就業規則って何?届け出ていないと罰則って本当?


「会社を設立したばかりだから就業規則を作りたい」「従業員数が増えてきたから、就業規則を作りたい」とお考えの方もいらっしゃると思います。ただ、作りたいと思っても、何から手をつければいいのか、どのように作ればいいのかなど、わかりませんよね。

 

この記事では、就業規則の意味から、就業規則がないことのリスク、就業規則を作るメリット、就業規則の作り方などをわかりやすく解説していきます。就業規則を作らなければ違反になる場合もあるので、ここでしっかり理解してください。

 

また、就業規則の作成にそのまま使えるテンプレートなども紹介するので、ぜひ、自社の就業規則の作成に活かしてみてください。

 

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就業規則とは?

就業規則とは、使用者(会社)が労働基準法などにもとづいて定めた、労働者(従業員)の労働条件における規則集(ルール)のことです。労働条件とは、始業や終業の時刻、休憩時間、休日・休暇、賃金などのことを指します。

作成しなければ法律違反になる?

結論、従業員数などにより異なりますが、常時10名を超える会社は、就業規則の作成が法律で義務付けられているため、作成しなければ法律違反になる可能性があります。

 

労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者(従業員)を使用している使用者(会社)は、就業規則の作成と届け出が義務付けられています。


常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

引用:電子政府の総合窓口e-GOV 労働基準法第89条

 

就業規則がないことによる6つのリスク

では、就業規則がなければ、会社はどのようなリスクを抱えているのでしょうか。ここでは、代表的な6つのリスクをお伝えしていきます。

違法になる可能性がある

先ほど、常時10人以上の従業員を使用している会社は就業規則の作成および届け出の義務があるとお伝えしましたが、就業規則がなければ労働基準法違反となり、「30万円以下の罰金」という罰則があります。

 

労働基準監督署は定期的に会社を調査しており、その際に、就業規則の有無もチェックしています。そして、就業規則がないことが発覚すれば、その会社に対して是正勧告がなされます。

従業員の欠勤などに対処できない

従業員が欠勤すれば、たとえば、給料を控除して対応している会社も多いのではないでしょうか。しかし、就業規則がなければ、このように給料を控除するということも効力はありません。

 

というのも、「就業規則(ルール)を破ったから賃金を減額する」という対応ができるわけで、就業規則そのものがなければ、賃金を減額する理由がないからです。

 

また、遅刻や早退が続いた場合でも、就業規則がなければ、罰則などを与えることは難しいでしょう。というのも、遅刻や早退は、始業時間や終業時間があり、その時間に遅れて出社したり早く退社したりするから、規則を破っているとみなすことができるからです。

従業員の突然の退職に対処できない

従業員から急に、今月末で退職する旨を伝えられたらどうでしょうか?その従業員の役職や部署の状況などによっては、急な退職は会社にとって困ることがたくさんあると思います。

 

しかし、就業規則がなければ、このような従業員の急な退職を受け入れなければならない可能性は非常に高くなります。その理由は、就業規則がないため、退職に関する取り決めがなされていないからです。

 

たとえば、2ヵ月前までには退職する旨を伝えてほしいなら、その内容を就業規則に盛り込む必要があります。

懲戒処分を行なうことができない

勤務態度に問題がある、業務上の怠慢が見受けられるなど、会社が従業員を雇用し続けるうえで不都合が生じた場合、たとえば、懲戒免職などの処分を下すことが検討されるでしょう。しかし、このような場合でも、就業規則がなければ、会社が従業員を懲戒処分することは極めて難しいものがあります。

 

就業規則がないため、もしも懲戒解雇した場合、その従業員から不当解雇として訴えられる可能性もあるでしょう。

会社の都合で有給休暇を付与できない

有給休暇は原則、従業員が希望する日に取得できるものです。しかし、会社としては、たとえば夏季や年末年始に休日と有給休暇を組み合わせ、従業員を休ませたいという場合もあるでしょう。このようなケースに活用できるのが、有給休暇の計画的付与です。

 

有給休暇の計画的付与を活用すれば、有給休暇のうち5日を超える分については、会社が決めた日に有給休暇を取得させることができます。しかしながら、有給休暇の計画的付与を導入するには、就業規則で定め、労使協定を締結する必要があります。したがって、就業規則がなければ、有給休暇の計画的付与は実施できません。

 

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人材採用が難しくなる

就業規則がないということは、働くうえでのルールが明文化されていないということです。そのような環境では、会社と従業員の間での認識のズレが生じやすくなるでしょう。そして、認識のズレが生じれば、トラブルに発展する可能性が高まります。

 

もしも、会社と従業員の間のトラブルが発生し、そのことが世の中に知れわたれば、世間からの会社に対するイメージは悪化するでしょう。そうなれば、たとえば、「あの会社はブラック企業だ」などという評判が広まり、就職や転職先の候補として選ばれなくなる可能性が出てきます。

 

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就業規則があることの3つのメリット

続いては、就業規則があることで享受できるメリットをお伝えしていきます。

助成金を受給できる

「雇用関係助成金」をご存知でしょうか?厚生労働省から公的に給付されるもので、返済義務がありません。雇用関係助成金には、キャリアアップ助成金、職場定着支援助成金、人材開発支援助成金、65歳超雇用推進助成金などさまざまな種類があります。

 

そして、「就業規則があること」が受給するための要件の中に含まれている助成金が多くあります。すなわち、就業規則を作成すれば、助成金を受給できる可能性が高まるというわけです。

 

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人件費を削減できることがある

たとえば、下記の2つの場合においては、従業員が1日10時間働いたとしても、割増賃金を支払う必要がありません。

■繁閑の差が大きい事業所に、1年単位の変形労働時間制や1ヵ月単位の変形労働時間制を導入する。

■従業員が常時30人未満の小売業、旅館、料理店、飲食店に、1週間単位の非定型労働時間制を導入する。

就業規則で変形労働時間制の導入を記載しておけば、合法の範囲で人件費を削減できます。

従業員の定着が期待できる

就業規則があれば、従業員から「ちゃんとしている会社」という印象を持ってもらいやすくなり、会社と従業員のお互いの認識のズレから生まれるトラブルなども防止できます。そのような環境は、従業員にとっては「安心して働ける環境」となるため、人材の定着も期待できるというわけです。

 

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就業規則を作成してから届け出るまでの流れ

ここまでは、就業規則とはどういうものなのか、就業規則がないことのリスク、あることのメリットをお伝えしてきました。ここからは、実際に作成してから届け出るまでの流れをお伝えしていきます。

作成から届出までの3ステップ

就業規則の作成から届出までのステップは下記の通りです。

 

就業規則作成から届け出までのステップ

ステップ2の「意見書をもらう」と「従業員への周知」は同時に進めてもOKです。

 

また、意見書とは、労働者の過半数で組織された労働組合の代表者(労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者)からの意見を書いてもらい、署名・捺印してもらう書面のことです。

 

意見書や従業員への周知などを含め、次の項から、各ステップの具体的な内容を見ていきましょう。

トラブルや罰則を防ぐ就業規則の作り方

続いては、就業規則を実際に作成していくうえでのポイントをお伝えしていきます。

法律に違反する内容の就業規則は無効

就業規則を作成するうえでの大前提とも言えることですが、就業規則は法令の範囲内で作成しなければいけません。たとえば、最低賃金を下回る給与を就業規則に盛り込むことはできないということです。

 

労働基準法第92条1項においても、就業規則は法令に反してはならないことが記載されています。

事業所ごとに作る

就業規則は、常時10人以上の従業員を使用している場合に作成・届出の必要があります。

 

従業員とは、正社員、臨時的・短期的雇用形態の従業員、パートタイマー、アルバイトなどを含めたすべての労働者のことです。ただし、業務委託、派遣労働者、繁忙期だけ勤務する臨時職員などは、「常時10人以上の従業員」に含まれません。そして、就業規則は事業所ごとに作成・届出しなければいけません。

 

たとえば、従業員数が25人の会社が、3つの事業所(A事業所・B事業所・C事業所)で事業を行なっているとします。A事業所で8人、B事業所で8人、C事業所で9人の従業員をそれぞれ雇用していた場合、常時10人以上を使用している事業所はないため、就業規則の作成・届出の義務はありません。

 

しかし、A事業所で5人、B事業所で8人、C事業所で12人の従業員をそれぞれ雇用していた場合、C事業所では常時10人以上の従業員を雇用していることになります。A事業所とB事業所では就業規則の作成・届出の必要はありませんが、C事業所では就業規則の作成・届出の必要があります。

 

就業規則の届け出が必要な場合の例

 

雇用形態ごとに作る

正社員、契約社員、パートタイマー・アルバイト、嘱託社員といったように、さまざまな雇用形態の従業員が勤務しているケースは珍しくありません。そして、雇用形態が複数あり、雇用形態によって労働条件が異なる場合、それぞれの雇用形態ごとに就業規則を作成する必要があります。

就業規則は誰が作る?

就業規則は、

・自社で作成する


・社会保険労務士(社労士)や弁護士に作成を依頼する

というパターンが一般的です。

 

そして、自社で作成する場合は、人事や労務といった管理部門が中心となって作成していくケースが多いですが、法律や労務の知識などに詳しい従業員がいなければ、厚生労働省の「モデル就業規則」を参考に作成することをオススメします。

「モデル就業規則」とは?

厚生労働省のサイトでは、下記のようなページがあり、就業規則のテンプレートが用意されています。※厚生労働省/モデル就業規則について

Wordファイル形式で用意されているため、このテンプレートをベースにすれば、作成しやすいでしょう。ちなみに下記は、モデル就業規則に記載されている休日と給与の記載例です。

必ず記載しなければならない項目

就業規則に記載する事項は、下記の3つに分けられます。

・絶対的必要記載事項
・相対的必要記載事項
・任意記載事項

 絶対的必要記載事項は、就業規則に必ず記載しなければならない事項です。相対的必要記載事項は、各事業所内でルールを定める場合に記載しなければならない事項です。任意記載事項は、就業規則の中に記載するかどうかを、会社側で決めることができる事項です。

絶対的必要記載事項とは

絶対的必要記載事項は大きくわけて、労働時間関係、賃金関係、退職関係の3つがあります。具体的には、下記の表の通りです。

項目 記載する内容
労働時間関係 始業および終業の時刻
休憩時間
休日
休暇
労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合に
おける就業時転換に関する事項
賃金関係 賃金の決定・計算・支払の方法
賃金の締切り
賃金の支払の時期
昇給
退職関係 退職に関する事項(解雇の事由を含む)
相対的必要記載事項とは

各事業所内でルールを定める場合に記載しなければならない相対的必要記載事項は、下記の表の通りです。

項目 記載する内容
退職手当関係 適用される労働者の範囲
退職手当の決定・計算・支払の方法
退職手当の支払の時期
臨時の賃金・
最低賃金額関係
臨時の賃金等(退職手当を除く)および最低賃金額に関する事項
費用負担関係 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせることに関する事項
安全衛生関係 安全および衛生に関する事項
職業訓練関係 職業訓練に関する事項
災害補償・業務外の
傷病扶助関係
災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
表彰・制裁関係 表彰および制裁の種類および程度に関する事項
その他 事業所の労働者すべてに適用されるルールに関する事項
任意記載事項とは

任意記載事項とは、会社の理念、就業規則の前文や附則などのことです。記載するかどうかは、会社で決めることができます。

就業規則の届出に必要なこと

続いては、作成した就業規則を届け出る際に必要なことをお伝えします。

従業員への周知

作成した就業規則は従業員に周知しなければなりません。労働基準法第106条には、「就業規則は、各作業所の見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければならない」という旨が記載されています。

そして、周知の方法について、厚生労働所は下記のように定めています。

1:常時各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
2:書面で労働者に交付する
3:磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する

意見書をもらう

就業規則を届け出る際、「意見書」を添付する必要があります。意見書とは、労働者の過半数で組織された労働組合の代表者(労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者)からの意見を書いてもらい、署名・捺印してもらう書面のことです。

 

意見書は、労働者の代表から意見を聴いたことの証明となるため、添付する必要があります。ちなみに、下記の東京労働局のサイトでは、意見書のテンプレートが用意されているので、ぜひ活用してください。

労働基準監督署に届け出る

就業規則に意見書を添付したら、最後に「就業規則(変更)届」を用意しましょう。就業規則(変更)届は、表紙の役割になるもので、会社の名前、所在地、代表者名などを記載します。

 

就業規則(変更)届も意見書と同じく、東京労働局のサイトでテンプレートが用意されています。

 

また、「就業規則」「意見書」「就業規則(変更)届」は、2部届け出ましょう。1部は労働基準監督署への提出用で、もう1部は労働基準監督署が受付印を押して返却してくれるので、自社で保管しましょう。

就業規則を変更する際の注意点

たとえば、就業規則の作成・届出を完了させた後に、労働関連の法律の改正や、自社の経営状況の変化などによって、就業規則を変更する必要が出てくることもあります。ここでは、就業規則を変更する際の注意点をお伝えします。

就業規則を変更する際の3ステップ

就業規則を変更する際は、下記の手順で進めていきましょう。

▼ステップ1:変更する内容について、経営陣から承認をもらう。
就業規則を変更する際は、労務や総務などの部署で変更内容をまとめることが一般的です。その後、法律に抵触していないかどうかを確認します。この点は、法務の担当者に任せるのがよいでしょう。そして、問題がなければ、取締役会で承認を受けるなどの手順を踏み、経営陣の合意をもらいます。

▼ステップ2:意見書と就業規則(変更)届とともに、労働基準監督署に届け出る。
就業規則の作成の仕方でお伝えした通り、就業規則を変更するときも、意見書と就業規則(変更)届を用意し、就業規則とともに届け出ます。また、変更した就業規則を届け出る際も、2部用意します。

▼ステップ3:変更した内容を従業員に周知する。
変更した就業規則の内容を、先ほどお伝えした周知方法に沿って、従業員に周知します。

従業員が不利益を受ける変更には慎重に

たとえば、賃金は一度昇給すれば下がらないことが一般的ですが、業績の悪化などを理由に下げざるを得ないケースもあるでしょう。このように、明らかに従業員に不利益が被る就業規則の変更は「不利益変更」と呼ばれ、細心の注意を払って対応することが求められます。

 

労働条件の中でも、給与や退職金など、比較的重要だとされているものを変更する際は、従業員の同意が必要とされています。たとえば、業績の悪化により賃金の一定額をカットする旨を社長が従業員に伝え、従業員がその旨を了承してくれれば、変更することができます。

 

なお、従業員の同意を得ずに一方的に変更すれば、その変更は無効となり、さかのぼって賃金を支払う義務が発生する可能性があります。

まとめ

就業規則を作成することは、従業員とのトラブルや違法による罰則を防ぐだけなく、従業員の満足度向上にも寄与し、それは自社の業績向上につながるものです。自社に就業規則がない場合は、作成することをオススメします。


engage採用ガイドでは、就業規則だけでなく、人事や労務に関するさまざまな知識やノウハウについて詳しくなれる記事をたくさんご用意しているので、ぜひ、これからもチェックしていただけると幸いです。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

 

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