新しくリーダーを迎え入れることになった時、あなたの企業ではどのようにチームとの相互理解を促していますか。「時間が経てばなじむだろう」と思うかもしれませんが、組織の上下関係はなかなか一筋縄ではいかないもの。そんな時に役立つのがアシミレーションの導入です。
アシミレーションを実施することで、お互いの考えや価値観を効果的に共有することができます。そこで、この記事ではアシミレーションについて詳しく解説しています。メリットやデメリット、導入の注意点などもありますので、参考にしてください。
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- アシミレーションとは
- アシミレーションが注目される背景
- アシミレーションによるメリット
- アシミレーションのタイミング
- アシミレーションの手順
- アシミレーションを行なう際の注意点
- アシミレーションで強いチーム形成を
- まとめ
アシミレーションとは
まず、アシミレーションの意味ですが、日本語に訳すと「融和」「同化」を意味します。ビジネス上では、同じ部署の上司と部下、同じチームのリーダーとメンバーのように上下関係で結ばれた従業員同士が相互理解を深め、信頼関係を築くための方法とされています。
これだけではあまりイメージできないと思いますので、一般的なアシミレーションの方法を紹介します。組織において、別部署など中立の立場の人物（ファシリテーター）を置き、部下が上司に対して思っていることを挙げてもらい、後で上司にフィードバックし、意見を交換します。これにより、相手が何を考えているのか相互の理解を深め、より良い関係に発展させていく方法なのです。新しいチーム、組織ができた時などに実行するのが有効と言われています。
アシミレーションの目的
アシミレーション実施による目的は、チームのリーダーとメンバーの理解を深めることです。たとえば、新規事業を発足させる際に有効とされる方法であり、アシミレーションを行なうことで、リーダーとメンバーの価値観や考え方を理解しやすくなるのです。お互いの得意と不得意を把握し合うことが、長所を伸ばし短所を補えるチームをつくり上げる第一歩につながります。
アシミレーションが注目される背景
今、アシミレーションが注目されている理由のひとつが、企業の生産性を向上させるためのコミュニケーションの活性化です。上司と部下、チーム内などにおけるコミュニケーションを活発にさせることが、相互理解につながると期待されています。
また、組織内の人間関係が悪化すると、離職へとつながってしまう可能性が高くなる点も理由のひとつ。実際に、平成29年度に実施された“就労などに関する若者の意識調査”によると、23.7％が「人間関係がよくなかったため」という理由で初めての職場を離職しています。
参考：内閣府「平成30年版 子供・若者白書（全体版）」
そのため、離職率をこれ以上高めないために組織やチームの関係性を改善するという目的で、アシミレーションを実施している企業が増加しているのです。その結果、アシミレーションに注目が集まっているのではと考えられます。
近年ではコロナをきっかけに、在宅勤務が普及しています。オンライン上では、なかなかチームメンバーの顔を見ることができず、どのような思いをもって働いているのかが見えづらくなっています。なおさら、アシミレーションのような組織コミュニケーションを活性化させる手法が求められているのです。
アシミレーションによるメリット
では、ここからはアシミレーションを導入することで得られるメリットを解説していきます。
考え方・価値観のミスマッチ解消
アシミレーションを実施する際に最も重要なポイントは、中立の立場となるファシリテーターを選出することです。ファシリテーターはリーダーとメンバー双方の考えをただ伝えるのではなく、第三者目線で的確なアドバイスを与える役割を担います。そのため、リーダーとメンバーの考え方・価値観のミスマッチを解消することにつながるのです。また、ファシリテーターからのフィードバックを受け、リーダーの口から自分の行動の理由を改めて伝える場でもあります。そうすることで、メンバーたちはスムーズに理解でき、納得できる場合も多くあります。
メンバーたちは仕事で上の立場となるリーダーに対して「ここを直してください」と要望を出しにくいものです。しかし、アシミレーションでは中立の立場であるファシリテーターを通して匿名で伝えることができるので、リーダーに改善点を伝えやすいのです。リーダーもそれまで気づくことができなかった自分を知ることができ、自身の無意識の言動に注意を払うことができます。
チームの一体感が高まる
チームリーダーとメンバーとの間に相互理解が生まれると、チームとしての一体感も高まっていきます。すると、職場の雰囲気が良くなり、居心地の良い環境で仕事に取り組むことができます。良い環境で仕事を行なっていると、メンバー同士の結束力もどんどんアップ。万が一のトラブルの際にも、チームが一丸となって対応できる強い組織になれるのです。結果として、チーム全体のモチベーションアップが図れます。
生産性が上がる
アシミレーションの実施により、リーダーとメンバーの相互理解が促進されます。それにより、組織内でのコミュニケーションが活性化され、チームの団結力がより一層高まります。話がしやすいことで議論もより活発になり、組織目標を達成するためのアイディア出しもさらに充実するはずです。チーム内で成功体験や失敗事例などの共有も盛んになることでしょう。その結果、労働生産性が向上し、会社の業績アップにつながることが期待できます。また、居心地の良い職場となることで従業員の離職も防げるため、長期的に活躍できる人材の育成など、多くのメリットを得られます。
アシミレーションのタイミング
それでは、実際にアシミレーションを導入するのは、どのようなタイミングが良いのでしょうか。さまざまなシチュエーションが考えられますが、おすすめのタイミングを3つ紹介します。
新しいリーダーの就任・着任時
まずは、チーム体制の変更などで新しいリーダーを迎え入れることになったタイミングです。チームに1日でも早く溶け込んでもらうため、アシミレーションを実施するのが効果的です。たとえば、新しく入ってきたリーダーが自分の考えをメンバーたちにわかってもらいたいと考えていても、メンバーたちそれぞれの個性を把握するまでにある程度時間が必要です。全員のことをわかるまで待っていてはなかなか相互理解ができません。こういう場合こそ、アシミレーションを活用すべきです。迅速かつ確実にお互いのことを理解でき、良好な関係を築くことにつながります。
マンネリ状態を打破したい時
アシミレーションが新しいチームの関係性構築でしか効果的でないのかというと、そうではありません。アシミレーションは、既存チームの活性化にも大きな効果をもたらします。たとえば、何年も大きな変化のなかった落ち着いたチームを考えてみましょう。アシミレーションを実施することで、これまで表面化されていなかった問題を発見したり、実は悩みを抱えていたメンバーの思いを把握できたりできるのです。チームの状態がマンネリ化していて活性化させたい場合も、アシミレーションを実施するタイミングといえます。
企業方針を浸透させたい時
企業理念や経営方針、今後のビジョンなどを従業員たちに浸透させたいタイミングでも、アシミレーションは有効です。この場合は、社長や経営陣がリーダーの立場になり、従業員がメンバーの立場で進めていくのが効果的です。メンバーである従業員たちが議論を行ない、リーダーである社長・経営陣にフィードバックを行ないます。そうすることで、お互いが抱える疑問点や考え方が明確になり、組織全体の一体感がアップ。理念や方針、ビジョンに向かって足並みを揃えて取り組むことができます。
アシミレーションの手順
ここからは、アシミレーションの導入手順を順番に説明していきます。
ファシリテーターの選出
アシミレーションを行なう上で大きな役割を担う、ファシリテーターの選出を行ないます。ファシリテーターは、リーダーの部下にあたらない別部署や人事スタッフなどにお願いすることが一般的です。必ず中立の立場で進めてくれる第三者を選ぶことがポイントです。ファシリテーターを選出したら、チームのメンバーたちにアシミレーションを行なうこと、相互理解を深めることが目的であることをしっかり伝えます。そして、リーダーにはその場から退出してもらいましょう。
メンバーの意見をヒアリング
リーダーの退席後、ファシリテーターが進行役となり、アシミレーションを進めていきます。
- リーダーについて知りたいこと
- チーム全体やメンバーについて知っておいてほしいこと
などをメンバーにヒアリング。さらに具体的な意見を引き出すために質問をしていきます。この時、ファシリテーターはメンバーから出た意見をしっかり記録しておきましょう。
リーダーに不満が多いチームであれば、愚痴や悪口だけが上がるケースがあります。その場合、ファシリテーターがリーダーの言動に対するフォローを入れるなど、舵取りを行なわなければなりません。本来の議論からずれてしまわないようにコントロールして行なうことが大切です。険悪な雰囲気になり、相互理解から遠ざかってしまわないように、注意しましょう。
リーダーが内容の説明・意見を聞く
質問に対して一通りの意見が出たら、メンバーたちに部屋から退出してもらいます。そして入れ替わりにリーダーを入室させ、ファシリテーターからメンバーたちの意見を伝え、フィードバックを行なっていきます。メンバーたちの意見を伝える際に絶対に注意しなければならないのが、誰が言っていたかを隠すことです。必ず匿名で説明を行ない、フォローやアドバイスなどを加えつつ、ありのままの意見を伝えるようにしましょう。
リーダーがメンバーへ意見を伝える
リーダーへのフィードバックが終了後、アシミレーションに参加したリーダーとメンバーを全員集め、最後の段階に移ります。リーダーにとって厳しい意見などもあるかもしれませんが、相互理解を深めるためにも、出た意見に対しては一つひとつ丁寧にコメントを返していくのが良いでしょう。また、リーダー側から知りたいことがある場合は、メンバーに対して質問することもできます。出てきた意見に対して丁寧に答え、今後はこうしていきたいと改善する姿勢を見せることで、チーム全体の良い点と悪い点を知るキッカケになるはず。そうして、真の相互理解につながっていくのです。
アシミレーションを行なう際の注意点
アシミレーションを行なう際に、気を付けなければならない注意点がいくつかあります。アシミレーションをスムーズに進め、良い結果へとつなげるためにも、以下の注意点は必ず押さえておきましょう。
ファシリテーターは中立の人物を選ぶ
前述したように、アシミレーションを行なう上で、最も重要なのがファシリテーターの選出です。ファシリテーターが中立ではなく、リーダーかメンバーのどちらかに偏っていれば、アシミレーションの公平性は失われてしまいます。中立な意見を引き出すことでアシミレーションの効果は発揮されるため、リーダーにもメンバーにも肩入れしない中立で公平な人物を選ばなければなりません。
また、ファシリテーターには、上手に質問するスキル、意見を聞き出すスキル、聞き出した内容をうまく伝えるスキル、フォローやアドバイスを行なうスキルが求められます。これら全てを兼ね備えた人物を選ぶことで、より効果的なアシミレーションとなるでしょう。
誰もが意見を言い出しやすい雰囲気をつくる
2つ目の注意点は、アシミレーションを行なう際の雰囲気です。まず、メンバーたちには、意見を匿名で伝えることを必ず知らせておかなければなりません。自分の意見が漏れてしまう可能性があれば、正直な気持ちを口にすることも難しくなってしまいます。そうなるとせっかくのアシミレーションも無駄に終わってしまうため、匿名で意見を伝えることは必ず最初に共有しておきましょう。
また、意見は同じメンバーばかりでなく全員から聞くことが大事です。同じ人ばかりの意見では、個人的な話になり、内容も偏ってしまいます。ファシリテーターには全員からまんべんなく意見を引き出してもらうようにしてください。
メンバーたちの意見は必ず匿名で伝える
これも繰り返しになりますが、匿名で意見を伝えることを徹底しなければ、アシミレーションの大きな効果は期待できません。リーダーの立場からすると、誰から出た意見なのか知りたくなるかもしれませんが、それを知ってしまうと、業務に悪影響を及ぼす可能性もあります。意見の正当性・真剣さ・クオリティを保つためにも、誰が言ったのかは伏せておかなければなりません。
前向きな意見交換・相互理解を意識
アシミレーションの目的は、あくまでリーダーとメンバーの相互理解です。「リーダーの悪口やイヤなところを言って、直してもらいたい」が目的ではないので、そこを理解して参加しなければなりません。
実際に、日本GE社長兼CEOを務める安渕聖司氏は、過去のアシミレーションで、「会議で悪い話になった際に怒らないでほしい」「興味のない話になった瞬間、他のことを始めないでほしい」など厳しい意見をぶつけられたそうです。安渕氏自身も自覚していた行動ではなかったため、「強烈だった」とインタビューで語っています。
しかし、リーダーとして「自分が気づけなかったことを伝えてくれて、ありがとう」と感謝できたといいます。このように、前向きな意見交換を通して建設的で将来につながる場にすることが、アシミレーションの本来の目的なのです。愚痴や文句だけの言い合いにならないように、配慮して取り組みましょう。
アシミレーションで強いチーム形成を
アシミレーションは、リーダーとメンバーの間にある溝を埋めるきっかけとなる、効果的な方法であることがわかっていただけたでしょうか。チームの団結力が高まれば、生産性のアップ、離職率の低下と多くのメリットを得ることができます。また、社内に雰囲気の良いチームがあることで、他のチームに刺激を与えることにもつながるはず。
特にここ数年は、コロナをきっかけに在宅勤務の普及が進んでいます。お互いに顔が見えない状況の中で、コミュニケーションを取ることに難しさを感じる機会も多くあるのではないでしょうか。だからこそ、定期的にコミュニケーションの場を設け、組織内の声を拾い上げる必要があるのです。新チームの足並みを揃えること、既存チームの活性化、そしてコミュニケーション促進が期待できるアシミレーション。貴社でもぜひ導入してみてください。
まとめ
本記事では、チームのリーダーとメンバーの相互理解を深められるアシミレーションについて解説しました。最低限のコミュニケーションだけで乗り切っているチームや、コロナの影響から意思疎通が難しくなっている組織など、活用できる企業は多くありそうです。リーダーとメンバーがお互いのことを考える良いきっかけになる方法ですので、組織の状況に応じて、実施してみてはいかがでしょうか。アシミレーションを通して、リーダーとメンバーが理解し合い、より強いチームとなるために参考にしていただければ幸いです。
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