企業が成長し、発展し続けていくためには「組織の活性化」は必要不可欠。経営陣にとっても、離職者が少なく、従業員がいきいきと前向きに働いてくれる職場環境が理想でしょう。あなたの会社の組織は今、どんな状態でしょうか。
- 何となく元気の無い従業員が目立つ。
- 従業員がモチベーションを上げられていない。
- なかなかリーダーが育っていない。
- 新人がすぐ辞めてしまったり離職者が多かったり。
といったことはありませんか？もしそのような傾向が見られるなら、組織自体に元気がない証拠。企業を成長させるためには、組織を活性化させ、改革していく取り組みが必要です。本記事では、企業にとって組織活性化がなぜ必要なのかといったことから、組織活性化のポイントやすぐにでも取り組める施策などをご紹介していきます。
採用でお困りではないですか？
無料で求人を掲載したい方は、engage（エンゲージ）に無料登録を。Indeedをはじめ、求人ボックス 、スタンバイ、Googleしごと検索などの求人サービスにも自動で掲載されます（各社の掲載条件を満たした場合）。
engage（エンゲージ）の導入社数は、40万社を突破。東証プライム上場のエン・ジャパンが手掛けるサービスですので、安心して利用いただけます。（無料）
組織活性化とは？
まず、そもそも「組織活性化」の定義について改めてご説明します。「組織が活性化している状態」とは、企業に属する従業員一人ひとりが、会社のビジョンや目標を理解し、その達成に向けて主体的に仕事に取り組んでいる状態と言えます。組織が活性化されると、従業員は“自分の行動の動機”ができるので、目標が定めやすくなり、その目的や目標の達成に向けて積極的に活動できるようになっていきます。
そして一人ひとりが主体的になることで、チームや周囲のメンバー間のコミュニケーションも活発になります。お互い切磋琢磨して、ときにはフォローし合いながら仕事に取り組めるようになると、自然と仕事やプロジェクトがスムーズに進むようになり、良い成果を生み出しやすくなります。組織活性化は、組織開発はもちろん、会社の業績向上や事業拡大の大きな原動力になります。
組織活性化が注目されるようになった背景
「組織活性化」が注目されるようになった背景には、世の中のIT化による環境の変化が考えられています。多くの企業では、IT化によって業務が細分化され、担当者ごとに業務を振り分けて担当させるようになりました。個人の負荷が減って業務効率は上がったものの、チャットやメールといった便利なツールができたことでメンバー同士が対面でコミュニケーションする機会は減ってしまいます。
また、業務の細分化によって個人で業務を完結する形が増えました。業務を誰かと一緒に進めるというよりも、Aさんの担当はここまでで、その先はBさんが担当…という流れができたことで、自然とコミュニケーションする必要がなくなってしまいます。そうした環境で“個”の意識が強くなっていくと、他のチームや組織への興味や協力などへの意識が薄くなってしまいます。
さらに、個人の評価基準が数値目標ばかりになってしまう環境下では、自分の業務に集中するあまり他人に構っていられなくなるでしょう。IT化によって多くのメリットを享受できたのも確か。しかし同時に、“従業員間のコミュニケーション不足”を生み、そのような環境が組織全体を成長しにくくさせてしまったとも言えます。そうした背景から、企業では組織開発のための施策が必要と考えるようになりました。
会社の成長のためには組織活性化が不可欠
組織が何らかの原因で停滞している場合、
- 従業員がいきいきと働けない
- チームとしての一体感が生まれない
- 離職率が高くなる
といった問題が発生し、会社の業績にも大きな影響が出ます。上記の項目で述べたように、分業化によって個人の担当業務範囲が明確に決められてしまうと、チーム全体の動きに意識が向かなくなり、新しいアイデアを考えることもしなくなったりやりがいを見出せなくなったりします。
そして、従業員同士のコミュニケーションが減ると、チームに一体感が生まれづらくなります。有意義な情報交換や切磋琢磨し合う機会のない組織にいると、徐々に帰属意識も薄まるでしょう。「自分は何のためにこの会社にいるのか」「何のために働いているのか」と疑問や不安が生まれ、優秀な人材や意欲の高い人材ほど離れていってしまうことに。そうならないためにも、“チームや組織全体としての成長”を目指す＝組織を活性化させる施策が必要なのです。
活性化している組織とは？
具体的に、どのような組織が活性化している状態と言えるのでしょうか。もう少し詳細に説明していきます。
従業員に経営理念やビジョンがしっかり共有されている
経営陣の想いと従業員の考えが合っていない、または経営陣の想いを従業員が知らないという場合、会社が目指す目標達成は実現しにくくなります。まずは、会社の理念や方向性、ビジョンを従業員に共感してもらうことが重要です。会社として「何を大事にしているのか」「どんなビジョンを持っているのか」「従業員のミッションや会社が叶えたいことは何か」などをしっかり共有し、きちんと従業員が理解できていれば、目指す目標に向かいやすくなります。
従業員が目標達成に向けて主体的に取り組んでいる
「目標を達成したい」というモチベーションが生まれると、人は主体的になり、積極的に行動するようになります。明確な目標があり、従業員全員がその達成に向かって自分の役目を果たそうという意識が根づくと、さまざまな意見や提案の発信が増え、お互いに協力し合えるようになっていきます。その結果、良いアイデアや成果が生まれていく組織になり、個人としても成長できます。
従業員の成長を促す育成体制が築かれている
多くの従業員が成長することによって、その成功体験から育成スキームができ上がっていきます。人材を組織内で育てるためには、何より「自分たちが成長できた」という根拠となる体験が必要。そのため、自分たちが学んだことを伝授する風土が根づくことで、育成体制ができていくのです。そうすれば、新しく入社する人たちを自分たちで育てることができ、また育てる側もさらに成長できる、という好循環が生まれます。
従業員同士のコミュニケーションが活発
組織内で自然なコミュニケーションが取れていると、従業員同士の情報共有が活発になり、自然と帰属意識が高まります。お互いのコミュニケーションがスムーズにできていると、ふとした会話や情報交換から新たな視点や気づきがもたらされる機会が増えていきます。「自分がチームの役に立つことができた」「みんなが頑張っているから自分も頑張れる」という意識が生まれることで、団結力も高まっていきます。
組織活性化へのカギとなるもの
では、そのような「活性化した組織」をつくるために必要なことは何でしょうか。私が考える大きなカギは2つあると思います。
社会的使命感を持ってもらうこと
組織や会社の方針をビジョンとして形にしてあると従業員は受け取りやすく、それを共有することで社会的な使命感を持ってもらうことがとても大事。
- この会社・組織は何を目標にしているのか
- 何のためにこの仕事をしているのか
- この仕事が社会にどう貢献できるのか
をきちんと理解することで、従業員が自分の明確な目標、ミッションを持つことができます。従業員に共有する際は、会社の経営方針や計画を立てた理由や背景まで伝えることで理解しやすくなるでしょう。また、「自分の仕事が社会に役立っている」と実感できることで、自分が何をすべきかが明確になったり、社会的意義が生まれたりします。自分の存在意義や介在価値を見出せることがやりがいになり、仕事に対するモチベーションが上がることにもつながります。
社内コミュニケーションの活性化
業務効率化や生産性向上のために分業制やリモート勤務を導入するのは悪いことではありません。しかしその一方で、チーム全体で集まる機会や対面でのコミュニケーションが減ってしまいます。だからこそ、意識的に従業員間でコミュニケーションを取る機会を増やすことが大事です。
従業員同士の交流が減ってしまうと、他人や他チームへの協力意識が薄くなったり、どの部門に誰がいるのかなども分からなくなったりしてしまうことも。そうなれば、ますます自分の役割だけしっかり果たせば良いとなってしまうでしょう。従業員全員が帰属意識を持って、同じ方向を向いて仕事に取り組み、会社・チームとして成長していくためには、従業員同士が活発にコミュニケーションを取れる環境が不可欠なのです。
組織を活性化させていくための具体的な取り組み
ここまで、活性化した組織についてご説明してきました。では実際に、そのような組織をつくるために会社としてどんな取り組みができるかを考えていきましょう。ここでは早期に取り組みやすい7つの施策をご紹介します。
上司との定期面談などコミュニケーションの場を増やす
リーダーや上長などとの定期的な1on1面談の実施は必須です。といっても、単なる振り返りや評価だけの面談では意味がありません。面談内で意見交換をしっかり行なうことが大事。個人的な目標や会社のビジョンに対する想い、仕事やプライベートの悩みや不安など、深いところまで話し合えるような関係性をつくれると良いでしょう。
定期的な密のコミュニケーションは、誤解やわだかまりが生じにくく普段からスムーズな意思疎通ができる関係性をつくることにつながります。そして上司と部下の信頼関係が築かれると、風通しの良いチーム・職場になるのです。また、部署や職種などの壁を超えた上長との面談＝ナナメ面談を取り入れるのも有効的。直属の上司とは違った視点からアドバイスをもらえたり、相談先が増えた安心感も生まれたりします。
マルチ担当制を導入する
業務の属人化は様々なリスクもあります。従業員やチームにモチベーションを高めてもらうために、下記のようなマルチ担当制を導入することがおすすめです。
- 1人が複数の部門を担当
- 1つの業務に複数名の担当者を配置
個人が複数部門を担当することで、これまでと違う視点を持てるようになります。他の部門では何をしていてどんな人がいるのかも把握できますし、自分の担当部門を外から見る客観的視点も身につき、視野を広げられます。また、1つの業務にメイン担当・サブ担当など複数名の担当者を配置すると、「この人がいないとわからない」といった属人化を防げます。メンバー同士で色々な考えや意見を交換できるようになることで判断材料も増え、より効果的なアイデアや施策が生まれることも期待できます。
社内懇親会・キックオフなどを実施する
チーム単位や部門単位でミーティングを実施している企業は多いと思いますが、「従業員全員が集まれる機会」を設けることも大事です。オンラインでも実施できますので、リモート勤務が増えている状況下でも、従業員同士の情報共有やコミュニケーションを図ることができます。
ただ、単に集まって飲むだけ、経営陣から実績などを報告するだけ、といった場にすると意味がありません。また、回数が多いと徐々に特別感もなくなるため、あまり頻繁に実施しない方が良いでしょう。年に1度・四半期に1度などでの開催が有効的です。そして、主催を従業員に任せることも重要。たとえば、幹事を持ち回り制にする、表彰など成果を称賛し合うコーナーを作る、会社やチームのビジョンを共有・発表する、など参加意義を持ってもらえるようにすると従業員が楽しめる会になるでしょう。
従業員の育成体制を整える
新しい人材の入社は組織に刺激を与え、新人の育成をチーム全体で行なうことで組織やチームは活性化します。だからこそ、教育制度や育成カリキュラムをつくって“人を育てる文化をつくる”ことは、企業にとって非常に重要なことなのです。先輩が自分の知識やノウハウをレクチャーしたり、OJTで一緒に実務を行ないながら教えたりなど、みんなで新人を育てることでコミュニケーションが増えます。さらに、業務的な知識やスキルだけではなく、従業員のレベルに合ったカリキュラムを作って定期的に研修を実施したり、ヒューマンスキルを高めるような教育も行なったりできるとなお良いでしょう。
ITツールを有効的に活用する
ITツールはすでに導入しているという企業も多いと思いますが、ITの活用を組織活性化に有効的に使うようにしましょう。もし、社内のIT化が進んでいないようであれば、まずは従業員のITリテラシーを高める必要があります。チャットやSlack、メールは対面コミュニケーションが減ってしまう面もありますが、「同じ情報を従業員全員で共有できること」が大きなメリットです。
迅速に情報を共有できるようになり、伝聞による認識の違いや乖離を防ぐことができるため、従業員全員が同じように利用できる環境を整えることが大前提です。もしITが苦手な人がいれば、得意な人をIT推進担当にしてレクチャーする場を設けたり、新しいツールの開拓を任せたりして、組織全体の底上げを行なう取り組みをしてはどうでしょうか。
フリーアドレス制を導入する
フリーアドレス制は、従業員が固定の席を持たず、その日の状況や気分によって自由に席を決められるものです。固定席だとチームや役職などで隔たりができ、横のつながりが持ちづらく、チームを超えたコミュニケーションが取りにくいという面があります。学校ではないので、頻繁に席替えをする余裕もないでしょう。
フリーアドレスを導入すれば、従業員が自由度を感じられることでコミュニケーションがしやすくなります。毎日違う景色を見て違うメンバーと過ごすことが刺激にもなるでしょう。新たな交流が生まれることで、新しいアイデアが沸いてくるといった期待もできます。ただし、現状のオフィス環境によってはレイアウト変更などが必要になるかもしれません。
ピアボーナス制度を導入する
ピアボーナス制度とは、仲間（peer）と報酬（bonus）から生まれたもので、従業員の頑張りや個人に対する日頃の感謝の気持ちを、メッセージやポイントなどの形で贈れる仕組み。近年、この制度を導入している企業が増えています。会社が定めている評価基準とは別に、従業員同士で送り合える“成果給”のようなイメージです。
たとえば、成果が数字で現れないような職種の従業員や、人知れず努力を続けている従業員などを称賛することにも役立ちます。贈った・贈られたタイミングでコミュニケーションが発生することで新たな交流の場にもなりますし、従業員同士が手軽に称賛し合うことで雰囲気が良くなったり、違う部門・職種の従業員に関心を持つキッカケになったりなど、多くのメリットがあるでしょう。
組織活性化に成功した企業の事例
続いては、組織活性化に成功した企業の事例を紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。
機械の輸入・販売を行なうA社の事例
産業用機械の輸入・販売を手がけるA社は、社員や組織の課題の把握と社員教育を目的に、外部の講座を受講。すると、目標達成にこだわる姿勢や自分自身を変化させていく気持ちが会社全体として低いことが判明しました。
その後、受講後に設定した行動目標の共有や、意見交換などを実施。社員が主体的に参加する仕組みや風土をつくったことで社員からの提案の数が増え、業績は前年比110％を記録しました。
広告代理・イベント業を行なうB社の事例
広告代理業やイベントの制作・運営など、エンターテイメント分野において幅広い事業を手がけているB社。分野が幅広いことから、事業部門ごとに動き方が異なっており、部門間の隔たりや、現場の声が上層部に届きにくい状態が大きな課題でした。そこで、社員の声を集めたところ、約3割の社員が社内コミュニケーションの改善を求めていることがわかりました。
収集したアイデアの中から、実施のしやすさと得られる効果の高さなどを軸にアイデアを決定。レクリエーションを取り入れた全社での忘年会を開催したことで、多くの社員から「こういう機会が欲しかったんです」と喜ばれ、社内コミュニケーションが大いに改善されました。
まとめ
会社の成長や目標達成のためには、チームや組織を活性化させることが不可欠であり、組織活性化には従業員同士が自然とコミュニケーションし合える環境づくりが大事であることがわかりました。もし今の会社・組織が、あまり元気が無いな…と感じたら、まずは会社のビジョンや想いを従業員全員に共有しながら、同じ方向を向いて仕事に取り組める土台をつくる必要があります。
社内のコミュニケーションが活気あるものになるよう、できることから取り組んでみてはいかがでしょうか。新しいことに取り組む際には、会社側からの一方的な指示にならないよう、どのような意図・目的で行なうのかをきちんと説明することも大事。より良い会社づくりに向けた施策であることが従業員にしっかり伝われば、前向きに取り組んでくれるはずです。従業員がモチベーション高く働ける、元気な組織づくりを目指しましょう。
採用でお困りではないですか？
無料で求人を掲載したい方は、engage（エンゲージ）に無料登録を。Indeedをはじめ、求人ボックス 、スタンバイ、Googleしごと検索などの求人サービスにも自動で掲載されます（各社の掲載条件を満たした場合）。
engage（エンゲージ）の導入社数は、40万社を突破。東証プライム上場のエン・ジャパンが手掛けるサービスですので、安心して利用いただけます。（無料）
engage採用ガイド編集部は、人材業界で長く活躍している複数のメンバーで構成されています。人材業界で営業や求人広告ライターなどを経験したメンバーが、それぞれの得意領域を担当し、専門的な知識に基づき執筆を行っています。
engage採用ガイド編集部は「採用に悩む経営者・人事担当者の頼れる相談先」としてこれからも日々情報をお届けしていきます。 ※engage採用ガイドはエン・ジャパン株式会社が運営している情報サイトです。
