最近、採用活動で「面接」とは別で、「面談」を実施する企業が増えていることをご存知でしょうか？面談は、より良い採用活動を行なううえでのカギになるとも言われています。そもそも、「面接と面談ってどう違うの？」「どんなことに気を付ければいいの？」と感じる方もいらっしゃると思うので、この記事では、面談の意味や目的、面接との違い、面談を行なうメリット、効果的な面談方法などをやさしくお伝えしていきます。ぜひ、自社の採用活動にお役立てください。
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面談とは？
面談という言葉はビジネスのあらゆるシーンで耳にする言葉だと思います。たとえば、「社員の評価面談」や「人材の採用における面談」などがありますね。この記事では、面談のなかでも「人材採用における面談」について解説します。まず、採用活動における面談は大きく分けると2つに分けられます。
- 求職者が応募する前の段階で行なわれる、応募を促進する面談
- 企業が求職者に内定を出した後に行なわれる内定者フォローの面談
「求職者が応募する前の段階で行なわれる応募を促進する面談」の意味は、「採用担当者と求職者との相互理解のために行なう対話」という意味で使われています。
面接との違いは？
面談と似ている言葉に、多くの企業が採用活動において実施されている「面接」があります。面接とは、「応募者を選考するために行なう対話・コミュニケーション、または応募者が企業を見極めるために行なう対話・コミュニケーション」です。面接と面談の大きな違いは目的にあります。面談の目的は、選考ではなく、企業と求職者の相互理解ですが、面接の目的は採用の見極めなど選考になります。ですので、面接は緊張感を伴うもの、面談は気軽に臨めるものという印象になりやすいです。
企業が面談を行なう目的
面談は企業と求職者のお互いを深く理解することに加え、自社の魅力を伝えることで、求職者にエントリー（応募）してもらうことが目的です。言い換えると、採用活動における母集団形成の一助になります。面接は、自社に応募した人材（応募者）を見極め、応募者を選考するものなので、2つの言葉の目的は異なります。
少子高齢化などの影響で働き手が減少している今、企業の人材獲得競争はさらに激化。こういった状況で確実に人材を採用していくには、求職者からの応募を待つだけでなく、面談などを通じて母集団形成を図る企業も多くなってきているのです。
面談を行なう企業側のメリット
求職者はリラックスして対話できる
面談を行なうことでの企業側のメリットは、求職者の本音を把握しやすいことです。面談は面接と違い、目的が選考にありません。また、企業側から求職者に対して面談の依頼をするケースが多いので、求職者も比較的リラックスした状態で臨むことができます。そのため、対話を通じて企業に本音を話してくれることが期待できます。
求職者から教えてもらった本音は、多くの求職者が抱いている可能性があります。そのため、教えてもらった本音を活かして、求人情報や採用ホームページ、会社説明会、面接などで伝える情報などの改善につなげていくこともできます。
求職者と採用担当者、双方の理解を深められる
何度もお伝えしていますが、求職者と採用担当双方で相互理解を深められるメリットがあります。たとえば面接では、応募者を見極めるために、その応募者が保有する経験やスキル、知識などを確認することに意識が向き、時間を費やしがち。しかし、面談はコミュニケーションを通じて双方が理解し合うことを目的としているので、求職者の人柄や仕事に対する価値観など、人物面や志向性などを深く理解することや、自社の特長や魅力などを伝えることに時間を費やすことができます。このように、お互いのバックボーンを理解し合えることは、入社後のミスマッチの防止などにつながっていくのです。
会社に対する志望度を向上させるチャンス
求職者の自社への志望度を向上させられることも、面談を行なうメリットです。たとえば、求職者と自社の社員との面談を実施することも有効でしょう。実際に一緒に働く可能性がある社員と面談できることは、求職者にとっても大きなメリットです。というのも、社員と面談することで、求人広告やホームページといった誰でも取得できる情報以外の情報を取得できたり、会社や仕事のリアルな部分も知ることができるからです。いわゆる、特別な情報を取得できることで、求職者は「この会社で働きたい」という意欲が高まっていきます。
面談を行なう企業側のデメリット
実施するにあたり工数がかかる
面談にはメリットもありますが、一方でデメリットもあります。そのひとつが、面談を実施するには手間や時間がかかることです。実際に面談を開催するとなれば、
- 自社の募集職種の条件を満たす人を紹介してもらう
- ダイレクトリクルーティングなどを活用して求職者にアプローチする
- 面談の日程を調整する
- 自社の社員に対応してもらう場合、その社員のスケジュールを調整する
などを行なう必要があり、ある程度手間がかかってしまいます。
求職者の期待に応えられない場合はマイナスの成果も
面談の一番の目的は、求職者に応募してもらうことです。しかし、求職者が「この会社では自分が実現したいことができなさそうだ」「面談で話した社員の方に魅力を感じなかった」という印象を抱く場合は、面談を行なったにもかかわらず、応募してもらえない可能性もあります。そうなれば、面談のために費やした手間や時間がすべて水の泡になってしまいます。
しかし、面談によって選考に進んでもらえなかったというのは、一概に悪いと捉える必要はありません。というのは、相互理解を図ったうえでの結果だからです。もしも、求職者が自社に入社した後に「この会社では自分が実現したいことができなさそうだ」と感じれば、早期離職につながるなど、企業にとっても求職者にとっても不幸な結末です。ですから事前に入社後に活躍してくれる人材を見つけられるという意味で、面談は有効なのです。
面談の進め
企業の紹介
面談は、ダイレクトリクルーティングなどを通じて、企業から求職者にアプローチすることから始まります。そのため、「企業が求職者にプレゼンテーションをする場」と言い換えることもできるでしょう。具体的には、自社のビジョンやカルチャー、事業内容、求職者に任せるポジションの仕事内容、会社や部署の雰囲気、福利厚生などを伝えていくことをオススメします。そして、自社への理解を深めてもらうことで自社への興味・関心を持ってもらい、エントリー（応募）してもらうことにつなげていきましょう。
相手の紹介をしてもらう
面談は「相互理解」を目指す場です。そのため、自社の紹介だけに終始してはいけません。求職者が自社にフィットする人材なのかどうかを確認するためにも、求職者にも自身を紹介してもらいましょう。そして、求職者の情報を確認するうえで気をつけたいのが、堅苦しい雰囲気をつくらないことです。たとえば、面接のように「一問一答式」ではなく、気軽に会話をしていく中でうまく情報を引き出していくことを意識しましょう。
質問してもらう
求職者が気になることは、どんなことでもいいので質問をしてもらうようにしましょう。これは、面接ではなく、面談だからこそのメリットの一つです。面接では、応募者が「これを質問するのは失礼かも…」という気持ちになりがちなので、ざっくばらんに質問してもらうことが難しい傾向があります。しかし、フランクな雰囲気の中で行われる面談では、求職者はいろんなことを質問しやすくなります。できるかぎり自社の情報を求職者に伝えていくことで、自社への信頼が増したり、興味・関心が高まっていったりすることにつながっていきます。
次のステップへの案内をする
面談を通じて、求職者の自社への志望度や興味・関心が高まったことを確認し、自社でも採用したい人材であると判断できれば、選考に進んでもらえないか連絡しましょう。また、面談を通じて求職者から「別の社員とも面談をしてみたい」「もっと会社を知りたいので、会社を見せてほしい」という要望を受けた場合は、新しい面談を設定・実施し、求職者の自社への志望度を高めていくのが有効です。いずれ選考に進んでもらえるように対応するのが大切です。
面談を進める際の注意
質問ばかりしすぎず、対話を大事にする
面談は、企業から求職者に声をかけ、求職者に時間をつくってもらって設定された場です。つい相手を見極めようとしてしまいますが、相互理解につなげることが目的ということを忘れないようにしましょう。ですから、求職者を質問攻めにするのはNG。ざっくばらんなコミュニケーションを意識し、自社の紹介および求職者の情報を引き出すようにしましょう。
できるだけフランクな雰囲気づくりに徹する
面談では、求職者が話しやすい雰囲気をつくることも重要です。選考ではないので、できるだけ打ち解けた雰囲気で話せるようにしましょう。面談の場が堅苦しくなってしまうと、求職者は緊張してしまいますし、双方を理解するという目的が果たせなくなり、選考に進んでもらえなくなってしまいますので注意が必要です。面接の時よりもくだけた会話をするようにし、オープンに話せるように意識しましょう。
人事担当者よりも現場の活躍社員を選ぶ
面談に参加する社員は、人事担当者ではなく、現場で活躍している社員にすることオススメします。一般的に、自社の現場の状況に精通している人事担当者はほぼいません。ですから、求職者に自社や自社で働く魅力を十分に伝えることは難しいでしょう。また、求職者から現場の突っ込んだ質問をされた場合、求職者が満足いく回答をしにくいため、面談に参加した求職者の満足度も低くなってしまう恐れがあります。そのため、求職者に自社をアピールするためにも、採用担当者ではなく、現場の社員が参加するようにするのがオススメです。
面談を進める際に話すべきこと
面談の際に企業が話すべきことは次の3つです。
- 求職者が持っているスキル
- 求職者の仕事に対する価値観
- 求職者が検討している転職先
では、ひとつずつ解説していきます。
どういったスキルがあるのか確認する
面談の目的は、お互いを深く理解することです。とはいえ、採用活動の一環である以上、その先には「応募してもらう」必要がありますよね。そのため面談の場では求職者が自社の仕事を遂行できるスキルや知識などを持ち合わせているかどうかを確認しておく必要があります。しかし、一問一答式のように、面接と同じような雰囲気で確認するのではなく、あくまでも会話の中で自然に確認していきましょう。
どういった価値観があるのか確認する
スキルや知識を持ち合わせていても、価値観や考え方が自社に合っていなければ、入社後にギャップが生じてしまう可能性があり、活躍につながらないこともあります。たとえば、チームワークを重んじる組織だったけど、求職者は個人での動きを大事にしたい志向性だったという場合などです。そのため、その求職者の前職や現職についての話の中で、仕事に対する価値観や考え方を知ることで、自社にフィットするかどうかを確認しましょう。
どういった転職先を探しているのか確認する
求職者への理解を深めるには、転職先の候補に挙げている会社を確認することも有効です。面談での会話の中で、現在転職活動をしているのか、転職活動をしている場合は、どんな業界や会社を志望しているのか、転職活動の進捗状況も聞いていくと良いでしょう。候補としている業界や会社を把握できれば、自社のどのような情報をその求職者に提供すべきかなどが見えてくるため、求職者の志望度を高められることにつながります。
まとめ
面談は相互理解を図るために有効な取り組みですが、より有益にするためには、企業が「自社の良い面だけでなく、悪い面も正直に求職者に伝えること」が大切だと思います。というのは、良い面だけを求職者に伝えてしまっては、入社後にギャップが生じ、早期離職につながりかねないからです。せっかく時間をかけて採用した人材がすぐに辞めてしまっては、元も子もありません。
あえてネガティブな側面も伝えることで、その求職者は自社に対する誠意を感じ、また、自社で働く覚悟を持ってくれることにつながるでしょう。そして、良い面も悪い面も踏まえて入社を決めてくれれば、長期的に活躍してくれることを期待できます。この記事でお伝えした内容を、ぜひ貴社の採用活動に活かしていただければ幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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