方が変わり、人材教育のあり方もガラリと変わりました。しかし企業の成長には、どんな状況にあっても人材の育成が不可欠。オンライン研修は、これからのウィズコロナ時代、アフターコロナ時代でも効果的に人材育成を進める方法として、導入する企業はますます増えるでしょう。

 

それに伴い、コミュニケーションのあり方なども工夫していく必要があります。これまでのやり方に固執せず、世の中の状況に合わせて柔軟に変化する姿勢こそが、これから企業が生き抜く姿勢として重要なのではないでしょうか。

 

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