コミュニケーション能力とは?4つの要素に分解して考えよう!

「社員のコミュニケーション能力が低くて困っている」「社員のコミュニケーション能力を向上させるにはどうすればいいのか?」このような悩みを抱える採用担当者や経営者の方々は、多いのではないでしょうか?実際に、経団連が実施した新卒採用に関するアンケートでも、「コミュニケーション能力」は16年連続で、選考において重視する要素の1位に選ばれています。そう、コミュニケーション能力は仕事を円滑に進めるうえで最も大事な要素として考えられているのです。

 

しかし、コミュニケーション能力は曖昧な言葉として使われている気がしませんか。具体的にどのような能力なのかきちんと説明できる人は多くはないでしょう。コミュニケーション能力の定義が曖昧なままでは、人材育成の指導や、採用する際の人材の見極めも曖昧なものになってしまいます。

 

そこでこの記事では、コミュニケーション能力とはそもそも何か、コミュニケーション能力を構成する要素、社員のコミュニケーション能力を高める方法などを紹介します。明日からすぐ使えるノウハウもたくさんあるので、ぜひ貴社の採用活動や人材育成にお役立てください。

 

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コミュニケーション能力とは?

「あの人はコミュニケーション能力が高いから」「新人のコミュニケーション能力が低くて困っている」など日常的に「コミュニケーション能力」という言葉を耳にしますよね。コミュニケーション能力とは、「相手とスムーズに意思疎通を図れる力のこと」です。意思疎通をするにあたって必要な能力なので、会話だけではなく、メールで伝える力、また表情などで伝える力も、コミュニケーション能力に含まれます。

コミュニケーション能力が求められる理由

そもそも、なぜコミュニケーション力が大事なのでしょうか。それは、仕事は一人で行なうものではないからです。どんな仕事も誰かと協力して進めることが欠かせません。しかも家族や友達のように気心知れた、似たような価値観の仲間とは違い、育ってきた環境や価値観なども異なる人と一緒に仕事をする必要があります。こういった時に意志疎通ができなければ仕事は前に進みません。そのため、様々な人と関わり、うまく仕事を進めるためにもコミュニケーション能力が必要なのです。

コミュニケーション能力を構成する要素

コミュニケーション能力は、解釈の広い言葉なので、人によって捉え方が異なるという話をしました。たとえば、話をするのが得意である人をコミュニケーション能力が高いという人もいれば、話を聞くのが上手な人をコミュニケーション能力が高いと言う人もいます。また社交的な人などをコミュニケーション能力が高いと使うこともあります。

 

こうなると、何がコミュニケーション能力なのか、ますます分からなくなってきますね。当社エン・ジャパンが提供する「3Eテスト」という適性検査では、コミュニケーション能力は「意思伝達力」「論理的表現力」「好感表現力」「対人調和力」の4項目から構成されると考えています。ぞれぞれの要素を解説していきます。

 

コミュニケーション能力を構成する要素

意思伝達力=自分の考えを相手に伝える力

まずは「意思伝達力」です。仕事をするうえで、自分の考えを相手に伝える力は不可欠です。たとえば、顧客へのプレゼンテーションや、顧客との交渉、上司への提案などに、あらゆる場面で意思伝達力を求められます。

 

「意思伝達力」が高い人は、自分の考えを相手にしっかりと理解してもらおうという姿勢が強く、相手の性格や考え方などに合わせて伝え方を変え、自分の考えを的確に伝えることもできます。そのため、仕事を意図通りに進めることができ、成果をあげやすいと言えます。逆に意思伝達力が極端に低いと、自分の考えを伝えられないため、自分の提案を通したり、自分が思うように仕事を進めることができなくなります。

論理的表現力=筋道立てて説明したり文章にできる力

続いて「論理的表現力」です。ビジネスシーンでは、同僚や上司、顧客など、自分以外の人たちと物事を進めていくことが少なくありません。そして、そのような場合には、案件の背景や業務内容などをきちんと共有するために、わかりやすく整理して相手に伝える力、すなわち、論理的表現力が求められます。

 

たとえば上司に報告・連絡・相談する時も端的に内容を伝えることができるので、意志の決定スピードが早くなります。また、「論理的表現力」が高い人は、筋道立った説明や、わかりやすい文章の作成などができるため、企画のプレゼンテーションや、顧客への提案といった業務においても、成果をあげやすいでしょう。こうした力も意思疎通をするコミュニケーション能力の1つとしてとらえることができます。

好感表現力=感じの良さを意図的に表現できる力

続いては「好感表現力」です。一人で完結する仕事はありません。誰かと一緒に仕事をするわけですから、どこかで協力してもらえるように依頼をすることもあるでしょう。そこで必要になってくるのが、好感表現力です。

 

何かを依頼された時に、感じの良い人から依頼されるのと、感じが悪い人から依頼されるのであれば、どちらに協力したいと思いますか?感じが良ければ、気持ちよく受け入れてくれるでしょうし、物事は円滑に進みやすいはずです。「あの人に頼まれたら、協力したくなる」「いつも印象がいいから手伝ってあげよう」など、仕事においてプラスになることも少なくありません。好感を持てるような態度・姿勢を表現することができるのも、大事なコミュニケーション能力の一つです。

対人調和力=相手の意図や感情を理解し、配慮できる力

最後は「対人調和力」です。これは相手に耳を傾ける力とも言えます。コミュニケーションは一方通行では成立しません。お互いの理解があってはじめて成立するもの。否定から入れば、コミュニケーションは成立しなくなりますので、まずは相手のことを受け止める姿勢をもつことが大事です。「なぜ相手はそう考えているのか」「何を求めているのか」ということを探るためにも、まずは相手に理解を示し、共感する。こうした態度を示すことで、コミュニケーションがより活発になり建設的な会話ができるようになります。

 

要素に分けてみることで、より理解度が深まったのではないでしょうか。面接などでも、上記の要素に沿って考えると、見極めしやすくなります。

社員のコミュニケーション能力向上によるメリット

社員のコミュニケーション能力が高いと、下記のようなメリットが生まれます。

  • 認識の相違が生じにくく、業務がスムーズに進む
  • 好感を持てる態度なので、協力しやすい、協力してもらいやすくなる
  • 情報や状況が早く正しく伝わるため、意思が決定しやすくなる
  • 他部門や他部署との情報共有もスムーズになる、多くの人と仕事ができる
  • 人間関係が良くなり、従業員の定着率も上がる

転職理由の1つで多いのが、人間関係がうまくいかないというもの。コミュニケーション能力を磨くことができれば、そうした人間関係も良くなりますし、業務がスムーズに進むので、会社や組織の「生産性向上」につながっていきます。コミュニケーション能力が高い社員が多ければ、生産性は向上するので、全社員が身に着けるべきものです。

社員のコミュニケーション能力を向上させる5つの方法

コミュニケーション能力を向上させるには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは仕事でコミュニケーション能力を向上させるために企業ができることを紹介します。上記でお伝えした、「意思伝達力」「論理的表現力」「好感表現力」「対人調和力」を向上させるにはどうすればいいのかを、具体的に解説していきます。

「報連相」を徹底させる

「意思伝達力」を向上させるには、まず、「報告・連絡・相談」を徹底させることが有効です。相手に端的にわかりやすく説明するためにはどうすればいいのか考えてもらえますし、日常的に発生することなので場数を踏む面でも有効です。少しでも分かりづらい部分があれば聞き流すのではなく、やり直してもらうなどして、上手く説明できるように指導していくのが良いでしょう。

 

こうした訓練を受けていくうちに、徐々に要点を分かりやすく説明する論理的表現力が養われます。本などを読むことも大事ですが、インプットだけではなく、実務におけるアウトプットが非常に大事です。

「結論→理由→根拠」の順に伝える

「論理的表現力」を向上させるには、「結論→理由→根拠」の順で伝えさせることが有効です。常にこの順番で説明する、書くことを意識してもらえば、論理的表現力は飛躍的に鍛えられるでしょう。メールなどで、分かりづらい文章を書いている部下や後輩がいれば、フィードバックして書き直してもらい、鍛えていきましょう。

常に気持ちのよい挨拶をする

「好感表現力」を向上させるには、相手に対して気持ちのよい挨拶を心がけることが有効です。日常的に相手を意識した行動をとっていれば、どんな時でも感じの良い対応ができるようになるでしょう。そのためには会社としてあいさつを大事にするカルチャーを作っていく必要があります。会社全体で挨拶をする風土ができれば、自然に感じの良い対応ができるようになり、好感表現力が高められるようになるでしょう。

まずは相手のことを受け止める

「対人調和力」を向上させるには相手のことを受け止める必要があります。たとえ、相手が言っていることが自分の意見とずれていたとしても、否定的な対応を取るのは得策ではありません。相否定的な意見をもらうことで、悪い印象を与えてしまうことになり、双方の関係が悪化します。そうならないためにも、まずは相手の言っていることを受け止め、共感を示し、そのうえで別の意見もあるという提案をすることが大事です。日々のコミュニケーションでこれを意識するだけで「対人調和力」が磨かれ、スムーズな会話になっていくでしょう。

5W1Hを意識して話す

具体的に話す癖をつけることも、コミュニケーション能力の向上につながります。家族や友達など一緒にいる時間も長く、お互いのことを理解しあえている状態であれば、正確にコミュニケーションを取らなくとも意思疎通ができますが、ビジネスではそうはいきません。お互い理解できていない状況でも、相手が分かりや水曜に伝える必要があります。その時に有効なのが5W1Hです。

・いつ(When)
・どこで(Where)
・だれが(Who)
・なにを(What)
・なぜ(Why)
・どのように(How)

を意識して話すことで、話が明確になり、理解しやすくなります。

面接でコミュニケーション能力を見極める4つの質問

コミュニケーション能力に長けている人材を採用できれば、業務がスムーズに進みますし、意思決定のスピードも速くなるでしょう。結果として、自社の売上アップや、事業の成長が期待できるようになります。そのため、コミュニケーション能力が高い人材を採用したい企業は少なくありません。しかし、面接でコミュニケーション能力を見極めることは簡単ではないのです。ここでは、コミュニケーション能力を見極めるために有効な「4つの質問」を紹介していきます。

【質問1】簡単に自己紹介をしていただけますか?

シンプルな質問ですが、コミュニケーション能力を見極めることができます。具体的には「好感表現力」などをみることができます。相手の表情、声の大きさ、話のスピード、はきはきした口調なのか、小さな声でボソッと話すのかなどから、好感を持てる対応ができそうかなどを見ることができます。とはいえ、これは前述したようにコミュニケーションを構成する一部分だけなので、これだけで判断するのは早計です。

【質問2】どんなことが好きですか?

明確に堪えることが難しい、漠然とした質問をしてみることも有効です。たとえば、「どんなことが好きですか?」というざっくりとした質問に対して、どう答えるのかによって仕事の進め方が分かります。質問に対して「前職の仕事内容における中で好きなことですか?」というように質問が返ってくる場合は、相手の意図を理解したうえで適切な回答をする人材と判断できます。逆に質問に対して自分の考えている内容で回答する人は、仕事でコミュニケーションミスが発生する可能性があります。このように意図がはっきりしない漠然とした質問の対応でコミュニケーション能力を見極めることができます。

【質問3】仕事仲間で苦手な人はどんなタイプですか?

この質問では、その人のコミュニケーションの傾向を見極めることができます。客観的に自分のコミュニケーションを見れているかどうかも見ることができますし、コミュニケーションが難しいタイプがどんな人なのかを知ることで、本人のコミュニケーション能力を見ることができます。また、苦手な人とどのように接しているのか、どのようにコミュニケーションを取っているのか?などを聞くことで、コミュニケーション能力の高さを見極めることができます。

【質問4】なぜですか?なぜそう思うのですか?

なぜですか?という質問は、相手の論理的表現力を見極める際に有効です。論理的に考えられる人は、結論と理由がセットになっています。もし論理的表現力が高ければ、「なぜですか?」「なぜそう思うのですか?」という質問が来ても応えることができるでしょう。逆に答えに詰まったり、答えに整合性がない場合は、論理的表現力が高くないと見極めることができます。

 

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まとめ

曖昧に使われがちなコミュニケーション能力という言葉。人によって使い方、捉え方が異なると、人材育成や採用活動でもズレが生じてしまうリスクがあります。しかし記事で紹介したように「意思伝達力」「論理的表現力」「好感表現力」「対人調和力」という4つの要素に分解することで、どのような能力が足りていないのか、どこを伸ばせばいいのか明確に分かるようになるはず。人材育成をする際、採用で人材を見極める際にも基準がズレることがなくなるので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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