【面接辞退の対策】人事が知るべき「辞退・ドタキャンを防ぐ」10の方法

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面接前の土壇場で起こる面接辞退。面接当日に応募者からは何も連絡なく、来社もないすっぽかし。人事担当者が一番困るのは、辞退者が出ることではなく、「辞退理由がわからない」ことだと言われています。 「辞退の理由さえわかれば、対策が打てるのに...」と歯がゆい想いをしたことがあるのではないでしょうか。そこで今回は、面接辞退が起こる背景や、面接辞退防止に有効な10の対策をご紹介します。

 

 

面接辞退による損失は?

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人事担当者に聞くと、面接辞退の最大の損失は「時間やコストの損失」。 無料のハローワークでも、書類選考や面接の時間は無駄になりますし、有料の求人広告を出稿していた場合、求人広告への出費も含めて水の泡。実際、今この瞬間にもお困りの企業が多いのではないでしょうか。

採用できそうな人が減ってしまう

応募者が2人の場合、1人が辞退してしまい、残りの1名が採用できなさそう…となると求人は失敗ですね。たとえ10人、20人と応募者が増えたとしても、1人、2人と面接辞退者が増えれば、採用できそうな人が減ってしまい、求人自体の成功率は下がってしまいます。 最低数名採用できそうだ、と安堵していたのも束の間、相次ぐ面接辞退に戦々恐々。そんな経験をしたことがある人事担当者は多いかもしれません。

準備した分、採用コストがあがってしまう
  • 求人広告費、メディア出稿費
  • 対応した人事の人件費(工数)
  • 面接をお願いした面接官(社長・役員他)の人件費(工数)など

1人の社員を採用する上では、広告費はもちろん、人件費(工数)など、採用コストがかかってしまうもの。採用単価で考えれば、1人採用できるか2人採用できるかで、採用コストは倍の違い。また辞退により採用が一人もできなかった場合は、募集にかけたコストはすべて無駄になってしまいます。再募集するとなると、さらに時間がかかり、バッドスパイラルに陥ります。

 

採用コストをかけずに、求人掲載する方法は下記をチェック!

面接辞退が増えている背景

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面接辞退が起きる理由は、いくつか挙げられます。 世の中に出ている調査結果や、面接辞退経験者に直接アンケートした希少なデータから、理由を考察します。

2019年5月の有効求人倍率は、1.62倍

厚生労働省が発表した、2019年5月の有効求人倍率は1.62倍。1人の求職者に対し、何件の求人数があるのかを示す有効求人倍率。現状は人よりも、企業の求人の方が圧倒的に多く、求職者の売り手市場。複数社の中から自分の働く会社を選ぶことができる状況です。

 

有効求人倍率5月分

 

求職者が有利な売り手市場だから、選考辞退されやすい

前述のとおり、現在は有効求人倍率が高く、求職者に内定が出やすい売り手市場です。 専門職や職種の経験者であれば、多くの企業に応募し、選考を進める企業を選んでいるという状況も見受けられます。 また、応募する企業数が多いため、応募の時点では一社一社について詳細に調べていないという声もあります。その分、面接の時点で「この会社は違う」と辞退してしまう人が増えている現状があります。

つまり、面接辞退対策は必須!

圧倒的な求職者の売り手市場は、まだまだしばらく続く見通しです。そのため、面接辞退が起こる可能性は多く、これから求人を実施する際には、面接辞退対策は必須となります。

求職者が面接辞退を決める理由

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面接辞退を対策するには、まず、なぜ辞退が起きるのか、理由を確認しましょう。辞退者の声はなかなか企業が聞けないため、対策を打てないという声も挙がっています。ぜひご確認ください。

 

自ら辞退をした経験のある求職者に辞退理由を聞きました。

 

面接辞退理由アンケートの結果

 

最も多い理由は「面接前に再考し、仕事内容や条件が希望と異なると判断した(45%)」となっています。続いて、「ネット上でよくない評判や噂を聞いた(34%)」「他社での選考が通過した、内定が決まった(28%)」となっています。

 

「面接前に再考し、仕事内容や条件が希望と異なると判断した(45%)」という結果に驚くかもしれませんが、近年の求職者は、応募時点では志望動機はあまりなく、応募後に企業を調べ、志望動機を深めていく傾向があります。

 

そのため、応募後に「違った」と感じ、辞退してしまうのです。 そのため、求人票や求人広告の時点で、応募の判断材料になりうる詳細な情報開示が大事になります。

 

参照:https://partners.en-japan.com/special/old/150513/2/

求職者はブラック企業かどうかを見極めている

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求職者が面接を辞退する企業として、「ブラック企業かどうか」も多く挙げています。 ブラック企業に明確な該当基準はありませんが、もしそう思われてしまっていたら、辞退数が確実に増えているはずです。たとえば、残業時間や、給与、パワハラなど、社名を検索した時に出る情報はないか、求職者と同じ立場で検索してみると、よくわかるはずです。

驚愕!なんと9割の企業は面接辞退されたことがある

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「面接前の辞退(ドタキャン)」経験の有無に関して、企業に聞くと、92%の企業で「面接前の辞退がある」との回答がありました。回答頂いた企業の業種や規模別に見ても、結果にほとんど差異はなく、ほぼ全ての企業にあてはまる大きな問題になっていることがわかります。

 

面接辞退経験の有無

参照:https://partners.en-japan.com/special/old/150513

当日に面接辞退されるケースが多い

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面接辞退も、様々なタイミングがあります。辞退の経験者に聞くと、もっとも多かったのは、まだ書類選考の結果も戻っていない「応募後、企業から面接の連絡が来る前」が31%。書類選考が通過して「面接の連絡が来てから、面接日の前日まで」70%。そしてなんと当日の辞退、いわゆるドタキャン、すっぽかしは14%。10人に1人は当日辞退の可能性があるということ。なおさら対策が必要です。

面接辞退を防ぐ10の方法

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ここまで、面接辞退はなぜ起きるのか、その背景・理由を探ってきました。 ここからは、面接辞退を防ぐために企業ができる10の方法をご紹介します。

面接回数を減らす

辞退対策で、まずできることは「面接の回数を減らす」ことです。 複数企業に応募している人材を獲得するためには、他社よりも選考を早く進め、内定を出すことが必要。そのためにも、面接回数を減らしましょう。 面接1回で採用を決め、内定を出すという企業もいる昨今。見極めの早期化と採用基準の明確化を社内で行ない、少ない回数で面接を実施するだけでも効果があるはずです。

書類選考結果 面接日程の早い連絡をする

書類選考から面接日時の設定までに期間が空いてしまうと、その分面接まで進める機会を失ってしまいます。また、面接までの期間が空くことは、求職者の熱量を下げることにもつながります。書類選考を通過させようと決めたのであれば、できるだけ早く求職者と連絡を取り、面接日時を押さえてしまうのがよいでしょう。

丁寧な対応をする

 応募者との日程調整など、メールでのやりとりはとにかく丁寧に行ないましょう。面接に来社するまでは、メールが企業の顔や印象そのものです。雑はもちろん、簡素すぎるメールなどは応募者の来社意欲を削いでしまいます。 また、来社時の社員からのあいさつや、受付で待っている時の声掛けなども印象度アップの元。二次面接などの辞退にならないよう、既存社員への啓蒙が大事です。

連絡時間を考える

深夜や休日にメッセージを送ってしまうことで、「こんな時間まで残業しているのか」「休日出勤しているのか」と応募者が離れる原因になります。勤務時間中にメッセージを送信するようにしましょう。

求職者からの質問に答える

書類通過をしてから面接までの間、熱心な求職者はどんな企業なのか情報収集をしていきます。そのなかで生まれた疑問や不安は、できるだけ事前に解消してあげるのがよいでしょう。 他には、求職者から事前に質問されそうなことは、求人に記載してしまうことも1つの手。「面接時の服装はどうしたら?」など、想定される質問には事前に伝えると親切です。

面接日程を複数用意する

複数の企業を平行して応募している求職者に対応するため、企業側からは面接日程を複数提示してあげるとよいでしょう。面接日時を複数提示したことで、面接での来社率を改善した企業もあります。

面接前日に連絡してコミュニケーションをとる

面接の前日に、応募者にリマインドの連絡をしてみるのも一つの手です。忙しい応募者にとっては、面接そのものを忘れているケースもあるかもしれませんし、このタイミングで、選考に進むかどうか意志確認する企業もあります。 ちなみに、この連絡がつかない場合、翌日の面接に来ないかもしれないと予測がつくと答える人事担当者もいました。スゴ技ですね。

求人広告で魅力付けする

求人広告には、耳障りの良い話ばかりを記載するのではなく、その仕事のやりがいや、難しさまできちんと伝え、魅力付けすることが大事です。また、この仕事に向いている人、不向きな人まで伝えることで、応募後、間違ったという辞退を少なくできます。

複数回面接がある場合は、最初の面接の印象が大事

最初の面接担当者の人選が、企業のイメージを決定します。そのため、人事や自社をよく体現する社員を、初回の面接官に登用することが大事です。企業の魅力が伝わる、面接内容の精査や第一印象を意識した立ち振る舞いを意識しましょう。二次面接以降の辞退率を下げるはずです。

採用サイトをしっかりつくる

求職者が転職先を調べるとき、多くは求人広告や口コミ、そして企業の採用サイトに目を通します。求職者へ向けた情報発信の観点で、採用サイトを整備、開発することは応募意欲の向上にもつながります。高価だから採用サイトを作れないという場合も、現在では、無料で採用HPを作成できる「engage」のようなサービスもあります。ぜひご活用ください。

 

 

面接辞退を減らすには、動画面接がおすすめ

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面接で来社して、対面で話すという負担をなくすことも、面接辞退を減らすには有効な打ち手です。遠隔地の応募者や、忙しい応募者にも有効な「動画面接」ならば、面接辞退を減らすことができるでしょう。動画面接「Video Interview(ビデオインタビュー)」を紹介します。

Video Interview(ビデオインタビュー)とは?

Video Interviewの画像

Video Interview(ビデオインタビュー)とは、いつでも、どこでも、動画を使って面接ができる、採用効率化サービスです。

•面接の調整・実施に時間がかかっている

•遠方から応募があっても面接ができない

•選考辞退や面接のドタキャンが多い

このような悩みを抱える企業に有効活用されています。

Video Interview(ビデオインタビュー)でできること

Video Interview(ビデオインタビュー)でできることは3つあります。

①面接にかかる企業側の工数を削減 動画面接なら、場所や時間に左右されない選考が可能。たとえば1次面接を効率的に動画で実施することで、採用担当や面接官の工数を削減ができます。

 

②遠方からの応募者との面接 遠方への出張で面接をしなくても選考が可能になります。また、移動に伴う時間・費用を理由に応募をためらう人材の取りこぼしも防止できます。

 

③そしてなにより、面接辞退を防止 来社形式の面接お前に、顔合わせとしても活用ができます。事前にお互いの人柄が理解できるため、面接辞退の防止につながります。

Video Interview(ビデオインタビュー)が面接辞退に有効な理由

いつでも、どこでも面接ができることは、応募者にとって大きなメリットです。インターネットがつながる環境とパソコンさえあれば、移動の手間、交通費も気にならず、面接の負荷を大きく減らるため、辞退対策に有効です。 また、企業側でも、遠方への出張面接や、来客予定の調整などをする必要がなく、負荷は低減するはず。企業と求職者、双方にメリットがあります。

無料版はengageに登録したら使える

まずは無料で試せる「engage」がおすすめです。「engage」は、専門的な知識はいっさい不要で、採用サイトを最短5分で作成できるツール。engageアカウントがあれば、動画面接の機能として「Video Interview」も無料でご利用いただけます。 動画面接の導入をお考えであれば、まずは「engage」に登録をしていただき、動画面接「Video Interview(ビデオインタビュー)」をご利用ください。毎月3件まで無料でお使いいただけます。

 

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