強い組織をつくるためには、良好なコミュニケーションが不可欠。
しかし、「社員のコミュニケーションが不足している」「情報共有がスムーズにいかない」など、課題を感じてはいないでしょうか？また、コロナ禍でテレワークを導入したけれど、コミュニケーションを取る機会が減ってしまったと悩んでいる企業もあるかもしれませんね。
そんなコミュニケーションの課題解決にオススメなのが『社内コミュニケーションツール』。本記事では社内コミュニケーションツールの種類から導入のポイント、企業の導入事例まで詳しく解説します。
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- 社内コミュニケーションツールとは？
- 社内コミュニケーションツールが注目されている理由
- 社内コミュニケーションツールを導入するメリット
- 社内コミュニケーションツールの種類
- 社内コミュニケーションツール導入のポイント
- 社内コミュニケーションツール導入事例
- 社内コミュニケーションツールで採用活動を効率化
- 社内コミュニケーションツールの導入が進むと、求職者へのアピールになる
- まとめ
社内コミュニケーションツールとは？
社内コミュニケーションツールとは、社員同士のやり取りや情報共有をスムーズに行なうためのITツールのこと。本記事をお読みの方の中には、個人的にLINEなどを使っている方も多いと思います。そういったチャットツールを企業向けにしたものと考えるとイメージがわくかもしれません。
社内でコミュニケーションを取るツールといえば、電話やメールがメインという企業もあるでしょう。しかし今は、チャットツールやWeb会議システムなど多彩な機能をもち、“コミュニケーションをより簡単にする”ツールが多くの企業から提供されています。自社の課題に合わせて最適なツールを導入することで、コミュニケーションの課題を解決し、業務を効率化することができます。
社内コミュニケーションツールが注目されている理由
企業は個人の集まりで、成果を出すにはチームプレイが不可欠。社内でいかに円滑なコミュニケーションを取れるかが、企業成長のカギともいえます。しかし実際には、多くの企業が社内コミュニケーションに課題を抱えています。またテレワークや時短勤務など働き方の多様化が進み、コミュニケーションのあり方を見直す必要も出てきました。
そこで注目されているのが社内コミュニケーションツール。みんながバラバラの場所にいても、ネットにつながっていればリアルタイムでやり取りができ、ファイルの共有なども簡単にできます。電話やメールなどに比べて素早く手軽にメッセージのやり取りができるので、コミュニケーション不足の解消にもつながります。ツールの種類や機能も多岐にわたり、自社に合ったツールを導入してコミュニケーションの改善を図る企業が増えています。
社内コミュニケーションツールを導入するメリット
では、社内コミュニケーションツールを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。主な3点をご紹介します。
スピーディーに情報伝達でき、業務効率がアップする
社内コミュニケーションツールは「スピーディーに情報伝達できる」「複数人で情報共有するのが簡単」といった特徴があります。たとえば、メールの場合を考えてみましょう。同じ業務内容に関して複数の人とのメールが飛び交い、どこに何が書いてあるのかわからなくなる。そんな経験はないでしょうか。
メールは複数人に同時にメッセージを送る機能はありますが、チャットのように同時に複数人とやり取りをする機能はありません。また書くのにも意外と時間がかかりますよね。1通1通「お世話になっております」などといった定型文も必要で、マナーにも気をつかいます。
しかし、チャットツールであれば、LINEのように1対1で気軽に短文を送りあうのも、複数人がリアルタイムでやり取りすることも可能。部署ごとやプロジェクトごとなど、目的に合わせてグループをつくる機能があるので、必要な情報もひと目でわかります。
また、文章の代わりに絵文字1つで返信を済ませる機能もあるので、「お疲れさまです」「了解しました」といった文章を打つ手間もありません。社員同士のやり取りがスピーティーになることで、業務効率もぐっと向上します。
物理的な移動がなくなり、コストを削減できる
Web会議システムを導入すれば、バラバラの場所にいても会議を開くことが可能です。今までは、会議をするのに一つの場所に集まるのが当たり前でした。時には会議のために出社したり出張したりすることも。Web会議システムならば、そういった移動にかかるコストを削減できます。
またファイルの共有が簡単なので、紙の資料を用意する必要もなく、用紙代や印刷代などのコストもカットできます。加えて、チャット機能を活用すれば簡単な打ち合わせなどもできるので、会議自体を減らすことも可能です。チャットの内容はログで残るので、議事録やメモを取らなくても、いつでも内容を振り返ることができるので便利です。
気軽なコミュニケーションで、組織活性化につながる
社内コミュニケーションツールの魅力は、カジュアルなやり取りができる点にあります。
電話やメールだと、挨拶や言葉遣いといったビジネスマナーが気になりますよね。社内コミュニケーションツールでは、すべて文字にしなくても、「いいね」を表す絵文字が出せたり、リアクションをスタンプで表現できたりと手軽にコミュニケーションが取れる機能が備わっています。肩肘張らずにやり取りできるので、おのずとコミュニケーションが活発になり、社内の活性化につながります。アイデアや意見の交換もしやすくなるはずです。
また最近では、コロナ禍でテレワークが普及し、多くの企業がコミュニケーション不足に悩んでいます。そんな中、Web会議システムを使ってオンライン食事会を開いたり、チャットツールで雑談グループをつくったりするなど、社内コミュニケーションツールを活用して社内活性化に取り組む企業も増えています。工夫次第では、今まで以上にコミュニケーションが良好になるかもしれません。
社内コミュニケーションツールの種類
社内コミュニケーションツールにはさまざまな種類があり、各種類に多くのツールが存在します。ここでは代表的なツールを3種類ご紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、その名の通りビジネス向けのチャットツールです。個人間はもちろん、複数人でリアルタイムにメッセージをやり取りできるのが特徴です。業務内容に合わせてグループをつくる機能があり、ファイル共有も簡単。スケジュール管理やタスク管理といった業務遂行に役立つ機能も満載で、業務効率化に効果的です。
また、社内の人だけでなく、社外の人ともメールアドレスやIDなどを介してつながり、連絡を取り合うことが可能です。代表的なツールに『Slack』『LINE WORKS』『Chatwork』『WowTalk』などがあります。
社内SNS
社内SNSは社内の部署間やチーム間、社員同士で気軽にやり取りができる掲示板やSNSです。機能はビジネスチャットとあまり変わりなく、グループでのチャットやファイル共有も可能です。
ビジネスチャットとの違いは、ビジネスチャットは社内の人とも社外の人ともやり取りできるのに対し、社内SNSはあくまで社内のみということ。社内のコミュニケーションを活発にしたり、社員同士で情報発信や情報共有をしたりするのに向いているツールです。代表的なツールに『Talknote』『NotePM』『Gamba!』などがあります。
Web会議システム
Web会議システムは、離れた場所にいる人々をインターネットでつなぎ、映像でコミュニケーションがとれるツールです。コロナ禍で「Zoom飲み会」という言葉が話題になりましたが、このZoomもWeb会議システムの一つです。
チャットやファイル共有などの機能に加え、動画配信にも強いのが特徴。会議だけでなく、面接や研修など幅広いシーンで活用されています。主なツールに『Zoom』『Microsoft Teams』『Google Meets』などがあります。
社内コミュニケーションツール導入のポイント
社内コミュニケーションツールとひと口に言っても、数多くの企業が提供しており、特徴や機能もさまざま。やみくもに導入しても「うまく活用できない」といったことになりかねません。社内コミュニケーションツールを導入する際には、どのような点に気をつけたらいいのでしょうか。ここでは、導入のポイントをご紹介します。
目的を明確にし、必要な機能を洗い出す
まず社内コミュニケーションツールを使ってどんな課題を解決したいのか、導入の目的を明確にしましょう。そのうえで課題解決のためにどんな機能が必要か洗い出し、適切なツールを絞り込みます。
たとえば、「本社と現場の情報格差を埋めたい」という目的の場合。情報共有が簡単にできる機能が大切なのはもちろんですが、現場スタッフが確認しやすいことも重要です。現場スタッフがパソコンに向かう時間がなかなかとれないという場合には、スマホでも確認しやすい機能をもつツールを選ぶことが大切です。
社員が使いやすいツールを選ぶ
社内コミュニケーションツールは使い勝手もさまざま。導入の際は実際にツールを使用する社員にとって使いやすいツールを選びましょう。
たとえば、「宅配スタッフ同士が簡単に情報共有できるようにしたい」という目的の場合。スタッフが宅配業務の合間に手軽に確認できることが重要なので、あまり多機能ではなく、シンプルで直観的に操作できるツールが望ましいかもしれません。
多くのツールは多彩な機能を備えていますが、「たくさんの機能があって、逆に使いにくい」といったこともあります。スタッフが使う場面を詳細にイメージしながら選ぶことが重要です。
セキュリティやサポートが充実しているツールを選ぶ
当たり前のことですが、会社の情報をやり取りするので、情報漏洩などのリスクがないか入念にチェックしましょう。多くのツールは、ユーザー管理機能やログ監視機能、場所や端末の制限機能など、さまざまなセキュリティ機能を搭載しています。自社のセキュリティ基準と照らし合わせて、十分なセキュリティ機能を搭載しているツールを選びましょう。
サポート体制も重要です。いざ使い始めると、操作方法や設定などわからないことがたくさん出てくるものです。また、ビジネスはスピードが命。「問い合わせても、なかなか回答がこない」というのであれば問題です。問題が起きたときに即座に対応してくれる、しっかりしたサポート体制があるか確認しましょう。
社内全体に周知する
導入が決まったら、社内全体にしっかり周知しましょう。どんなに素晴らしいツールでも、社員が使う気にならなければ宝の持ち腐れです。「導入が決まったから使うように」と一方的に伝えるのではなく、「どんな課題を解決したくて導入するのか」といった目的をしっかり説明して理解を得ることが大切です。
また、ツールによって機能や使い方は異なります。中にはITに不慣れな社員もいるでしょう。事前に研修を行なったりマニュアルを用意したりして、フォローすることが重要です。いざ使い始めたら社内コミュニケーションツールの便利さに気づく社員も多いはず。最初の導入でつまずかないようにしたいですね。
使い方のルールを決める
社内コミュニケーションツールは気軽にメッセージをやり取りできる反面、「勤務時間外にメッセージが届く」というデメリットもあります。早朝や夜中に届いても「すぐ返事をしなきゃ」と気になる人は多いのではないでしょうか。仕事のオンオフを守るためにも、導入の際に「やり取りは〇時まで」「〇時以降は返信しない」といったルールを決めておきましょう。
社内コミュニケーションツール導入事例
導入のきっかけも使い方も、企業によって千差万別な社内コミュニケーションツール。他社はどのように活用しているのでしょうか。実際の導入事例をご紹介します。
大日本印刷株式会社
今までもチャットツールを活用していたが、「レスポンスが遅い」「海外拠点とのコミュニケーションがうまくいかない」といった課題があったという同社。そこでビジネスチャットの『Chatwork』を新たに導入。十分なセキュリティを有していたことが、ツール選択のポイントだったそうです。
Chatwork導入後は、気軽にメッセージを送れることでレスポンスが早くなり、コミュニケーションの速度と精度が向上したとのこと。
また、細かくグループを分けて情報をやり取りできる機能で、いろいろなプロジェクトも並行してスムーズに進むようになったそう。海外拠点とのやり取りも、翻訳者を入れたグループチャットを作成するなどして改善。今後は社内だけでなく、在宅で働く社員にも活用したいと考えているそうです。
参考元URL：https://go.chatwork.com/ja/case/dnp.html
東日本旅客鉄道株式会社
就業場所を選ばない勤務スタイルの実現を目指しているという同社。Web会議システムを導入することで多様な勤務スタイルを実現でき、会議に関わる時間やコストの削減にもつながるのではと考えました。ツールを導入する際には8社を比較検討し、『V-CUBE ミーティング』を採用。決め手となったのは「会社で禁止しているソフトウェアの追加インストールが必要ない」という使い勝手の良さだったそうです。
現在は会議以外でもツールを活用。メンテナンスや工事に際して現場と本部が打ち合わせするときに、それまでは担当者が打ち合わせのために会社に戻る必要がありました。しかしWeb会議システム導入後は「現場で状況を確認しながら、タブレットで打ち合わせをする」というスタイルが可能となったそうです。
参考元URL：https://jp.vcube.com/case/6101.html
東京海上日動ベターライフサービス株式会社
施設介護事業や在宅介護事業などを手がける同社。災害などの有事の際に、本社と各介護施設との連絡が重複するという課題を抱えていたそうです。そこで新たな連絡手段として、ビジネスチャットの『LINE WORKS』を導入。選択の決め手は、チャット機能で現場の状況確認と情報共有が簡単にできること。
また、情報が確実に伝わったかわかる既読機能や、写真や動画をその場で撮影して送ることで情報の「見える化」が可能なことなどが挙げられています。実際に導入直後に地震が発生した際も、それまでの課題を克服してスムーズな情報共有ができたそうです。
参考元URL：https://line.worksmobile.com/jp/cases/tnbls/
社内コミュニケーションツールで採用活動を効率化
本記事をお読みの方には採用担当の方も多いかと思いますが、採用活動を効率的に進めるためにも社内コミュニケーションツールはオススメです。採用業務は、社内・社外問わず、やり取りする人数がとにかく多いですよね。相手からなかなか返事がこないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。そういう問題にも社内コミュニケーションツールを導入することで、よりスピーディーなやり取りが可能です。
また、ビジネスチャットや社内SNSを内定者フォローに使うという方法もあります。内定者にアカウントを与えることで、人事担当者と内定者のコミュニケーションを円滑に行なうことができますし、社内の情報を発信することで内定者に社内の雰囲気を伝えることもできます。メールだと相手が読んだかわからないし、プライベートのSNSだとニックネームの場合が多いので、間違って違う人に送ってしまう危険性もあります。
また、内定者の中には会社にプライベートのSNSを教えるのに抵抗があるという方もいるでしょう。そういった懸念もビジネスチャットや社内SNSなら心配ありません。
社内コミュニケーションツールの導入が進むと、求職者へのアピールになる
社内コミュニケーションツールの導入が進んでいると良い点は、採用活動の際に魅力になることです。導入が進んでいれば、自然と働き方も自由になっていきます。コロナ禍でテレワークに移行が早かった企業は、こうしたツールの導入が速かったと言われています。導入するとこれまで難しいとされていた働き方も可能になり、それが企業の魅力になっていきます。
テレワークが普及した今、毎日オフィスに行きたい人よりもテレワークも混ぜて働きたいという人が増えているのではないでしょうか。こうした新しい働き方も実現できるため、企業の魅力はあがり、興味を持ってくれる人は増えるでしょう。
まとめ
企業が抱える問題は、実はコミュニケーションに由来しているものも少なくありません。コミュニケーションのあり方を見直して社員と信頼関係を築くことが、企業の発展には不可欠です。
コロナ禍でテレワークが広がり、コミュニケーションに悩む企業は多いですが、社員もまた不安を抱えています。社内コミュニケーションツールを積極的に活用して、ぜひ社員の不安払しょくを図ってほしいと思います。
また、テクノロジーの進化で、ビジネスシーンで求められるスピードはますます速くなっています。今後も社内コミュニケーションツールの必要性は増していくでしょう。これを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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