36協定とは?改正内容や新様式、違反対策など労務管理のポイント

企業の労務管理に必要なサブロク協定(36協定)。みなさんはどのくらい正しく理解していますか?

 

2019年4月1日に「働き方改革関連法」が施行された際、残業時間の上限が設けられたことにより企業の労務管理に大きく影響を及ぼしたのが36協定です。それまで曖昧に労務管理をしていたような企業も、36協定に則った労働時間の管理が求められるようになりました。

 

「36協定の届け出って何?」「最近社員の残業時間が増えたから、ちゃんと管理したい」「テレワークが増えて労務管理が難しい」という方も多いのでは。

 

昨今はテレワークの増加など働き方の多様化が進み、従業員の労働時間の把握がより難しくなっているようです。そのためにも、36協定を正しく理解してしっかりと管理できる体制をつくることが大事です。

 

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サブロク協定(36協定)とは?

36協定は、労働基準法第36条から取った名称です。正式には「時間外・休日労働に関する協定届」と言います。労働基準法第36条では、原則として従業員の法定労働時間を「1日8時間、週40時間まで」と定めています。この法定労働時間を超える労働をさせる場合には、企業と労働者(労使間)が協定を結んで、届出書を労働基準監督署に提出しなくてはなりません。これを「特別条項付き36協定」といいます。

 

36協定を守らなかった場合、企業側には罰則が科せられます。しかし、この法律には抜け穴があったため「働き方改革関連法」の施行に合わせて改定されました。それについては後ほど説明します。

 

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36協定届の提出は必ず必要?

上記に述べたように、法定労働時間を超えて労働させる場合には、36協定に基づく労使協定を結ばなくてはなりませせん。「ウチは残業も休日出勤もさせることはないから届け出は必要ないな」と思うかもしれませんが、それは違います。現時点では必要ない状態でも、今後何らかの事情でやむを得ず残業や休日出勤が発生することも考えられるでしょう。そういった意味では、きちんと36協定を結び、届け出を行なうべきです。 

「所定労働時間」と「法定労働時間」

ここで、混同しやすい「所定労働時間」と「法定労働時間」についてご説明します。

労働時間の種類の図

◆所定労働時間

会社で定めた労働時間のことを指します。一般的に私たちが使う「残業」は、この所定労働時間を超えた労働のことをいいます。

 

◆法定労働時間

労働基準法で定められた「1⽇8時間、週40時間」のことを指します。法律上の「時間外労働」とは、この法定労働時間を超えた労働時間ことをいうので、いわゆる「残業」とは違う意味を持つということを理解しておきましょう。 

「法定休日」

休⽇労働についても、労働時間と同様に正しく理解しなければいけません。労働基準法では、原則として「毎週少なくとも1回の休日」を与えなくてはならないと定めています。したがって、「法定休⽇」とは「1週間につき1⽇の休⽇」を指し、「法律上の休⽇労働」とは、この「法定休⽇に労働した時間」ことです。一般的に私たちが休日に仕事をした場合に使う「休日出勤」は、会社で定めている「所定の休⽇に働いた時間」のことを指していることが多いため、間違った認識をしないよう注意が必要です。 

36協定の改正内容|時間外労働の上限規制の内容は?

前項で触れたように、以前の「特別条項付き36協定」には実は抜け穴がありました。それは、企業と労働者間で合意があれば労働時間を無制限に延長できるというもの。「時間外労働の延長時間に上限がなく、事実上年6回まで無制限で残業が可能」という点が問題視されたのです。そのため、法改正によって時間外労働の上限を「原則⽉45時間・年360時間」と定め、さらに、臨時的でやむを得ない特別な事情があっても超えてはならないとされる新たな上限も設けられました。

特別条項付きでも守らないといけない上限時間外労働時間は?

新たに設けられた、臨時的な特別の事情があり、会社と従業員が合意した場合でも守らなければいけない上限は下記です。そして、できる限り36協定の限度時間である「月45時間・年360時間」に近づけることが前提とされています。

  1. 1ヶ月の時間外労働+休日労働の合計時間数が、100時間未満
  2. 1年の時間外労働時間は、720時間以内
  3. 時間外労働と休日労働の合計について、「2ヶ月平均」「3ヶ月平均」「4ヶ月平均」「5ヶ月平均」「6ヶ月平均」がすべて80時間以内
  4. 限度時間を超えることができる回数を「年6回まで」の範囲で協定を結ぶ

たとえば、時間外労働が月45時間以内に収まっていて特別条項にはならない場合でも、時間外労働44時間+休日労働56時間であれば合計100時間となり、法律違反となってしまいます。

参考:厚生労働省 時間外労働の上限規制わかりやすい解説

例外が認められる場合

36協定は労働基準法による同一労働同一賃金を原則としており、時間外労働の上限規制も、雇用形態(正規・非正規)や職種の違いなどによって変わるものではありません。

 

ただし、一定の年収以上のコンサルタントやアナリスト、研究開発職などといった専門性の高い職務能力を有しており「高度プロフェッショナル制度」が適用される労働者は、労働基準法の適用外となります。そのため、そもそも時間外労働の上限規制についても適用対象外となるので注意が必要です。

36協定を結ぶ手順

36協定結ぶ手順の図

 労働者と会社で合意し、36協定を締結

36協定は「事業場」と「労働者の代表」との間(労使間)で時間外労働についての取り決めを行ない、合意の上で締結します。ここで注意すべきなのは、協定は企業単位ではなく、事業場単位(本店、支店、営業所など)で締結する必要があることです。

 

締結する当事者は、会社側は社長でも各事業所の責任者でも構わないとされています。一方、労働者の代表は、その事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者になります。この代表者に関しては、以下すべてに該当している必要があります。

  • 監督または管理の地位にある者でないこと
  • 過半数を代表するものを選出することを明らかにした上で実施される投票、挙手制等の方法による手続きで選出された者であること
  • 使用者の意向に基づいて選出された者でないこと

ちなみに「管理監督者」は、いわゆる「管理職」のことではありません。管理監督者に該当する人を指します。たとえば、従業員の採用や人事制度、賃金といった労働条件に関する意思決定の権利を持つ人のことです。

36協定届を労働基準監督署に提出

労使間で締結したら、事業所を管轄する労働基準監督署に届出書を提出します。企業と労働者で合意をしても、この届出書がなければ法定労働時間外の労働は認められません。

 

届け出の方法は、労働基準監督署の窓口への提出、郵送、インターネットでの電子申請の3つの方法があります。電子申請を利用するには、電子証明書の取得や専用プログラムのインストールを行なう必要があるので、事前の確認をしっかり行なうようにしましょう。また、36協定届の有効期限は1年間とする企業が多く、ほとんどの企業で年に一度再締結を行なっています。

参考:厚生労働省 2021年4月~ 36協定が新しくなります 

労働者に周知

また、締結した内容を雇用契約書や就業規則に盛り込むことも必要です。36協定を締結して労働基準監督署に届け出を行なっただけでは、すべての従業員に法定時間外労働が認められたとは言い切れず、従業員全員に配布する書面に記載しておくことは必須です。

 

さらに、労働者全員にしっかり周知する取り組みも大事。たとえば「事業所内の目につきやすい場所に掲示する」「ホームページに掲載する」「社員全員がパソコンで閲覧可能な共有フォルダに保存する」などは、比較的対応しやすいのではないでしょうか。

36協定届の新様式


労働基準監督署に提出する「36協定届」は、2021年4月から新様式に変更されました。2021年4月1日以降の提出は、この新様式での提出となります。ここでは、新様式の主な変更点をお伝えします。

 

①押印・署名の廃止

これまで必須だった使用者の押印と署名が不要となります。(記名は必要です)

 

②36協定の協定当事者に関するチェックボックスの新設

労働者代表についてのチェックボックスが2つ新設され、チェックボックスにチェックがない場合は、正式な届出書とは認められません。

参考:厚生労働省 2021年4月~ 36協定が新しくなります

36協定に違反するとどうなる?

36協定に違反した場合は罰則が科せられるとお伝えしましたが、実際にどのような罰則なのでしょうか。ここでは、違反したことによって科せられる罰則や、企業が被る損害についてお伝えします。

懲役または罰金が科せられる

36協定における以下の違反があった場合、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が企業側に科せられるおそれがあります。

  • 時間外労働と休日労働の合計時間が月100時間以上となった場合
  • 時間外労働と休日労働の合計時間について、2~6ヶ月の平均のうちいずれかが80時間を超えた場合
  • 年6回以上、時間外労働月45時間を超えた場合
会社の社会的な信用を失う

上記の罰則を受けた場合、懲役や罰金だけではなく、状況によっては厚生労働省によって「企業名を公表」されることがあります。公表によって違反が明るみに出れば、企業に対する世間の印象は悪くなるでしょう。

 

取引先からの信用も落ち、その後の取引にも影響しかねませんし、これを機に離職者が増加したり、新たな人材の確保もしにくくなることが考えられます。昨今はSNSなどで簡単に情報が拡散される時代。「ブラック企業」というイメージが広まったことによる損害は会社の未来に影響します。また、一度失った信用を取り戻すのはなかなか難しいもの。だからこそ、企業が労働基準法を遵守することは重要なのです。

36協定に違反しないためにはどうすべき?

では、違反しないために企業が行なうべきことは何でしょうか。違反による罰則や社会的信用の失墜といったリスクを避けるには、日頃から対策をしておくことが重要です。

勤怠管理の徹底

36協定を遵守するためにまず必要なのは、従業員一人ひとりの労働時間と会社全体の労働時間を把握すること。そのために有効的なのは「勤怠システム」の導入です。

 

勤怠システムによって、従業員の勤怠や稼働時間、時間外労働時間、休暇などを把握することができます。Webやクラウド上で操作できるため、テレワークをしている従業員も場所に関係なく勤怠入力・管理ができます。

 

また、システム上で時間外労働の上限時間をもとに設定値を決めて、設定値をオーバーしそうになったら本人やその管理者などに通知するといった設定を行ない、超過を未然に防ぐこともできます。勤怠管理システムは今や多くの企業がすでに利用しており、労働時間を客観的に把握・管理できるようにすることは今や当たり前と言っていいでしょう。 

従業員への周知・アラート

時間外労働は、だいたいが業務に忙殺されていたりするため、超えないように気をつけてはいても「気づいたら超えていた」という自体になりやすいもの。

 

システム上でのアラートのほかにも、普段から残業が多い部署や社員、繁忙期などを把握しておくようにしましょう。該当社員をこまめにチェックするようにすれば、月中などに残業時間を予測して「この調子だと今月超えそう」といったアラートも出せますし、アラートを受けた従業員も認識できます。

 

そういった取り組みも含めて、従業員が自身の働き方について普段から気をつけてもらうよう、こまめに周知する機会を設けるのも防止につながります。

テレワーク(リモート勤務)の管理の仕方

労働側には様々なメリットがあるテレワークですが、企業側にとっては労働管理の把握がしにくく、管理の仕方に悩む担当者も少なくないのでは。実際に、テレワークだからといって特別な管理方法が定められているわけではなく、原則は通常の勤務同様の労務管理を行なうことになります。

 

テレワークでは、勤務時間は原則労働者の自己申告によるため、きちんと労働時間を把握することが大前提です。たとえば中抜け時間があったとしても、少なくとも始業時間と終業時間をしっかり把握・管理し、客観的な記録を残しておくことが重要になります。時間外・休日・深夜労働といった勤務に関しては通常業務の場合と同様の取扱いが原則ではあるものの、状況によってはルール作りが必要でしょう。いずれにしても、企業側が労働時間を客観的に把握できる管理体制・仕組みを整えることが第一なのです。

安心して働ける環境が、従業員の定着につながる

当たり前ですが、従業員が安心して働ける環境を整えることは会社の義務です。「サービス残業をしないといけない」「上限を超えて働かされている」ということがあれば、従業員の満足度は下がり、退職につながります。

 

また最近ではSNSなど個人が発信できる機会も格段に増えているので、違反をしていると外部に伝わってしまうリスクもあります。昭和、平成などは働く環境の整備が進んでいないこともあり、残業が美徳とされているようなところもありました。しかし、時代は進み、今は令和の時代。働き方改革などが叫ばれ、働く環境についての関心が高まっています。当たり前ですが、法律を守り、安心して働ける環境を提供すること。これがまわりまわって企業への成長につながっていくのではないでしょうか。

まとめ

働き方改革などでこれまで曖昧だった法律が改正され、働きやすい環境づくりは企業にとってもはや当たり前のこと。その軸となっているのが、時間外労働時間に上限を設けた36協定であり、それを正しく理解して労務管理を行なう必要があります。

 

36協定に違反すれば罰則を受け、社会的な信用を失うことになるため、「知らなかった」で済まされる法律ではありません。そのようなリスクを避けるためにも、労働時間を徹底的に管理できる体制を整え、普段から違反しないための対策を行なうことが大切です。

 

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