新たな人材を獲得したい企業にとって、企業説明会は自社の魅力を直接伝えられる貴重な機会です。また、求職者にとっても志望企業の採用担当者に直接質問できる場であるため、就活・転職の情報収集に役立つ場として人気を集めてきました。
しかし、新型コロナウイルスの感染拡大により、対面でのイベントを自粛せざるをえないことが増えてきました。企業説明会も例外ではなく、単独の説明会はもちろん、複数の会社が共同で行なう合同説明会や就活生向けのセミナーもキャンセルになるなど、思うように人材との交流を持てないという悩みを抱えている人事の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
対面でのアプローチは難しくても、できるだけ自社への入社を考えてくれている人材に情報を届けたい。このようなニーズを実現する方法として注目されているのが、「オンライン説明会」です。本記事では、オンライン説明会の概要や開催のメリットなどについてご紹介します。
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- オンライン説明会とは
- オンライン説明会が注目されている背景
- オンライン説明会の種類その1：ライブ配信型説明会
- オンライン説明会の種類その2：録画配信型説明会
- オンライン説明会を行なう際の3つのポイント
- 採用手法のオンライン化も検討しておくことがおすすめ
- まとめ
オンライン説明会とは
オンライン説明会（Web説明会）とは、企業が求職者に対してオンラインで実施する会社説明会のことです。ネットがある環境ならどこからでも参加できるため、参加者にとって利便性の高い説明会として評価されています。またオンライン説明会には、リアルタイムで企業説明を行なう「ライブ配信型説明会」や録画しておいた映像を流す「録画配信型説明会」など、配信側の設備や都合に応じて放送のやり方を選べるという特徴も。企業の規模や設備を問わず導入しやすい、新しい説明会の形として注目を集めているといえるでしょう。
オンライン説明会が注目されている背景
オンライン説明会が注目されている背景について、もう少し詳しくご紹介します。
リアルイベントに参加できない人も参加しやすい形式だから
冒頭でお伝えしたとおり、昨今は新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため、大勢の人が一ヶ所に集まるリアルイベントを自粛する傾向にあります。仮に開催が叶った場合でも、人数制限によって説明会が小規模になったり、参加者側が不参加を決めたりするケースも珍しくありません。
一方、インターネット上で求職者にアピールできる「オンライン説明会」なら、対面の場で密集することなく自社の情報を発信することができます。もちろん、リアルイベントと比較して参加者とのコミュニケーションが難しいなどの課題はあるものの、自社PRの方法のひとつとして注目する企業が増えているといえるでしょう。
母集団形成に役立つから
オンラインイベントは、交通費や時間帯などの問題により、本来であれば参加は難しい人でも参加しやすいところがメリットです。国内はもちろん、将来的に日本で働きたいと考えている海外の人材にもアプローチが可能になり、求職者の母集団形成がより一層取り組みやすくなるはずです。
昨今では、就職活動における情報収集をインターネット上で行う人がほとんど。コロナ禍の到来によりオンライン説明会が注目され始めましたが、今後感染拡大が落ち着いたとしても上記の背景から、オンライン説明会は継続されると予想されます。「少しでも多くの求職者に会社のことを知ってほしい」「母集団を増やしたい」というニーズにオンライン説明会という形式は強みを発揮するため、将来を見越して導入する企業も徐々に増えています。
オンライン説明会の種類その1：ライブ配信型説明会
オンライン説明会には、大きくわけて「ライブ配信型説明会」「録画配信型説明会」という2つの種類があります。まずは、「ライブ配信型説明会」における特徴やメリット・デメリットをご紹介しましょう。
「ライブ配信型説明会」とは、企業担当者と参加者が指定時間にオンライン上に集まり、リアルタイムで情報交換を行なう説明会のことです。説明会の進め方としては、担当者が一人で話をする形式や、進行役と企業担当者が対談する形式などがあります。視聴者からコメントを集める機能を用意しておけば、リアルタイムで質疑応答をすることも可能です。
ライブ配信型説明会のメリット
ライブ配信型説明会のメリットとしては、視聴者（求職者）とリアルタイムでやりとりしやすいことが挙げられます。チャット機能を使ってコミュニケーションを取ることもできるほか、参加者にもWebカメラをオンにしてもらい、お互いの顔を見ながら交流を取ることも可能です。
また会場の設営がいらないという特徴も、企業にとって大きなメリットといえます。会場への移動はもちろん、設営や説明会後の撤去には人手がいるほか、時間もかかります。オンライン型の説明会であれば自社内にライブ用のセットを用意するだけでいいので、手順のマニュアル化も容易です。人事担当者が少なくても、より多くの求職者に向けて発信しやすくなるところがメリットといえます。
ライブ配信型説明会のデメリット
ライブ配信型説明会のデメリットとしては、以下が挙げられます。
- 生放送なので、誤った情報を伝えてしまうなどのミスが発生する可能性がある
- 回線の不具合など、オンライン説明会の配信がうまくいかないリスクがある
- リアルイベントと比べて参加者の反応がわかりにくい
ライブ配信型説明会は生で情報を伝えていく形式であるため、情報の誤伝達や進行トラブルのリスクがあります。進行役のスタッフは事前にトークの練習をするなどして、説明会が円滑に進むよう準備しておきましょう。
また、リアルイベントと比べて参加者の反応がわかりにくいという難点も。参加者にWebカメラをオンにしてもらうこともできますが、「気軽に参加しにくい」「出先なのでカメラをつけられない」「カメラは使いたくないが、自分だけオフにすると心証が悪くなりそうなので参加そのものをやめる」などの理由から敬遠されることもあるため、参加者のWebカメラの扱いについては慎重に決めることをおすすめします。
オンライン説明会の種類その2：録画配信型説明会
録画配信型説明会は、事前に録画しておいた動画を配信する形で進行する説明会のことです。録画配信型説明会のメリットとデメリットについて見てみましょう。
録画配信型説明会のメリット
録画配信型説明会の大きなメリットは、動画をアップロードしておくだけでいいという手軽さにあります。また、説明会を常に閲覧できる状態にできるため、都合の良いタイミングで説明会を受けられるところが魅力といえます。加えて、事前に内容を練ることができるため、ライブ配信型説明会のように誤情報を伝えてしまうリスクが低いところもメリットといえるでしょう。
録画配信型説明会のデメリット
録画配信型説明会のデメリットとしては、録画の再生中に離脱される可能性があることです。これはライブ配信型説明会でも同じではありますが、録画の方が「いつでも見られる」という安心感から、離脱されやすい傾向にあります。また、リアルタイムのやりとりができないため、参加者の反応がわかりにくいところも弱点。参加者にとっても、企業側に質問ができないため、双方向のコミュニケーションは難しい形式といえるでしょう。
このように、ライブ配信型説明会と録画配信型説明会にはそれぞれ強みと弱みがあります。自社のやりやすい方法や継続的に実施しやすい方法について吟味した上で、形式を選ぶようにしましょう。
オンライン説明会を行なう際の3つのポイント
オンライン説明会を行なう際には、参加者に最後まで見てもらえるコンテンツになっているかどうかを、事前に確認しておくことが大切です。ここでは、オンライン説明会を行なう際に意識しておきたい3つのポイントをご紹介します。
必ず事前にテスト配信を行なう
1つ目は、事前にテスト配信やテストアップロードを行なうことです。特にライブ配信型説明会の場合は、途中で映像が止まってしまったり、チャットの反映が遅すぎて質疑応答に支障が出てしまったりするなどのトラブルが発生するリスクがあります。また、担当者の話し方によっては話の内容が聞き取りにくかったり、スピーチの速度が早すぎて参加者の混乱を招いたりすることも考えられます。リハーサルも兼ねたテスト配信を行なうことで、進行役自身が客観的に自分の様子を確認することが必要です。
配信時間は短時間におさめる
2つ目のポイントは、オンライン説明会は短時間の開催を心がけることです。特に録画配信型説明会の場合は動画時間を10分以内にしたうえで、冒頭5分までに重要な情報をまとめておくことが好ましいでしょう。理由は、「動画を見るだけ」の説明会は動画が長くなればなるほど、離脱率も高くなりがちだからです。
リアルタイムイベントと違ってオンラインイベントは、「途中で会場から出て行く負い目」が薄いほか、双方向のやりとりがないことから、動画の内容が長すぎると視聴をやめてしまう傾向にあります。ライブ配信形式なら短時間にこだわる必要はないものの、やはり長すぎると離脱率が高くなるのは録画形式と同じなので、30分～1時間以内におさめることが好ましいでしょう。
オンライン説明会の内容を要約した資料を用意しておく
3つ目のポイントは、オンライン説明会の内容を要約した資料を用意することです。オンライン説明会は便利なシステムですが、「動画を見る」には時間がかかるため、内容の要点をまとめた資料を別に用意しておくと親切でしょう。説明会の予習復習になるほか、まとめられた要点以外で質問したいことがあれば質疑応答で尋ねてもらうなど、参加者の能動的なアクションを促すこともできます。
また、オンライン説明会はまだ求職者にとっても目新しいシステムなので、参加した際に疑問に感じそうなことへのQ＆Aなども用意しておくのもベター。具体的には以下の不安点が挙げられるでしょう。
- 「もし回線の都合で参加できなかったら、連絡するべきですか？」
- 「参加者にもWebカメラをつけてほしいとのことですが、服装はどうすればいいですか？」
- 「諸事情でWebカメラをつけられないのですが、参加は可能ですか？」
- 「ライブ配信に参加する際、チャット名は本名にすべきですか？」
- 「質疑応答で聞ききれなかった分については、説明会後も受け付けていますか？」
不安に思われがちな内容を網羅し、解決案を提示しておくことで、参加へのハードルを下げる効果も期待できます。
採用手法のオンライン化も検討しておくことがおすすめ
昨今はオンライン説明会だけでなく、面接やインターンシップ、セミナーなどもオンラインで行なう企業が増えています。何社も面接を受けることが多い求職者にとって、オンラインで就活・転職活動ができる手法は歓迎されることも多いです。企業としては、導入を視野に入れたい採用方法といえるでしょう。一方で、オンラインでの対応は、これまでのやり方では企業の魅力が十分に伝えられなかったり、面接の際に応募者の適切な評価ができなかったりするケースも出てきているのが現状です。
オンライン説明会やWeb面接といった新たな採用手法が出てきたことをきっかけに、今までの採用手法を見直し、より採用を成功させやすい状態にしておく必要性が高まっています。たとえば、オンライン説明会を導入する際は、ただ説明会を実施するだけでなく、「説明会後、反応のわかりにくい参加者をどうやって面接に進ませるか」という動線づくりについても考える必要があります。このように、できるだけリアルイベントに近い流れになるよう、実施方法について吟味することをおすすめします。
まとめ
オンライン説明会の概要やメリット・デメリット、開催時の注意点などについてご紹介しました。オンライン説明会の需要の高まりを受けて、Zoomやコクリポなど、オンライン説明会向けの機能が備わった配信サービスも多く登場しています。「試しに録画の動画だけアップロードしてみたい」という場合は、YouTubeを始めとする動画サイトの利用もおすすめ。これらのサービスを活用しつつ、スムーズなオンライン説明会を開催してみてはいかがでしょうか。
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