最近よく聞くオンボーディングとは?|デキる人事は知っている

最近、あらゆるところで「オンボーディング」という言葉を聞くようになりました。採用活動においても「オンボーディングは不可欠だ」なんて話も良く耳にします。でもこの「オンボーディング」の意味をちゃんと説明できますか?

 

「ヤバイ、理解できていないかも…」と思った方も、ご安心ください。この記事ではオンボーディングについて丁寧に解説しています。言葉の意味だけでなく、なぜオンボーディングが注目されているのか?その背景まで理解すると質の高い採用活動を考えることができるようになります。ぜひ貴社の採用活動に活かしてください。

 

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オンボーディングとは?

オンボーディングは、「船や飛行機に乗っている」という意味の「on-board」から派生した言葉で、新しい乗務員が早く軌道に乗るようにサポートする意味合いです。採用では、新たに採用した人材の「受け入れ~定着・戦力化」を行なうためのプロセス・施策を指します。

 

一般的な入社後研修やオリエンテーションと異なる点は、入社後直後のイベントではなく、中長期的な取り組みであるということ。新卒入社の社員だけではなく、中途入社者も対象になります。さらに言えば、雇用形態も問いません。入社してくれた仲間を受け入れ、定着化させ、戦力化する。これはどんな採用であっても必要になってくる考えです。

オンボーディングが注目されている背景

では、なぜオンボーディングが注目されているのでしょうか?詳しく解説していきます。

定着率が低下しているから

厚生労働省が公表している「新規学卒就職者の離職状況(平成27年3月卒業者の状況)」を見ると、新規学卒就職者の就職後3年以内の離職率は新規高卒就職者が39.3%、新規大卒就職者が31.8%でした。

 

つまり、新卒者の3割以上が、入社後3年以内に離職しているのです。

 

同調査によると、新規大卒就職者の就職後3年以内の離職率は、平成元年では27.6%でしたが、平成27年では31.8%に。徐々に定着率は下がってきていると言えます。

 

新規学卒就職者の離職状況

出典:厚生労働省「新規学卒就職者の離職状況(平成27年3月卒業者の状況)


定着率の低下は、時間と費用をかけて採用・育成に投資している企業にとって手痛い損失「いかに組織に定着させるか」「採用した人材が活躍できる環境をいかに作るか」が企業の重要な課題になっています。そこで、注目されているのがオンボーディングです。

 

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多くの企業が中途入社者の定着にも課題を感じている

新卒社員の定着率が低下している一方で、中途入社者の定着に課題を感じている企業も少なくありません。下記は、エン・ジャパン株式会社が「中途入社者の定着について」というテーマで、企業に対して行なったアンケート結果(有効回答数:720)です。

 

中途入社の定着についてのアンケート

出典:人事のミカタ 中途入社の定着について

 

社員の定着率向上について「積極的に取り組む」という回答が62%にものぼっており、課題感を感じている企業が多いことがうかがえます。

 

新卒社員、中途入社者問わず、定着率の低下は、時間と費用をかけて採用・育成に投資している企業にとって手痛い損失。「いかに組織に定着させるか」「採用した人材が活躍できる環境をいかに作るか」が企業の重要な課題になっています。そこで、注目されているのがオンボーディングです。

定着しないのはなぜ?

では、なぜ会社を辞めてしまうのでしょうか?

 

エン・ジャパンは2013年頃から、サービス利用者に対して定着支援を行ない、年間約6万人の入社・定着支援から、早期離職に大きく影響を与える要因は3つあることがわかりました。

 

それが、「ギャップ(Gap)」「リレーション(Relation)」「キャパシティ(Capacity)」です。ここで1つずつ説明していきます。

 

GRC

ギャップ(Gap)

「ギャップ(Gap)」とは、入社前に会社に抱いていた「期待」と「現実」の乖離のことです。

 

たとえば、求人広告・面接で聞いた内容と実情の違いや、仕事内容に対する想像と実際の業務内容のギャップなどが挙げられます。「思っていたのと違った…」というギャップを感じたままだと、職場に馴染めず、成果も出ません

 

本人は「この会社と合わないかもしれない」と考えてしまったり、会社側は「期待はずれだったかもしれない」と評価してしまったりして、早期離職を招く原因になるのです。

リレーション(Relation)

「リレーション(Relation)」とは、「直属の上司との関係性」のことです。

 

入社者は現場に配属されると孤独です。面接官とは深い話をしていたとしても、現場とはそうではありません。そんな中、直属の上司しか頼れる人がいないのです。

 

その上司とコミュニケーションが取りにくく、よい関係性が築けないと、孤独感は深まります。入社者は適切なサポートを受けられず、成果が出せません。その結果、「自分の居場所はここじゃない」と思ってしまうのです。

キャパシティ(Capacity)

「キャパシティ(Capacity)」とは業務量の過多、または過少のことです。

 

まだ仕事に慣れていないのに、既存社員と同じ業務を任され、本人にとって大きな負担がかかってしまう。迷惑をかけないように必死になり、心身ともに疲弊してしまう。「こんなはずじゃなかった」と思わせる原因になります。

 

一方で、業務が少なすぎても離職につながるのです。

「単純作業しか任されていない、期待されていないのかも」
「周りが忙しそうにしているのに、自分だけ手が空いていて気まずい」

業務の少なさに不安・不満を感じ、早期離職につながる場合もあります。

 

退職のメカニズム

企業がオンボーディングを行なう3つのメリット

定着率や早期離職の課題を抱えている企業は、オンボーディングを強化することが大切です。ここでは、企業がオンボーディングを行うとどんなメリットを得られるか、ご説明します。

新入社員の離職防止

新入社員の離職が起きると、その育成に関わった社員や職場全体のモチベーション低下を招くリスクがあり、ほかの社員の連鎖的な離職につながることも考えられます。


オンボーディングを行うことによって、新入社員の定着・戦力化を実現し、ほかの社員にもポジティブな影響をもたらすことができます。

採用コストの削減

入社後3ヶ月で社員1名が辞めた場合、企業の損失額はいくらになると思いますか?じつは損失額は総計187.5万円にも上るという試算があります。

 

早期退職による損失額

 

内訳は以下の通りです。

◆採用経費:62.5万円
 ◇採用単価:60万円
 ◇人事および現場社員の人件費:2.5万円

◆在籍費用:112.5万円
 ◇総人件費(月額):112.5万円

◆教育研修費:12.5万円
 ◇外注費等の直接経費:5万円
 ◇人事および現場社員の人件費:7.5万円

せっかく時間と費用をかけて採用活動を行っているのに、気づいたときには水の泡になってしまうのは、避けたいですよね。オンボーディングを行なうことで入社の定着率が上がれば、採用コストは無駄になりません。定着・活躍してくれることで、将来の売上・利益に寄与することが期待できるようになるのです。

 

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人材の早期戦力化

新入社員はイチから業務を覚え、また、業務に必要なスキルや知識を身につけなければいけません。そのため、戦力になるまでは約1年かかるとも言われています。しかし、オンボーディングを行なえば、教育期間を短縮することができるため、新入社員の早期戦力化を期待できます。

 

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企業への愛着が増す

オンボーディングを通してコミュニケーションしていく中、丁寧にフォローしてもらった経験は入社者にとって安心感につながります。

「何でもすぐに相談できる関係になった」
「業務量は適切に調整してもらえた」

このような経験があると、会社に対して信頼感が生まれ、居心地良くなり、この会社で長く働きたいと思うようになるでしょう。

オンボーディングを強化するためにやるべき3つのこと

オンボーディングを強化するために、やるべきことは、先ほどの「ギャップ(Gap)」「リレーション(Relation)」「キャパシティ(Capacity)」が起きないように工夫することです。具体的にポイントを解説していきます。

募集段階で良いことだけを伝えない

なぜギャップが生じてしまうのでしょうか。それは、求人情報や面接情報と現実に乖離があるからです。たとえば、求人広告には「フレンドリーな社風で、社員同士なんでも聞ける関係」と書いてあったのに、入社してみると、みんなイヤホンをして作業をし、話しかけづらい…という場合、ギャップが生まれますよね。

 

つまり、ギャップの原因は入社前の募集段階、選考段階にあります。採用活動では応募してほしいがゆえに良いことだけを伝えてしまいがち。しかし採用はゴールではありません。定着してはじめて採用成功になるということを肝に銘じておかないと、採用できてもすぐ退職になり、再び採用しなければならず、費用も余計に掛かってしまいます。

 

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教育体制を整備する

企業の理念や考え方、業務フロー、交通費の申請方法など、新入社員が覚えたり学んだりすることは、たくさんあります。そのため、入社してすぐに成果をあげることは簡単ではありません。

 

新入社員になるべく早く社内のやり方やルールなどを覚えてもらうには、教育体制を整備することも大切です。たとえば、新入社員が効率的に学べるように、マニュアルなどを作成するのも効果的でしょう。

 

また、OFF-JTとOJTを通じて社員を教育していくことが一般的ですが、OFF-JTの担当者とOJTの担当者で教え方などに違いがあれば、新入社員は混乱してしまうかもしれません。両担当者が事前にしっかりとすり合わせなどをしておくことで、新入社員への教育はスムーズに進むでしょう。

 

教育体制の整備は、Gapを生じさせないことにもつながっていきます。

 

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頻繁にミーティングを行う

リレーションを築くには、細かなコミュニケーションが大事です。ポイントは、短くてもいいので、できるだけ多くのコミュニケーションを取ること。

 

たとえば、月に1回1時間使ってコミュニケーションをとるよりも、1日5分でもいいので、毎日話をする機会を作る。頻度コミュニケーションを取ることで、話しかけやすくなっていき、信頼関係が築かれるようになります。

 

また上司だけではなく、他の社員に協力してもらうのも良いでしょう。たとえば別の部署の社員に協力してもらい「最近不安なことないか?」「会社で分からないことはないか?」など業務と関係ないことを話す時間を設けるのもアリです。こうした気軽に話せる人がいるだけで、心理的にはとてもラクになります。

 

業務のキャパシティが溢れてしまう問題も、上司やまわりとコミュニケーションをうまく取れないことから起きてしまうこと。上記の通り、細かくコミュニケーションを取れていれば解決できます。

定着させるために、HR Onboardを利用しよう

ここまで、入社者を定着させるために必要な要素と、そのメリットを解説してきました。次は入社後に定着してもらうためのオススメのツールをご紹介します。それが、「HR Onboard(エイチアールオンボード)」というツールです。

HR OnBoard(エイチアールオンボード)とは?

HR OnBoardとは、エン・ジャパンが開発した離職予防ツールです。3000社以上の中途社員・新入社員における退職予兆のビッグデータを分析して得られたノウハウが凝縮。今、6000社以上の企業に導入され、「日本HRチャレンジ大賞」にも選出された注目のサービスです。

HR OnBoardは、何ができるの?

HR OnBoardは、入社者に対して月1回のアンケートを実施し、その離職リスクを可視化します。

 

アンケートの回答に沿って、面談ではどんなアドバイスをしたらよいか、離職リスクの高い入社者にはどんな対策が適切か、といった情報をお知らせしています。具体的に何ができるかご紹介します。

素早く正確な予兆をキャッチ

HR OnBoardは、3000社以上の中途社員・新入社員における「退職予兆」のビッグデータを分析してきました。そこで得られたノウハウから、独自の設問を採用したアンケートが確立されたのです。入社者に月1回のアンケートを実施することで、その離職リスクを素早く正確にキャッチできるようになります。

適切な対策をアドバイス

離職リスクの可視化だけでなく、一人ひとりに対して適切な対策もアドバイスしています。独自のアルゴリズムによって、回答結果から導いた推奨アクションを提案します。「課題はわかっても、対策がわからない」なんてことはありません。

上司のフォローを的確にサポート

上司に対して、入社者の活躍・定着のためのノウハウを定期的に配信しています。入社からの経過時期に合わせて、上司に的確なフォローを促します。忙しい上司の負担を軽減し、入社者と効果的なコミュニケーションを取ることが可能です。

HR OnBoard導入事例

各企業は、HR OnBoardをどのように活用しているのでしょうか。ここでは、東芝と鳥貴族のHR OnBoard導入事例を紹介します。

【東芝】活躍社員の傾向を把握し、採用戦略にも活かす

社会インフラ、エネルギー、電子デバイスなどを注力事業領域とし、多くの製品・サービスをグローバルに提供している同社。実は、同社には、キャリア採用の担当者が入社者の採用後のコンディションや活躍状況を把握できていないという課題がありました。

 

そのような課題を解決するために、HR OnBoardを導入した同社。導入後は、今まで把握できていなかった現場の課題や問題、入社者の考えを知ることができ、HR OnBoardで得た情報を採用のマッチング向上に活かしています。HR OnBoardを導入することで、「採用して終わり」ではなく、一貫した人事戦略を構築されています。

 

参照:HR OnBoard導入事例

【鳥貴族】優先順位をつけて入社者をフォロー。定着率が大幅に改善

「焼鳥屋で世の中を明るくする」という理念を掲げる同社。全国に622店舗(2020年10月現在)を展開しています。多い月で20名の入社者がいる同社が抱えていた課題は、新入社員のフォローに多くの時間を取られることでした。

 

そこで同社は、客観的なデータが活用されていて、シンプルで使いやすいということに魅力を感じ、HR OnBoardを導入。優先順位をつけて入社者をフォローできるようになり、定着率の大幅な改善に成功しています。

 

 参照:HR OnBoard導入事例

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他にもオンライン適性テストや動画面接といったサービスが無料で利用可能です。大手企業も含め、全国で30万社以上に導入されるほどの人気を誇っているengage(エンゲージ)、ぜひこの機会にご利用ください。

 

まとめ

終身雇用が崩壊し、転職が当たり前になってきている今の時代ですが、企業としては社員には長く働いてほしいもの。だからこそ採用した後も長く定着してもらえるように、オンボーディングはますます重要になっています。

 

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