「採用活動をしたいものの、そもそも何から手を着ければ良いのか分からない…」と、悩みを感じている中小企業の経営者、採用担当の方もいらっしゃるかもしれません。
貴重な予算や人員を投資するからには、効果的な採用活動を行ないたいですよね。そこでこの記事では、採用活動について「いつ」「どのタイミングで」「何を考え」「どのように進めていけばよいのか」説明します。またコロナ禍での採用活動のトレンドなどについても解説。採用活動が不慣れな方でも、これを読めば採用活動の基本が分かります。
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- 採用活動とは？
- 新卒と中途の採用活動の違い
- 採用活動の各ステップのポイント
- 採用活動を成功させるポイント
- 現在の採用市況について
- 新型コロナウイルスの企業の採用活動への影響は？
- 採用活動のトレンド
- 採用に予算がかけられない方は、無料で使えるengage(エンゲージ)
- engage（エンゲージ）を使うメリットは？
採用活動とは？
採用活動とは、採用計画から募集手法の選定、選考基準・選考方法、入社後の育成…などの一連のプロセスをすべて含めた活動を指します。「採用」と聞くと、求人媒体に掲載したり、面接をしたりなどをイメージされるかもしれませんが、それらは採用活動全体の一部に過ぎません。採用活動は「採用計画を立てる」「内定後のフォローをする」「入社後の定着を図る」など、もっと広い採用に関わる工程全体を指します。
採用活動を行なう目的は？
そもそも、なぜ採用活動を行なうか説明できますか？「人材が必要だから」「人材が足りないから」という回答では、本質を理解できているとは言えません。採用活動とは、会社を成長させるため、より具体的に言えば、経営計画や事業計画を達成することを目的としています。
会社や事業で年間売上10億円を目指しているのであれば、10億円という目標を達成させるために人材を採用するのです。現状の人員では9億円しか売上が達成できそうにないから人員を増やして、差分の売上1億円を埋める。そのために行なうのが、採用活動です。
当たり前に聞こえますが、これをしっかり理解することで、どのような採用活動をすべきなのかが良く分かるようになります。
新卒と中途の採用活動の違い
採用活動は、大きく分けて「新卒採用」と「中途採用」があります。両方とも用語としては馴染みがあるかもしれませんが、対象や目的、スケジュールなどは全く異なるので、改めて「新卒採用」「中途採用」それぞれの特徴について説明していきます。
新卒の採用活動
新卒の採用活動は、主に学生を対象に将来のポテンシャルを重視して、行なわれるものです。具体的には、企業が安定的に事業を継続していくための人員強化や、新しい価値観や考え方の社員を入れることによる組織活性化、将来の幹部候補の育成、などを考えている場合は、新卒採用を行なうことが多いです。
メリットとしては、自社が初めての就業することになるので、企業文化の浸透度が高く、組織の活性にもつながることが挙げられます。一方で、自社の戦力となるまでに、時間や育成コストを要してしまう面も。また、学校の就職活動に合わせて行なう必要があるため、スケジュールが定められているのも特徴です。
たとえば、2021年大学卒の場合、大まかに3月から採用広報（求人掲載）開始、6月から選考開始、10月から内定となります。2020卒採用までは経団連が就活ルールの策定を進め、今後は政府主導で就活ルールを策定、運用することになりますが、2022年卒採用も同様の動きになることが予測されます。
中途の採用活動
一般的には就業経験のある人を採用することが中途採用になります。具体的には、欠員が生じ、特定の業務を担える人を採用したい場合や、事業拡大に伴い、特定の能力を持った人を採用したい場合などに中途採用を行ないます。
メリットは、即戦力になる点。新卒採用とは異なり、育成コストもかからない場合が多いため、入社して、早いタイミングで、自社の売上への貢献が期待できます。一方で懸念点は、早期離職です。社風に馴染まなかったり、すでに確立されている自身のやり方に固執してしまうことで、ミスマッチが起きてしまう可能性があります。
選考スケジュールに関しては、新卒採用が学生主体だったのに対して、中途採用では、各企業主体で進んでいきます。採用ニーズが発生した段階で随時行ない、応募～内定までの期間も1ヶ月以内の場合が少なくありません。新卒採用より、早く進んでいきます。下記は、新卒採用と中途採用の比較したものです。
| 新卒採用 | 中途採用 | |
| 目的 | ・組織の人員配置の最適化 ・組織活性化 ・幹部候補の育成 |
・欠員補充 ・事業拡大に伴う人員強化 |
| ターゲット | ・就業未経験者 ・学生 |
・就業経験者 ・社会人 |
| スケジュール | ・長期（半年～1年） ・一括採用 |
・短期（数週間程度） ・随時採用 |
| メリット | ・価値観や社風の浸透度が強い ・人員配置の最適化 ・組織の活性化 |
・即戦力の確保 ・ノウハウやナレッジの獲得 ・選考過程が短い |
| デメリット | ・戦力化までに時間を要する ・選考過程が長い ・育成コストがかかる |
・価値観や社風のミスマッチが発生する可能性 ・仕事の進め方の違いが発生する可能性 ・育成に十分なコストをかけることが難しい |
採用活動の各ステップのポイント
ここからは、具体的な採用活動の業務に関して見ていきます。どのようなステップがあり、各ステップにおいて、何を考えて、何を実行していけばよいのか説明します。
採用計画をたてる
採用計画を立てるうえで、まず大切なことが、事業計画を理解することです。先ほど述べたように、事業計画を達成させるために人材を採用をするのですから、事業計画をしっかり理解する必要があります。いつまでに、どの程度の業績を見込んでいるのか。どんな戦略で事業を推進していくのか。こうした事業についての理解が不可欠です。
そこから、計画している業績を達成するために、どのような経験もった人が何名必要になるのか、いつまでに採用する必要があるのか、各事業部門と綿密に打ち合わせを行ないます。その際に、採用したい人材について、必須で求める経験・スキルと、あれば望ましい経験、または価値観や志向性などを言語化しておくことが大事です。
募集活動を行なう
採用する人物像や人数などの計画が定まったら、実際に募集活動に入ります。募集活動で求められる考え方が、「採用広報」です。採用広報とは、自社が求める人材からの応募を促すだけでなく、採用後の定着・活躍まで見据えた人材を採用するための広報活動のことです。これを意識することで、自社によりフィットする、入社後に活躍できる人材からの応募を図り、採用につなげることができるのです。求人広告、人材紹介、採用サイト、自社ブログ…様々な方法で募集活動を行なうことができます。
選考
募集をして応募が集まってきたら選考に進んでいきます。ここで大事なのが、優秀な人材を採用するのではなく、自社にフィットする、適切な人材を採用すること。具体的に経験がとても豊富な方から応募があった場合を考えてみましょう。面接をして、スキルはとても良かったものの、社風や考え方が自社に合っていないと感じられた場合、どのように判断されますか。経験があり、優秀な方なので迷うかもしれません。
しかし、自社がチームワークを重視する風土なのに対して、周りと協力しない、助けないなど、個人で働く意識が強かった場合、入社しても早期離職の可能性も。もしそうなった場合、双方にとってもったいない結果になってしまいます。
自社にフィットする、最適な方の採用を行なうためには、必須の要件と、あればよい要件を分けて考えるとよいでしょう。その際、要件はスキルと考え方の二つで大きく分けて考えることで、より自社に適切なフィットする方の採用を行なうことができます。
内定者フォロー
無事に内定が決まっても、まだ気は抜けません。エン・ジャパンの調査によると、選考辞退の内、56%は内定後に起きているといいます。
出典：人事のミカタ 希少な応募者を逃さず！選考・内定辞退を減らす！すぐ真似できる16の手法も紹介！辞退の心理 [増補改訂版]
内定辞退を防ぐためには、定期的にフォローや面談などの接点を持つことが大切です。人事や社長だけではなく、入社後に一緒に働くことになる部署の社員との面談や、特に新卒の場合などは、同期入社の内定者同士でのコミュニケーションの機会を設けるのもよいでしょう。
分析・改善
一度定めた、採用計画～内定者フォローまでの流れについては、定期的に分析・改善を行なうことが大切です。下記の図のように、各ステップの歩留まり人数を一覧で出して、どの部分に、どのような改善を行なうべきなのかを考えていきます。
たとえば、応募が集まっていない場合、募集方法が良くないのではないかと考え、採用手法の取捨選択や打ち出すメッセージ、文章の見直しを行なうと良いでしょう。応募は来ているものの、面接を通過しないのであれば、そもそもの採用ターゲットが正しいのか、面接基準は適切なのか見直しを行なう必要があります。このように、どのステップで課題があるのかを見つけ、打ち手の実施を繰り返すことで採用活動を成功に導くことができます。
定着・活躍につながる育成
採用活動の最後のステップは、入社後の定着や育成です。せっかく人員も予算もかけて採用活動を行なったにも関わらず、定着が叶わなかったら、大きな機会損失になってしまいますよね。
エン・ジャパンの調査によると、37%の企業が、自社の中途入社社員の定着率について、「低い」と答えました。このように定着に課題を抱えている企業は少なくありません。では、 定着・育成を促すには、どうすればよいのでしょうか。それは、計画を立てることです。入社者が今後どのような段階を踏んでいくのか、時間軸と共に計画を立てていくことが大切になってきます。
たとえば、下記のように整理すると分かりやすいでしょう。
・入社後、まずは会社に慣れてもらうフェーズ （1カ月後程度）
・独り立ちして自身で業務を完結できるフェーズ（3カ月後程度）
・プレイヤーとして、高い業績を出せるようになるフェーズ（6か月～12カ月後程度）
・マネジメントの立場にて、チームやグループを引っ張るフェーズ（18か月後程度）
各フェーズにおいて、必要な事項を、スキルと考え方に分けて、研修を行います。また、定期的に面談を設けて、入社者の悩みや不安を都度解消する機会を設けることも大切でしょう。
採用活動を成功させるポイント
採用活動について、ステップ毎に進め方や、必要な考え方について説明をしてきました。通常であれば、今まで見てきた通り、事業計画を元に採用計画を定め、募集や選考を行っていきます。しかし、コロナウイルスに伴い、事業の見通しも立たない今、採用活動においては、「求める人材像の明確化」と「採用コストの低下」がキーワードになってきます。コロナウイルスの影響を受けている市況の中で、採用活動を成功させるために、どのようなことが求められているのか、見ていきましょう。
求める人材像を明確にする
まず重要なことは、求める人材を明確にすることです。求める人材を明確にするうえで、具体的には下記を考えるとよいでしょう。
「会社の事業計画」
「現在の組織体制」
「今後必要になる人材・組織編制」
「必要になる人材がどのようなスキル・考えを持った人が良いのか」
どのような採用市況においても、「求める人材像を明確にする」ということは重要です。社会全体として、新型コロナウイルスの影響で売上が低下したり、倒産になってしまったり…と、不況状態が続いている今の市況下の中においては、「売上げを再び拡大させるための人材確保」がより必要になっています。
「新しい生活様式」にあった手法・制度を整えること
求める人物像を明確にすることに加えて、コロナ禍で人材を採用していくためには、「新しい生活様式」にあった手法・制度を整えることも大切です。例として挙げられるのは、このようなものになるでしょう。
・テレワークやローテーション勤務
・時差通勤でゆったりと
・オフィスはひろびろと
・会議はオンライン
・名刺交換はオンライン
・対面での打ち合わせは換気とマスク
・業種ごとの感染予防ガイドラインは、関係団体が別途作成する予定
求職者もコロナウイルスの影響を受けて、企業側がどのような対応をしているのかは、特に見ているポイント。「新しい生活様式」に対する、企業の柔軟性によって、候補者の志望意欲への影響も考えられます。一方で、全てをすぐに変えていくのは、現実的に難しいと思います。大切なのは、できるところから少しずつ行うこと。また、変えるのが難しい部分に関しては、今後の見通しや、難しい理由などを説明していくことも必要になってきます。
現在の採用市況について
実際の採用活動に入る前に、もう一つ把握しておいたほうが良いことがあります。それは、採用市況について。採用活動を行なう場合、採用市況が売り手市場なのか、買い手市場なのかによって、自社が望む人物を採用できるか、できないかが大きく変わってきてしまいます。
売り手市場とは、1人に対して求人がたくさんある状態。つまり、求職者が選べる立場で、求職者優位な状態です。一方で買い手市場とは、1人に対して求人が少ない状態。つまり、企業が選べる立場で、企業優位な状態です。
失敗できない採用活動だからこそ、採用市況について、売り手市場なのか、買い手市場なのか、その要因は何なのかを知り、適切な戦略をねることが大切です。次に最新の採用市況について把握をしておきましょう。
有効求人倍率は低下し、買い手市場に反転傾向
厚生労働省が発表した2020年3月の有効求人倍率は「1.39倍」。前月に比べて0.06ポイント低下と大幅な低下となりました。
出典：人事のミカタ 企業が知るべき「新しい採用と生活様式」のポイント コロナ時代の採用考
コロナウイルスの影響で、採用市況は、昨今の求職者優位の売り手市場から反転、企業優位の買い手市場の傾向が強まっていることが分かります。また、厚生労働省が発表した2020年年５月度の最新の有効求人倍率は、1.20倍で、さらに低下傾向になっています。このような状況の中で、今後も買い手市場（企業優位な状態）は強まっていくことが考えられます。
新型コロナウイルスの企業の採用活動への影響
2008年～2009年のリーマンショック時よりも、企業業績に影響すると目されているコロナショック。実際に企業の採用活動にどのような影響を及ぼしているのでしょうか？エン・ジャパンのデータによると、コロナウイルスの企業への影響について。半数以上の企業が「影響が出ている」と回答しています。また、「今後、影響が出る可能性がある」と回答した企業も35％あり、ほとんどの企業で影響は避けられないという結果になりました。
出典：人事のミカタ 企業が知るべき「新しい採用と生活様式」のポイント コロナ時代の採用考
具体的には、「業績への影響（売上減少）」が70％と最多。次いで、売上げに直結する「展示会、イベントの中止・延期」が46％。事実、政府からも雇用調整助成金の特例措置や、持続化給付金などの緊急対策は矢継ぎ早に発表されるほどの状況になっています。
出典：人事のミカタ 企業が知るべき「新しい採用と生活様式」のポイント コロナ時代の採用考
新型コロナウイルスの企業の採用活動への影響は？
コロナウイルスが企業の経済活動全般に大きな影響を与えていることが分かりました。それでは、採用に関してはどのような影響がでているのでしょうか？
影響がでている企業が大半
多くの企業で、売上への影響がでています。売上が減少することで、新たな人手を採用することが難しくなります。結果、採用を減らす決断をする企業が少なくありません。
出典：人事のミカタ 企業が知るべき「新しい採用と生活様式」のポイント コロナ時代の採用考
中途採用の活動を再開する見込みについて、約7割の企業が「緊急事態宣言解除後、様子を見て再開予定」と回答しています。当初計画していた採用活動を、緊急事態宣言を受けて、一次ストップして、様子を見て再開をしたいと考えている企業が多くなっているのです。この先もどうなるか分からない新型コロナウイルス。
緊急事態宣言が解除になり、落ち着いていけば人手を増やし、売り上げ増加させていきたいところですが、第二波などを考えると、また売り上げ減少になる可能性もあるため躊躇している企業が多いのかもしれません。
採用活動の再開見込
では、具体的な再開の時期については、どう考えているのでしょうか。
出典：人事のミカタ 企業が知るべき「新しい採用と生活様式」のポイント コロナ時代の採用考
「近日中に再開したい」が20.1％、「1～2ヶ月以内に再開したい」が31.6％となり、合計50％以上の企業で、緊急事態宣言解除後2カ月以内に中途採用を再開したいと考えています。今は世の中の動きが読めないのですが、落ち着いたら採用活動を再開したいと考える企業が多くいることが分かっています。
採用活動のトレンド
コロナウイルスの影響はあるものの、多くの企業が採用活動を再開したいと考えていることが分かりました。再開を考えている一方で、コロナウイルスの影響は、まだまだ続くと考えられます。今後、コロナウイルスの影響のある中で、どのように採用活動を進めていけばよいのかを、各企業が考えていく必要があります。では、コロナ禍の採用において、トレンドになっていくことは何なのでしょう？それは、「採用のオンライン化」と「ジョブ型雇用」が挙げられます。
加速化する採用のオンライン化
採用のオンライン化とは、採用面接や面談、会社説明などをオンラインで実施すること。たとえば、テレビ電話・Web会議システムツールを使用して、オンライン（WEB）上で行なう「オンライン面接・面談」などです。2020年4月時点で、エン・ジャパンの調査で、面接・面談のオンライン化を行っていると答えた企業は61％に上り、感染症対策として多くの企業が取り組み始めています。
出典：人事のミカタ 企業が知るべき「新しい採用と生活様式」のポイント コロナ時代の採用考
緊急事態宣言解除後も、人事や求職者双方の感染防止のために「オンライン面接・面談」を継続する企業が多く、コロナ禍の採用活動において、スタンダードになってくるでしょう。また、面接や面談の選考活動だけではなく、入社後の研修に関してもオンライン化が進んでいます。実際に、2020年4月に入社した新卒社員や、ここ数カ月で入社した中途社員に関して、オンラインのみで研修及び業務を進めている企業もあるのです。
コロナウイルスの収束がまだ見えない状況の中、今まで直接会って行ってきた、面接や研修などを、いかにオンラインで進めていくか、各企業の取り組みが求められているといえるでしょう。
注目を浴びるジョブ型雇用
オンライン化と同時に注目されているのが、「ジョブ型雇用」です。ジョブ型雇用とは、仕事に人を合わせていく「仕事基準」で採用を行うこと。ジョブ型雇用は、海外で主流だった雇用方法で、日本の「メンバーシップ雇用」と呼ばれる、総合職での新卒一括採用型とは対になる考え方です。
総合職での採用され、ジョブローテーションにより様々な職種を経験し、総合的なスキルを身につけるメンバーシップ型雇用に対し、ジョブ型雇用は、あらかじめ職務範囲を決め、より高度な専門スキルを持つ人を採用します。
日本型雇用である年功序列の給与体系を柔軟にすることで、条件面で優位な外資系やベンチャー企業などにも見劣りせずに、専門スキルを持つ人の採用が可能になるのです。最近は大手企業が続々とジョブ型雇用を採用するニュースが増えています。
導入が進んでいる背景としては、ITの発展で分業制が広がり、一人で仕事ができる環境や、一人完結型の仕事への認知が広がってきたことが挙げられます。コロナウイルスの影響により、多くの企業がテレワークなどを体験し、実際にメリットを知ることで、導入が加速的に進み始めたと考えられるでしょう。
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