近年、企業の離職率の低下や業務の生産性の向上に効果的な指標として、従業員満足度などが注目を集めているのを知っていますか。転職が当たり前になってきたからこそ、長く活躍してくれる社員の存在が重要になっています。
従業員満足度の指標を計測するためには、客観的なデータの収集が欠かせません。そこで活用されているのがアンケートの一種である「従業員サーベイ」です。この記事では、従業員サーベイの概要やメリット・デメリット、実施方法などについて解説します。
この記事を参考にして従業員の満足度などを測定し、組織の成長、会社の成長に役立てていただければ幸いです。
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- 従業員サーベイとは
- 従業員サーベイの目的
- 代表的な従業員サーベイ
- 従業員サーベイの調査方法
- 従業員サーベイのメリット
- 従業員サーベイのデメリット
- 実際に従業員サーベイを行うときのポイント
- 従業員サーベイの形骸化に注意
- 従業員サーベイの実施方法
- 従業員サーベイで一番大事なこと
- まとめ
従業員サーベイとは
従業員サーベイとは、従業員アンケートに基づく調査のことです。サーベイには、英語で「調査」という意味があるとおり、従業員にアンケートを実施することを「従業員サーベイ」と呼んでいます。一般的には、従業員の企業に対する愛着や満足度を調査する目的で実施されています。
企業は、従業員がどのような点に不満を感じているのかを理解し、改善につなげることで従業員のモチベーションを高く維持する効果が期待できます。今は転職が当たり前の時代。一つの会社で定年まで過ごすという価値観は薄まってきています。ですから人材が流出しないよう、優秀な社員に長く活躍してもらえるように、従業員の満足度を調査するサーベイの実施は、離職予兆がある方の早期発見などにつながり、優秀な人材を確保するための対策として重要な位置づけにあります。
従業員サーベイの目的
従業員サーベイを効率的に実施するうえで、目的を理解しておくことが重要です。従業員サーベイの目的には、以下の3つが挙げられます。
従業員の定着率を上げる
離職率の高さに悩む企業の多くは、根本的な原因を把握できていない可能性が少なくありません。「なぜか、急に辞めてしまった」「なぜ離職したのか理由が分からない」という状態になってしまっては、どこを改善すればよいのか分からず、同じ離職者を生みかねません。そこで、従業員サーベイの実施により、従業員が所属する企業に対してどこに不満を持っているのかを客観的なデータとして把握できます。従業員の不満が表面化する前に対処すれば、従業員の離職を未然に防ぎ、定着率のアップも見込めます。
生産性の向上を期待できる
従業員が企業に不満を抱いている場合、仕事のやり方そのものに対する不満を感じていることが少なくありません。たとえば、「ハンコで承認を得るまでに時間がかかってしまい、仕事を前に進めるのに時間がかかる」「あまり生産性が高いとは言えない会議が少なくない」といった意見など、現場でどのようなことが起きているのか把握し、生産性を向上させるヒントが見つかる場合があります。もちろん課題解決するためには、会社全体で取り組まないといけないような難しい問題はありますが、こういった課題に対して一つ一つ向き合うことで、従業員の働きやすさが向上し、モチベーションが上がるだけでなく、生産性が向上しやすい職場環境を整えることができます。
現場で起きているトラブルを予防できる
たとえば、ハラスメントなどの人間関係のトラブルに悩む従業員がいた場合、なかには上司や同僚に相談ができない人もいるでしょう。そういった時、匿名で従業員サーベイを実施すれば、回答する従業員のプライバシーを確保でき、かつ問題を発見できます。定期的に実施することで、問題が顕在化し、解決に向けた動きを取ることができますし、そもそもそういった問題が起こらないような仕組みをつくることもできます。現場で起きていることをすばやくキャッチし、健全な組織として機能させるためにも有効なのが従業員サーベイです。
代表的な従業員サーベイ
従業員サーベイは、従業員アンケートに基づく調査のことであると説明してきました。そのため、目的ごとにさまざまな種類に分けることができます。たとえば、社員のモチベーション調査、現場で起きている問題についての調査などです。「モラールサーベイ」と「エンゲージメントサーベイ」などと呼ばれる調査もあります。ここでは、それぞれにどのような特徴があるのか、詳しく解説します。
モラールサーベイ
モラールサーベイは、「従業員意識調査」とも呼ばれており、全従業員のモチベーションがどれほどあるのかを把握する目的で実施される調査を指します。モラールサーベイの実施によって得られる効果は、企業全体が抱える問題を把握できることです。
たとえば、従業員の労働時間や有給休暇の取得状況と給与のバランスなどの勤務条件を、従業員がどのように感じているのか、不満に感じている点はないかなどについての調査、仕事でどれだけやりがいを感じるのかの調査などです。
こうした調査から、労働時間が長くなっていて、有給取得状況が悪化していることが把握できたり、仕事の任せ方でモチベーションが低くなっていることが分かったりと、全体の傾向を把握することができ、生産性向上のための対策を立てることができます。
エンゲージメントサーベイ
エンゲージメントは、英語で「婚約」の意味を持つ言葉です。エンゲージメントサーベイは、従業員が企業に対してどれくらいの愛着を持っているのか、どの程度企業に貢献したいと感じているのか、などを調査する目的で実施されます。
モラールサーベイは給与や労働時間など物理的な勤務条件をどのように感じているのか調査するものですが、エンゲージメントサーベイは企業の理念やビジョンなど、形には表せない物に対する愛着度などを調査できます。
たとえば、自分の会社の理念にどれだけコミットしているか、会社の価値観にどれだけ共感しているか、また上司や仲間との関係性はどうか、心理的安全性は確保されているかといったことを調査するものです。
こうした項目の満足度が高ければ、会社や組織に対する愛着、エンゲージメントが高まり、長期的に働いてくれる可能性が高くなります。
従業員サーベイの調査方法
従業員サーベイの調査方法は、「パルスサーベイ」と「センサス」の2種類があります。調査する頻度や規模、内容はそれぞれで異なるため、実施する場合は注意が必要です。それぞれの特徴を解説します。
パルスサーベイ
パルスとは、英語で「脈拍」の意味があります。パルスサーベイは、継続的な調査を行うことを指しており、短期間かつ高い頻度で調査が必要なときに向いている方法です。頻度は、週単位もしくは月単位で実施されるのが一般的です。
パルスサーベイは実施回数が多いことから、1回あたりの質問数を少なめに設定し、回答時間を短くすることで、従業員の負担を軽減できます。また、実施者側の負担を軽減する工夫として、調査内容のフォーマットを作成しておくのも有効な手段です。
センサス
センサスとは、「実態調査、全数調査」の意味があり、パルスサーベイよりも実施する間隔をあけて行います。調査の頻度は企業によって異なりますが、一般的には年単位で実施されるケースが多いです。
そのため、1回あたりの質問数は多く、回答時間も長くなる傾向にあり、従業員と実施側の双方に負担がかかります。回答率が低くなるケースも考えられるため、センサスを実施する際は、従業員に調査する目的を伝え、理解を得ておくことが重要です。
従業員サーベイのメリット
従業員サーベイを実施するメリットは、企業が抱えている問題点を客観的なデータで示せることです。従業員のモチベーションの高さや職場内の雰囲気などは、定量評価しにくいため、従業員サーベイによって得られる客観的なデータは問題点の改善に有効です。
パルスサーベイを実施すれば、短期間で社内の問題点や課題を把握でき、問題解決のスピードを上げられます。問題点の解決により、従業員のモチベーションがアップすれば、生産性や顧客へのサービスの質が向上し、顧客満足度の上昇も期待できます。
従業員サーベイのデメリット
従業員サーベイを行うデメリットは、アンケートの実施が不可欠なことから、従業員や実施側の負担が増えることです。より負担を軽減できるのはパルスサーベイですが、調査の回数が増えるというデメリットが出てきます。
また、アンケートの回答は勤務時間内に実施されるケースが多く、従業員は作業の手を止める必要があります。それが不満につながれば、真剣に回答してくれなくなるかもしれません。対策として、従業員サーベイの必要性や目的を全従業員に周知徹底させておくことが大切です。
実際に従業員サーベイを行うときのポイント
なかには、企業にとって不都合な内容を訴えたい従業員もいるかもしれません。その場合、従業員が安心して回答できるよう、匿名性を保てる調査方法の実施が重要です。また、従業員が真剣に回答しても、企業側が改善を行わなければ、従業員は不満や不信感を企業に向ける可能性があります。
調査結果は、企業の優先課題として受け止め、改善に活かすことが大切なポイントです。たとえば、「他部署の従業員とのコミュニケーション不足」などの回答があれば、従業員同士が交流を楽しめる共有のカフェスペースを作るなども有効です。
ただし、従業員の意見が採用されて解決に至ったプロセスの開示も必要です。どのような意見を採用した結果、どこをどうやって改善したのかがわかるように、従業員へのフィードバックも忘れずに行いましょう。大事なのは、アンケートを実施して終わりではないこと。そこから問題を抽出し、より働きやすい環境をつくることが重要です。
従業員サーベイの形骸化に注意
調査自体を目的としないよう、注意することも大切です。従業員と実施側に負担をかけていることを理解したうえで適切な対応を取らなければ、かえってマイナスな結果を招く可能性があります。
その一例が、従業員サーベイが形骸化することです。従業員のモチベーションの低下を引き起こせば、効率が悪くなります。実施すると決めた以上は、実施の目的や意義を社内で共有し、ポジティブな環境を整えることが先決です。
日頃からの周知を徹底し、改善内容を従業員にアピールしたうえで効果の高さを強調してくのが成功のポイントです。
従業員サーベイの実施方法
従業員サーベイの具体的な実施方法は、「内容を考える」「実施する」「分析・改善」の5段階のステージに分けられます。それぞれのステージごとにやるべきことを詳しく紹介します。
1.目的を明確にする
最初にすべきことは、なぜ従業員サーベイを行なうのか目的を明確にすることです。「なんとなく流行っているから」という理由で始めてしまうと形骸化してしまう可能性が高いので注意が必要です。「直近離職率が高まっているので、早期に問題を発見し、離職率を下げたい」といった目的をしっかりもって導入することが大切です。そのため、導入した後にどのような状態にするのかも明確にしておく必要があります。そうしなければ導入が良かったのか、悪かったのか評価ができません。
2.アンケートの内容を考える
最初にすべきことは、従業員への質問内容を決めることです。白紙段階から質問内容を考えることは、時間もかかり骨が折れる作業ですが、業界の特徴や同業他社との比較をしながら、必要な内容を絞っていきます。
質問内容が毎回同じだと従業員に飽きられやすいため工夫も必要ですが、前回の調査結果と比較して回答結果がどのように変わったのかを定点観測することも大切です。そのため、あえて同じ質問を混ぜておくこともポイントの1つです。
3.アンケートを実施する
質問内容が決定したら、従業員サーベイの実施期間を従業員に周知してから調査を実施します。効率よく回答率を上げるためには、目的や意義についても理解を深めてもらうことが重要です。
また、実施期間と一緒に回答期限も設定しておきましょう。回答期限を設定していない場合、回答を後回しにされる可能性もあり、回答率が低下してしまいます。回答期限を設けることで、未提出の従業員に対しても提出を促しやすくなります。
4.回答結果の分析、公表
アンケートを集めたら、迅速に回答結果を分析することが大切です。いつまで経っても調査結果を出さなければ、従業員のモチベーションが下がり、次回の回答率の低下につながる可能性があります。
分析を早い段階で行い、調査結果を公表することで、従業員サーベイの重要性を従業員に理解してもらいやすくなります。また、従業員の意見を採用する場合は、迅速に対処するほど従業員の満足度が高まります。つまり、迅速なフィードバックこそが成功の鍵です。
5.回答結果をもとに改善
アンケートを行なう目的は、現状よりも組織を良くしたいからです。そのため、アンケートを収集して終わりにするのではなく、むしろそこから何をするかが重要になります。現場でどのようなことが起きているのか把握したら、その課題を解決するために制度・仕組みを作ることが必要です。こうした動きを取ることで少しずつ組織が良くなっていきます。
従業員サーベイで一番大事なこと
従業員サーベイは、あくまでも課題を発見するためのツールであり、すべての結果を鵜呑みにするのはおすすめできません。アンケート実施後すぐに改善プロセスに進むのではなく、調査結果をもとに社内で議論を重ねたうえで、本当の課題を探る過程のほうが重要です。
結果だけで判断せず、結果を引き起こした要因にも目を向けましょう。「従業員はなぜ、そう思ったのか」「どうして、そのような状態になったのか」など、要因を深掘りするために調査結果を有効に活用します。
従業員サーベイは、実施よりも実施後のアクションのほうが重要であることを忘れないようにしましょう。
まとめ
人材の流動性が高まっている今の時代では、現場で何が起きているのか、それに対してどのような対策を立てるべきなのか、真剣に考え取り組むことが重要です。従業員サーベイはこうした現場の課題を捉えるための有効な手段となりますので、ぜひ導入を検討してみてください。
また、従業員サーベイの調査方法には、短期間で頻度が高い「パルスサーベイ」と、年に1度の頻度で実施する「センサス」の2種類があります。実施期間や頻度、質問項目の数はそれぞれで異なるため、実施する場合は目的を明確にしたうえで選ぶことが必要です。
結果をもとに必要な改善を行うことで、「従業員満足度」の向上や、働きやすく風通しの良い職場づくりが可能になります。退職する従業員が多いことに悩んでいる企業は、従業員サーベイの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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