日報はムダな業務じゃない!チームやメンバーが成長する正しい活用法を解説!

いつもメンバーが提出してくれる日報を何となく読んでるけれど、いまいち必要性が分からないと悩んでいませんか?今回の記事では日報の目的や必要性が分かるようになり、日報を正しく活用できることで、メンバーが成長し、目標達成し続ける強い組織になるでしょう。実際に、私の会社では現場の声をもとに経営陣が大きな意思決定するなどの役割を担っています。

 

実は、ただ単に上司がメンバーに情報共有や報告をしてもらうだけのものではありません。今日から実践できる日報の運用方法やオススメのツール、具体的な書き方をご紹介します。

 

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日報とは?

そもそも日報とは、「その日行なった業務の内容を記録としてまとめたもの」です。1日の業務が終わったら振り返りとして記入することは、多くの会社でルール化されているのではないでしょうか。

 

日報の提出方法は会社によって様々で紙に書いて提出することもあれば、システムに入力したり、メールで送信するところもあるでしょう。しかし、日報を書く目的は、1つです。単なる個人の感想や報告ではなく、上司や同僚、チームメンバーなどに業務の進捗を正しく伝え共有することが目的で、これは会社によって異なることはないでしょう。

 

最近では、Cybouzのkintoneという業務改善サービスに日報を一元管理したり、コミュニケーションツールのSlackで専用チャンネルを作成し、チャット形式でメンバーが日報を提出する企業も増えています。まずは無料でできるものを調べ、自社にあったツールの導入を検討してもよいかもしれません。

自分の仕事を振り返り、分析するためのもの

日報を具体的に書く場合、自分が1日に行った業務を振り返る必要がありますよね。その際に、時間と内容が記載されたタスク管理ツールや手書きのスケジュールなどを活用するのがよいでしょう。いつ、何をしていたのか記録しないと、仕事の振り返りがうまくできません。また業務の無駄を発見することも難しくなってしまいます。

 

こうして記録しておくことで、1日の最後を簡単に振り返ることができますし、振り返った際に「今日は毎週定例会議で使う資料を午前中に作成できてよかった」「先輩の○○さんに言われたことAプロジェクトでも活かせそうだな」など、1日を落ち着いて思い返すことができ、その日の成果を知ることができます。

日報を運用する目的

ここからは、本題である日報を運用する目的について解説します。

業務進捗やノウハウなどの共有

日報の最たる目的は、業務進捗やプロジェクトの状況などを上司・メンバー間で共有することです。それによって、仕事を円滑に進められます。

 

たとえば、営業で受注できた時のトークなどを日報で記載すれば、他のメンバーが参考し、成果をあげることができますよね?このようにノウハウを日報で共有することで効率的に組織の生産性を高めることも可能です。

的確な指示・アドバイスの提示

日報を通じて、上司はメンバーの業務の進捗状況を確認できるだけではなく、課題なども見つけることができます。たとえば、営業のメンバーが日報で商談を行ったものの、受注できなかった旨を記載していたとしましょう。この場合は、上司はメンバーに適切な指示・アドバイスを行なうことで、問題の解決に繋げることが可能です。

 

「商談のクロージングに課題がありそうだから、一緒にロープレしてみよう」「商談で使用しているスライドは○○さんが自分で作っているよね。先方の△△さんがスライドを見ていて、気になっていた点はどこかな?」といった具合にサポートすることもかのう。その他にも、メンバーのスキルや成長レベルを把握することもできます。

日報を運用するメリット

日報は、直接的に業務とは関係なく、一見するとメリットがわかりづらいかもしれません。しかし、運用すれば組織にとってプラスになる部分も少なくありません。ここでは日報を運用する効果について紹介します。

自分自身の成長に繋がる

日報を書く際、仕事の振り返りをすることになります。人間は、振り返らないとすぐに忘れてしまうもの。失敗した時、次こうしようと思っても、すぐに忘れてしまいます。時間をかけて振り返り、次にどういう行動をとればよいのか書き示すことで、忘れずに次に活かせるようになってきます。

 

また、うまくいったことも、なぜうまくいったのかしっかり振り返らないと再現性が出てきません。「なぜできたのか」「どうやればよいのか」言語化することで、次も同じやり方を意図的に実践することができます。

 

このように時間を取って振り返ることで、自分自身のうまく言ったやり方などを棚卸することができ、それを次回活用すれば成長が速くなります。自分の仕事の良かった点・悪かった点に加えて、新たな課題や取り組むべき改善点など、さまざまな気づきを得るこ都ができるのは大きなメリットでしょう。

業務効率が向上する

振り返りを行なうにあたって、業務改善などで用いられるPDCAサイクルが活用できます。

<日報におけるPCDAサイクル>

P(Plan)=今日の目標

D(Do)=業務の実行

C(Check)=業務の振り返り

A(Act)=明日の目標

このサイクルを、1日単位で回していきます。1年で1回しかPDCAサイクルを回さない人と、毎日回している人、どちらのほうが成長が早いでしょうか。頻度高くPDCAを回せたほうが成長が速いです。なぜなら振り返る分だけ改善ができるから。1年に1回しか振り返らない人と、毎日振り返って軌道修正している人がいたら、その差は大きなものになります。

 

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組織としてのノウハウを蓄積できる

日報は組織にとって、従業員一人ひとりのノウハウが詰まった大事な資産でもあります。日報に記された様々なノウハウを組織の知識として蓄えることにより、組織力を高めることができるでしょう。

 

会社は効率よく、生産性を高めることで、競合などの競争に勝っていく必要があります。にもかかわらずノウハウが属人化していたり、ノウハウを知っている人、知らない人が混在していたりすると、生産性を高めるのに時間がかかってしまいますよね。そのため、できるだけノウハウを属人化させないことが大切です。ノウハウを広く一般化し、多くの人が使えるものにすることで、組織の効率を高め、生産性をあげていきましょう。日報にノウハウが詰まっていて、それを共有できる文化ができれば、組織として早く成長することができます。

会話のきっかけになる

一緒に働くメンバーの中には、外出が多く顔を合わせる機会が少ない人もいます。特にリモートワークを導入している企業だと、ほとんどリアルで顔を合わせなくなったという方もいらっしゃるのではないでしょうか。また、多忙な上司などは直接会話することもままならないかもしれません。そんな状況でも、日報をつけていれば、コメントしたり、日報についてもっと詳しく聞きたいと質問が来たりします。

 

たとえば全社で共有できる日報システムがあれば、部署を超えて、自分と同じ課題感を持っている人などから話がくることも考えられます。質問や相談のやり取りを日報で行なうなど、コミュニケーションツールとして日報を活用する企業も存在します。

日報に記載する主な項目・内容

日報を作成するにあたり、記載すべき項目がいくつかあります。ここでは、日報に記載するべき主な内容・項目について3つに分けて紹介します。

1.基本的な情報

企業によって、フォーマットなどが決まっているかもしれませんが、日報を作成するにあたって、まずは基本的な情報を記載しましょう。

日付

名前

所属部署

出社・退社時間

勤務時間 など

基本情報については、ミスなく正しく記載する必要があります。出勤のないテレワークでも同様に業務を開始した時刻等を記載します。また、「商品企画部が営業部の現場の声を参考にする」ということもあるので、全社で見ることができるシステムにする場合は、他の部署も見ることを前提に書く必要があります。

2.具体的な業務内容

次に、その日行なった業務について詳しく書いていきます。その際は、「いつ」「どこで」「だれが」「なぜ」「どのように」「なにをしたか」といったように、5W1Hを意識して書くとわかりやすくなります。加えて、「どんな結果がもたらされたか」も書くと良いでしょう。

<日報の5W1H(例)>

When(いつ):9月10日の午前10時より1時間

Where(どこで):取引先にて

Who(だれ):私と先方のプロジェクト担当者で

What(なにを):新システムの開発について打ち合わせを実施。

Why(なぜ):現行システムが旧式のため、新たにシステムを作りたいとの要望を受けたため。

How(どのように):社内のエンジニアが先方に常駐する形で

どんな結果がもたらされたか:売上○○万円。業務時間は○○時間削減される見込みです。先方の○○さんが△△と仰っており、満足していました。再度ご発注いただける可能性があります。

 

※部外秘の情報や社外秘の情報に気を付ける

日報の運用初期やメンバーが業務に慣れていない場合は、上司とメンバーの共通認識が揃わないことが多いため、具体的かつ定量的に書くのがポイントです。

3.振り返りで得た所感

最後に、その日の業務を振り返り、改めて得た気づきや学びなどについての所感を記載しましょう。課題や改善点などがあれば、しっかりと深く掘り下げ、自分なりの具体的な改善策なども記すことが大切です。気づきや学びをいかにして次につなげていくかを考え、そのプロセスなども書いていくと良いでしょう。

 

繰り返しになりますが、メンバーは上司からフィードバックや解決策をもらえたり、コミュニケーションの一貫になるのでしっかり記載しましょう。

テンプレートを活用するのも有効

各メンバーに自由な書式で日報を書いてもらうことは、報告を受ける上司・メンバーのどちらにとっても大変です。そうしたときは、記載すべき項目をあらかじめ指定した専用のテンプレートを用意すると良いでしょう。

 

必要な項目の抜け漏れを防ぐことができるだけでなく、日報を書くことが得意でないメンバーに対しても、何を書けばいいか指定してあげることで、日報を書く作業の効率化を図ることもできます。職種や業種に応じてオリジナルの日報をつくるのも良いし、ネットで検索して無料のテンプレートを活用してもよいでしょう。

日報を正しく運用する上での注意点

日報を正しく運用するには、いくつか気をつけるべきポイントがあります。ここでは、日報を運用にするにあたっての注意点を4つ挙げます。

その日の日報は当日中に書く

特にメンバーは日々の仕事が忙しかったり疲れていると、どうしても日報を書くのが面倒になることもあります。だからといって、その日中に書かないのはNGです。1日、2日と先延ばしてしまうと、日報の本来の目的が果たせなくなってしまいます。上司やチームリーダーは、メンバーに対してその日中に日報を上げるよう義務付けることが大切です。

 

理由は「すぐ意思決定できるほうが良いため」「その日の状態を把握できるため」の大きく2つです。日報が遅れることで、現場で何が起きているのか分らなくなってしまう可能性もあり、上が判断を誤ることもあるので、その日の情報を書き、知ってもらうことが大切です。

 

その日の情報を書かなければ、たとえば、まだ余力があると思って上司が仕事を振ったら、実は既存の仕事に苦戦していたことがわかったということも起きかねません。問題を早く把握できた方が、次の打ち手を早く考えられます。

他者に見せることを意識して作成する

そもそも日報は、上司や先輩などに業務を報告するためのものであり、人に見せるのが前提の文章です。自分だけが把握できれば良いというものではありません。前述したように、上司に仕事の状況を把握してもらうことも目的になっているので、あまりに具体性に欠ける内容だと、イメージができず、意味がなくなってしまいます。ほかの人が読んでも意味が分かるかどうかは前提として非常に大事です。

 

読みやすく分かりやすい内容にまとめることに加え、誤字脱字や漢字の変換ミス、取引先の担当者氏名、数字・データの間違いがないかなど、しっかりチェックすることが大切です。また、見出しを立てたり箇条書きを取り入れるなど、見やすさを工夫するのも良いでしょう。

所感が単なる感想にならないようにする

よくありがちなのは、日報に記載するべき所感を「感想」として書いてしまうことです。感想とは、単純にその時感じたことや思ったことを述べたものにすぎません。それらに「なぜそう感じたのか」「このような改善が必要」といった自分の考察や具体策まで含めてものが「所感」です。

 

先ほどご説明したPDCAを回すことを思い出してみてください。自分の行動を振り返り、次の行動に活かすために日報を作成するのですから、次につながらない「感想」では意味がないのです。たとえば、

△「今日は営業でまた失注してしまい、悔しかったです」

○「今日は営業で失注してしまった。商品価格にご納得いただけていない様子だったので、次はどのくらい価格が高いと感じたのか正直ベースで聞いてみます」

 など。上記を踏まえ、上司や先輩は「日報はあくまでもビジネス文書であり、業務改善に繋がる大事な作業である」と部下にしっかりと伝える必要があります。

必ずフィードバックする

メンバーに日報を提出させておきながら、全くフィードバックを行わないのは、日報のメリットを活かしきれないため、できるだけ避けたいところ。上司が積極的にフィードバックしていくことで、部下の成長を促すことができるだけなく、コミュニケーションを図ることもできます。

 

しかし、上司も、忙しいのですべてにフィードバックするのは難しいのが現実です。であれば、ちゃんと読んでいることを伝えることが大事です。「昨日の日報の○○の部分が良かったよ」と業務開始前に声をかけるだけでもよいでしょう。また、日報を活かすことが大事です。日報をきっかけに施策が動いた、組織が変わったなどの経験をすると、日報を書く理由をメンバーが理解してくれます。そうすることで、部下のモチベーションを維持することにも繋がります。

 

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日報は人材育成のツールとしても有効

メンバーは、日報を通じて業務の振り返りを行なうことにより、自分自身の改善点や足りないところが客観的に把握できます。1日の最後に整理することで、自分の課題を自分で認識できるようになり、「明日は●●に注意しよう」など、すぐに改善に動けます。「どのように書けば相手に伝わりやすい文章になるか」を毎日考えながら書く事で、言語化力や論理的表現力を身に着ける練習になります。

 

こうしたスキルは、パワーポイントなどのスライド作成や、会議の議事録作成、人に業務を依頼する際の指示書などにも転用できます。文章を書く事が苦手な人も、毎日繰り返し日報を書くことでビジネスパーソンに必要な基礎スキルを身につけることが可能です。特に新卒1年目や中途入社して業務になれていないメンバーは注力して日報を記載しましょう。

まとめ

日報は、その日の業務を振り返ることによって、新たな気付きや学びを得る大切なツールです。メンバーの育成・評価につながるだけでなく、組織を強化するため、会社を成長させるために非常に大切です。また、発生した課題をその都度確認・対応し、業務を円滑に進めていくために必要です。活用次第でさまざまなメリットがあるので、習慣として定着しやすい方法を考えながら、導入してみてはどうでしょう。

 

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